Manual för administratörer Vidarekoppling med webbaccess och Inkommande statistik. Version B

Transkript

1 Manual för administratörer Vidarekoppling med webbaccess och Inkommande statistik Version B

2 1. Beskrivning Användarmanual för administrering av användare för tjänsterna Vidarekoppling med Webbaccess & Inkommande statistik. 2. Access Access till webbsidan sker genom URL 3. Tjänstebeskrivning Tjänsten Vidarekoppling med webbaccess innebär att direkt anslutna kunder med inkommande telefonitrafik via Telenor, har möjlighet att styra vidarekopplingar för kontorets nummerserier, grupper och anknytningar. Det kundadministrativa användargränssnittet i form av webbinterface hos Telenor erbjuder nedanstående funktioner: Administrering av kontorets nummerserie Vidarekopplingar av kontor Vanlig fast vidarekoppling till angiven starttid/sluttid/datum. Vidarekoppling vid spärr. Aktivering av förberedda vidarekopplingar för anknytningar Tvingad vidarekoppling Administrering av användare och enskilda anknytningar för kunds kontor Vidarekopplingar av användares anknytningar Fast vidarekoppling till angiven starttid/sluttid/datum. Vidarekoppling vid upptaget. Vidarekoppling vid ej svar. Vidarekoppling vid spärr Förberedd vidarekoppling (funktionen adderas per användarprofil) Genomringning (funktionen aktiveras av administratör) Administrera grupper av anknytningar Vidarekopplingar av grupper Fast vidarekoppling till angiven sluttid/datum. Vidarekoppling vid spärr. Förklaring till vidarekopplingar Vanlig( Fast) Vidarekoppling Innebär att inkommande samtal vidarekopplas direkt till angivet telefonnummer under den tidsperiod som angivits. Kan anges för hela kontoret eller grupp av administratör, eller per anknytning av både administratör och enskild användare. Vid ej svar - Innebär att inkommande samtal kopplas till angivet telefonnummer när en anknytning inte svarar. Här anges även antal sekunder innan vidarekoppling sker. Vid upptaget - Innebär att inkommande samtal kopplas till angivet telefonnummer vid upptaget Vid spärr Innebär att inkommande samtal kopplas till angivet telefonnummer vid spärr. Tvingad Vidarekoppling Innebär att alla vanliga vidarekopplingar per grupp och anknytning tillfälligt ersätts, och alla inkommande samtal till kontoret, gruppen eller anknytning vidarekopplas till angivet nummer. Det telefonnummer som ska användas för denna vidarekoppling kan endast anges av administratör. Förberedd Vidarekoppling Används av administratör för att kunna förbereda vidarekopplingar på många anknytningar och vid ett senare tillfälle aktivera alla dessa vidarekopplingar genom en enkel aktivering. Telefonnummer för vidarekoppling anges per anknytning. Denna vidarekoppling används också för att kunna undanta anknytningar från kontorets tvingade vidarekoppling.

3 Behörighet Det finns två typer av behörigheter vid inloggning. Den ena behörigheten är normal användare som bara kommer åt vidarekopplingar för sin egen anknytning. Den andra behörigheten är för administratör hos kund. Normal användare En användare med normal behörighet kan på sin anknytning ange fast vidarekoppling, vidarekoppling vid upptaget, vidarekoppling vid spärr och vidarekoppling vid ej svar. Vid fast vidarekoppling måste en tidpunkt anges för när vidare koppling ska starta och upphöra, samt vid vidarekoppling vid ej svar ska det anges antal sekunder innan vidarekoppling sker. Det finns också information om administratören har anget ett telefonnummer för förberedd vidarekoppling eller om genomringning är aktiverad. Administratör En administratör kan ange nummer för vanlig fast vidarekoppling av kontoret, vidarekoppling vid spärr och tvingad vidarekoppling. Vid vanlig fast vidarekoppling måste tidpunkt anges för när vidarekopplingen ska starta och upphöra. Administra tören är också den som har behörigheten att ange nummer per anknytning för förberedda vidarekopplingar och även rättigheten att aktivera dessa. På administratörsnivå finns också möjligheten skapa grupper, användare och tilldela dessa typer av vidarekoppling, samt att styra funktionen genom ringning för respektive anknytning. 3.1 Kontor Val av kontor När en administratör loggar in och har flera kontor att administrera presenteras en webbsida för val av kontor Ändra kontorets vidarekopplingar Vid ändring av kontors vidarekopplingar anges telefonnummer för den vidarekoppling som ska utföras. Vid aktivering av respektive vidarekoppling måste tidpunkt anges och den syntax som används är år-månad-dag timme:minut, d.v.s :35. När önskade fält för vidarekoppling är ifyllda klickas på någon av aktiveringsknapparna ( vidarekoppla, aktivera förberedd eller aktivera tvingad ). Se bild under punkt

4 3.1.3 Administrera tvingad vidarekoppling För en administratör finns möjligheten att vidarekoppla alla anknytningar till ett gemensamt nummer oavsett om varje enskild anknytning har egna aktiva vidarekopplingar. Om administratören aktiverar funktionen tvingas vidarekoppling kommer samtliga anknytningars vidarekopplingar tillfälligt ersättas med vidarekopplinsnummer för tvingad vidarekoppling. För att kunna aktivera tvingad vidarekoppling måste ett telefonnummer och tidpunkt anges och syntaxen för tidpunkt är år-månad-dag timme:minut, d.v.s :35. Om administratören vill att några anknytningar inte ska omfattas av tvingad vidarekoppling, så krävs att dessa definierats och aktiverats som förberedda vidarekopplingar Ta bort Vidarekoppling för kontor. För att ta bort någon eller några av vidarekopplingarna ska textfältet för önskad vidarekoppling raderas så att det är tomt. Klicka sedan på någon av aktiveringsknapparna för att verkställa den/de vidarekopplingar som tagits bort.

5 3.1.5 Administrera kontorets förberedda vidarekopplingar För en administratör finns möjligheten att addera funktionen förberedd vidarekoppling per användarprofil. På användare som har denna vidarekoppling på sin profil, kan administratören ange det telefonnummer som ska gälla för förberedd vidarekoppling och vid behov aktivera funktionen för alla anknytningar. Vid aktivering kommer förberedda anknytningar vidarekopplas till separat definierade nummer. Även om administratören aktiverar tvingad vidarekoppling på kontoret, så kommer de förberedda vidarekopplingarna per anknytning att vidarekopplas enligt de förberedda numren. I administrationsgränssnittet för förberedda vidarekopplingar går det att lägga till, ta bort eller visa lista på anknytningar och angivna vidarekopplingsnummer. För att kunna lägga till flera anknytningar och nummer för vidarekoppling vid samma tillfälle, så måste varje anknytning anges på egen rad. 3.2 Användare Kontrollera/Ändra användare. Första vyn presenterar användarens profil. Av säkerhetsskäl visas aldrig lösenord. Det fältet används bara för att definiera lösenord när användaren skapas.. En användare kan från Internet med användarnamn och lösenord få access till vidarekoppling av sin anknytning. En användare är alltid knuten till en anknytning på kontoret. Om inget användarnamn (user) finns för vald användare innebär det att inloggning från Internet mot anknytning inte är möjlig och att endast administratör hos kund har rättighet att vidarekoppla användarens anknytning via webben. Skriv in uppgifter i de fält som ska ändras och klicka sedan på Ändra.

6 Beskrivning av fält : Användarnamn Ej ändringsbart, enbart text. Användarnamn är det inloggningsnamn som används vid inloggning från Internet. Lösenord Användarens lösenord vid inloggning. (7 16 tecken). Namn Användarens administrativa namn. Anknytning. Ej ändringsbart, enbart text. Ändring av användarnamn och anknytning är ej möjligt. För att ändra någon av dessa måste användare först tas bort och sedan läggas in igen med nytt användarnamn och/eller anknytning.

7 3.2.2 Definiera in ny användare Efter textfält har fyllts i klickas på Lägg till användare. Beskrivning av fält: Användarnamn Är det namn (user) som används vid inloggning mot användarens anknytning från Internet (7-16 tecken). Om vidarekoppling via Internet inte ska vara tillåtet ska detta fält inte fyllas i. Lösenord Är det lösenord som användaren använder vid inloggning (7 16 tecken). Om vidarekoppling via Internet inte ska vara tillåtet ska detta fält inte fyllas i. Namn Användarens namn. Används endast i administrativt syfte. Anknytning Den anknytning som en användare vid inloggning (3 8 tecken) ska kunna administrera vidarekopplingar för. Användarens tillåtna vidarekopplingar Används för att ange de destinationer som ska vara tillåtna för vidarekopplingar som användare ska få utföra. De destinationer som inte är markerade innebär att användare inte kommer att ha tillåtelse att vidare koppla till dessa destinationer. Användarens vidarekopplingstyper Markerade typer av vidarekopplingar är de vidarekopplingsmöjligheter som användare kommer att få tillgång till Ta bort befintlig användare. För att ta bort en användare så markeras aktuell användare i listan över användare och sedan klickas på Ta bort användare. Om användaren tidigare hade inloggningsmöjligheter från Internet för vidarekoppling av sin anknytning, är denna access nu borta.

8 3.3 Anknytning Endast de anknytningar som är definierade som användare presenteras i listan över befintliga anknytningar. De fält för vidarekoppling som är tomma innebär att dessa vidarekopplingar inte är aktiva. De typer av vidarekopplingar som är möjlig för anknytning är: Fast vidarekoppling till telefonnummer samt till vilken tidpunkt som vidarekopplingen gäller. Förberedd vidarekoppling Genomringning Vidarekoppling vid ej svar samt hur lång påringning ska ske i sekunder innan vidarekoppling utförs. Vidarekoppling vid upptaget. Vidarekoppling vid spärr Om någon eller några av vidarekopplingstyperna inte presenteras beror det på att profilen för användarens anknytning inte tillåter det Vidarekoppla anknytning Vid ändring av anknytnings vidarekopplingar skrivs telefonnummer in för den eller de vidarekopplingar som ska utföras. För fast vidarekoppling anges telefonnummer och tidpunkt, där tidpunkt sker med syntaxen År-månad-dag timme:minut, d.v.s : 35. För förberedd vidarekoppling måste ett telefonnummer anges. Vid vidarekoppling vid ej svar kan antal sekunders påringningstid anges till 2 90 sekunder. När önskade fält för vidarekoppling är ifyllda klickas på Utför ändring Ta bort Vidarekoppling. För att ta bort någon eller några av vidarekopplingarna ska textfältet för önskad vidarekoppling tömmas så att det är tomt. Sedan klickas på Utför ändring.

9 3.4 Administrera grupper av anknytningar för kontor Vidarekoppla grupp För att utföra fast vidarekoppling av anknytningar som tillhör gruppen skrivs telefonnummer in samt till vilken tidpunkt som den fasta vidarekopplingen ska gälla. Klicka sedan på Vidarekoppla grupp. Syntaxen för tidpunkt är år-månad-dag timme:minut, d.v.s : 35. Vid aktivering av fast vidarekoppling måste tidpunkt anges. Vidarekoppling vid spärr innebär att samtal till anknytningar som tillhör gruppen vidarekopplas vid spärr mot anknytning, såvida anknytningen inte har egen vidarekoppling aktiv, då har den högre prioritet. För att lägga in telefonnummer som samtal ska vidarekopplas till vid spärr skrivs önskat telefonnummer in. För att ta bort vidarekoppling ska fältet för vidarekopplat nummer vara tomt och sedan klickas på Vidarekoppla grupp Beskrivning lägg in ny grupp. Skriv in namnet på den nya gruppen och klicka sedan på Lägg till ny grupp. Gruppen är nu skapad och nya gruppen finns som alternativ i listan för alla grupper.

10 3.4.3 Administrera vald grupp Lägga in anknytningar till grupp. Första fältet används för att lägga till nya anknytningar som ska tillhöra grupp. En anknytning kan bara tillhöra en grupp. För att ange en anknytning eller anknytningar som ska tillhöra en grupp skrivs anknytningarna in i textfältet, med en anknytning per rad. Sedan klickas på Lägg till anknytning. Efter det presenteras att anknytningarna kommer adderas till gruppen. Ta bort anknytning från grupp. För att ta bort en eller flera anknytningar från gruppen anges dessa i fältet Ta bort anknytningar från grupp. Klicka därefter Ta bort anknytningar. Om flera anknytningar ska tas bort så anges de med ett telefonnummer per rad. 3.5 Prioritetsordning mellan kontor, grupper och anknytningar Den prioritetsordning som gäller för samtal till anknytning som tillhör grupper och kontor, är att anknytning som har vidarekoppling aktiv har högre prioritet än vidarekoppling för grupp och kontor. Det innebär att om en anknytning har aktiv vidarekoppling så vidarekopplas inkommande samtal till angivet nummer, oavsett om den tillhör en grupp. Om en anknytning saknar vidarekoppling, och tillhör en grupp så gäller gruppens vidarekoppling, annars gäller kontorets vidarekoppling. På samma sätt gäller vidarekoppling för grupper. Finns det en aktiv vidarekoppling för gruppen så är det den som gäller, men saknar gruppen vidarekoppling så gäller kontorets vidarekoppling. Generella regeln är att saknar nivån ovanför aktiv vidarekoppling så innebär det att ingen vidarekoppling sker. 3.6 Genomringning Med denna funktion aktiverad så kommer genomringning till anknytningens telefon alltid att ske, oavsett övriga inställningar för vidarekoppllingar på kontor, grupp och anknytning. Vid alla varianter av aktiva vidarekopplingar till kontoret, gruppen eller anknytningen så kommer samtalet till anknytningen alltid att först ringa genom till anknytningen därefter kommer vidarekoppling vid upptaget, spärr eller ej svar att hanteras Om genomringning inte är aktiv så sker alla vidarekopplingar precis som vanligt enligt övriga vidarekopplingsinställningar.

11 3.7 Beskrivning webbsida Statistik Denna sida används enbart om kund har tjänsten Inkommande Statistik. Överst på webbsidan presenteras möjligheter för val av enskilda anknytningar, grupper och kontor att kontrollera statistik för. Raden under presenterar de intervall som administratören vill se statistik för (fr o m t o m). Det finns också möjligheten att välja om statistiken ska presenteras i graf eller i tabell, och om det ska presenteras med timstatistik eller dagstatistik. Timstatistik innebär att statistiken presenteras med 1-timmes intervall. Följande statistikvärden kan väljas för presentation: Inkommande samtal Innebär uppkoppling av samtliga samtal som utförts. Samtal från mobil Antal samtal där uppringande samtal har ursprunget från en mobil. Inkommande internationella samtal Antal samtal där uppringande samtal har internationellt ursprung. Inkommande nationella Antal samtal där uppringande samtal har nationellt ursprung. Normalt svar Antal samtal som erhållit svar. Upptaget Antal samtal som fått upptaget. Inget svar Antal samtal som kopplats fram, ringt på och där uppringande sedan har lagt på innan svar. Vidarekopplade samtal Samtal som har vidarekopplats med vidarekoppling vid ej svar med webbaccess efter påringning. Spärr Antal samtal där uppkoppling mot anknytning, grupp eller kontor misslyckats p g a spärr. Samtalstid Den genomsnittliga samtalstiden för tidsperioden beräknat på antal besvarade samtal. För kontor och grupp är det den genomsnittliga samtalstiden för samtliga samtal till kontor eller grupp. (Total samtalstid/antal svar) Påringtid Den genomsnittliga tiden för påringning för tids perioden innan svar, ej svar eller innan vidarekoppling utförts. För kontor och grupp är det den genomsnittliga påringtiden för samtliga samtal till kontor eller grupp. (Total påringtid/antal svar) Beskrivning av knappar: Visa anknytning - För att se vald anknytnings-statistikuppgifter klickas på denna knapp. Nästa webbsida presenterar då statistikuppgifter för vald anknytning. Visa grupp - För att se vald grupps statistik-uppgifter klickas på denna knapp. Nästa webbsida presenterar då statistikupp gifterna för vald grupp. Visa kontor - För att se valt kontors statistikuppgifter klickas på denna knapp. Nästa webbsida presenterar då statistikupp gifterna för kontoret. Skapa exceldata För att skapa exceldata som sedan kan laddas ner för kontoret klickas på denna knapp. Exceldata innehåller uppgifter för tim- eller dagstatistik (beroende på val) över valda fält för presentation för kontorets statistik, alla kontorets gruppers statistik och alla kontorets anknytningars statistik. Hämta data till excel. Länk för at t ladda statistikuppgifter skapade vid Skapa exceldata till excel. Tillbaka till funktion. Länk tillbaka till webbsidan Välj funktion.