Öppna webbläsaren och logga in med adressen Ange sedan användarid och lösenord och tryck Ok eller Enter.

Transkript

1 Lathund efact web 1

2 Lathund efact web Öppna webbläsaren och logga in med adressen Ange sedan användarid och lösenord och tryck Ok eller Enter. Lösenord skall vara minst 4 tecken och byts var 90:e dag. Hur det går till att byta lösenord kan du läsa på sidan 14. När du loggar in första gången i e.fact och inte fått ett lösenord av systemadministratören, skall lösenordet lämnas blankt (skriv inget i fältet). Du öppnas en dialog där du får ange ett eget lösenord och sedan bekräfta det. Gammalt lösenord skall fortfarande lämnas blankt. Samma förfarande gäller om du glömt och/eller blivit utspärrad i e.fact och systemadministratören släppt spärren, samt raderat ditt gamla lösenord. 2

3 Gå till Favoriter och välj Lägg till Favoriter samt skriv lämpligt namn för e.fact webb. Starta sedan applikationen webb med hjälp av den upplagda favoriten. Om du efter inloggning inte kan starta applikation utan kommer tillbaka till startsidan. Kontrollera om du har en Popup-blockerare installerad. Applikationen öppnas i ett separat fönster som Microsoft Internet Explorer uppfattar som ett popup-fönster. Stäng av ev popup-blockerare om problem uppstår. 3

4 Skrivbordet Skrivbordet är uppdelat i tre delar. Den vänstra delen innehåller en trädstruktur som visar användarens fakturor, den högra visar fakturabilden och den nedre delen fungerar som inmatnings- och presentationsfält. Menyraden Menyraden innehåller de 7 mest använda valen, de restrerande valen är placerade i listboxen Övriga. Använd snabbkommandon genom att använda Alt + den understrukna bokstaven för att nå menyraden. Exempelvis ange Alt + L för Hjälp. Faktura Sök Sök/Rapporter Uppdatera träd Hjälp Utloggning Övriga 4

5 Brevlåda Byta lösenord Eftersändning Fakturadetaljer Rensa sökurval Systeminfo Trädstrukturen I trädet visas alla fakturor som en användare har, ingen begränsning finns för antalet fakturor. Trädstrukturen innehåller fyra rubriker Mina fakturor, Min mapp, Klar att skicka och Sökta fakturor. Mina fakturor - Här presenteras de fakturor som är föremål för handläggning, d.v.s. de fakturor som har skickats till mig för kontering och attestering. Min mapp - Hit kan jag från fliken kontera/attestera flytta fakturor av orsaker jag själv bestämmer. En faktura som skickas till en annan användare eller som blivit arkiverad finns ej kvar i Min mapp. Jag flyttar en faktura genom att markera Till min mapp. Klar att skicka - Hit kan jag flytta fakturor som jag arbetat klart med och/eller jag vill skicka vidare. En faktura som skickas till en annan användare eller som blivit arkiverad finns ej kvar i Klar att skicka. Jag flyttar en faktura genom att markera Klar att skicka. De fakturor som jag markerar som klar att skicka visas i första hand vid skicka faktura. Sökta fakturor - Här visas resultatet av gjorda sökningar, både från Sök och Sök/Rapporter Det finns inga undernivåer i trädet, all fakturainformation finns samlad kring flikarna på arbetsytans nedre del. Det finns inga undernivåer i trädet, all fakturainformation finns samlad kring flikarna på arbetsytans nedre del. Symboler i trädstrukturen - Fyra viktiga symboler visas i trädstrukturen - En faktura i trädet märk med ett K inskrivet i röd cirkel betyder Kreditfaktura. - En faktura i trädet märkt med SF inskrivet i en blå cirkel betyder Samlingsfaktura, fler än en person hanterar denna faktura samtidigt. - En faktura på väg att bli grön (kvar att kontera är 0, alla rader minst nivå-1 attesterade samt saknar någon nivå-2 attest). Högersidan Den högra sidan av fönstret visar fakturabilden för den faktura som är markerad i trädstrukturen. 5

6 Nedre delen Nedre delen av fönstret är en arbetsyta som varierar beroende på vilken av flikarna Huvud, Kontera/Attestera, Information eller Skicka som är vald. Kontera/Attestera Börja med att kontrollera att fakturan är rätt. Kontroll skall göras - Att det är levererat, rätt pris. - Att det är rätt moms som får dras, kontroll momsfältet mot faktura. Vill du ha fakturan i ett eget fönster klicka på knappen Detaljer. 6

7 När man loggar in i applikationen markeras första fakturan i Mina Fakturor, fakturabilden visas och Kontera/Attestera öppnas med automatik. Om man vill arbeta med en annan faktura, bläddra till aktuell faktura med Pil Ner eller Pil Upp eller bläddrings-pilarna eller så kickar man på aktuell faktura i trädet Ny kontering För att skapa en ny konteringsrad, fyll i önskad kontering och belopp på den tomma, översta raden. Tryck sedan Enter eller klicka på Pennan för att spara konteringsraden. När konteringen sparats, flyttas den ned, överst i konteringsformuläret och en ny, tom rad skapas som kan användas för fortsatt inmatning. Ändra kontering Om du behöver ändra gjord konteringsrad, gör förändringen på aktuell konteringsrad och tryck sedan Enter eller klicka på Pennan för att spara ändringen. 7

8 Ta bort kontering För att ta bort en konteringsrad, klicka på Kryssknappen längst till höger på raden du vill ta bort. Favoritkontering Favoritkontering används som snabbkontering för de vanligast förekommande konteringssträngarna. För att spara en konteringssträng som favoritkontering, fyll i en kontering för ny rad, tryck på pennan för favoritkontering, namnsätt favoritkonteringen och tryck OK för att spara. Om man inte ger sin favoritkontering ett eget namn, sparas den automatiskt med den kod man valt. Man får inte använda kolon (:) eller mellanslag i namnet. 8

9 Visa konton För att se vilka koder som finns att välja, ställ markören i en koddel och tryck Alt + V eller dubbelklicka för önskad koddel. I det separata fönstret som öppnas går det att söka efter koder, antingen genom att sortera i Konto ordning eller Text ordning. För att välja en kod så dubbelklickar man på koden eller markerar koden samt trycker Enter eller klickar på Välj konto. Periodisering Om Periodiseringshjälp är påslagen, kan man välja vilka perioder man vill fördela en konteringsrad på. Endast en ICKE atteterad konterings rad kan periodiseras. Beloppet delas upp i lika stora delar på det antal perioder man valt. Periodiseringshjälpen startas genom att trycka Alt + D eller knappen 9

10 Överst visas konteringsraden man valt för periodisering. Markera de perioder som fördelningen avser och tryck OK. Beloppet i konteringsraden fördelas lika på det antal perioder man valt med ev överskjutande öresdifferens på den sista perioden. Attestera När en faktura är konterad är den färdig för attestering. Attester på radnivå och fakturanivå görs på samma sätt. Attestera faktura Attestera enstaka konteringsrader på fakturan a. Markera den konteringsrad/konteringsrader som attesten avser genom att klicka i rutan framför konteringsraden. b. Välj attesttyp, om du har rätt att hantera mer än en attesttyp. c. Tryck Alt + A eller klicka på knappen Attestera eller tryck enter i fältet lösenord. 10

11 Attestera alla konteringsrader på fakturan a. Klicka i kryssrutan längst till vänster på rubrikraden varav alla konteringsrader markeras. b. Välj attesttyp. c. Tryck Alt + A eller Klicka på knappen Attestera eller tryck enter i fältet lösenord. Gjorda attester på radnivå visas till höger i konteringsformuläret på varje konteringsrad. Gjorda attester på fakturanivå visas till vänster ovanför konteringsformuläret. Det är endast möjligt att ta bort egna attester. En nivå 2 attest (exempelvis Beslutsattest) måste tas bort innan en nivå 1 attest (exempelvis Kontrollattest) kan tas bort. Skicka För att skicka fakturan till någon annan för handläggning, välj Alt + S eller klicka på fliken Skicka. Att skicka en faktura 1. Leta upp den eller de personer fakturan skall skickas till i listboxen Användare, markera namnet, dubbelklicka eller klicka på knappen för att flytta användaren till listboxen Skicka till. 2. Markera den eller de användare som skall ha fakturan i listboxen Skicka till. 3. Markera den eller de fakturor du vill skicka i listboxen Fakturor fakturor kan maximalt skickas på en gång. 5. Skicka fakturor genom att trycka Alt + S eller klicka på Skicka Användare Här visas de användare som du kan skicka fakturan till. Genom att skriva de inledande bokstäverna i användarens efternamn i textrutan under användare söks de matchande användarna upp. 11

12 Skicka till Här visas eventuella favoritmottagare och/eller de användare du själv valt. Vill du ta bort ett namn i Skicka till, dubbelklicka eller markera namnet och och klicka på knappen Favoritmottagare Om du har några personer som du ofta skickar fakturor till, kan du lägga upp dessa som Favoritmottagare. Dubbelklicka eller markera namnet och tryck Alt + M eller klicka på knappen Spara favoritmottagare. Dessa personer kommer då att automatiskt finnas i mottagarlistan när du ska skicka en faktura. Du kan sedan välja att skicka till en eller flera av dessa. Vill du ta bort en favoritmottagare dubbelklickar eller markerar du namnet och klickar på knappen, samt klickar på Spara favoritmottagare. Fakturor Här visas de fakturor som markerat som Klar att skicka Finns inga fakturor i Klar att skicka, visas alla fakturorna som man har i trädet. Vill man skicka andra fakturor som inte finns bland Klar att skicka, så markerar man Visa alla fakturor. Fakturor som ligger i mappen Klar att skicka är alla markerade i listan Fakturor. Vill man inte skicka alla fakturor har du möjlighet att avmarkera en eller flera rader. Titta på fakturabilden i Skicka Om du dubbelklickar på en faktura i listboxen Faktura, visas fakturabilden i bildfönstret ovanför. Detta ger möjlighet att kontrollera att du verkligen valt rätt faktura. Klicka på knappen skicka. Nu skickas den och den försvinner från din brevlåda. Information En faktura som har ett i inskrivet på fakturasymbolen i trädet, har ett meddelande knutet till fakturan som användaren bör läsa. Informationen som finns knuten till viss faktura nås genom att man trycker Alt + i eller klickar på fliken Information. 12

13 Det finns flera typer av informationsmeddelande 1. Information till betalningsinstitut. Detta genereras med automatik på alla fakturor vid ankomstregistrering och skapar INTE ett i på fakturasymbolen. 2. Information från systemet. Något grundläggande är förändrat av ankomstregistrerare på fakturan makulering, ändring av belopp, moms, fakturanummer, borttag av annans nivå 2 attest m.m. Sådan förändring skapar ett i på fakturasymbolen. 3. Information internt. Någon användare har skrivit information till fakturan. Sådan förändring skapar ett i på fakturasymbolen. Alla meddelanden som knyts till fakturan arkiveras tillsammans med fakturan. Efter arkivering av fakturan kan inget internt info tas bort. Efter arkivering kan man söka upp en faktura och läsa samt skriva ett internt meddelande till fakturan. Skriva ett eget informationsmeddelande till fakturan För att skapa ett internt info, tryck Alt + N, eller klicka på texten Lägg till ny information längst ner i fönstret, eller klicka på Ett textfönster öppnar sig och man kan skriva sitt meddelande. För att spara tryck Tabb och sedan Enter, eller klicka på Man kan bara ändra eller radera ett meddelande som man själv skrivit. Du ändrar i ett meddelande som du själv skrivit genom att klicka på texten information internt eller klickar på Textfönstret öppnar sig och man kan förändra sitt meddelande. För att spara tryck Tabb och sedan Enter, eller klicka på Borttag sker genom att man klickar på på ett meddelande som man själv skrivit. Huvud Under fliken huvud ser man allt om fakturan inklusive vem som haft fakturan. 13

14 Uppdatera träd Läser in nya fakturor och uppdaterar förändrad fakturainformation till trädstrukturen. De fakturor som redan finns i trädet uppdateras under faktura-flödet i applikationen. Du uppdaterar trädet genom att trycka Alt + E eller klicka på Uppdatera träd. Utloggning Genom att logga ur, kommer du åter till inloggningsbilden. Du loggar ur genom att trycka Alt + U eller klicka på Utloggning. Att använda sig av utloggning vid ett uppehåll i arbetet är att rekommendera eftersom detta spar systemresurser. Det förhindrar också att någon obehörig användare av din Pc kan köra applikationen. 14

15 Övrigt I listboxen Övrigt har det samlats funktioner som inte används så frekvent. Övrigt/ Byt lösenord Reglerna för hur ofta lösenordet skall bytas och hur det skall vara uppbyggt bestäms av den systemansvarige. För att byta lösenord, ange först ditt gamla lösenord och ange sedan Nytt lösenord och bekräfta det genom att ange det nya lösenordet på raden Verifiera lösenord. Om du har glömt ditt gamla lösenord, kontakta systemansvarig. Första gången du loggar in i e.fact (och du saknar lösenord) eller om ditt lösenord raderats av systemansvarig skall du lämna Gammalt lösenord blankt och enbart skriva in ditt nya lösenord, samt verifiera det. 15

16 Övrigt/ Eftersändning Här anges uppgifter om vart fakturor ska skickas vid frånvaro. Mottagare markeras i listan Välj användare och i Eftersänd datum anges de datum som eftersändningen ska gälla. Sedan dubbelklickar eller trycker man på spara de aktuella eftersändningarna. och trycker Alt + S eller Spara för att När man sparat en eftersändning tillkommer knappen Ta bort, som enbart visas om man har sparade, giltiga eftersändningar. Trycker man Alt + B eller Ta bort tas alla eftersändningar bort. Vill man ta bort en eftersändning markerar man personen i Eftersändningar och använder ta bort och trycker Alt + S eller Spara Det är möjligt att lägga in flera eftersändningar i förväg, men man kan bara eftersända till en person per period. Eftersändning kan ske i flera led, dvs. du kan eftersända till en person som själv har eftersändning till någon annan person under samma period. Däremot kan du inte lägga upp en eftersändning till någon person som har eftersändning till dig själv under samma period som du önskar eftersända. 16

17 Övrigt/ Fakturadetaljer Visar den aktuella fakturans detaljinformation och eventuella extrauppgifter. En utskrift av denna sida kan underlätta i en supportsituation. För en användare i allmänhet rekommenderar vi den information som finns under flik Huvud (Alt + H). Symbolförklaring Mina fakturor De fakturor som är på mitt skrivbord Min mapp Fakturor som jag av någon anledning vill sortera för sig Klar att skicka Fakturor som jag vill skicka vidare Sökta fakturor Uppsökta fakturor som jag endast kan titta på och skriva meddelanden till Symboler i trädstrukturen - Fyra viktiga symboler visas i trädstrukturen Följande två symboler kan förekomma i samband med faktura-ikonerna i trädet. - En faktura i trädet märk med ett K inskrivet i röd cirkel betyder Kreditfaktura. - En faktura i trädet märkt med SF inskrivet i en blå cirkel betyder Samlingsfaktura, fler än en person hanterar denna faktura samtidigt. Faktura-ikoner Registrerad Registrerad med info På väg att bli grön (kvar att kontera =0, alla rader minst nivå-1 attesterade samt saknar någon nivå Godkänd Utanordnad Arkiverad Makulerad Makulerad med info Fakturor som är på väg att förfalla visas med röd text. Fakturastatus i klartext 17

18 0 - Registrerad 1 - Godkänd 2 - Utanordnad 3 - Arkiverad Ankomstregistrerad faktura som sparats Slutregistrerad faktura där samtliga konteringsrader attesterats enligt nivå 2 och där kvar att kontera är 0 Slutregistrerad faktura som attesterats enligt nivå 3 Slutregistrerad faktura där integration körd till mottagande ekonomisystem 4 - Makulerad Makulerad faktura 18

19 Att söka efter fakturor Sök För att söka efter fakturor, tryck Alt + Ö eller klicka på Sök i den övre menyraden. Man kan söka på tre olika typer av värden; 1. Fakturavärden. Information knutet till fakturan. 2. Konteringsvärden. Information knuten till fakturans konteringar. 3. Attestvärden. Information knuten till fakturans attester. Det är valbart vilka typer av fakturor man vill att sökningen skall gälla, Fakturor, Förfaktura eller Internfaktura. Innevarande bokföringsår läggs automatiskt ut som grund för sökningarna, vill man söka på annat år får man ändra manuellt. För sökning på värden som består av enbart tal, finns följande valbara operander Urval kan göras för exakt värde (=), större än (>), mindre än (<), större än eller lika med (>=), mindre än eller lika med (<=), skilt från (<>) eller intervall (kombinationer av urval). Dessa operander går inte att kombinera med fritextsökning (jokersökning). 19

20 För sökning på värden som kan innehålla bokstäver (dock ofta i kombination med, eller enbart tal) finns följande valbara operander Urval kan göras för samma värden som ovan, med skillnaden att fritextsökningen (jokersökning) som tillkommit. Fritext som innebär att t.ex. att Företagsnamn som A, är samma sak som att skriva A*, dvs. alla företagsnamn som börjar på A oavsett längd. Företagsnamn som *ALP*, dvs. alla företagsnamn som någonstans i namnet innehåller tecknen ALP. Företagsnamn som A????, dvs. alla företagsnamn som börjar på A och som består av fyra tecken. Företagsnamn = A* eller A? fungerar dock inte. Vill man använda fritextsökning i sitt urval måste man först välja värdet som. Så här söker du Ange de sökparametrar du vill ha (försöka begränsa urvalet för att få så precis träff som möjligt). Vill du rensa bland de parametrar du knappat in och börja om på nytt, tryck Alt + N, eller på Rensa. Tryck Alt + Ö eller klicka på Sök Ett resultat liknade nedanstående exempel visas Är man missnöjd med sökresultat och vill söka ingen, tryck Alt + Ö eller på Sök igen. Var sökresultat det man förväntade sig och vill titta närmare på dessa fakturor på skrivbordet, tryck Alt + U eller Urval till skrivbordet. Finner du en särskild faktura bland sökresultat och du bara vill titta på den, markera fakturan i kryssrutan till vänster och tryck Alt + U eller på Urval till skrivbordet. Vill du markera/avmarkera alla fakturor för urval till skrivbordet, tryck Alt + M/Alt + V eller på Markera/Avmarkera alla. 20

21 Har du valt urvalet till skrivbordet visas fakturorna du sökt fram under Sökta fakturor på skrivbordet. Första fakturan i sökurvalet är markerad och dess fakturabild laddas, samtidigt som Kontera/Attestera visar denna fakturas konteringar och attester. Du kan inte skicka en uppsökt faktura som du inte själv har, inte heller kontera eller attestera den. Du kan dock skriva ett internt info till fakturan, även om den är makulerad eller arkiverad, du kan inte ta bort eller ändra ett sådant meddelande. Vill du söka på nytt tryck Alt + Ö eller klicka på Sök Sök på konteringsvärden För att söka på konteringsvärden går du tillväga på samma sätt som beskrivits ovan. Också här kan du använda fritextsökning (som) för värdena Företagsnamn och Företagsnyckel. 21

22 Vill du söka på fakturans status kan du välja på exakt (=) eller skiljt ifrån (<>) och sedan välja fakturans status i klartext. Sök på attestvärden För att söka på attestvärden går du tillväga på samma sätt som beskrivits ovan. För att söka på attesttyp väljer man bland applikationens befintliga attesttyper i klartext. 22