Manual Inköp och Faktura

Transkript

1 Manual Inköp och Faktura Kontakta någon av oss om du har frågor Lars Ekbäck ankn Lena Mikaelsson ankn Gun Eriksson ankn 4050 Marianne Näslund ankn Kerstin Olofsson ankn 4056 Helena Olsson ankn Karin Sund ankn 4378 Delar ur manualen är hämtad från text skriven av Sara Sörlin, Ekonomi, CFG, Örnsköldsviks kommun. Rev 28 nov 2012

2 Innehållsförteckning INLOGGNING... 2 LOGGA IN I INKÖP OCH FAKTURA... 2 BYT LÖSENORD... 3 BREVLÅDAN - GRUNDERNA... 4 BREVLÅDAN... 4 FAKTURAN... 5 KONTERA, ATTESTERA OCH BETALA... 7 SKICKA FAKTURA... 9 BREVLÅDAN - FLER FUNKTIONER PERIODISERA KORTKODER ANTECKNING BILAGA HÄNDELSER OCH FLÖDE UTSKRIFT ERSÄTTARE VID LEDIGHET MIN LEDIGHET FAKTURASÖK SÖK FAKTUROR

3 Logga in i Inköp och Faktura Inloggning Adress Skriv in följande adress för komma till fönstret där du kan välja Inköp och Faktura och/eller Redovisning och Reskontra: Inloggning När du kommit in på ovanstående sida så klickar du på länken Inköp och Faktura, och du kommer då till följande inloggningsfönster: Användarnamn Skriv in ditt användarnamn. Det måste vara små bokstäver (gemener) och det är tre tecken långt. Användarnamn får du av ekonomienheten. Lösenord Skriv in ditt lösenord. Det är skillnad på små bokstäver (gemener) och stora bokstäver (versaler). Om du får problem så vänd dig till ekonomienheten. Ditt första lösenord får du av ekonomienheten. Detta byts vid första inloggningen. Ditt nya lösenord måste vara 6-10 tecken långt. CSS-server I CSS-server ska det stå :2100 CSS-domän Lämna fältet för CSS-domän tomt. Logga in Klicka på knappen Logga in. Du loggas nu in i Inköp och Faktura. 2

4 Byt lösenord Knapp Byt lösenord Skriv in webbadress, användarnamn och lösenord enligt instruktionerna på föregående sida, men klicka inte på Logga in. Istället för att klicka på Logga in så klickar du på knappen Byt lösenord: Byt lösenord När du klickat på knappen Byt lösenord så kommer du till följande dialogruta: Nytt lösenord Skriv in ett nytt lösenord. Det ska vara 6-10 tecken. Verifiera genom att skriva in det nya lösenordet igen och avsluta genom att klicka på knappen Byt lösenord. Du loggas nu in i Inköp och Faktura. 3

5 Brevlådan Brevlådan - Grunderna Egen och annans brevlåda När du kommer in i brevlådan möts du av en meny. Genom att lägga muspekaren över rubriken Brevlåda får du fram undermenyn med valen Egen brevlåda och Annans brevlåda: Egen brevlåda I brevlådan hittar du fakturor. När det kommit en faktura i din brevlåda i Inköp och Faktura får du en påminnelse i din ordinarie mejlfunktion i FirstClass. Påminnelse kommer också om fakturan är på väg att förfalla eller har förfallit. Påminnelsen skickas ut en gång per dag (kl 13.00). Om påminnelserna inte fungerar för dig så ta kontakt med Lars Ekbäck på ekonomienheten. Visa alla Första gången du öppnar brevlådan bör du ändra så att all post visas. Du gör det genom att klicka på listpilen till höger om Visa. Välj Alla. Det val du gjorde sist finns automatiskt kvar nästa gång du öppnar Inköp och Faktura. Menyrad En menyrad visar förklaringar kring de fakturor som ligger i din brevlåda. Lägg speciellt märke till Betdat som visar betalningsdatum. Röd text innebär att fakturan förfallit/är på väg att förfalla och måste betalas. Öppna faktura För att öppna en faktura klickar du på textraden för aktuell faktura. Kontrollera om nya fakturor kommit För att kontrollera om nya fakturor kommit klickar du på knappen Förnya. Om det kommit nya fakturor medan din brevlåda varit öppen så läses dessa nu in. 4

6 Fakturan Fakturans delar Nedanstående bild visar hur det ser ut när du öppnat en faktura i din brevlåda. Länkar Framåt/ bakåt Symboler Maximerad bild Faktaruta Delningslinje Flikar Markeringsruta och knappar Konteringsrad Beskrivning I nedanstående tabell finns förklaring till fakturans delar: Tabell 1 Del Länkar Framåt/Bakåt Beskrivning Länkarna används för att komma tillbaka till brevlådan. För att bläddra framåt eller bakåt bland fakturorna i brevlådan eller i sökresultatlistan, kan du använda framåt/bakåt-knapparna. Symboler Om det finns Anteckning eller Bilaga kopplad till fakturan så visas det en ikon i övre delen av fönstret. För att titta på anteckningen eller bilagan så klickar du på symbolen. Maximerad bild Du får en maximerad bild av faktura och underlag genom att klicka på pilen eller dubbelklicka i den högra rutan. Fortsättning på nästa sida 5

7 Fakturan, Fortsättning Beskrivning (forts.) Del Faktaruta Beskrivning I faktarutan finns information om fakturan, t ex fakturanummer, leverantör och olika datum. Här finns också knappar för att skriva ut eller skicka fakturan. Här kan du klicka för att välja vilken bild du vill se. I ovanstående exempel står det bild 1/2. Klicka på pilen om du vill se bild 2/2. Du kan bläddra mellan t ex faktura och följesedel genom att klicka på faktarutans framåt/bakåtpilar. Delningslinje Flikar Om du inte ser alla uppgifter så kan du dra i delningslinjen. Under varje flik hittar du information om fakturan. Den aktuella fliken är alltid vit. Vilka flikar som finns beror på vilken typ av faktura det är. Under fliken Huvud får du en allmän översikt. Här ser du om det är en debet eller kreditfaktura, fakturamottagare, belopp m.m. Vanligtvis hamnar du i fliken Kontera/Attest när fakturan öppnas. Fliken Kontera/Attest har tre underflikar; Kostnadsreskontra, Levskuld/Moms och Ankomstbokföring. Markeringsruta Markeringsrutan används när du ska attestera eller betala fakturan. Konteringsrad I konteringsraden skriver du in kontosträngen. Denna rad beskrivs längre fram. 6

8 Kontera, attestera och betala Arbetsgång När en faktura kommer till Vilhelmina kommun så skannas den in till ekonomisystemet. Fakturan skickas till den eller de personer som ska granska fakturan, kontera den och mottagningsattestera. När fakturan mottagningsattesterats skickas den vidare till den som ska beslutsattestera. När samtliga konteringsrader på fakturan beslutsattesterats ska den betalas. Fliken Kostnadskontera Du konterar fakturan på fliken Kostnadskontera. Fyll i konteringsraden. Hela beloppet ska konteras. Summan under rubriken Kvar att kontera måste vara 0,00, innan fakturan kan betalas. När konteringsraden är ifylld så klickar du på orange nedpil orange eller trycker på Enter på tangenbordet. Kodplan, hjälp vid kontering Kodtexter Genom att dubbelklicka i en konteringsruta får du fram kodplanen. Intill konteringsraden ser du en symbol. Om du klickar på symbolen som ser ut som ett öga så visas kodtexter. Attestknappar och betalaknapp Knapparna i fakturan skiljer sig åt beroende på var i arbetsgången fakturan befinner sig. När du tar emot fakturan för att mottagningsattestera så ser du följande knapprad: När du tar emot fakturan för att beslutsattestera så ser du följande knapprad: När alla konteringsrader är beslutsattesterade kommer Betalaknappen fram: Fortsättning på nästa sida 7

9 Kontera, attestera och betala, Fortsättning Attestera, betala och ändra Att mottagningsattestera, beslutsattestera och betala följer ungefär samma rutiner. Knapp/Funktion Mottagnings/ granskningsattest Beskrivning Klicka i markeringsrutan till vänster om konteringsraden för de rader som ska mottagningsattesteras. Klicka i markeringsrutan Alla om alla rader ska mottagningsattesteras. Klicka sedan på knappen som heter Mottagningsattest. Beslutsattest Mottagningsattest kan även göras utan att någon rad är markerad. Mottagningsattesten avser då hela fakturan. Efter att du mottagningsattesterat ska fakturan skickas vidare för beslutsattest. Se beskrivning längre fram i manualen. Klicka i markeringsrutan till vänster om konteringsraden för de rader som ska beslutsattesteras. Klicka i markeringsrutan Alla om alla rader ska beslutsattesteras. Klicka sedan på knappen som heter Beslutsattest. Samtliga konteringsrader måste vara beslutsattesterade för att fakturan ska kunna betalas. Betala Klicka på knappen Betala för att betala fakturan. När det är gjort försvinner den ur alla brevlådor. Ta bort attest Spara Notera: Det är den som utför sista beslutsattesten på fakturan som är ansvarig för att klicka på betalaknappen. Använd knappen Ta bort attest om du upptäcker att konteringen inte stämmer och du behöver gå tillbaka och ändra. Klicka i markeringsrutan på raden som inte stämmer och klicka sedan på knappen Ta bort attest. Ändra konteringen och lägg till attesten igen. Klicka på knappen Spara för att spara ändringar som du gjort. 8

10 Skicka faktura Knappen Skicka Knappen Skicka hittar du in fakturafönstrets övre vänstra hörn. Fönstret Skicka När du klickat på knappen Skicka får du upp ett fönster som ser ut ungefär så här: Skicka faktura Gör så här för att skicka fakturan: Steg Åtgärd 1 Sök reda på namnet på mottagaren. Du kan söka användare genom sökfunktionen eller genom att klicka på listpilen vid Visa användare. Klicka i markeringsrutan på raden för den mottagare du vill välja, i rutan Valbara mottagare. 2 Klicka på den övre pilen som pekar mot höger. Nu flyttas mottagarens namn från rutan Valbara mottagare till rutan Valda mottagare. 3 Klicka i markeringsrutan på raden för den mottagare du valt, i rutan Valda mottagare. De mottagare som är markerade i rutan Valda mottagare får fakturan i sina brevlådor när du skickar den. 4 Klicka i markeringsrutan i början på textraden för fakturan. 5 Välj om du vill ta bort fakturan ur din brevlåda när den skickats. Om du vill att fakturan... inte ska visas i din brevlåda ska visas i din brevlåda Så markera Ta bort ur egen brevlåda. markera ej Ta bort ur egen brevlåda. 6 Klicka på knappen Skicka nu. Fortsättning på nästa sida 9

11 Skicka faktura, Fortsättning Mina favoritmottagare Hantera favoritmottagare De mottagare som du ofta skickar fakturor till kan du lägg till som favoriter. Gör så här för att använda dig av funktionen Mina favoritmottagare: Steg Åtgärd 1 Ta fram rutan Valbara mottagare (se föregående sida). 2 Klicka i markeringsrutan på raden för den mottagare som du vill lägga till som favorit. 3 Klicka på pilen som leder till höger mot en favoritmappsikonen. Nästa gång du vill skicka en faktura till en mottagare som du lagt till som favorit så hittar du honom/henne genom att söka i mappen Mina favoritmottagare. 4 Ta bort en mottagare ur mappen Favoritmottagare genom att öppna mappen, markera namnet och klicka på pilen som leder till vänster mot Valbara mottagare. 10

12 Periodisera Brevlådan - Fler funktioner Vad innebär periodisering? Att periodisera innebär att kostnader eller intäkter fördelas över bokföringsperioder. Om du t.ex. betalar hyran för sex månader framåt, utan att periodisera, kommer kostnaden den månad fakturan bokförs att bli oproportionerligt stor. Genom att periodisera sprids kostnaden ut över de månader hyran avser. Periodisera före beslutsattest Innan beslutsattest är satt finns det möjlighet att periodisera fakturan så att den bokföringsmässigt hamnar på rätt period. Knappen Periodisera Du återfinner knappen Periodisera i konteringsfönstret: Periodisera så här Gör så här för att periodisera en faktura: Steg 1 Klicka på knappen Periodisera. Åtgärd 2 Välj periodiseringsperiod, fritt eller efter mall. 3 Kontrollera att fördelningen stämmer och tryck OK. I konteringsfönstret kommer det nu upp en rad för varje månad som beloppet är fördelat på. 11

13 Kortkoder Vad är en kortkod? En kortkod kan likställas med en favoritkontering, dvs. konteringar som återkommer ofta och som du vill ha enkel tillgång till. Knappen Spara kortkod Knappen Spara kortkod återfinns i konteringsfönstret: Skapa kortkod så här: Följ nedanstående steg för att skapa en kortkod: Steg 1 Klicka på knappen Spara kortkod. Åtgärd 2 Fyll i benämning, ansvar osv innan du avslutar med att klicka på Spara. Använda befintlig kortkod Följ nedanstående steg för att använda en befintlig kortkod: Steg Åtgärd 1 Klicka på symbolen för kortkod som du finner på fliken kostnadskontera. 2 Välj bland dina egna kortkoder genom att klicka på listpilen till höger om Egna. Klicka sedan OK. 12

14 Anteckning Symbol för Anteckning Symbolen för Anteckning ser ur så här: Läsa befintlig anteckning Om fakturan innehåller en anteckning ser du ikonen för anteckning i övre delen av fakturafönstret. Klicka på symbolen för att komma till fliken för anteckningar. För att läsa anteckningen klickar du på länken, t ex namnet. Ny anteckning För att göra en anteckning i fakturan gör du så här: Steg 1 Klicka på fliken Anteckn. 2 Välj Permanent eller Tillfällig. Om vill att anteckningen ska... finnas kvar när fakturan blivit betald Åtgärd Så markerar du... Permanent försvinna när fakturan betalats Tillfällig. 3 Klicka på knappen Ny 4 Skriv in texten och klicka på Spara. Ta bort anteckning Du kan endast ta bort anteckningar som du själv skrivit, och det måste det göras innan fakturan blivit betald. För att ta bort klickar du på länken, t.ex. namnet och sen på knappen Ta bort. 13

15 Bilaga Symbol för Bilaga Symbolen för Bilaga ser ut så här: Se befintlig Bilaga Om fakturan har en befintlig bilaga så ser du symbolen för Bilaga i fakturafönstrets övre del. Klicka på symbolen för bilaga så öppnas ett nytt fönster. Klicka på filnamnet för att se bilagan. Ny bilaga Det är endast personal vid ekonomienheten som kan lägga till en ny bilaga. Har du dokument som du skulle vilja bilägga till fakturan så kontakta ekonomienheten. Förbered genom att notera fakturanummer och verifikatnummer. 14

16 Händelser och flöde Flikar På denna sida beskrivs flikarna Händelser och Flöde. Händelser Använd fliken Händelser om du vill se om och när fakturan är registrerad, bokförd och när den gått till betalning i betalmodulen. Flöde Använd fliken Flöde för att se vilka användare som har fakturan just nu och vilka som haft den tidigare. Om det inte finns något datum, under rubriken lämnat, har personen fakturan kvar i sin brevlåda. 15

17 Utskrift Knapp för utskrift Knappen för utskrift finner du till vänster i fakturafönstrets övre del: Skriv ut så här Följ nedanstående steg för att skriva ut eller titta på fakturan: Steg Åtgärd 1 Klicka på knappen Skriv ut så öppnas fönstret Utskriftsalternativ. 2 Klicka i markeringsrutorna för att välja vilken information du vill skriva ut. Du kan även välja att skriva ut allt. 3 Klicka på OK. Nu öppnas fönstret Skriv ut. Fortsättning på nästa sida 16

18 Utskrift, Fortsättning Skriv ut så här (forts) Steg Åtgärd 4 Välj om du vill skriva ut eller titta på fakturan Om du vill... skriva ut fakturan titta på fakturan Så klicka på knappen... Skriv ut Avbryt. 17

19 Min ledighet Ersättare vid ledighet Ledig med ersättare Inför planerad ledighet kan man välja en ersättare, fakturorna skickas då till vald person. Tänk på att ersättaren inte automatiskt har rätt att attestera fakturan. Min ledighet För att lägga in ersättare använder du funktionen Min ledighet. Funktionen når du antingen genom att klicka på symbolen för egna uppgifter, eller genom att klicka på Systemadm och därefter Egna uppgifter. Lägg in ersättare Följ nedanstående steg för att lägga in ersättare. Steg 1 Åtgärd Klicka på symbolen Egna uppgifter Systemadm/Egna uppgifter. eller klicka på 2 Skriv in perioden i Från/Till rutorna. Klicka i markeringsrutan och därefter på knappen Ersättare. Fortsättning på nästa sida 18

20 Min ledighet, Fortsättning Lägg in ersättare (forts) Steg Åtgärd 3 Välj ersättare genom att klicka i markeringsrutan. Klicka på högerpilen för att flytta över till Vald ersättare. Klicka därefter på knappen Klar. 4 Klicka på knappen Sparar för att spara dina ändringar. 19

21 Sök fakturor Fakturasök Sök fakturor Funktionen för att söka fakturor heter Fakturasök. Du återfinner Fakturasök längst upp i fönstret. Sökfönstret Sökfönstret har följande utseende. Lägg märker till de två flikarna Urval och Resultat. Du ställer in sökningen på fliken urval och ser resultatet på fliken Resultat. Du kan växla mellan flikarna för att göra nya sökningar. Fortsättning på nästa sida 20

22 Sök fakturor, Fortsättning Söktips Om du inte hittar det du söker kan du testa att använda tecknen % och/eller *. % ersätter de första tecknen * ersätter de sista tecknen. När du söker på kontering måste du fylla ut alla positioner, alternativt använda asterisken (*). Exempel Fakturanummer Om du har hela eller en del av ett fakturanummer kan du i rutan Faktura eller motsvarande söka på det genom att fylla i hela eller de först siffrorna och lägga till en asterisk * för att få ut alla som börjar på de siffror du lämnat. Företagsnamn För att söka på företagsnamn så klickar du på listpilen vid Sökalternativ under rubriken Leverantörsuppgifter. Välj Namn och skriv sedan in hela eller delar av namnet i rutan Sökvärde. Det går t ex söka på %Testbolaget* och i resultatlistan hittar du då alla fakturor från Testbolaget även om de heter AB Testbolaget eller Testbolaget AB. Kontering För att söka på ansvar, slag, vht etc skriver du in alla positioner, alternativt skriver in de inledande siffrorna och avslutar med en asterisk *. Vid sökning på intervall bör inte * användas. Skriv i stället t ex För begrepp som har fält från/till behöver endast från-fältet anges om man ska söka på ett specifikt värde. 21