Lathund för Styret (version 1.0)

Transkript

1 Lathund för Styret (version 1.0) Välkommen till Styret! systemet som underlättar administrationen för dig som ledamot i styrelsen för en bostadsrättsförening och hjälper föreningen att ta kontroll. Denna lathund är framtagen för att du snabbt ska komma igång med att registrera lägenheter, överlåtelser och ärenden med mera. Styret är byggt med s.k. responsiv design, vilket innebär att det fungerar lika bra i en smart mobiltelefon och en surfplatta som i datorn. Innehåll Innehåll... 1 Registrering av förening och lägenhetsregister... 2 Användar- registrering... 3 Användarlistan... 4 Bjud in användare... 4 Startsidan (Översikt)... 5 Lägenhetsmenyn... 5 Lägenheter och överlåtelser... 5 Lägenhetslistan... 6 Skapa en lägenhet... 6 Skapa överlåtelse... 8 Överlåtelselistan... 9 Hyresrätter och lokaler... 9 Förråd Skapa förråd Andrahandsupplåtelser Ny andrahandsupplåtelse Filer Skapa fil Filinformation Ärenden Ärendelistan Skapa Ärende Ärendepåminnelser Kontakter Kalender och aktiviteter Aktiviteter Din meny inställningar och användarprofil Profil & Lösenord Inställningar Användarkonton Adress & Faktura- uppgifter Hjälp

2 Registrering av förening och lägenhetsregister Registrering av föreningens konto samt den första användaren sker via styret.brfgruppen.se/registration. Nedanstående dialog visas då. Fyll föreningens namn, ditt för- och efternamn, sin e- postadress samt ange ett lösenord du kommer använda när du loggar in. När du klickat på Registrera- knappen visas följande dialog: 2

3 Fyll i adressuppgifter. Ange sedan hur många portar föreningen har. Därefter visas ett fält för varje port, där du anger portens namn eller adress, tex A, B osv eller gatuadress som i exemplet ovan (om portarna är på olika gator). Denna information är till för att det ska vara lätt att identifiera bl.a. lägenheter förråd i de olika registren som du kommer bygga upp. När du klickat på Slutför registreringen! Landar du på styrets startsida: Så här ser startsidan ut när du registrerat föreningen och blivit inloggad i Styret för första gången. Läs mer om startsidan längre fram. Användar- registrering Du kan bjuda in de andra användare genom att klicka på Inställningar under menyvalet som har ditt namn, se exempel nedan. 3

4 Användarlistan När du klickat på Inställningar visas följande sida: Bjud in användare Om du vill bjuda in fler användare klickar du på knappen Bjud in användare ovanför Användarlistan. Då visas formuläret Bjud in användare, se nedan. Fyll i namn, initialer och e- postadress och ange vilken behörighet användaren ska ha (Styrelseledamöter bör ha Fullständiga rättigheter) så skickas inbjudan till användaren som sen får inloggningsuppgifter via e- post. Användaren kan sedan logga in och byta sitt temporära lösenord som systemet har satt. > Se mer om inställningar i slutet av lathunden. 4

5 Startsidan (Översikt) När du loggar in landar du på Startsidan. Vad som visas för dig beror på vad som finns registrerat i systemet. Nedan visas ett exempel där många funktioner används. Tanken med startsidan är att man snabbt ska få en överblick av vad som är registrerat och se de senaste händelserna. Man får även upp varningar om ärenden och andrahandsupplåtelser som är på väg att löpa ut. Du når startsidan genom att klicka på Styret- loggan överst till vänster. Lägenhetsmenyn Under menyvalet Lägenheter kan du välja att gå till Lägenheter, Överlåtelser, Förråd samt Andrahandsupplåtelser: Lägenheter och överlåtelser Kärnan i Styret är lägenhetsregistret. Till en lägenhet kan man koppla överlåtelser, kontaktpersoner, ärenden, förråd, filer och andrahandsupplåtelser. Du kan välja att registrera lägenheter en och en manuellt eller att anlita BRFgruppen för att importera hela ert lägenhetsregister. Om er förening har många lägenheter finns det mycket tid att 5

6 tjäna på en import, förutsatt att informationen finns digitalt. Kontakta BRFgruppen på om du vill ha mer information om det. Lägenhetslistan I lägenhetslistan som du når via ett klick på Lägenheter (under menyvalet Lägenheter) får du en översikt av lägenheterna som ingår i föreningen. Samtliga listsidor i systemet är sorterbara genom ett klick överst i önskad kolumn. Om du klickar på en länk i listan öppnas Lägenheten. Skapa en lägenhet Om du klickar på knappen Ny lägenhet ovanför listan visas lägenhetsformuläret, se exempel nedan. 6

7 Obs! Alla boxar visas först när lägenheten sparats! Översta boxen anger lägenhetens grundinformation som lägenhetsnummer, storlek, port, våning etcetera. Det finns två fält för lägenhetsnummer. Det beror på att Skatteverket införde krav på att samtliga lägenheter i landet ska ha ett officiellt nummer som följer en viss standard och används bland annat som adressinformation. Många föreningar har valt att behålla sin gamla numrering och har istället tagit fram en tabell som översätter mellan de gamla och de nya numren. Ni kan välja att använda båda numreringarna i systemet eller endast den ena. Fältet Lägenhetsnummer är obligatoriskt så om ni endast använder skatteverkets nummer bör det stå i det fältet och inte i SKV.nummer- fältet. 7

8 Boxen Överlåtelser visar de överlåtelser som finns registrerade på lägenheten. Den senaste ligger överst. Det finns ingen anledning att radera en överlåtelse när en ny kommer till. Det är bättre att spara alla överlåtelser så får man en bra historik. Boxen Förråd visar de eventuella förråd som är kopplade till lägenheten. Läs mer om förråd längre ner. Boxen Ärenden relaterade till denna lägenhet visar de eventuella ärenden som kopplats till lägenheten. Boxen Lägenhetsfiler visar de eventuella filer som kopplats till lägenheten. Läs mer om filer längre ner. Skapa överlåtelse Om du inne i en Lägenhet klickar på knappen Ny överlåtelse visas formuläret Överlåtelse, se nedan. Här anger man information om bostadrättsinnehavarna och överlåtelseinformation (datum och belopp m.m.). Om flera personer delar på bostadsrätten klickar du på Lägg till person. Ange vilken andel varje person innehar. Ange gärna andel i procent (100 om lägenheten ägs av en person) eller som en del (t.ex. 1/3 om personen äger en tredjedel). Personernas kontaktinformation bygger upp listan med Kontakter som beskrivs längre ner. 8

9 Överlåtelselistan Om du klickar på Överlåtelser under menyvalet Lägenheter visas alla registrerade överlåtelser, se nedan. Listan kan sorteras genom ett klick överst i önskad kolumn. Ovanför överlåtelselistan visas statistik över kvadratmeterpris för de senaste 50 genomförda överlåtelserna. Hyresrätter och lokaler I nuvarande version av Styret måste man skapa överlåtelser även för hyresrätter och lokaler om man vill lagra kontaktinformation för dessa. För att skapa en Hyresrätt anger man hyresrätt som Typ i Lägenhetsformuläret. Ange Lokal för kommersiella lokaler och andra utrymmen ni vill ha kontroll över. I en framtida version av Styret kommer funktionerna för både hyresrätter och lokaler förbättras. 9

10 Förråd Om du klickar på Förråd under menyvalet Lägenheter visas en lista över registrerade förråd, se nedan. Listan kan sorteras genom ett klick överst i önskad kolumn. Skapa förråd Om du klickar på Nytt förråd ovanför förrådslistan visas formuläret för Förråd, se nedan. I fältet Innehavare väljer du den lägenhet förrådet tillhör. Därmed kommer förrådet listas i lägenhetens Förråd- box. 10

11 Andrahandsupplåtelser Om du klickar på Andrahand under menyvalet Lägenheter visas en lista över registrerade andrahandsupplåtelser, se nedan. Som du ser ovan varnar systemet för andrahandsavtal som passerat slutdatum utan åtgärd. Ny andrahandsupplåtelse Om du klickar på knappen Ny andrahandsupplåtelse ovanför listan visas formuläret nedan. Börja med att koppla andrahandsupplåtelsen till rätt lägenhet och fyll sedan i från- och till datum samt ange de kontaktuppgifter du har till den som ska bo i lägenheten under perioden. Som du ser ovan kan man ange att bostadsrättsinnehavaren har flyttat tillbaka (under Återflyttat). Det är här man avslutar en upplåtelse så den slutar varna i listan och på startsidan. 11

12 Filer Här bygger du upp föreningens bibliotek av viktiga dokument genom att skapa mappar och undermappar. Varje fil kan kopplas till en lägenhet, ett ärende eller en andrahandsupplåtelse. I exemplet nedan visas en lista av filer och undermappar i mappen Radonmätningar. Du hittar filerna i menyvalet Filer. Skapa fil Om du klickar på knappen Ladda upp fil under fil- listan visas formuläret för Fil, se nedan. Om du klickar på Välj fil visas en dialog där du kan välja en fil från din dator. När du valt en fil kan du om du vill skriva in en beskrivning av filen. När du är klar klickar du på Ladda upp fil varefter du landar i mappen igen 12

13 Filinformation Här är ett exempel på en uppladdad fil som kopplats mot flera lägenheter och är på väg att kopplas mot ett ärende. Som du ser kan man även ange en beskrivning samt lämna en eller flera kommentarer. Ärenden En viktig uppgift för en styrelse är att hålla ordning på allt som ska göras. Det gör vi med hjälp av Ärenden. Varje ärende har en utpekad ansvarig, start- och slutdatum samt skickar påminnelser via e- post så inget ramlar mellan stolarna. I exemplet nedan visas ärendelistan under menyvalet Ärenden. Listan kan sorteras genom ett klick överst i önskad kolumn. Du kan välja om du vill se pågående, avslutade eller alla ärenden. Du kan också välja att filtrera ut endast dina egna ärenden. 13

14 Ärendelistan Skapa Ärende Om du klickar på Nytt ärende under eller över listan visas formuläret för Ärende, se nedan. Ovan visas ett befintligt ärende med kopplade filer, kopplade lägenheter samt historik och kommentarer. Dessa delar blir synliga först när man sparat ärendet. 14

15 Ärendepåminnelser Styret skickar ut mail till de användare som har en koppling till ett ärende. Varje mail innehåller en beskrivning av vad som skett och en länk till ärendet. Den som skapar ett ärende, den som tilldelats ett ärende samt de som angivits som medverkande i ärendet får alla e- postpåminnelser från Styret: o När ärendet ska vara avslutat om 5 dagar o När ärendet ska vara avslutat om 2 dagar o När ärendets senast klardatum passerats utan att det blivit avslutat. Då skickas en påminnelse varje dag till dess att ärendet avslutas. Dessutom får samtliga ovan ett mail om något ändras i ärendet. Om du skapar ett ärende och tilldelar det till en annan användare får denne ett mail direkt. Kontakter Listan med kontakter hittar du under menyvalet Kontakter. Se exempel nedan. Listan byggs upp av de personuppgifter som registreras i överlåtelser, se längre upp. E- postadresser är länkade så ditt e- postprogram startar vid klick på en sådan. Telefonnummer är också länkade, vilket gör att du kan klicka på en sådan länk i en smart mobiltelefon och ringa direkt. 15

16 Kalender och aktiviteter Kalendern, som du når via menyvalet Kalender visar vad som är på gång i en kalendervy: Förutom aktiviteter, se nedan, visas Andrahandsupplåtelser och Ärenden som är på väg att löpa ut samt Överlåtelser (in- och utflyttning) som är på gång. Aktiviteter En aktivitet är en händelse som antingen sker en gång eller som upprepas. Exempel kan vara Höststädning (en gång) och Rondering (upprepas). För att skapa en aktivitet håller du musen över en dag så visas ett plus- tecken, se 5 september i bilden ovan. Om du klickar på plustecknet visas följande formulär: Ange en titel och beskrivning (frivilligt). Om du vill att aktiviteten ska upprepas väljer du ett intervall: Ange sedan ett slutdatum. Aktiviteten upprepas i kalendern till och med slutdatumet. 16

17 Din meny inställningar och användarprofil Överst till höger finns en länk med ditt namn. Om du klickar på den får du upp en meny som liknar den nedan. Här kan du göra ändringar i användarprofiler (beroende på din behörighet), byta lösenord samt logga ut. Profil & Lösenord Under din meny finns valet Profil & lösenord. Där kan du ändra dit lösenord samt fylla i dina kontaktuppgifter: Inställningar Om du har den högsta behörighetnivån finns menyvalet Inställningar under din meny. Här kan du bjuda in andra användare, ställa in deras behörighetsnivå samt aktivera eller avaktivera användare: 17

18 Du kan klicka på knapparna i Aktiverad- kolumnen för att snabbt aktivera eller avaktivera en användare. Om du klickar på en användare får du upp profilen: Användarkonton Här kan du (om du har behörighet) ändra namn, e- post, kontaktinformation samt ange behörighetsnivå för användaren. 18

19 Adress & Faktura- uppgifter Hjälp Om du behöver hjälp med något i Styret, kontakta gärna oss på kundtjanst@brfgruppen.se. 19