Katalogen inställningar för användare.

Transkript

1 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Katalogen inställningar för användare. Markerar du Katalog under Växel Administratör visas alla nummer som ingår i företagets växel (användare, telefonister, företagsnummer samt externa kontakter). Du ser vilka telefonnummer som är kopplade till de olika personerna, samt om de interna kontakterna är tillgängliga eller inte. Som administratör kan du göra olika inställningar för användarnas och telefonist er nas konton. När du klickar på någons namn visas ett antal kategorier där du kan klicka dig vidare. Du kan till exempel ändra deras status, vidarekoppling och information. I vanliga fall gör användaren dessa ändringar själv, men som administratör kan du göra ytterligare inställningar för användarna. Mars 0

2 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Användarinställningar Som administratör kan du ändra användarens/telefonistens kontoinställningar. Klicka på Inställningar för att visa fälten. (Klicka på rubriken för att dölja fälten igen.) Kontrollera att förnamn och efternamn är rätt, lägg till en e-postadress om den inte redan är ifylld. Markera Återuppringning vid upptaget tillåtet från andra telenät om den som ringer ska kunna använda funktionen återuppringning. Markera Visa svarsgruppsnummer om svarsgruppens nummer ska visas i mobilens display vid inkommande samtal. Markera Min status påverkar endast mitt fasta nummer om det mobila numret inte ska påverkas av eventuell status och vidarekoppling. Under Roller och svarsordning kan du ange ett kortnummer för användaren. 8 Markera Administratör om användaren ska ha denna behörighet och/eller Telefonist om användaren ska fungera som telefonist. Viktigt! Ta inte bort behörigheten för dig själv och logga ut, för då kan du inte logga in som administratör igen. 9 Markera rutan VIP om du vill att användaren ska markeras med en VIP-symbol i katalogfönstret. 0 I rutan Kunnande anger du personens erfarenhet, vilket kan användas för svarsgrupper och telefonister. I rutan Ordningsnummer kan du ändra telefonistens ordningsnummer. Öppna listrutan under Tidsstyrningslista och välj önskad lista för det mobila numret. Läs mer i guiden Tidsstyrningslista. Öppna listrutan under Tidsstyrningslista fast nummer och välj önskad lista för det fasta numret. Klicka på kategorin Kontaktinfo i extrafält och ange ytterligare information om användaren, som exempelvis kompetens och titel Mars 0

3 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Lösenord Om användaren har glömt sitt lösenord för inloggningen till Växel kan du ändra detta. Klicka på Lösenord. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Nytt lösenord igen. Nästa gång användaren loggar in i Växel anger hon/han det nya lösenordet. Ändra Växel-kod På samma sätt kan du även ändra användarens Växel-kod. Koden består av fyra siffror och används bland annat för att spela in meddelanden. Klicka på Ändra Växel-kod. Skriv den nya koden i rutan Ny Växel-kod. Skriv den nya koden en gång till i rutan Ny Växel-kod igen. Mars 0

4 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Status I vanliga fall gör användaren/telefonisten inställningar för sig själv, exempelvis för status. Som administratör kan du hjälpa användaren att göra dessa inställningar. Klicka på Status för att visa aktuell status. Öppna listrutan Ändra status och välj önskad status för användaren. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur samtalen ska vidarekopplas (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). I rutan Frånvaroorsak kan du skriva en egen text för att tala om varför personen är borta, texten visas för telefonister och kollegor i katalogen. Ange eventuellt ett nytt slutdatum samt ett klockslag under Slutdatum. Vidarekopplingsalternativ per status Ingen Meddelande Svar Växelnummer Nummer Svarsgrupp Samtalet ringer som vanligt hos användaren och den som ringer får inget meddelande om att du är upptagen. Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att användaren är upptagen och vilken tid han/hon är tillbaka. Samtalet kopplas direkt till användarens Svar. Samtalet kopplas direkt till växeln. Finns det flera växelnummer väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedan för. Uppläst medd Den som ringer får först höra ett uppläst meddelande enligt ovan, + växelnr därefter kopplas samtalet till växeln. Uppläst medd Den som ringer får först höra ett uppläst meddelande enligt ovan, + Svar därefter kopplas samtalet till Svar. Mars 0

5 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. VIP-nummer (inkommande samtal) Listan med VIP-nummer innehåller telefonnummer som alltid kommer fram, oavsett vilken status användaren har eller om hans/hennes telefon är vidarekopplat. Listan med VIP-nummer kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Klicka på VIP-nummer (inkommande samtal) för att visa de befintliga vip-nummer som finns för användaren. Klicka på Lägg till och skriv ett telefonnummer som ska vara med i listan, byt ut första 0:an mot * (en asterisk). Skriv till exempel * i stället för 0. Du kan tillåta en hel nummerserie, läs mer i avsnittet Jokertecken nedan. Vill du lägga till fler nummer i listan klickar du på knappen Lägg till och upprepar punkt. Vill du ta bort ett nummer markerar du numret och klickar på knapp en Ta bort (papperskorgen) till höger om numret. Jokertecken Använder du jokertecknet * (asterisk) kan du tillåta hela nummerserier eller vissa riktnummer. Nummer Tillåter *00* alla telefonnummer som innehåller siffrorna 00. *0* alla telefonnummer som börjar med 00, till exempel 000, 000 och så vidare. *0 samtal från telefonnumret 00. Mars 0

6 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Spärrlista (inkommande samtal) Spärrlistan innehåller telefonnummer som aldrig kommer fram. Detta fungerar även om telefonnumret är hemligt och tillfälligt dolt. Spärrlistan kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Klicka på Spärrlista (inkommande samtal). Klicka på Lägg till och skriv ett telefonnummer som ska vara med i listan, byt ut första 0:an mot * (en asterisk). Skriv till exempel * i stället för 0. Du kan tillåta en hel nummerserie på samma sätt som för VIP-nummer, läs mer i avsnittet Jokertecken ovan. Vill du lägga till fler nummer i listan klickar du på knappen Lägg till och upprepar punkt. Öppna listrutan Vidarekoppling vid spärrat samtal och välj hur ett spärrat samtal ska kopplas vidare. Vill du ta bort ett nummer markerar du numret och klickar på knapp en Ta bort (papperskorgen) till höger om numret. Undvik att välja Ingen, för då kopplas samtalet ner utan att den som ringer får något meddelande om detta. Mars 0

7 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Utgående samtal tillåtna/spärrade Listorna för utgående samtal innehåller de telefonnummer som är tillåtna respektive spärrade, det vill säga vilka telefonnummer som användaren kan ringa eller inte kan ringa. Läs mer om dessa listor i guiden Utgående samtal spärrat/tillåtet. Det kan finnas maximalt 0 listor för tillåtna samtal samt 0 listor för spärrade samtal. Respektive lista kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Klicka på Tillåtna nummer (utgående samtal). Öppna listrutan Välj lista och välj en lista för tillåtna samtal. Klicka på Spärrade nummer (utgående samtal). Öppna listrutan Välj lista och välj en lista för spärrade samtal. Välj - för att inte begränsa utgående samtal. Mars 0

8 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Vidarekoppling Du kan göra inställningar för användarens vidarekopplingar, både för mobilt och fast nummer. Du kan dessutom välja en tids styr nings lista för de fasta numren. Läs mer i guiden Tidsstyrningslistor. Klicka på Vidarekoppling. Öppna listrutan Alla samtal under Mobilt nummer och välj hur alla samtal till det mobila numret ska vidarekopplas (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). Som standard är Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Öppna listrutan Upptagen under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du är upptagen i telefon. Öppna listrutan Inget svar under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du inte svarar. Öppna listrutan Inte tillgänglig under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när telefonen är avstängd eller befinner sig i ett område utan täckning. Om användaren har dubbla profiler upprepar du punkt för att göra motsvarande inställningar under Fast nummer. 8 Under Fast nummer kan du även välja en tidsstyrningslista via listrutan Tidsstyrning Vidarekopplingsalternativ Ingen Samtalet ringer som vanligt hos användaren. Växelnummer Svar Svarsgrupp Nummer Uppläst medd Samtalet kopplas direkt till växeln. Finns det flera växelnummer väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas direkt till användarens Svar. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedan för. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att användaren är upptagen. Mars 0 8

9 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Nummerpresentation Du kan välja vilket nummer som ska visas när användaren ringer utgående samtal. Klicka på Nummerpresentation. Öppna listrutan Nummerpresentation och välj önskat nummer. Har du valt Växelnummer eller Svarsgrupp öppnar du listrutan nedanför och väljer vilket av numren som ska visas. Personlig kö Om användarens anknytning är upptagen kan samtalen placeras i en kö. Det kan finnas maximalt två samtal i den personliga kön. Klicka på Personlig kö. Markera rutan Använd personlig kö för att aktivera den personliga kön. Mars 0 9

10 Växel Katalogen inställningar på användare, Växel administratör. Inställningar för flera användare Du kan göra vissa inställningar för flera användare samtidigt. Markera Katalog högst upp i fönstret. Markera rutan framför dve användare vars inställningar ska ändras. Klicka på Ändra flera. Klicka på en rubrik och gör inställningar på samma sätt som beskrivs i motsvarande avsnitt tidigare i guiden. Mars 0 0