Rutinbeskrivning Försäljningsrapportering

Transkript

1 v. 0.2 Returpack-Burk Svenska AB Returpack-PET Svenska AB Rutinbeskrivning Försäljningsrapportering Detta utbildningsmaterial är avsett att användas av samtliga på ert företag som är delaktiga i rapportering till Returpack. Har ni frågor kring rapporteringsrutinerna är ni välkomna att kontakta oss. Returpack Svenska AB Box NORRKÖPING Tel: Fax: E-post: avtal@returpack.se

2 1. Rapportera försäljning av PET och burk till Returpack Rapportera via Internet Webbplatsens struktur Rapportering Excel-uppladdning Skicka in rapport Justera Rapport Historik Användaruppgifter Ändra användaruppgifter Glömt lösenord Frågor och svar

3 1. Rapportera försäljning av PET och burk till Returpack Alla företag som har EAN-koder registrerade i Returpacks retursystem är skyldiga att rapportera in sin försäljning till Returpack. Rapportering ska ske en gång per månad och vara Returpack tillhanda senast den 7:e i månaden efter aktuell försäljningsmånad. Rapportering är obligatorisk även månader då ingen försäljning har skett. 2. Rapportera via Internet Adressen till den webbplats där ni skall rapportera er försäljning är: När ni kommer fram till webbplatsen ser skärmbilden ut enligt nedan. Bild 1: Inloggning Här loggar ni in med det användarnamn och lösenord som ni fått från Returpack. Om ni glömt ert lösenord kan ni begära ett nytt genom att klicka på Glömt lösenord?. Saknar ni användaruppgifter helt eller har glömt dem var vänlig kontakta Returpack på telefonnummer På webbplatsen kan ni. - Rapportera försäljning - Se tidigare rapporter - Hantera användaruppgifter Nedan följer instruktioner om hur ni går tillväga för att använda tidigare nämnda funktionaliteter på Returpacks Försäljningsrapporteringswebbplats. 3

4 3. Webbplatsens struktur Efter inloggning kommer ni att mötas av följande skärmbild. Bild 2: Hem Högst upp till höger visas information om vilken användare som är inloggad samt vilket företag som är kopplat till denna användare. Om denna information är fel var vänlig kontakta Returpack. Bredvid denna information finns dagens datum samt en länk för att logga ut den inloggade användaren. Menyn består av fyra alternativ där den första, Hem, tar användaren till skärmbilden som visas på bild 2: Hem, nästa menyalternativ är Rapportering, vilket är platsen där all försäljning samt justering rapporteras. Under Historik finns möjlighet att söka efter tidigare rapporter som skickats in till Returpack. Det fjärde och sista menyalternativet är Användaruppgifter och det är här ni har möjlighet att administrera era uppgifter, bland annat för- och efternamn samt era kontaktuppgifter. På varje skärmbild finns en hjälpdel som är till för att hjälpa er om ni fastnar eller undrar något angående skärmbilden som ni befinner er på just då. I slutet av varje hjälpdel finns även en länk till detta utbildningsmaterial. 4

5 4. Rapportering För att rapportera in er försäljning går ni in på Rapportera i menyn. Detta tar er till följande skärmbild. Bild 3: Rapportering Högst upp på denna sida under menyn finns hjälpdelen som kan fällas ut genom att klicka på Hjälp-rubriken. Under hjälprutan finns en ruta för Excel-uppladdning. För hjälp om rapportering med Excel kan ni gå vidare till stycket 4.1 Excel-uppladdning. Nedanför Excel-uppladdningsrutan finner ni själva rapporteringensdelen. Högst upp till vänster kan ni välja vilken försäljningsperiod ni vill rapportera för. Den valda perioden står nedanför rullistan. För att välja en annan period väljer ni period i rullistan och klickar sedan på Välj period. Nedanför inställningarna för försäljningsperiod finns en tabell med alla era aktiva artiklar för den valda perioden. Mata in er försäljning för den valda perioden i antal kolumnen och klicka sedan på Förhandsgranska rapport. Det kommer att föra er vidare till en förhandsgranska vy som ni kan läsa mer om under rubriken 4.2 Skicka in rapport. 5

6 4.1 Excel-uppladdning För att underlätta er rapportering ger vi er möjligheten att mata in försäljningen i en Excelfil istället för att mata in försäljningen direkt i rapporteringsrutan. Bild 4: Rapportering med Excelfil För att erhålla en Excel-fil att fylla i klickar ni på Ladda ner Excelmall. Ni får då en Excelfil som har den valda perioden ifylld tillsammans med EAN-koder för de artiklar som är aktiva under denna period. Ni kan välja att ändra period i Excel-filen men det rekommenderas att ni laddar ner en ny Excel-fil för den perioden. Detta för att det kan ha registrerats in nya eller avanmälts artiklar mellan dessa perioder. Hur ni gör för att välja period kan ni läsa om under rubriken 4.2 Skicka in rapport Bild 5: Excelfil Öppna filen i Excel och skriv in antal sålda förpackningar för varje artikel i Quantity kolumnen. Om ni inte haft någon försäljning på en artikel så anger ni 0 i Quantity kolumnen. Spara sedan filen lokalt på datorn. Efter att filen sparats så går ni tillbaka till Excel-uppladdningen i Försäljningsrapporteringswebben och klickar på Bläddra. I rutan som dyker upp letar ni rätt på filen och klickar på Öppna. Klicka sedan på Ladda upp för att läsa in filen. Om filen klarar valideringen kommer kolumnen för korrekt antal i rapporteringsrutan att fyllas i med de värden som angavs i Excelfilen. OBS! Detta innebär dock inte att rapporten har skickats in. Detta görs efter förhandsgranskningen. Klarar filen inte valideringen så kommer ett felmeddelande att visas, som beskriver felet i filen. Klicka sedan på Förhandsgranska rapport. Detta för er vidare till en förhandsgranska vy som ni kan läsa mer om under rubriken 4.2 Skicka in rapport. 6

7 4.2 Skicka in rapport Bild 6: Förhandsgranskning På denna skärmbild har ni möjlighet att granska rapporten innan ni skickar in den till Returpack. Endast produkter som ni skrivit in någon försäljning på visas. Resten står som nollrapporterade. Om ni önskar kan ni skriva ut förhandsgranskningen genom att klicka på Skriv ut. Om ni upptäcker felaktigheter i rapporten har ni möjlighet att gå tillbaka och ändra på det som blivit fel genom att klicka på Tillbaka till rapportering. Efter att ni har granskat rapporten kan ni välja att skicka in rapporten till Returpack genom att klicka på Skicka in rapport. Rapporten är inskickad när en grön ruta visas som meddelar att rapporten skickats in till Returpack. Ni kan gå in under Historik för att titta på och skriva ut den inskickade rapporten. För att läsa om hur ni hittar en specifik rapport läs under kapitel 6. Historik. 4.3 Justera Rapport Om det redan finns en rapport för den period som valts i rullistan kommer rapportdelen att se lite annorlunda ut. Istället för en antal kolumn kommer det att visas tre nya kolumner, varav kolumnen till vänster visar tidigare rapporterat antal, kolumnen i mitten ger er möjlighet att skriva in det korrekta värdet och kolumnen till höger visar den korrigering som kommer att rapporteras in till Returpack. 7

8 Bild 7: Korrigera rapport För att skicka in den korrekta försäljningen matar ni in den korrekta försäljningen i korrekt antal kolumnen (Observera! Ni ska inte mata in skillnaden mellan tidigare rapporterad försäljning och korrekt försäljning utan den korrekta försäljningen). Skillnaden mellan det som tidigare rapporterats och det korrekta antalet räknas ut och hamnar i korrigerings kolumnen längst till höger. Exempel. Om det har rapporterats in artiklar i försäljning när det borde ha varit artiklar så kan detta justeras genom att göra en ny rapportering för samma period. Man skriver då in det korrekta antalet i korrekt antal kolumnen. Den justering som ska rapporteras in kommer sedan att räknas ut i korrigeringskolumnen. För att åtgärda felrapporteringen ovan skriver man alltså in 3500 i korrekt antal kolumnen. I korrigeringskolumnen kommer det då att stå 2500, vilket är värdet som skickas in till Returpack. OBS! Rapporten är ännu inte skickad till Returpack då den först behöver förhandsgranskas. För att skicka in rapporteringen går ni vidare till förhandsgranskningen genom att klicka på Förhandsgranska rapport, hur ni går vidare därifrån kan ni läsa mer om under rubriken 4.2 Skicka in rapport. 8

9 5. Historik Om ni vill se era tidigare inskickade rapporter så har ni den möjligheten under Historik på menyn. När ni klickar på länken så kommer ni till följande skärmbild. Bild 8: Historik För att plocka fram en specifik rapport väljer ni den period rapporten avsåg högst upp i sökrutan. När ni har valt period klickar ni på Sök. Bild 9: Historik sökresultat Sökresultatet presenteras nedanför sökrutorna. Om ni vill titta närmare på er rapporterade försäljning klickar ni på Detaljer. Detta kommer att ta er till en ny skärmbild där ni har möjlighet att skriva ut rapporten. Om ni upptäcker att fel försäljningssiffror har rapporterats har ni möjlighet att justera er rapportering genom att från sökresultatet klicka på Ändra. Detta kommer att ta er till rapporteringsdelen, med försäljningsperiod satt till den period som gäller för den rapport som man vill ändra. För att läsa mer om hur man ändrar rapporter, läs under rubriken 4.3 Korrigera Rapport. 9

10 6. Användaruppgifter 6.1 Ändra användaruppgifter För att ändra era användaruppgifter klicka på Användaruppgifter i menyn. Detta kommer att leda er vidare till följande skärmbild. Bild 10: Användaruppgifter För att ändra uppgifter matar ni in de nya uppgifterna och klickar på Spara. Om ni ändrar lösenordet måste det vara längre än 6 tecken och innehålla minst ett tecken som inte är alfanumeriskt &,?). Värt att uppmärksamma är att det för- och efternamn som anges här är det namn som kommer att hamna på rapporterna som skickas in till Returpack via webbplatsen. 6.2 Glömt lösenord Om ni har glömt ert lösenord finns möjligheten att få ett nytt genom att klicka på Glömt lösenord? på Inloggningssidan (Bild 1: Inloggning). Detta kommer att ta er till följande skärmbild. Bild 11: Glömt lösenord 10

11 För att kunna generera ett nytt lösenord måste ni ange antingen er adress eller ert användarnamn, välj vilket genom att klicka i det alternativet i valknapparna. Skriv sedan in adressen eller användarnamnet i textrutan nedanför. Klicka sedan på Skicka för att få ett skickat till den adress som finns kopplad till de uppgifter som ni skrivit in i textrutan. Glöm inte att ändra lösenordet efter att ni har loggat in för att få ett lösenord som är lättare att komma ihåg. 7. Frågor och svar Varför saknas det artiklar i artikellistan? Om det saknas artiklar i artikellistan kan detta bero på att de aktuella artiklarna inte har anmälts till Returpack, att aktuella artiklar ännu inte har blivit godkända i Returpacks retursystem eller att de har blivit avanmälda. Om det saknas någon artikel i artikellistan är det viktigt att omgående ta kontakt med Returpack på telefonnummer