Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 /

Transkript

1 Visma Proceedo Beställa IT-produkter - beställare 1

2 Innehållsförteckning FÖRORD... 3 VANLIG BESTÄLLARE LÄGGER EN BESTÄLLNING FRÅN IT OCH TELE-AVTALET... 4 Syfte och leveransadress... 8 Kontering... 8 Flödet... 9 IT -SAMORDNARENS STEG I FLÖDET ORDERBEKRÄFTELSE LEVERANSKVITTENS Grundregel oavsett leveransadress Leveransmottagare IT avdelningen LEVERANSKVITTENS

3 Förord Alla inköp av it och tele - produkter ska göras från vårt ramavtal, fn Atea. Alla inköp från detta ramavtal ska sedan granskas och eventuellt justeras av en IT-samordnare innan beställningen kan hanteras av en ekonomiregistrerare och slutattestant. De flesta institutioner har IT-avdelningen som IT-samordnare, men några institutioner har lokala ITsamordnare. Atea är ansluten i Visma Proceedo via en s.k. Punchout. Om man i stället för att lägga en IT/Telebeställning själv i Proceedo i stället vänder sig till IT och ber dem göra beställningen så går det utmärkt! Kom då ihåg att IT behöver veta referens, kostnadsställe samt projekt för det som du vill beställa, för att de ska kunna lägga in beställningen i Proceedo. 3

4 Vanlig beställare lägger en beställning från IT och Tele-avtalet Börja med att leta upp IT-avtalet i fliken för Inköp, markera avtalet och artikeln webbutik Atea Sverige blir synlig i den nedre rutan Produkter. Markera och du kommer ut till Ateas webbutik. 4

5 Du är nu inloggad som SLU och första sidan visar länkar till SLUs rekommenderade produktval. Följ en av länkarna genom att trycka på en av rutorna, tex SLU datorer bärbara ner på produktnivå och gör sedan dina val. 5

6 När du har valt alla artiklar du tror dig behöva, tryck för att gå till kassan, knappen till högst upp till höger i bild. När du kommer till kundvagnen i punchouten så ser du en lista över dina artikelval. Om du vill köpa en dator så kräver punchouten att du fyller i ett formulär innan du kan gå vidare. När det är aktuellt så finns det en röd knapp med texten -> Till formulär, se ovan bild. Tryck på den och nedan ruta öppnas. Här fyller man i sitt namn och beställningsdatum. Avsluta genom att trycka på knappen Nästa. Denna uppgift kommer sedan att användas när en etikett skapas hos Atea som ska placeras på den inköpta datorn. 6

7 När du kommit åter till kundvagnsbilden, så trycker du på knappen Överföring till Visma. Om du inte kommer tillbaka till proceedo direkt utan får upp nedan bild, tryck på knappen OK. Valda artiklar ska nu finnas i din varukorg. När du är klar, tryck på knappen Fortsätt som finns längst ner till höger i bild. 7

8 Syfte och leveransadress Nu kommer du till nästa steg, där du kan namnge beställningen och skriva in en förklarande text i syftesrutan och ange leveransadress. I syftesrutan kan du informera IT samordnaren och övriga i flödet om vad det är du behöver och varför. Ange din leveransadress, utifall artiklarna ska levereras direkt till dig. Kontering Tryck på knappen Kontering, som finns till vänster, mitt i bilden. Om man har lagt in förvalda värden så kommer de upp med automatik. Avtalet är kopplat till konto IT, ett fiktivt konto, som styr att beställningen måste gå via en IT-samordnare. I fältet för Ansvarig ska du ange till vilken IT-samordnare beställningen ska gå till. De institutioner som har en egen it- samordnare har två valmöjligheter i fältet för Ansvarig, en för IT-avdelningen (IT NIlex) och en för institutionens egen IT- samordnare. Övriga väljer här IT-avdelningen (IT NIlex). Övriga fält som alltid ska fyllas i är Kst, Projekt och Konterare 8

9 Sedan återstår att fylla i vad beställningen avser i fältet för avser. Avsluta genom att trycka på knappen OK, som är längst ner till höger i rutan. Lägg därefter in en godsmärkning som ska gälla för ordern. Klicka på det lilla anteckningsblocket nere till höger. Fyll endast i fältet Godsmarkering. Den text som man fyller i där kommer att synas utanpå paketet, på följesedeln samt på fakturan. Om allt nu är klart så tryck på knappen Skicka, som finns längst ner till höger i bild. Flödet Nu kommer du automatiskt till fliken Tidigare beställningar och kan se flödet för din beställning. 9

10 Om man har fyllt i koden för IT- avdelningen i fältet Ansvarig så är nästa steg IT-avdelningen (IT NIlex), efter det så är det enligt normalt flöde, ekonomiregistreraren följt av slutattestanten. I de fall institutionen har en egen IT samordnare och beställaren har lagt in dennes kod i fältet för ansvarig, så ser flödet ut enligt ovan. Istället för IT Nilex så står IT samordnarens namn, på inst. i steg 2. OBS! i ovan flöden finns ett extra steg. Detta steg försvinner automatiskt när ekonomiregistreraren har justerat till ett verkligt konto, dvs. bytt ut konto IT till något annat giltigt värde. IT -samordnarens steg i flödet När beställningen i steg 2 landar hos IT för granskning har de möjlighet att lägga till, ta bort eller ändra artiklar i beställningen ändra leveransadress, exempelvis om man anser att en dator ska levereras till IT för att de ska installera den innan den levereras till slutanvändaren 10

11 Om någon förändring görs i beställningen kommer ett mejl att skickas till beställaren från Proceedo med information om vad som har ändrats. När IT-stöd/IT-samordnare godkänt beställningen skickas den vidare i flödet till ekonomiregistreraren och sedan till slutattestanten. Orderbekräftelse Atea skickar en elektronisk orderbekräftelse till Proceedo. Den finner man under fliken Leveranskvittens: Här kan man se att Atea har tagit emot ordern och om den är OK i sin helhet (Order bekräftad utan ändringar) eller om det är några förändringar. Om man klickar på Hantera får man upp artikelraderna på ordern 11

12 Atea har också möjlighet att lämna en kommentar i fältet Leverantörskommentar Om man vill kan man skriva ut orderbekräftelsen, klicka då på Skriv ut så får man upp ett utskriftsvänligt format: Leveranskvittens Grundregel oavsett leveransadress Ansvarig för att leveranskvittens blir gjord ligger på beställaren (dvs. den person som är först i flödet i proceedo), oavsett om leveransen går till IT avdelningen eller ut till institutionen. Om fakturan kommer till Palette och leveranskvittensen inte är gjord så kommer påminnels skickas till beställaren oavsett till vilken leveransadress som artiklarna har levererats till. Därför är det av vikt att den som tar emot artiklarna återkopplar till beställaren att varorna har kommit. IT samordnare kommer i många fall skapa beställningar till personer som inte är beställare i proceedo, vilket innebär att den som ska ha artiklarna inte kan göra leveranskvittens. Leveransmottagare IT avdelningen Om artiklarna levereras till IT avdelningen så bör leveranskvittensen göras av IT avdelningen, då fakturor i regel kommer samma dag som artiklarna till oss. De som ingår i gruppen för IT samordnare på IT avdelningen har alla behörighet att leveranskvittera alla beställningar. 12

13 Leveranskvittens När man loggat in i Proceedo så ser man alla ordrar som ännu ej har kvitterats i den blå rutan för Att hantera. Följ länken och du kommer in till fliken Leveranskvittens. I rutan vid ordernummer söker du fram den order som hör ihop med den leverans som mottagits. Tryck på knappen Ny kvittens som finns längst ner till höger i bild. Nedan ruta kommer upp. Om antalet med beställda artiklar stämmer så är det bara att trycka på knappen OK. Om någon artikel inte har blivit levererad så ändras man manuellt antal i på den rad det gäller innan man trycker OK. 13