Gäller version Användarinstruktion för Hogia Approval Manager Elektronisk attest av leverantörsfaktura

Transkript

1 Gäller version Användarinstruktion för Hogia Approval Manager Elektronisk attest av leverantörsfaktura Välkommen som användare av Hogia Approval Manager, en programvara där du kommer att attestera dina leverantörsfakturor elektroniskt via Internet. Vi kommer först att förklara hela arbetsflödet för att till sist komma in på just de moment som gäller dig som attestant. Inskanning leverantörsfaktura Inskanning av inkommande leverantörsfaktura. Inläggning/bokföring av fakturan vilket innebär att fakturan kopplas till en leverantör, samt att fakturan får ett identitets-id som vi kallar löpnummer. Fakturan kopplas till en attestant (medarbetare) och ett mail skickas ut för att meddela att det finns fakturor att attestera. Det kan även skapas ett attestflöde med flera attestanter som skall attestera samma faktura. Har inte attestanten rätt beloppsbehörighet kopplas närmsta chef in som medattetstant med automatiskt. Attestanten markerar fakturan som Godkänd alternativt Ej Godkänd och har möjlighet att lämna en kommentar, är fakturan markerad som Ej Godkänd kommer kommentars rutan upp automatiskt men behöver ej fyllas i. Administratören skickar sedan de godkända fakturorna till betalning alternativt om de är markerade som Ej Godkänd till ny attestrunda eller makulering. 1

2 Attestera leverantörsfakturor via Internet Gå in på länken till Hogia Approval Manager. Logga in med dina inloggningsuppgifter som du fått av er administratör (ekonomen). Inloggningen sparar det användarnamn som du loggade in med vid föregående tillfälle. Här finns också möjlighet att välja att arbeta i programmet med engelska som språk. Det innebär att alla fasta texter byts från svenska till engelska, dessutom kommer alla meddelande på engelska under förutsättning att administratören lagt upp dem på engelska i ekonomisystemet. För att byta språk klicka på flaggan, systemet kommer spara språket på användaren. 2

3 Det finns fyra flikar Kö, Inkommande, Historik och Avtal. I Kö visas alla de fakturor som du inte har bearbetat. I Inkommande visas de fakturorna som ligger hos attestanten som är innan dig i flödet. I Historik ligger de fakturor som du tidigare hanterat i Approval Manager. Är du inloggad med en användare som bara har revisorbehörighet finns bara fliken Historik. Den användaren som har revisorbehörighet ser alla fakturor som är eller har varit ute på ett flöde men kan inte bearbeta dessa fakturor. Har du fliken Avtal har ni köpt till Avtals modulen. Kö fliken Om du attesterar fakturor i olika företag väljer du under Företag det företag som du vill attestera i genom att markera företaget. För att titta på en faktura och se mer övergripande på underlaget innan du godkänner, klicka på fakturanumret under rubriken Faktura. Se sidan 4. Du markerar i denna bild att fakturan är Ok eller Ej Ok. Ska du lägga en kommentar på fakturan som är ok markerar du Ok och klickar sedan på knappen Kommentar. Du kan även föra markören över det tomma fältet för kommentar. En symbol som en hand visas och du klickar i fältet. Kommentarsrutan kommer då fram och du skriver i din kommentar och klickar på Ok. Om fakturan inte ska godkännas väljer du Ej ok. Kommentarsrutan kommer fram automatisk och du kan lägga en kommentar till ekonomen om varför du inte godkände fakturan. 3

4 När du är klar med dina attester, klicka på Skicka och fakturorna går vidare till nästa attestant, eller till ekonomen om du är sista attestanten i flödet. Vill du skicka fakturan för kontroll till en person som inte ligger i attestflödet klickar du på För kontroll och väljer den person som du vill ska kontrollera fakturan. Du kan även lägga en kommentar till kontrollanten. När den personen har granskat fakturan och godkänt/ej godkänt kommer fakturan tillbaka till dig för godkännande eller ej godkännande. Förhandsgranska fakturan När du har klickat på fakturanumret i fliken Kö kommer du till denna bild. Finns fliken Avtal under Översikten har ni köpt till Avtalsmodulen. Här kan du se hur fakturan är bokförd och du kan även se bilden av den inskannade fakturan. Finns det flera sidor på fakturan byter du mellan sidorna genom att klicka på bladikonerna. Du kan också i denna bild bläddra mellan dina fakturor genom att klicka Tidigare och Nästa ovanför fakturabilden. Finns det någon kommentar lagt på fakturan ser du detta under fliken Kommentarer. Vill du lägga till en kommentar klickar du på ikonen med en penna på och skriver in din kommentar och klickar på Spara. 4

5 På fliken Flöde ser du vilka attestanter som är inblandade i flödet. Grön: Godkänt Röd: Underkänt Gul: Öppen Blå: Väntar Grå: Ej aktiv pga omstyrt flöde Om du har rättigheter att styra om ett flöde från fliken Flöde, t ex om du ser att fakturan har gått till fel attestanter och vill ändra på flödet, finns det en ikon för detta. Det är ikonen som är ett ansikte med ett plustecken på. När du klickar på den ikonen kommer rutan Välj attestanter. Där bockar du för vilken/vilka attestanter som ska ha fakturan. Här kan du även lägga en kommentar till attestanten. Klicka sedan OK. Godkänn och Underkänn knapparna ovanför fakturan ändras nu till Spara och Avbryt. Vill du skicka ut fakturan på nytt flöde efter detta väljer du att Spara. Fakturan går då ut i det nya flödet direkt. För att koppla dokument till fakturan klickar du på fliken Bifoga dokument. Klicka på ikonen med det gröna krysset och lägg till dokumentet. Du kan även ta bort dokumentet om du kopplat fel dokument till fakturan. Detta gör du genom att klicka på det röda krysset som finns framför den bifogade filen. Det är möjligt att ta bort dokumentet fram till dess att du har godkänt, underkänt eller styrt om flödet. Därefter är denna möjlighet låst. En annan attestant i flödet kan alltså inte ta bort ett dokument som någon annan har bifogat. Du kan även här skicka fakturan för kontroll till en annan attestant genom att klicka på För kontroll upp till på bilden. 5

6 Har du rättigheter att omkontera fakturan klickar du på det gröna plustecknet framför kontot. Har ekonomen valt att lägga ett normalt kostnadskonto på leverantören i ekonomiprogrammet hämtas detta konto upp i omkonterings rutan. Vill du ändra konto skriver du in vilket kontonummer som du vill ha. I söklistan markerar du kontot och klickar på tab-tangenten. Konton, dimensioner och projekt begränsas om ekonomen har gett attestanten rättigheter att omkontera och lagt specifika omkonterings möjligheter på attestanten. Attestanten kan ha rätt att bara omkontera på resultatenhet, kostnadsbärare och projekt. Då finns inte det gröna plustecknet framför kontot utan då är det bara blåmarkerat i fältet för resultatenhet, kostnadsbärare och projekt. Attestanten klickar på den blåa raden och lägger in den resultatenhet, kostnadsbärare eller projekt som ska ligga på kontot. Du lägger enbart till rader vid omkontering, programmet krediterar automatiskt ursprungsraden med de belopp som du registrerar. När du är klar klickar du på Ok, programmet kräver inte att du konterar om hela beloppet på ursprungsraden. Vill du ta bort någon av de rader du lagt in klickar du på det röda krysset i början på raden. När du har gjort dina ev ändringar och tillägg på fakturan godkänner du fakturan genom att klicka på Godkänn i övre delen av bilden. Ska du underkänna fakturan klickar du på Underkänn. Har du godkänt eller underkänt en faktura kan du ångra detta från förhandsgranska. Knappen Godkänd och Underkänd heter då Ångra. Förhandsgranska bilden stänger du genom att klicka på Stäng. 6

7 Vill du maila fakturabilden till en kollega gör du det genom att klicka på brevikonen upp till på bilden. Din mailadress lägger sig automatiskt i fältet Från. Sen skriver du bara in mailadressen till den som du vill skicka till. Har du tidigare skickat till kollegan kan du klicka på knappen Hantera mottagare och mailadressen finns då sparat där. Inkommande fliken Du kan se alla fakturor som kommer att komma till dig under fliken Inkommande. Fakturorna ligger för attest hos attestanten som ligger före dig i flödet. 7

8 Historik fliken Under fliken Historik kan du titta på redan attesterade, godkända och ej godkända fakturor. Urval kan göras på datum, leverantör, löpnr. Använder du resultatenheter, kostnadsbärare eller projekt kan urval även göras på detta. Klicka på fakturanumret för att visa den inskannade fakturan med tillhörande konteringsinformation. Har du revisorbehörighet kan du se alla attestanters fakturor här. Du kan söka fram och få fram en summering på t ex gjorda inköp från leverantören. Det går att gruppera urvalet på t ex en viss period eller projekt, resultatenhet och få en summering av dina inköp från dina leverantörer. Exemplet nedan är grupperat på Leverantör. 8

9 Tips: Urval kan alltid göras på leverantör, arbetar företaget med dimensioner och projekt kan urval också göras på de fälten. Du kan även sortera fakturorna i stigande eller fallande ordning genom att klicka på överskriften i en kolumn. Du kan även gruppera dina kolumner genom att hålla vänster musknapp nere samtidigt som du drar kolumnen dit som du vill ha det. Vill du göra en filtrering på ditt urval klickar du på tratten till höger om överskriften i kolumnen. Utskrifter Du kan välja att skriva ut alla fakturor i ett intervall genom att du markerar vilka fakturor du vill ha ut och sedan klicka på Skriv ut ikonen. Detta kan du göra både på flikarna Kö och Historik. Förhandsgranskar du fakturan går det även där att skriva ut fakturan. När du väljer Skriv ut har du nu fyra olika val som du kan välja på, enbart fakturabilden med/eller utan kontering, flödesinformation och kommentarer. Du bockar för det som du vill ha med ut på utskriften. 9

10 Nu är det bara att logga ut och vänta på nästa tillfälle. Lycka till! Behöver du mer hjälp logga in på eller klicka på Support: Teknisk support: 10