Guide för ebas.svea.org

Transkript

1 Guide för ebas.svea.org I den här guiden kan ni läsa hur ni gör för att rapportera in medlemskap i Sveriges elevråd - SVEA via ebas.svea.org. Om ni behöver mer hjälp efter att ha gått igenom guiden är det bara att höra av er till eller medlem@svea.org. Har ni inte ett konto i ebas? Kontakta vår medlems- och kommunikationssamordnare, Julia, på eller julia.ohlin@svea.org. I kontakten får ni gärna ange en mailadress som kan kopplas till kontot, vilket vi behöver för att kunna skicka inloggningsuppgifter till kontot. Vilka uppgifter behöver vi för att kunna godkänna ert medlemskap? Grunduppgifter - kontaktuppgifter till ert elevråd. Stadgar - antingen Sveriges elevråd - SVEAs standardstadgar eller era egenskrivna stadgar. Medlemmar - minst tre individuella medlemmar från ert elevråd, med kontaktuppgifter till varje individ. Årsmötesrapport - datum för ert senaste årsmöte, minst två medlemmar i styrelsen. Verksamhetsrapport - en kort redogörelse för vad ni gjort det senaste året. Kom igång med ebas.svea.org När ni fått ett konto på ebas.svea.org är det första ni ska göra att sätta ett lösenord för kontot. Det gör ni genom att klicka på länken i det första mailet från info@svea.org, då kommer ni till ebas.svea.org där ni väljer ett lösenord. Om ni inte aktiverat kontot inom 7 dagar från att ni fått det första mailet kan ni gå in på ebas.svea.org, klicka på Glömt ditt lösenord? och ange den mailadress som är kopplad till kontot, då kommer ni få ett mail med en ny lösenordslänk. Har ni glömt vilken mail som är kopplad till kontot kan ni maila medlem@svea.org och fråga! Inloggningsuppgifter att hålla koll på: Användarnamn: mailadressen som ni angav när kontot skapades. Lösenordet som ni väljer (minst tio tecken). Efter att ni loggat för första gången in kan ni skapa enskilda användare för varje person som ska administera ert medlemskap. Det görs via Övrigt --> Användare i menyn. Se fullständig beskrivning för hur ni skapar användare på sista sidan i guiden. Varje användare loggar in med sin egna mailadress och ett eget lösenord. Ni kan lägga till och ta bort användare när ni vill!

2 Första gången ni loggar in? Kolla här! Använd er av menyn! I ebas navigerar ni er via den meny som finns till vänster i systemet (se bild bredvid). Alla steg som beskrivs i den här guiden utgår från den menyn. När ni gått igenom alla flikar i menyn och fyllt i alla uppgifter som krävs under varje flik så är ni medlem i Sveriges elevråd - SVEA! När ni loggar in första gången kommer ni mötas av en text om hur Sveriges elevråd - SVEA behandlar personuppgifter. Läs igenom texten noggrant, klicka sedan på Grunduppgifter i menyn till vänster.

3 Här börjar guiden för hur ni fyller i de obligatoriska uppgifterna för ett medlemskap i Sveriges elevråd - SVEA. Varje steg är numrerat på samma vis som i menyn i ebas: 1. Grunduppgifter 2. Stadgar 3. Medlemmar 4. Årsmötesrapport 5. Verksamhetsrapport Steg-för-steg, såhär gör ni! 1. Grunduppgifter 1. Klicka på Grunduppgifter i menyn. 2. Fyll i samtliga fält för kontaktpersoner. Resten är valfritt. Tryck på Spara när ni är färdiga. 2. Stadgar 1. Klicka på Stadgar i menyn. 2. Följ guiden nedan, tillvägagångssätt beror på vilken typ av stadgar ni har. Använder ni Sveriges elevråd - SVEAs standardstadgar? Standardstadgarna finns redan i ebas. Det enda ni behöver göra är att kontrollera att ert namn står högst upp (se bild). Klicka i textrutan om ni vill redigera texten. När ni är färdiga klickar ni på Spara. Har ni egna stadgar? Era egna stadgar skrivs in i textrutan som kommer upp när ni klickat er in på Stadgar. Ni kan antingen skriva in dem manuellt eller kopiera in dem. När ni är färdiga klickar ni på Spara. Kom ihåg: era stadgar får inte bryta mot 3 eller 5 i Sveriges elevråd - SVEAs standarstadgar: 3: Elev på elevrådets skola kan beviljas enskilt medlemskap i elevrådet. Den ansökande måste själv tagit ställning till om den vill vara med i elevrådet eller inte. 5: Årsmötet är elevrådets högst beslutande organ.

4 3. Medlemmar Alt. 1. Skriv in enstaka medlem Klicka på Skriv in enstaka medlem och fyll i alla obligatoriska uppgifter för minst 3 personer som är med i elevrådet. Alt. 2. Ladda upp lista 1. Klicka på ladda upp lista, här hittar ni en mall uppe i högra hörnet, ladda ner den och låt alla som vill bli medlemmar (minst 3 personer) fylla i excel-dokumentet (alla fält). Viktigt! Ändra inte ordningen på någon av kolumnerna. 2. Spara filen. 3. Ladda upp listan genom att klicka på Välj fil och sedan på Ladda upp. Alt. 3. Onlineregistrering Klicka på Onlineregistrering. Här finns en länk som ni kan skicka ut till alla medlemmar i elevrådet. För att använda onlineregistrering klickar ni på länken och följer instruktionerna som kommer upp. De individuella medlemmarna måste alltid fylla i: För- och efternamn Födelseår Könsidentitet (kvinna, man, annat) Personligt telefonnummer Personlig mailadress Inträdesdatum (dagens datum)

5 4. Årsmötesrapport 1. Gå in på fliken Årsmötesrapport 2. Klicka på Skapa ny årsmötesrapport 3. Skriv in datumet då ni senast hade årsmöte. Datumet behöver inte vara från innevarande år. Ett årsmöte kan vara mötet då ni valde styrelse, beslutade om en budget eller antog stadgar. 4. Importera minst två medlemmar från styrelsen. Förval är ordförande och sekreterare, men ni kan välja själva vilka roller ni vill lägga till genom att klicka på Lägg till kontaktperson. 5. Läs igenom och acceptera villkoren. 6. Klicka på Spara årsmötesrapport

6 5. Verksamhetsrapport 1. Klicka på Verksamhetsrapport i menyn till vänster. 2. Klicka på Skapa ny verksamhetsrapport. 3. Kryssa i de aktiviteter elevrådet har genomfört under året. Ni kan även välja att skriva lite mer utförligt i boxen nedanför. 4. Klicka på Spara verksamhetsrapporten

7 Övrigt - lägg till användare Vill ni att flera ska kunna logga in på kontot kan ni skapa användare. Användarna loggar in med sin egen mailadress och ett eget lösenord. Det här är bra att göra om ni är flera som ansvarar för medlemskapet. 1. Klicka på Övrigt --> Användare i menyn. 2. Klicka på Lägg till användare och skriv in namn, e-post och telefonnummer (frivilligt) i rutorna. 3. Klicka på Spara. Färdiga? Bra jobbat! Nu är ni klara med er medlemskapsansökan och vi på Sveriges elevråd - SVEA kommer att gå igenom alla delar för godkännande. När alla delar är godkända får ni ett välkomstmail med mer information om hur ni kan utnyttja medlemskapet på bästa sätt! Behöver ni hjälp? Ring vår medlems- och kommunikationssamordnare på , eller maila till medlem@svea.org.