efact Sök Sök/Rapporter ( )

Transkript

1 efact Sök Sök/Rapporter ( )

2 Sök För att söka efter fakturor, tryck Alt + Ö eller klicka på Sök i den övre menyraden. Man kan söka på tre olika typer av värden; 1. Fakturavärden. Information knutet till fakturan. 2. Konteringsvärden. Information knuten till fakturans konteringar. 3. Attestvärden. Information knuten till fakturans attester. Det är valbart vilka typer av fakturor man vill att sökningen skall gälla, Fakturor, Förfaktura eller Internfaktura. Innevarande bokföringsår läggs automatiskt ut som grund för sökningarna, vill man söka på annat år får man ändra manuellt. För sökning på värden som består av enbart tal, finns följande valbara operander Urval kan göras för exakt värde (=), större än (>), mindre än (<), större än eller lika med (>=), mindre än eller lika med (<=), skilt från (<>) eller intervall (kombinationer av urval). Dessa operander går inte att kombinera med fritextsökning (jokersökning). För sökning på värden som kan innehålla bokstäver (dock ofta i kombination med, eller enbart tal) finns följande valbara operander

3 Urval kan göras för samma värden som ovan, med skillnaden att fritextsökningen (jokersökning) som tillkommit. Fritext som innebär att t.ex. att Företagsnamn som A, är samma sak som att skriva A*, dvs. alla företagsnamn som börjar på A oavsett längd. Företagsnamn som *ALP*, dvs. alla företagsnamn som någonstans i namnet innehåller tecknen ALP. Företagsnamn som A????, dvs. alla företagsnamn som börjar på A och som består av fyra tecken. Företagsnamn = A* eller A? fungerar dock inte. Vill man använda fritextsökning i sitt urval måste man först välja värdet som. Så här söker du Ange de sökparametrar du vill ha (försöka begränsa urvalet för att få så precis träff som möjligt). Vill du rensa bland de parametrar du knappat in och börja om på nytt, tryck Alt + N, eller på Rensa. Tryck Alt + Ö eller klicka på Sök Ett resultat liknade nedanstående exempel visas Är man missnöjd med sökresultat och vill söka ingen, tryck Alt + Ö eller på Sök igen. Var sökresultat det man förväntade sig och vill titta närmare på dessa fakturor på skrivbordet, tryck Alt + U eller Urval till skrivbordet. Finner du en särskild faktura bland sökresultat och du bara vill titta på den, markera fakturan i kryssrutan till vänster och tryck Alt + U eller på Urval till skrivbordet. Vill du markera/avmarkera alla fakturor för urval till skrivbordet, tryck Alt + M/Alt + V eller på Markera/Avmarkera alla. Har du valt urvalet till skrivbordet visas fakturorna du sökt fram under Sökta fakturor på skrivbordet.

4 Första fakturan i sökurvalet är markerad och dess fakturabild laddas, samtidigt som Kontera/Attestera visar denna fakturas konteringar och attester. Du kan inte skicka en uppsökt faktura som du inte själv har, inte heller kontera eller attestera den. Du kan dock skriva ett internt info till fakturan, även om den är makulerad eller arkiverad, du kan inte ta bort eller ändra ett sådant meddelande. Vill du söka på nytt tryck Alt + Ö eller klicka på Sök Sök på konteringsvärden För att söka på konteringsvärden går du tillväga på samma sätt som beskrivits ovan. Också här kan du använda fritextsökning (som) för värdena Företagsnamn och Företagsnyckel. Vill du söka på fakturans status kan du välja på exakt (=) eller skiljt ifrån (<>) och sedan välja fakturans status i klartext.

5 Sök på attestvärden För att söka på attestvärden går du tillväga på samma sätt som beskrivits ovan. För att söka på attesttyp väljer man bland applikationens befintliga attesttyper i klartext. Sök/Rapporter För att göra en sökning/rapport behöves minst 2 steg utföras. 1 - Välja vilken rapport som skall användas. Beroende på behörighet kan antalet tillgängliga rapporter variera.

6 2 - Ange sökurvalet som rapporten skall baseras på. Utökad sök ger tillgång till fler kolumner att söka på och utseendet på rapportresultatet kan ställas in. För att köra en utökad sökning/rapport behöver 3 steg göras. 1: Välja vilken rapport som skall användas. 2: Ange sökurvalet som rapporten skall baseras på. 3: Bestämma utseendet på rapporten, rubrik, vilka kolumner som skall finnas med, ordningen på kolumnerna. Kryssrutan längst ned på fönstret Visa sökattribut används då man vill kunna överföra sökresultatet till Sökta fakturor i trädstrukturen. Maximalt visade rader i rapporterna är parameterstyrt och är som standard satt till 500 rader och 100 rader då det gäller att överföra sökresultat till Sökta fakturor i trädet. Detta för att inte överbelasta applikationen. På den sista raden i rapporten visas tiden som det tar att söka fram innehållet i rapporten. Beroende på urvalet och vilken sökbehörighet som användaren har, kan söktiden kraftigt variera.

7 Det går att kopiera sökresultatet genom att markera de önskade raderna och kopiera (Ctrl + C) dessa till Excel eller Word. Övrigt/Rapporter-Sökurval Urvalskriterier kan anges i en eller flera kolumner. Exempel på urval. Exempel 1: Om urval anges för flera kolumner kommer de olika urvalen för kolumnerna att sättas ihop med och. I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som har Prefix=41 och Vernr=2. Exempel 2: I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som har Prefix=41 och Vernr= 2 och 3. Exempel 3: I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som har Prefix=41 och Vernr större än 2 eller mindre än 8. Exempel 4: I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som kommer från företag med postadressen Malmö. Exempel 5: I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som kommer från företag med företagsnamn som börjar på P, och med postadress i Malmö. Exempel 6:

8 I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som kommer från företag med företagsnamn som slutar på AB, och med postadress i Malmö. Exempel 7: I exemplet ovan kommer alla fakturor med i rapporten som har ett fakturabelopp mellan 1 och 20 kronor och där bokföringsdatum är större eller lika med Giltiga operander vid sökning <, >, <=, >=, <>, och, eller, ej, är null (värde saknas), mellan. Det går också bra att använda de engelska uttrycken and, or, not, is null, between. Vid sökning med jokertecken används tecknet * som då motsvarar ett antal valfria tecken och kan användas som första eller sista tecken i strängen. Exempel. vi* hittar vit och villa. Denna form av sökning kan ej kombineras med andra operander. Två varianter finns till hjälp för att veta hur ett förväntat värde skall skrivas in i ett visst fält. 1 - Genom att föra musmarkören över kolumnrubrikerna visas vilken datatyp kolumnen har; text, numerisk eller datum. 2 - Genom att dubbelklicka i en kolumn visas i ett litet fönster typen av värden som kan förekomma. De värden som visas är endast typvärden. Övrigt/Rapporter-Utseende

9 Man kan här välja vilka kolumner som skall vara med och i vilken ordning dessa kommer. Rubrik på rapporten kan sättas. Eventuellt sidbryt kan sättas efter ett antal rader. De kolumner som är markerade (målade) i den högra listboxen Kolumner i rapport kommer att visas i rapporten. I detta exempel sätts rubriken till Skumma fakturor till Viktiga Bolaget. Kolumnerna som kommer med på rapporten är Prefix, Vernr, Fakturanummer, Ordernummer. Någon sidbrytning kommer inte att ske. Vill man ändra ordningen på kolumnerna i rapporten, kan alla rader i Kolumner i rapport tas bort för att sedan läggas till i den ordning man önskar. Övrigt/Rapporter-Utskrift Vid utskrift av rapport, högerklicka på rapporten och välj Skriv ut.