1. MODULENS SYFTE OCH UPPBYGGNAD REGISTRERA INTERNFAKTURA BETALA INTERNFAKTURA AVSLÅ INTERNFAKTURA... 22

Transkript

1 Innehåll Internfakturering 1. MODULENS SYFTE OCH UPPBYGGNAD... 3 SYFTE... 3 TYPER AV TRANSAKTIONER... 3 FUNKTIONER I INTERNFAKTURERINGEN... 3 FLÖDE I INTERNFAKTURERINGEN... 4 FUNKTIONER I NAVIGATOR REGISTRERA INTERNFAKTURA... 6 STEG 1 - REGISTRERA INTERNFAKTURA... 6 STEG 2 - SKRIV UT BUNTÖVERSIKT FÖR GRANSKNING STEG 3 - SKICKA INTERNFAKTURA TILL MOTTAGARE BETALA INTERNFAKTURA STEG 1 - AVISERING STEG 2 - BETALA INTERNFAKTURA STEG 3 - SKRIV UT BUNTÖVERSIKT FÖR GRANSKNING STEG 4 - GODKÄNNA INTERNFAKTURA AVSLÅ INTERNFAKTURA RÄTTA INTERNFAKTURA ÅTERKALLA INTERNFAKTURA RÄTTA KONTERING PÅ POSTAD INTERNFAKTURA PÅMINNELSER SKAPA KOPIERINGSMALL Internfakturering (Uppdaterad ) 1

2 8. KOPIERA INTERNFAKTURA APPENDIX BIFOGA BILAGA - INLEDNING FIL SOM BILAGA TEXT SOM BILAGA WEBBSIDA SOM BILAGA TA BORT BILAGA ÖPPNA BILAGA Internfakturering (Uppdaterad ) 2

3 1. Modulens syfte och uppbyggnad Syfte Här registreras interna transaktioner mellan avdelningar och institutioner inom universitetet. Fakturor från enheter inom universitetet som kör egna faktureringssystem importeras till Orfi så att alla interna fakturor betalas här. Både den avsändande och den mottagande institutionen registrerar sin del av internfakturan i samma formulär. Det framställs inte några internfakturor på papper utan alla fakturor aviseras elektroniskt. Om det behövs ytterligare information än den som får plats i beskrivningsfältet får avsändaren skicka ett underlag med internpost eller bifoga dem elektroniskt vid registreringen av internfakturan (se Appendix). Typer av transaktioner Det finns tre typer av interna transaktioner. Intern försäljning: Används vid försäljning mellan institutioner inom universitet. Externt samköp: Används när du köpt något externt och en del av fakturan ska betalas av någon annan institution än din egen. Du bokför samköpsfakturan som en kostnadsreduktion, dvs använder samma konton som du använde när du betalade din externa faktura. När du ställer ut en samköpsfaktura ska du alltid fylla i det externa fakturanumret i fältet Beskrivning. Fördelning: Används vid fördelning av inkomster och utgifter till andra institutioner. Vid en fördelning ska både Avsändare och Mottagare använda samma konto Funktioner i internfaktureringen Institution/Enhet Ställa ut internfaktura Betala internfaktura Skicka aviseringar Ekonomisektionen Skicka påminnelser Internfakturering (Uppdaterad ) 3

4 Flöde i internfaktureringen 1. Internfakturan registreras. (Avsändande intstitution) 2. Registreraren skriver ut en Buntöversikt internfaktura över utställda internfakturor. (Avsändande institution) 3. Granskning av underlag och av det som har registrerats samt underskrift av buntöversikt. (Avsändande institution) 4. Avisering skickas iväg till mottagande institution. (Avsändande institution) 5. Mottagande institution får en avisering om att man har en internfaktura som ska betalas. (Mottagande institution) 6. Den mottagande institutionen konterar internfakturan. (Mottagande institution) 7. Registreraren på den mottagande institutionen skriver ut en Buntöversikt internfaktura över konterade internfakturor. (Mottagande institution) 8 Granskning av underlag och av det som har registrerats samt underskrift av buntöversikt. (Mottagande institution) 9. Den mottagande institutionen godkänner internfakturan. (Mottagande institution) 10. Ett meddelande om att fakturan är betald skickas till den avsändande institutionen. (Mottagande institution) 11. Internfakturan postas till redovisningen och alla saldon i huvudboken uppdateras. Både avsändarens och mottagarens saldon uppdateras samtidigt. (Görs en gång per dygn av Ekonomisektionen) Funktioner i Navigator 1. Registrera/Internfaktura Här registrerar du interna fakturor. 2. Skapa/Kopieringsmall Här skapar du en internfaktura som du kan använda för kopiering. 3. Kopiera/Internfaktura Detta alternativ använder du när du ska kopiera en internfaktura. Du måste först ha gjort en kopieringsmall. 4. Sök/Aviseringar Här kan du se alla aviseringar ditt kostnadsställe fått. 5. Rapporter/Beställ rapport Här beställer du rapporter. Internfakturering (Uppdaterad ) 4

5 6. Övrigt/Jobbkö Här kan du titta på tidigare beställda rapporter, samt skriva ut dem. 7. Övrigt/Profil Används vid ändrig av användarparametrar, t e x förvald skrivare. 8. Arbetslista Här kan du se dina aviseringar. Internfakturering (Uppdaterad ) 5

6 2. Registrera internfaktura Steg 1 - Registrera internfaktura Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Klicka på knappen <Ny>. Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Internfakturering (Uppdaterad ) 6

7 Fält i fönstret Registrera koncerntransaktioner : Nummer: Fylls i automatiskt med fakturanummer när du sparar internfakturan. Status: Ny fylls i automatiskt vid registrering av internfakturor. Avsändare: Ditt kostnadsställe fylls i automatiskt. Mottagare: Fyll i mottagarens kostnadsställe, dvs vem det är som ska betala internfakturan som du ställer ut. Bokföringsdatum: Här fyller du i bokföringsdatum för internfakturan. Du kan välja ett bokföringsdatum i alla öppna perioder. Om du väljer att fylla i bokföringsdatum fylls nästa fält Period i automatiskt. Du kan också välja att hoppa över fältet Bokföringsdatum och fylla i fältet Period direkt. Då fylls fältet Bokföringsdatum i automatiskt. Period: Fältet fylls i automatiskt om du valt ett bokföringsdatum i föregående fält. Du kan också välja att fylla i en period i detta fält. Du kan välja att bokföra din internfaktura i alla öppna perioder. Registreringsdatum: Fältet fylls i automatiskt när du sparar din internfaktura. Typ: Här väljer du med hjälp av värdelistan vilken typ av interntransaktion du ska göra. Valuta: SEK fylls i automatiskt och ska inte ändras. Godkännandedatum: Fältet fylls i automatiskt när mottagaren har godkänt internfakturan. Referens: Här fyller du i kontaktperson på din avdelning och eventuell kontaktperson hos mottagaren. Belopp: Fyll i internfakturans totalbelopp. OBS! Du ska alltid fylla i ett positivt belopp även om du ska betala tillbaka pengar (en kreditfaktura) till mottagaren. Internfakturering (Uppdaterad ) 7

8 Beskrivning: Fyll i vad försäljningen avser. Det som du fyller i här skickas med aviseringen som mottagaren får om att det finns en internfaktura att betala. Om du bifogar bilagor är det bra att skriva det i beskrivningsfältet, t ex se bilaga. Överförd till: Avsändare och Mottagare. Fylls i automatiskt med Nej. Dessa fält ändras till Ja när internfakturan blivit postad. Återförd: Fylls i automatiskt med Nej. När du passerat fältet Återförd visas fönstret Mellanhavande: Transaktioner. Du ska inte registrera något i fälten Bokf.datum och Antal Påminnelser, utan dessa fält fylls i med automatik. Tillgångsnummer: Om fakturan avser en intern försäljning av en anläggningstillgång anger du tillgångsnumret i detta fält. Tillgångsnumret hittar du i anläggningsregistret. Bokf.datum: När internfakturan blivit godkänd och postad till huvudboken ser du bokföringsdatumet här. Antal påminnelser: Här kan du se hur många påminnelser som skickats ut för internfakturan. Klicka på knappen <Avbryt>. Du är då tillbaka i fönstret Registrera koncerntransaktioner. Avsändare: Här kan du välja att kontera din internfaktura på en eller flera rader. Summan av dina konteringar måste bli samma som i fältet Belopp. Rad: Ange 1 på den första raden. Övriga radnummer fylls i automatiskt. Om det behövs kan du ändra radnumren. Konto: Ange kodsträng i fältet Konto genom att ta fram värdelistan i fältet (det finns värdelistor för respektive kodsträngsdel). När du lämnar konteringsfältet görs automatiskt en kontroll av att du verkligen fyllt i de delar av kodsträngen som är obligatoriska att fylla i. Om du Internfakturering (Uppdaterad ) 8

9 försöker lämna kodsträngen utan att ha fyllt i en godkänd kontering, kommer ett meddelande som talar om vad som är fel. Debet/Kredit: Fyll i fakturans belopp. Om du ställer ut en internfaktura så fyller du i beloppet på kreditsidan och ska du betala tillbaka pengar (göra en internkreditfaktura) eller göra en fördelning så fyller du i beloppet på debetsidan. Om du klickar på den gråa rutan efter Kredit så visas fönstret Mellanhavande: Transaktionsrader : Här kan du fylla i en valfri kommentar som inte syns hos mottagaren utan bara visas i vissa rapporter i huvudboken. När du gjort din internfaktura färdig klickar du på knappen <Generera>. Följande meddelande visas: Klicka på knappen <Ja>. Då visas följande meddelande: Klicka på knappen <OK> Då fylls internfakturans motkontering i automatiskt under Mellanhavandeavräkningskonto och internfakturan får ett fakturanummer. Alla universitetets internfakturor hamnar i samma fakturanummerserie. Bilagor Det är möjligt att bifoga bilagor till internfakturan, t ex en beräkning i Excel eller en länk till en hemsida. När du registrerat internfakturan enligt ovan och klickat på <Generera> aktiveras knappen <Bilagor > i verktygsmenyn. Se Appendix för instruktion. Obs! Skriv Internfakturering (Uppdaterad ) 9

10 gärna i beskrivningsfältet att bilaga bifogas. Steg 2 - Skriv ut buntöversikt för granskning När du har registrerat dina internfakturor ska du skriva ut en Buntöversikt internfakturor som du sätter tillsammans med dina fakturaunderlag. Gå till Navigator: Rapporter/Beställ rapport Välj rapporten Buntöversikt internfaktura ur värdelistan. Fönstret Parametrar visas. Parametrar: Kostnadsställe: Fyll i ditt kostnadsställe. Avsändare/Mottagare: Fyll i Avsändare eftersom du är avsändare när du ställer ut en internfaktura. Status: Fyll i Ny vilket är statusen på din internfaktura tills du har skickat iväg den till mottagaren. Från nummer: Här kan du fylla i ett specifikt fakturanummer. Om du lämnar fältet blankt och väljer status Ny visar buntöversikten alla internfakturor som ännu inte är aviserade till mottagaren. Till nummer: Här kan du fylla i ett specifikt fakturanummer. Om du lämnar fältet blankt och väljer status Ny visar buntöversikten alla internfakturor som ännu inte är aviserade till mottagaren. Buntöversikten ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder. Efter att internfakturorna blivit granskade och underskrivna av den som har rätt att teckna bokföringsorder ska du gå in och skicka iväg internfakturorna till mottagaren. Detta görs elektroniskt. Internfakturering (Uppdaterad ) 10

11 Steg 3 - Skicka internfaktura till mottagare När internfakturan är granskad och buntöversikten har blivit underskriven av den som har rätt att teckna bokföringsorder så ska internfakturan skickas till mottagaren. Detta görs genom att man skickar en avisering till mottagaren. Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Ändra fältet Status till Ny och klicka på knappen <Sök> så får du fram alla dina utställda fakturor som ännu inte är skickade till mottagaren. Du kan även fylla i fälten Nummer eller Bokföringsdatum för att ytterligare begränsa din sökning. Internfakturering (Uppdaterad ) 11

12 Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Klicka på knappen <Kör>. Följande meddelande visas: Klicka på knappen <OK>. Nu har internfakturan och eventuella bilagor skickats iväg till mottagaren och statusen på fakturan ändras till Granska. När mottagaren har betalat sin internfaktura får du ett meddelande om detta. OBS! Internfakturan kommer ej att bli postad till huvudboken förrän mottagaren har konterat och godkänt internfakturan. Internfakturering (Uppdaterad ) 12

13 3. Betala internfaktura Steg 1 - Avisering Alla avsändare som har behörighet till kostnadsstället får aviseringar om nya internfakturor direkt när man loggar in på sin behörighet. Aviseringarna syns i användarens arbetslista. Man kan också se alla aviseringar under alternativet: Navigator: Sök/Aviseringar. Eftersom alla kostnadsställets användare får meddelande om nya aviseringar bör man utse någon som ansvarar för att betala internfakturorna. Aviseringar i arbetslista Så här ser aviseringen ut som man får i sin arbetslista på den personliga hemsidan. Du ser de 5 senaste aviseringarna i din arbetslista. Vill du se fler aviseringar klickar du på knappen <Nästa 5>. Väljer du alternativet Arbetslista i navigatorn ser du de 25 senaste aviseringar direkt i din arbetslista. De aviseringar som rör internfakturor som måste godkännas är markerade med kostnadsställe och för att de lättare ska synas. När du har fått en avisering så klickar du på den för att se vad internfakturan innehåller. Om du ska åtgärda internfakturan senare och vill ha den kvar i din arbetslista så klickar du Internfakturering (Uppdaterad ) 13

14 på knappen <Hem> för att komma tillbaka till den Personliga hemsidan. Vill du skriva ut aviseringen klickar du på knappen <Utskrivbar sida>. Vill du gå tillbaks när du valt Utskrivbar sida trycker du på Bakåt-knappen i Web-läsaren. Om du vill ta bort aviseringen från din arbetslista så klickar du på knappen <Ta bort avisering>. Aviseringar under Sök/Aviseringar Så här ser aviseringarna ut om du väljer alternativet: Navigator: Sök/Aviseringar. Om du vill se alla aviseringar som du ej godkänt, fyller du i status <Öppen> och klickar på knappen <OK>. Då visas en arbetslista med alla dina ej godkända aviseringar. När du har konterat och godkänt en internfaktura, sätter du en bock under Markera och klickar på knappen Internfakturering (Uppdaterad ) 14

15 <Öppna>. När aviseringen öppnats väljer du <Ta bort avisering>. Då försvinner aviseringen från arbetslistan. Om du har många aviseringar så visas 25 aviseringar på varje sida. Vill du se fler aviseringar klickar du på knappen <Nästa 25>. Steg 2 - Betala internfaktura När du har fått en avisering om en ny internfaktura och ska betala denna måste du först söka fram internfakturan. Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Gå till fältet Status och ändra statusen till Granska. Då visas alla de internfakturor som du ännu ej godkänt. Vill du ta fram en särskild internfaktura kan du även fylla i fakturanumret i fältet Nummer så visas bara den valda internfakturan. Klicka på knappen <Sök>. Internfakturering (Uppdaterad ) 15

16 Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Kontrollera först om är aktiv i verktygsfältet. Om den är det innebär det att avsändaren har bifogat en bilaga som du bör kontrollera innan du betalar internfakturan. Klicka på och titta på bilagan. Finns det mer än en bilaga måste du först markera vilken du är intresserad av att titta på. Är bilagan text ser du texten i en ruta under listan. Klicka på <Öppna dokument > för att öppna fil eller webbsida. Obs! Är det en Excel- eller Wordfil måste du hålla <Ctrl> nere samtidigt som du klickar på <Öppna dokument >! Detsamma gäller tif-filer. Spara ner tif-filen på t ex Skrivbordet och öppna den med t ex Windows Picture and Fax Viewer. Internfakturering (Uppdaterad ) 16

17 När du tittat på bilagan kan du stänga fönstret och återgå till internfakturan. Information om olika typer av bilagor finns i Appendix. När du ska betala en internfaktura gör du enligt följande: Gå till fliken <Mottagare> och kontera din del av internfakturan. Rad: Ange 1 på den första raden. Övriga radnummer fylls i automatiskt. Om det behövs kan du ändra radnumren. Konto: Ange kodsträng i fältet Konto genom att ta fram värdelistan i fältet (det finns värdelistor för respektive kodsträngsdel). När du lämnar konteringsfältet görs automatiskt en kontroll av att du verkligen fyllt i de delar av kodsträngen som är obligatoriska att fylla i. Försöker du lämna kodsträngen utan att ha fyllt i en godkänd kontering, får du ett meddelande som talar om vad som är fel. Det görs en kontroll av att både mottagare och avsändare har använt externa eller interna konton och att båda har använt samma koncernkod. Anser du att avsändaren konterat fel ska du klicka på knappen <Avslå>. Ett meddelande skickas till avsändaren som kan korrigera sin del av konteringen. Debet/Kredit: Fyll i fakturans belopp. Betalar du en internfaktura fyller du i beloppet på debetsidan och ska du få pengar tillbaka (för en internkreditfaktura) fyller du i beloppet på kreditsidan. Internfakturering (Uppdaterad ) 17

18 Om du klickar på den gråa rutan efter kredit så visas fönstret Mellanhavande: Transaktionsrader: Här kan du fylla i en valfri kommentar som inte syns hos avsändaren utan bara visas i vissa rapporter i huvudboken. Spara din kontering. Steg 3 - Skriv ut buntöversikt för granskning När du har registrerat din betalning av internfakturan ska du skriva ut en Buntöversikt internfakturor som visar beskrivningen av internfakturan. Gå till Navigator: Rapporter/Beställ rapport Välj rapporten Buntöversikt internfaktura ur värdelistan. Fönstret Parametrar visas. Parametrar: Kostnadsställe: Fyll i ditt kostnadsställe. Avsändare/Mottagare: Fyll i Mottagare eftersom du är mottagare när du betalar en internfaktura. Status: Fyll i Granska vilket är statusen på din internfaktura innan du har godkänt den. Från nummer: Här kan du fylla i ett specifikt fakturanummer. Om du lämnar fältet blankt och väljer status Granska så visas alla internfakturor som du ej godkänt. Internfakturering (Uppdaterad ) 18

19 Till nummer: Här kan du fylla i ett specifikt fakturanummer. Om du lämnar fältet blankt och väljer status Granska så visas alla internfakturor som du ej godkänt. Buntöversikten sätts tillsammans med eventuella underlag. Den ska skrivas under av registreraren och sedan lämnas till den som får lov att granska och teckna bokföringsorder. Efter det att internfakturorna blivit granskade och underskrivna av den som har rätt att teckna bokföringsorder ska du godkänna internfakturorna. Steg 4 - Godkänna internfaktura Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Ändra fältet Status till Granska och klicka på knappen <Sök>. Då visas alla dina utställda fakturor som ännu inte är godkända. Du kan även fylla i fälten Nummer eller Bokf.datum för att ytterligare begränsa din sökning. Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Internfakturering (Uppdaterad ) 19

20 Klicka på knappen <Godkänn>. Följande meddelande visas: Klicka på knappen <OK>. Ett meddelande om att du har godkänt internfakturan skickas till avsändaren och internfakturan får status Godkänd. Både avsändarens och mottagarens kontering kommer nu att postas till huvudboken. Internfakturering (Uppdaterad ) 20

21 Internfakturering (Uppdaterad ) 21

22 4. Avslå internfaktura När du fått en internfaktura som du anser är felaktig så kan du avslå denna. Avsändaren får ett meddelande om detta och kan korrigera eller ta bort fakturan. Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Fyll i fakturanumret på den faktura du vill avslå. Klicka på knappen <Sök>. Fönstret Registera koncerntransaktioner visas. Internfakturering (Uppdaterad ) 22

23 Fyll i anledningen till varför du avslår fakturan i fältet Beskrivning. Klicka på knappen <Avslå>. Följande meddelande visas: Klicka på knappen <OK>. Internfakturan får status Avslagen och du kan inte längre kontera fakturan. Internfakturering (Uppdaterad ) 23

24 Avsändaren får ett meddelande om att fakturan är avslagen. Avsändaren kan antingen korrigera fakturan och klicka på knappen <Kör> så skickas en ny korrigerad faktura över till mottagaren eller om fakturan inte ska betalas så klickar avsändaren på knappen <Ta bort> så makuleras fakturan. Internfakturering (Uppdaterad ) 24

25 5. Rätta internfaktura Återkalla internfaktura Om avsändaren upptäcker att något är fel innan mottagaren har hunnit godkänna internfakturan så kan avsändaren återkalla fakturan. Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Fyll i numret på den internfaktura du vill återkalla i fältet Nummer. Klicka på knappen <Sök>. Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Internfakturering (Uppdaterad ) 25

26 Klicka på knappen <Återkalla>. Mottagaren får ett meddelande om att internfakturan är återkallad och kan inte kontera eller godkänna den längre. Nu kan avsändaren antingen korrigera det som är fel (det går att korrigera allt utom Typ och Mottagare ) och sedan klicka på knappen <Kör> för att skicka internfakturan på nytt Internfakturering (Uppdaterad ) 26

27 eller om hela fakturan ska makuleras klickar avsändaren på knappen <Ta bort>. Om avsändaren väljer att ta bort fakturan så får fakturan status Ta bort och det går inte att göra några ändringar på fakturan längre. Internfakturering (Uppdaterad ) 27

28 Rätta kontering på postad internfaktura Upptäcker du något fel i konteringen efter att internfakturan blivit postad så görs sådana korrigeringar i redovisningen. När du rättar en internfaktura gör du en hänvisning till fakturanumret i beskrivningsfältet. För att se hur man registrerar en verifikation i redovisningsmodulen, se Redovisningsmanulen. Internfakturering (Uppdaterad ) 28

29 6. Påminnelser Påminnelser på obetalda internfakturor framställs och aviseras till mottagaren av ekonomisektionen. Det skickas inte ut några påminnelser på papper utan påminnelserna kommer precis som internfakturorna att skickas elektroniskt. Påminnelserna kommer också att gå till alla användare på kostnadsstället som får aviseringar om internfakturor. Användarna ser påminnelserna i sin Arbetslista eller kan använda alternativet Navigator: Sök/Aviseringar. Första påminnelsen skickas 30 dagar efter utställandet av internfakturan och sen kommer det att skickas en påminnelse varje vecka tills internfakturan blivit betald. Vill du se hur många påminnelser som gjorts på en internfaktura väljer du Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Fyll i numret på den internfaktura du vill titta på i fältet Nummer. Klicka på knappen <Sök>. Internfakturering (Uppdaterad ) 29

30 Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Gå till rutan som ligger längst till höger under fältet Beskrivning och klicka på den. Fönstret Mellanhavande: Transaktioner visas. I detta fält kommer du att kunna se vilket bokföringsdatum som internfakturan kommer att få när den blivit postad och hur många påminnelser som skickats ut på internfakturan. OBS! Du ska inte ändra något i detta fält. Klicka på knappen <Avbryt> för att lämna fältet. Internfakturering (Uppdaterad ) 30

31 7. Skapa kopieringsmall Det f inns möjlighet att kopiera internfakturor om du t ex ställer ut många likadana fakturor till samma mottagare. Du kanske fakturerar en viss institution samma sak varje månad. Det går att ändra belopp, kontering och beskrivning på den kopierade fakturan. Innan du kan kopiera en internfaktura så måste du göra en mall som du kan kopiera. OBS! Det går inte att kopiera en redan registrerad internfaktura. Så här gör du om du vill göra en mall som du senare kan kopiera: Gå till Navigator: Skapa/Kopieringsmall Fönstret Def. återk. koncerntrans.buntar visas. Bunt: Fyll i ett valfritt namn på den bunt du vill kopiera. Avsändare: Fylls i automatiskt med ditt kostnadsställe. Beskrivning: Här kan du fylla i en valfri beskrivning. Giltighetsdatum Från och Till: Fyll i om du vill att internfakturan bara ska kunna kopieras under en viss period. Vill du alltid kunna kopiera internfakturan lämnar du fälten blanka. Klicka på knappen <Transaktioner>. Internfakturering (Uppdaterad ) 31

32 Fönstret Definiera återkommande koncerntransaktioner visas. Transaktion: Fyll i ett valfritt namn på den transaktion du vill kopiera. Typ: Här väljer du med hjälp av värdelistan vilken typ av interntransaktion du ska kopiera. Status: Fylls i automatiskt med Ny och ska inte ändras. Mottagare: Fyll i mottagarens kostnadsställe dvs vem som ska betala internfakturan som du vill kopiera. Belopp: Fyll i internfakturans belopp. Referens: Här fyller du i kontaktperson på din avdelning och eventuell kontaktperson hos mottagaren. Beskrivning: Fyll i vad försäljningen avser. Det som du fyller i här skickas med aviseringen som mottagaren får. Avsändare: Här kan du välja att kontera din internfaktura på en eller flera rader. Summan av dina konteringar måste bli samma som i fältet Belopp. Rad: Ange 1 på den första raden. Övriga radnummer fylls i automatiskt. Om det behövs kan du ändra radnumren. Konto: Internfakturering (Uppdaterad ) 32

33 Ange kodsträng i fältet Konto genom att ta fram värdelistan i fältet (det finns värdelistor för respektive kodsträngsdel). När du lämnar konteringsfältet görs automatiskt en kontroll av att du verkligen fyllt i de delar av kodsträngen som är obligatoriska att fylla i. Om du försöker lämna kodsträngen utan att ha fyllt i en godkänd kontering får du ett meddelande som talar om vad som är fel. Debet/Kredit: Fyll i fakturans belopp. Om du ställer ut en internfaktura så fyller du i beloppet på kreditsidan och ska du betala tillbaka pengar (göra en internkreditfaktura) så fyller du i beloppet på debetsidan. Om du klickar på den gråa rutan efter fältet Kredit så visas fönstret Mellanhavande: Återkommande rader : Här kan du fylla i en valfri kommentar som inte syns hos mottagaren utan bara visas i vissa rapporter i huvudboken. Mellanhavandeavräkningskonto: När du skapar en återkommande internfaktura så måste du manuellt registrera mellanhavandeavräkningskontot (du får detta automatiskt när du registrerar internfakturor.) Du ska alltid fylla i konto och ändra aktiviteten till Spara ditt arbete. Nu har du gjort en mall som du kan använda för att kopiera internfakturor. Hur du ska göra för att kopiera en faktura, se Kapitel 8 - Kopiera internfaktura. Internfakturering (Uppdaterad ) 33

34 8. Kopiera internfaktura När du vill kopiera en internfaktura så måste du först skapa en kopieringsmall. Hur du gör detta, se kapitel 7 Skapa kopieringsmall. Gå till Navigator: Kopiera/Internfaktura Fönstret Skapa återkommande transaktioner visas. Bokföringsdatum: Fyll i bokföringsdatum för internfakturan. Du kan välja ett bokföringsdatum i alla öppna perioder. Tryck <Tab>. Då visas buntnamnen på de kopieringsmallar som du kan välja mellan. Ställ markören på den bunt som du vill kopiera och tryck Ctrl och vänsterklicka på musen. Knappen längst ner ändrar namn till <1>. Internfakturering (Uppdaterad ) 34

35 Klicka på knappen <1>. Du får ett meddelande med jobbid för kopieringen. Klicka på knappen <OK>. Gå till jobbkön och titta på jobbet Skapa mellanhavandetransaktioner. Välj visa utdata så visas fakturanumret på den nya internfakturan. Skriv upp fakturanumret. Internfakturering (Uppdaterad ) 35

36 Gå till Navigator: Registrera/Internfaktura Fönstret Sök efter transaktioner visas. Fyll i fakturanumret i fältet Nummer och klicka på knappen <Sök>. Fönstret Registrera koncerntransaktioner visas. Internfakturering (Uppdaterad ) 36

37 Du kan nu göra förändringar i den kopierade internfakturan t ex ändra belopp, beskrivning eller kontering, samt bifoga bilagor. När du har gjort eventuella korrigeringar och skrivit ut rapporten Buntöversikt internfaktura och denna har blivit underskriven och granskad av den som tecknar bokföringsorder klickar du på knappen <Kör>. Följande meddelande visas: Vill du inte göra några ytterligare ändringar klickar du på knappen <Kör>. Du får ett meddelande om att en avisering har skickats. Vill du mer i detalj se vad som händer med din internfaktura, se Kapitel 2 Registrera internfaktura. Internfakturering (Uppdaterad ) 37

38 APPENDIX Bifoga bilaga - inledning Det är möjligt att bifoga bilagor till internfakturan, t ex en beräkning i Excel eller en länk till en hemsida. När du registrerat internfakturan och klickat på <Generera> aktiveras knappen <Bilagor > i verktygsmenyn. Lägg även till texten se bifogad bilaga i beskrivningsfältet. Klicka på knappen <Bilagor >. Fönstret Bil. internfakturans nummer visas: Internfakturering (Uppdaterad ) 38

39 Fält i fönstret Bil. internfakturans nummer, flik Huvud : Sekv.: Fylls i automatiskt. Kategori: Fylls i automatiskt med värdet Bilaga och ska inte ändras. Beskrivning: Här kan du fylla i en kortfattat beskrivning av vad bilagan innehåller. Datatyp: Välj Datatyp ur väljlistan (se beskrivning nedan): Fil Kort text Lång text Webbsida Nedan följer närmare instruktioner för de olika datatyperna. När du lagt till bilagor enligt instruktionerna stänger du fönstret och återgår till internfakturan Kapitel 2 Registrera internfaktura, Steg 2 Skriv ut buntöversikt för granskning. Fil som bilaga Följande filtyper kan bifogas: doc pdf tiff (.tif) jpg xls Internfakturering (Uppdaterad ) 39

40 När du väljer datatypen Fil ur väljlistan öppnas Formulär för filöverföring i ett nytt fönster. I en del versioner av Windows måste du själv växla till det fönstret. Klicka sedan på knappen <Bläddra > och leta upp den aktuella filen. Klicka på knappen <Kör>. Då får du följande meddelande: Internfakturering (Uppdaterad ) 40

41 Följ instruktionen och klicka på <Ja> i dialogrutan nedan. Formuläret ändras enligt bilden nedan. Klicka på <Öppna dokument > om du vill kontrollera att rätt fil bifogats. Obs! Är det en Excel- eller Wordfil måste du hålla <Ctrl> nere samtidigt som du klickar på <Öppna dokument >! Detsamma gäller.tif-filer. Spara ner.tif-filen på t ex Skrivbordet och öppna den med t ex Windows Picture and Fax Viewer. Internfakturering (Uppdaterad ) 41

42 Växlar du till fliken Källa ser du filens namn. Har du inte fler bilagor att bifoga stänger du formuläret och skriver ut buntöversikten. Vill du bifoga fler bilagor fortsätter du genom att klicka i raden under och fylla i fälten. Text som bilaga Det är även möjligt att bifoga en text till internfakturan. Välj datatypen Kort text (mindre än 4000 tecken) eller Lång text (mer än 4000 tecken) ur väljlistan. Skriv in eller kopiera in texten i det stora fältet undertill. Spara texten när du är klar, t ex med Ctrl+S. Internfakturering (Uppdaterad ) 42

43 Internfakturering (Uppdaterad ) 43

44 Webbsida som bilaga En annan typ av bilaga är Webbsida. Du kan bifoga en länk till en hemsida, t ex med kontaktuppgifter eller information om ett projekt. När du valt Webbsida i fältet Datatyp öppnas fliken Källa. Fyll i länken i fältet Fil eller URL. Spara länken, t ex genom Ctrl+S. Du kan testa länken genom att klicka på knappen <Öppna dokument >. Internfakturering (Uppdaterad ) 44

45 Ta bort bilaga Markera raden med bilagan du vill ta bort genom att klicka på den. Klicka sedan på <Ta bort> i verktygsmenyn. Spara dina ändringar. Öppna bilaga Se Kapitel 3, Steg 2 - Betala internfaktura. Internfakturering (Uppdaterad ) 45