Hjälpguide Raindance fakturaportal

Transkript

1 Hjälpguide Raindance fakturaportal Din inkorg hittar du under knappen Fakturor Välj Kontera/Attestera Kontera Genom att dubbelklicka på fakturans rad i din inkorg börjar du din hantering av fakturan. Den inskannade fakturan öppnas med flikarna Kontering, Cirkulation och Inköps order nertill i bild. Registrerade uppgifter som rör fakturan visas bredvid till höger i gråa rutor för att du ska kunna förvissa dig om att det är rätt faktura du konterar. Fakturans innehåll i övrigt syns i fakturabilden. 1(8) Anna-Karin Hidemyr

2 Ver.dat Nr Text Att kontera Period Rad text Verifikationsdatum Verifikationsnummer på slutkontering Huvudtext på verifikationen Belopp att kontera på verifikationen. Beloppet uppdateras efter varje konterad rad. Med hjälp av fältet period kan du periodisera fakturan. Om fakturan kommer för betalning i juni och har verifikationsdatum juni, men kostnaden avser juli månad och framåt, periodiseras den genom att skriva in ÅÅMMDD i fältet period eller så kan du klicka på fältet period och välja något av de förslag som redovisas där som överensstämmer, t.ex. nästkommande månad + 2mån. Det är alltid varans leveransdag eller dag för tjänstens utförande som avgör vilken period fakturan tillhör. Extra text som du kan skriva in för att få ytterligare information om fakturan som är bra vid analyser och budgetuppföljning. 2(8) Anna-Karin Hidemyr

3 Konteringsrader Att kontera, visar hur mycket som är kvar att kontera. Fyll alltid i beloppet för hand i beloppsrutan (använd inte enter för kvarvarande belopp, fel har ibland uppstått vid scanning och varit fel t ex istället för kr). Du kan flytta dig till önskat fält med tab tangenten. Bekräfta med enter. När fakturan är färdigkonterad ska summan vara noll. Om du vill ha hjälp med koderna vid konteringen: kan du söka efter objekt med hjälp av kod guiden. Klicka på objekttypens blåa rubrik, så visas en lista över de objekt som är aktuella. Sök och gör ditt val genom att markera ett av dem och klicka på OK. Om konteringssträngen är längre än vad som ryms på skärmen går det att scrolla raderna i sidled. Raderna scrollas automatiskt om fältet som skall användas inte syns i bild. Om du vill kontrollera din kontering: markera konterad rad, peka på informationsknappen ikonen (i), så visas konteringen i klartext. Stäng. När du konterat klart raden bekräftar du konteringen med att trycka på enter tangenten. Konterad rad går att ändra men observera att det är endast icke attesterade rader som är justeringsbara. Om attest är gjord kan bara den person som attesterat fakturan ändra på raden. Däremot har en slutattestant alltid möjlighet att ändra fakturans kontering direkt innan slutattest. Du stryker en konterad rad genom att klicka på ikonen med soptunnan som finns framför varje konterad rad. Du kan välja att attestera alla rader på en gång eller attestera rad för rad. Väljer du att attestera alla dina rader på fakturan/betalningsordern klickar du på ikonen till höger (en stämpel) om attestrubriken för den attest du ska attestera. Stämpeln visas endast då det är möjligt att utföra denna funktion. Då attesteras samtliga rader som du är behörig till. Finns det rader som du inte är behörig att attestera, får du ett meddelande om detta. 3(8) Anna-Karin Hidemyr

4 För att attestera en enskild rad klickar du på attestikonen på den rad som du önskar att attestera. OBS Om du attesterar rad för rad, glöm inte att scrolla konteringsraderna uppåt eller nedåt då det kan finnas mer rader än de som syns i fönstret. Vill du fortsätta att kontera och/eller attestera nästa faktura i din inkorg klickar du på Nästa faktura. Klickar du på Tillbaka kommer du tillbaka till din inkorg. Faktura meddelande Du öppnar meddelandefönstret genom att klicka på en ikon. Ikonen är grå när det inte finns några meddelanden och blir röd så snart det finns åtminstone ett meddelande. Knappen visas i höger nederkant som en penna. Du kan läsa eller skriva in ett meddelande i rutan genom att trycka på pennan. Vill du skriva ett inlägg klickar du på knappen skriv inlägg. Skriv meddelandet och därefter klicka på spara. OBS! Detta meddelande går INTE att radera, tänk på vad och hur du skriver. Kommentaren följer med fakturan in i bokföringen i Raindance, här kan du skriva in personers namn vid representation. Inlägget markeras med datum och ditt namn. Ett enklare meddelande som inte blir kvar i bokföringen kan du skriva med hjälp av fliken cirkulation, se cirkulationsmeddelande nedan. Klicka på Stäng för att stänga fönstret och återvända till dokumentet. 4(8) Anna-Karin Hidemyr

5 Cirkulation Cirkulationen är en funktion som talar om vilken väg fakturan ska gå. Till varje faktura finns en cirkulationslista som är en lista över vilken eller vilka användare som fakturan ska skickas till. En eller flera användare kan anges. Det går att ta bort och lägga till användare i cirkulationslistan. Knappen mall Är en färdig cirkulationslista som du ska använda i första hand. Ordning Här anges cirkulationsordning. Användare Användarens signatur eller kortnamn. Namn Användarens namn. Meddelande Cirkulationsmeddelande Status Visar dokumentets status i inkorgen. Soptunnan Stryker raden. Förstoringsglaset Om mallen inte kan användas för fakturan kan du manuellt välja ny cirkulation. Detta gör du genom att öppna sökfönstret för användare. Alla användare visas för respektive förvaltning. Dubbelklicka på listen namn så hamnar namnen i bokstavsordning. Gör ditt val genom att markera namn med OK och därefter stäng. Bekräfta med enter. Ett cirkulationsmeddelande skriver du in på meddelande raden. Här kan du skriva in ett kortare och enklare meddelande. Detta sparas inte i bokföringen men meddelandet följer med till nästa mottagares inkorg tillsammans med fakturan. När du har gjort det du ska med fakturan och lagt till användaren som skall hantera fakturan härnäst och om du fortfarande är svartmarkerad måste du stryka dig själv från cirkulationslistan för att fakturan ska åka vidare. 5(8) Anna-Karin Hidemyr

6 Signering När du slutattesterat dina fakturor måste du bekräfta med signering. För att bekräfta attesterna med signering fyller du i ditt lösenord i fältet Lösenord och klickar på OK. Är lösenordet korrekt stryks dokumenten ur din inkorg. Försöker du bekräfta med ett felaktigt lösenord får du ett felmeddelande. Fönstret Signering når du antingen genom att klicka på knappen Signering i din inkorg, eller om du slutattesterat sista fakturan i din inkorg och klickar på Nästa faktura. Då hamnar du automatiskt i fönstret för signering. Försöker du logga ur innan du har signerat kommer portalen att fråga ifall du vill signera först. Om fakturan ligger kvar i din korg, kontrollera att - du har konterat fakturans hela belopp exkl moms, att kontera ska vara 0 - att du själv inte är svartmarkerad på fliken cirkulation, i så fall stryk dig själv från listan genom att trycka på papperskorgen och tryck nästa faktura - att det finns en cirkulation av fakturan till nästa handläggare 6(8) Anna-Karin Hidemyr

7 Sökfunktion - att hitta en faktura Fakturor Sök Leverantörsfaktura Faktura Vet du leverantörsfakturans nummer, kan du fylla i rutan faktura 1030xxxx så kommer enbart denna faktura upp. Detta är användbart om du har analyserat i ekonomisystemet och du stött på en post där du undrar vad detta är för någon kostnad. Sök. Raindancefakturorna har ett vernummer i ekonomisystemet som börjar på 1030xxxx och fakturor från Intrade börjar på 3xxxxxxx. Leverantör Skriv in delar av eller hela leverantörsnamnet med *. Sök. Kryssa i med bock i rutan även passiva om du söker längre tillbaka i tiden. Då kommer alla leverantörer upp med dessa namn. Dubbelklicka på listen leverantör och leverantörerna hamnar i bokstavsordning. Klickar man vidare ner når man leverantören. I denna del kommer hela kommunens fakturor från denna leverantör fram. Är det för många förekomster avgränsa med status, mina fakturor eller faktura datum. Markera leverantör och välj visa. 7(8) Anna-Karin Hidemyr

8 Belopp Sök på fakturans belopp Vet du fakturans belopp inkl. moms, kan du skriva in beloppet i rutan belopp i valuta. Samtliga fakturor med detta belopp kommer upp i sökbilden. Där kan leta rätt på din faktura. Markera faktura. Välj Visa. Sök via kontering/attestering Välj Händelse Välj tid och begränsa sökningen med verifikationsdatum Sök fram aktuell användare, till höger om rutan Användare Tryck därefter på knappen Sök. Dubbelklicka på listen namn och leverantörsfakturorna hamnar i bokstavsordning. Dubbelklicka på den faktura du vill titta på. Välj Visa. 8(8) Anna-Karin Hidemyr