Manual för användare av Nya Readsoft Online

Transkript

1 Hogia Performance Management AB Manual för användare av Nya Readsoft Online Användarinstruktion för Nya Readsoft Online användare 0

2 Innehåll Hur får jag in fakturorna i Readsoft Online?... 2 Kom igång med Readsoft Online... 3 Användare i Readsoft Online... 3 Nya Readsoft Online... 3 Verifiering... 4 Tolka fakturor... 4 Alla dokument

3 Hur får jag in fakturorna i Readsoft Online? Det finns två sätt att få in fakturorna i Readsoft Online. Det vanligaste är att du scannat in fakturorna. Det andra alternativet är att leverantörerna själva mailar in fakturorna till Readsoft via mailadresser som du får av er projektledare. Nedan ser du en bild på hur ni ska sortera fakturorna när ni scannar själva. 2

4 Kom igång med Readsoft Online I Readsoft Online tolkar du era leverantörsfakturor. Fakturorna kommer in till tolken via att du scannar in dem eller att era leverantörer mailar fakturorna direkt in till tolken. Efter att fakturorna har blivit tolkade och verifierade, exporteras de vidare till Hogia Approval Manager där du ska importera in fakturorna. Användare i Readsoft Online I driftsättningsfasen hjälper er projektledare er att lägga upp er som användare i Readsoft Online. Användarna får då inloggningsuppgifter skickat till sig. Det första du gör är att gå till webbsidan och logga in med de inloggningsuppgifter som du tilldelats i mailet. När du loggat in byt då lösenordet till något som du kommer ihåg. Nya Readsoft Online När du loggat in som Användare får du på förstasidan en översikt över vad som finns att arbeta med i Readsoft. I menyn till vänster har du alternativen Ladda upp, Verifiering, Pågår, Behandlade och Alla dokument. Ladda upp här har du möjlighet att ladda upp en faktura som ska verifieras. För en effektiv hantering rekommenderar vi dock att ni scannar till en mapp där Readsoft själv hämtar fakturorna. Verifiering här finns de fakturor som är klara för verifiering. Readsoft har gjort en första tolkning av fakturorna. I verifieringsarbetet kontrollerar du Readsofts tolkningar och gör korrigeringar. Fakturorna här visas även under Pågår. Pågår här finns alla fakturor i tolken vare sig de är klara för att tolkas eller håller på att importeras eller exporteras. Du kan inte börja verifiera fakturorna förrän de finns under Verifiering. Behandlade här finns information om de fakturor som exporterats och deras historik i Readsoft. När en faktura är exporterad finns inte längre bilden kvar i Readsoft. 3

5 Alla dokument här finns information om alla dokument, även vilka dokument som raderats. Fakturabilder till raderade eller exporterade fakturor finns inte kvar i Readsoft men det finns information och historik om dokumenten. Verifiering Här finns de fakturor som är klara för verifiering. Readsoft har gjort en första tolkning av fakturorna. I verifieringsarbetet kontrollerar du Readsofts tolkningar och gör korrigeringar. Med knapparna Dokument / Buntar kan du växla mellan att visa dokument och buntar i din lista. I den övre raden med knappar har du också möjlighet att uppdatera vyn, radera markerat dokument/bunt, göra inställningar för vilka fält som ska visas i listan och återställa alla filter så att alla dokument visas igenom du gjort sökningar. I listan har du möjlighet att göra urval/sökningar i fältet under fältnamnet. Du kan exempelvis söka på en organisation för att endast visa dessa fakturor. Du kan också sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna. För att visa alla dokument igen och ta bort alla filter trycker du på Återställ alla filter i menyraden ovan. Trycker du på den blå klockan på raden visas dokument-/bunthistorik. Trycker du på det blå ögat visas fakturabilden. För att börja tolka fakturor bockar du i rutan framför raden och klickar på starta. Det går bra att bocka i flera rader samtidigt då kommer de upp efter varandra i verifieringsläget. Du kan också markera alla genom att bocka i rutan under starta knappen Tolka fakturor När du kommer in i verifieringsläget, är det dags att börja verifiera fakturan. Fakturan är verifierad när alla fält på högersidan är gröna och du har sett att fälten stämmer överens med fakturan. Det är alltså användarens uppgift att se till att readsoft tolkat fakturan rätt. När alla fält är gröna tänds knappen OK och du kan godkänna att fakturan ska gå vidare för export för att senare kunna importeras i Hogia Approval. 4

6 När du ska verifiera fakturan och gå in genom de olika fälten, är det lättast att använda sig av TABtangenten. Då hoppar markören alltid vidare till nästa gröna fält, och fältet som tolkats på fakturan förstoras upp och du kan lätt se vart i fakturabilden tolken har hittat fältet som tolkats. Använder du Entertangenten, hoppar den vidare till nästa gula fält. Om fältet är grönt tror tolken att den hittat rätt fält/värde på fakturan, men det är ingen garanti för att det är rätt. Därför är det viktigt att du kontrollerar alla fält. Är ett fält gult har tolken inte hittat rätt fält på fakturan alternativt att den tycker att det är ett felaktigt värde. Du ska inte skriva i fälten utan istället visa tolken var i fakturabilden informationen finns. På så sätt ska tolken hitta rätt information nästa gång det kommer en faktura från samma leverantör. När du står i ett fält som är tomt eller har fel värde dubbelklicka i fakturabilden där rätt information finns. Det finns också möjlighet att rita ut ett fält kring rätt information, detta är användbart om för många eller för få tecken hämtas in vid dubbelklick. Håll ner Ctrl-knappen samtidigt som du med håller nere höger musknapp. Markören byter utseende och du kan rita en ram runt fältet. Släpp sedan höger musknapp och sen Ctrlknappen. Du har nu ritat ut fältet och det ska nu komma upp i rätt fält på höger sida. Alla leverantörer är nya för tolken till en början. Första gången du får en faktura från en leverantör, kommer du att få skriva in namnet på leverantören. Nästa gång du får en faktura från samma leverantör, ska tolken känna igen leverantören. Du kan i fakturabilden zooma in på fakturan om du vill se mer av fakturan eller om du vill se bättre när du ska rita ut ett fält. Detta gör du med zoom-funktionerna vid fakturans nederkant eller genom att använda scroll-hjulet på din mus. När alla fält är gröna och du är nöjd med informationen i fälten, klickar du på OK eller Ctrl+Enter för att komma tillbaka till listan eller nästa faktura. Dessa knappar finner du över fakturan i verifieringsläget. Nedan får du en förklaring till de som är användbara för dig. 5

7 1. Återgår till listan över scannande fakturor. 2. Hoppa till nästa bunt om du bockat i flera buntar eller nästa faktura om du bockat i flera fakturor. 3. Dela upp dokumentet om det är flera fakturor i ett dokument. 4. Spara, du kan spara mitt i en verifiering. 5. Avvisa dokument. Obs! arbetar du i en bunt avvisas hela bunten. 6. Radera, har du scannat en faktura fel kan du med denna knapp ta bort fakturan. 7. Begäran om information. Med denna knapp kan du maila tillbaka fakturan till leverantören, om den blivit mailad in av leverantören eller till en kollega. 8. Feedback. Om du har problem med att tolken inte hittar värden trots att du lärt den att leta efter fält på fakturan, kan du skicka denna information till Readsoft via denna knapp. Skriva vad som felar och Readsoft kan då se över sina mallar. Detta är inget supportverktyg, du kommer inte att få något svar från Readsoft men du ska inom kort se en förbättring. 9. Skriv ut. Men denna knapp kan du skriva ut fakturan. Alla dokument Under Alla dokument kan du gå in och titta på historiken över dina fakturor. Här kan du se status över de fakturor som kommit in till tolken. Även här kan du i din lista växla mellan dokument och buntar. Fakturabilder till raderade eller exporterade fakturor finns inte kvar i Readsoft men det finns information och historik om dokumenten. Finns det en fakturabild att se är ögat på raden blått. Klickar du på ögat visas fakturabilden. I Alla dokument kan du Radera en hel bunt. Välj Buntar så att du har en lista med dina buntar, markera bunten och klicka sen på soptunnan. 6

8 I denna manual har vi valt att inte gå igenom alla menyer utan bara de som används. Vill du ha mer information om någon meny är du välkommen att kontakta oss. Behöver du mer hjälp logga in på eller tryck på F1 i programmet för att nå hjälpen. Support: approval.support@hogia.se Arbetsgång: 1. Skanna fakturorna eller maila in fakturorna 2. Verifiera fakturorna genom att logga in Readsoft Online 3. Gå in i ekonomiprogrammet och öppna Approval och bearbeta fakturorna 7