Lathund för tidsredovisningssystemet Qbis

Transkript

1 IT-avdelningen Innehåll 1 Logga in Byta lösenord Lägg till och ändra kontaktuppgifter Glömt lösenord För dig som inte jobbar heltid Lägga in arbetad tid (gamla flextids arket) Dagar eller del av dag då du inte är på arbetet Jobba hemifrån Lägga upp dina aktiviteter och spara i egen mall Ta bort aktiviteter i er lista / mall Registrera tid på aktiviteter Skriva kommentarer Stäng vecka Versionshistorik

2 1 Logga in När du ska logga in går du till: eller Qbis.se, där finns en länk på första sidan som heter Kundinloggning. Här skriver du GU på företag, ditt vanliga x konto på användarnamn och det lösenord som du fått som startlösenord. Lösenordet ska du sedan byta direkt. Därefter är det ditt egenvalda lösenord som ska användas. 2 Byta lösenord Gå in på fliken Anställda. Expandera Göteborgs universitet eller IT (de har samma användare i dagsläget) och klicka på ditt namn. Expandera Inloggningsuppgifter och sätt ett nytt lösenord. 3 Lägg till och ändra kontaktuppgifter Gå in på fliken Anställda. Expandera Göteborgs universitet eller IT (de har samma användare i dagsläget) och klicka på ditt namn. Under Kontaktuppgifter kan du komplettera och ändra dina kontaktuppgifter. Ett tips är att lägga in sin mailadress för då kan systemet automatgenerera nytt lösenord till dig om du har glömt ditt lösenord. 2

3 4 Glömt lösenord Har du glömt ditt lösenord är det enklast att gå till inloggningssidan och på vänster kanten finns en länk att klicka på så får du ett nytt löenord skickat på mailen. Detta förutsätter dock att du har lagt in din mailadress i Qbis. Altenativ två är att maila carina.ostborn@gu.se eller pernilla.borjesson@gu.se så sätter vi ett nytt lösenord till dig så fort vi har möjlighet. 5 För dig som inte jobbar heltid På alla medarbetare är det inlagt ett globalt schema för arbetstid. Det 8:10 per dag under vintern och ändras till 7:30 under sommar tid. För dig som inte arbetar heltid innebär det att du själv får lägga in frånvarotiden under löneaktiviteter såsom ledig u lön, föräldraledighet eller sjukdom. Systemet är styrt att du inte kan ska kunna plusflexa en dag när du har registrerat tid på dessa löneaktiviteter. Men det går att komma runt om du gör så här: Börja alltid med att fylla i din löneaktivitet som en minuspost, spara Därefter fyller du i din kom och gick tid samt lunch. Blir detta minusflex är det inga problem, då räknar systemet själv ut flexen. Kommer det bli plusflex måste du själv ange exakt på minuten din plusflex tid under löneaktivitet Flex. Då accepterar systemet plusflex även vid dessa löneaktiviteter. Spara Tänk även på att reglera dagar med arbetstids förkortning. De arbetstids förkortningar som ligger inlagda i systemet är baserat på vårt globala schema som gäller om man arbetar heltid. 6 Lägga in arbetad tid (gamla flextids arket) Gå till fliken Tid Skriv när du kom och gick. Ska vara på formatet 07:50 som är tio i åtta. Skriv även in hur lång lunch du hade där 00:45 är 45 minuter.. 3

4 7 Dagar eller del av dag då du inte är på arbetet Har du semester, flexledigt, VAB mm ska även de läggas in för att flextiden ska regleras korrekt. Gå till fliken Tid. Expandera Lönehantering. Välj i listan vilken frånvaro du har. Klick på lägg till. En heldag registreras med minustid tex - 8:10 eller - 7:30 Ska du registrera del av dag se punktlistan under För dig som inte jobbar heltid hur du enklast fyller i dessa dagar. Har du redan registrerat tid på del av dagen kommer det finnas minusflex som du får nollställa i samband med att du registrerar din frånvaro. Skriv gärna en kommentar så att din chef enkelt kan se anledningen till frånvaron. 8 Jobba hemifrån Då det bara går att ange kom och gick en gång per dag så blir det lite manuellt arbete om du har arbetat hemifrån en stund. Plussa på tiden du jobbade hemifrån på din slut tid och skriv sedan en kommentar att du har arbetat hemifrån x antal timmar. Glöm inte att spara. 4

5 9 Lägga upp dina aktiviteter och spara i egen mall Som default är alla veckor tomma på aktiviteter. Man kan lägga upp en egen mall med de aktiviteterna som man använder ofta. Gå in på fliken Tid Välj en aktivitet som du vill lägga till. (Rutan Faktor använder vi inte) Klicka på lägg till och gör sedan så med alla de aktiviteter du vill ha i din mall. Därefter klicka på spara. Nu har du sparat dina aktiviteter för denna vecka. Vill du göra en mall av detta: Klicka på mittenknappen Uppdatera din standardmall. Och svara ja på att du vill uppdatera din standardmall. När du sedan växlar vecka kommer du åter till en tom vecka. Vill du att din standard mall ska laddas automatiskt på varje vecka: Gå in på fliken Tid Menyn Mallar Klicka på er Standardmall och bocka i Ladda automatiskt. 10 Ta bort aktiviteter i er lista / mall Om du vill ta bort en tillagd aktivitet i din lista / mall så måste du spara den vyn som du är i först. Om ni inte sparar så blir det tomt. Spara sedan igen när du har tagit bort aktiviteten. Gå till en ny vecka, och då förutsätter vi att din standardmall är laddad. Ta bort den aktiviteten du vill genom att klicka på papperskorgen för den aktiviteten och sparar om det bara ska gälla för den veckan du står på, annars väljer du att uppdattera din standard mall. 5

6 11 Registrera tid på aktiviteter Här ska du registrera all tid som du arbetar och har du någon löneaktivitet som Föräldraledig, Ledighet u lön eller Sjukdom fyller du även i det med rätt antal timmar. Här ska det alltid vara plus tid. Registrera hur mycket tid du har lagt på varje aktivitet under dagen på 30 minuters nivå. Stäm av så att tiden stämmer med det du har som din totala arbetstid för dagen. De ska stämma sånär som på 15 min då vår minimum tid att registrera per aktivitet är 30 min. Är du osäker på vilka aktiviteter du ska redovisa din tid på så titta i dokumentet Kategorier att redovisa tid på. 12 Skriva kommentarer Det finns två kommentarsfält varav vi använder Int. Kommentar. När du ska kommentera något så markera den cell / ruta som det avser och skriv din kommentar. När du har sparat en komentar ändrar cellen färg från blå till röd och när du ställer dig på den cellen ser du din kommentar. 13 Stäng vecka När du är färdig med en vecka så gör du ett veckoavslut genom att klicka på Stäng vecka. Detta är jätteviktigt då det krävs för att din chef ska kunna attestera din tid. Din vecka ska alltid vara stängd nästkommande tisdag kl 09: Versionshistorik Version Datum Kommentar Ändring gjord av PA Uppdaterad efter kommentarer från Pernilla Zetterström pilotgruppen A Uppdaterad efter kommentarer från IT Pernilla Zetterström avdelningens ledningsgrupp Små justeringar av dokumentet efter att vårt arbetssätt kring Qbis har satt sig. Lagt till punkt om Glömt lösenord och Lägga till och ändra kontaktuppgifter 6