Manual för webbutiken. Enköpings kommun

Transkript

1 Manual för webbutiken Enköpings kommun

2 Manual för webbutiken Enköpings kommun Uppdaterad Hur du hittar webbutiken... 2 Inloggning... 2 Försäljarflikar... 2 Funktions- och artikelmeny... 3 Kundvagn... 3 Försäljarens sida... 3 Kassan... 6 E-post: Order mottagen... 8 E-post: Orderbekräftelse... 9 E-post: Leverans E-post: Makulerade beställningar Orderhistorik Manuella akutbeställningar Ekonomisystemet

3 Hur du hittar webbutiken Du når webbutiken genom att använda snabbvalsmenyn på Insidan eller genom att gå till adressen Inloggning Du loggar in i webbutiken med samma användarnamn som du använder för att logga in i Windows (AD-inloggningen). När du loggat in kommer du till sidan Mitt konto. Här lagras uppgifter som kopplas till din användare. Försäljarflikar Funktionsoch artikelmeny Kundvagn Användarnamn, lösenord, namn, e-post och telefonnummer hämtas automatiskt från ADregistret, som många av våra andra IT-system använder sig av. Du byter alltså aldrig lösenord direkt i webbutiken, utan lösenordet ändras automatiskt då du ändrar det i Windowsinloggningen. Om du vill ändra namn, e-post eller telefonnummer, kontakta kommunens ITsupport på: servicedesk@enkoping.se I den här bilden anger du den kontering som du oftast ska använda då du gör beställningar. Ansvar och Verksamhet är obligatoriska fält. Dessa uppgifter kommer att föreslås i kassan då du lägger en order, och då får du även möjlighet att ändra uppgifterna för den enskilda ordern. Försäljarflikar Överst i fönstret väljer du vilken försäljare du vill handla från. I dagsläget finns två försäljare, Kontorsservice och Cafeteria kommunhuset. 2

4 Funktions- och artikelmeny I funktions- och artikelmenyn till vänster visas tillgängliga funktionsval samt vald försäljares artiklar. Kundvagn Här ser du alla artiklar du har valt samt totalsumman. Härifrån kan man via knappen Kassa gå vidare för att slutföra köpet. Försäljarens sida När du valt en försäljare når du en startsida. Denna sida uppdateras kontinuerligt med aktuell information, så ta för vana att läsa denna text när du ska beställa! Artiklarna hittar du i funktions- och artikelmenyn till vänster. De är ordnade i olika kategorier beroende på vilken försäljare du ska handla från. I exemplet med cafeterian finns två kategorier, Catering och Lunch. Välj artikelkategori här I artikellistan som visas finns priser, beskrivningar och i vissa fall bilder av artiklarna. Om du klickar på bilden ser du en förstoring. I rutan Slag föreslås det kostnadsslag som oftast används för artikeln. Om du av någon anledning vill använda ett annat kostnadsslag kan du ändra det manuellt. Du kan även ändra kostnadsslag på beställningen i sin helhet (se Kassan nedan). För att cafeteriapersonalen ska kunna planera sin verksamhet anges till varje artikel Arb.dagar före leverans. Där anges det antal hela arbetsdagar (oftast 1) som ligger mellan din beställning och tidigast möjliga leveransdatum. Om du beställer kaffe och bullar på måndag eftermiddag kan du alltså tidigast få leveransen onsdag morgon. 3

5 Gå till kassan Klicka här för att ta bort enskilda artiklar Välj antal och klicka Köp, så uppdateras kundvagnen. 4

6 För beställning av tryck från repro finns detta beställningsformulär där du fyller i information om beställningen. När du slutför beställningen kan du bifoga filer med original (t ex Word eller PDF), se avsnittet Kassan nedan. För dessa beställningar syns inget pris direkt vid beställningen. När reprocentralen har räknat ut det totala priset för din beställning får du en orderbekräftelse via mail där priset framgår. 5

7 Kassan Observera att det rent tekniskt är möjligt att beställa från både Kontorsservice och Cafeterian kommunhuset i en och samma beställning. Artiklarna delas upp automatiskt mellan försäljarna. Detta är dock inte att rekommendera. Det blir lättare för alla att hålla ordning på beställningarna om varje enskild beställning görs till en och samma försäljare. I kassan kan du ändra din kostnadskontering på enskilda artiklar eller hela beställningen ( Ändra Slag på alla rader ). Välj om du vill hämta varorna själv eller få dem levererade. Adressfältet är obligatoriskt om du väljer Leverans. I Leveransdatum ser du det tidigaste datumet då försäljaren kan leverera din beställning. Observera att du måste göra dina beställningar från cafeterian senast 2 arbetsdagar innan önskad leverans! För vissa artiklar är leveranstiden längre. I rutan Notering anger du eventuell allergi/specialkost eller andra önskemål då du beställer från cafeterian. Vid reprobeställningar skriver du kompletterande information om beställningen. Vid beställning av block- och visitkortsbeställningar, ange uppgifter som namn, titel osv. Du måste fylla i rutan Syfte/deltagarlista. Om du beställer luncher måste en komplett deltagarlista finnas skrivas in. Om deltagarna är externa ska alltid företagsnamn finnas med. Vid reprobeställningar, ange - i detta fält. I kassan har du möjlighet att dela upp kostnaden på upp till fem olika rader. 6

8 Här kan du dela upp kostnaden på flera rader När du är klar, klicka Slutför beställning och OK. Här laddar du upp filer till din beställning, t ex original till repro Nu kan du ladda upp filer till din order, exempelvis original till trycksaker. 7

9 E-post: Order mottagen Nu får du en bekräftelse till din e-post på att ordern mottagits, enligt nedan. 8

10 E-post: Orderbekräftelse När cafeterian har granskat din order och godkänt den får du en orderbekräftelse till din e- post, enligt nedan. 9

11 E-post: Leverans Då ordern levererats får du en leveransbekräftelse till din e-post. Samtidigt skapas ett bokföringsunderlag som sedan skickas automatiskt till ekonomisystemet. Det skapas alltså inte någon internfaktura som ska hanteras. I och med att försäljaren markerar din order som Levererad är den manuella hanteringen färdig. 10

12 E-post: Makulerade beställningar Om försäljaren inte kan leverera beställningen enligt dina önskemål kan de makulera den. Du får då en makuleringsbekräftelse via e-post. 11

13 Orderhistorik Genom att välja Orderhistorik i funktions- och artikelmenyn kan du hitta alla ordrar du har lagt. Du ser dem uppdelade på Nya ordrar, Bekräftade, Levererade och Makulerade. Du kan också välja datumintervall och antal ordrar du vill visa per sida. Manuella akutbeställningar I undantagsfall går det fortfarande att köpa fika/luncher för interndebitering över disk. Då tas en expeditionsavgift ut på 50 kronor, och komplett kontering samt syfte/deltagarlista måste lämnas till cafeteriapersonalen. Ekonomisystemet Bokföringsunderlagen skickas till ekonomisystemet regelbundet, minst en gång i månaden. Verifikationen registreras på det datum då den går in i ekonomisystemet. Bokföringsdatum är därför alltså inte samma datum som beställnings- eller leveransdatum. Alla verifikationer från webbutiken har ett verifikationsnummer som börjar på 440. De två följande siffrorna anger vilken försäljare som verifikationen kommer från. 10 betyder Kontorsservice (KSK) och 27 betyder Cafeterian (Måltidsservice). I Transtext ser du försäljare och ordernummer. För att se detaljerad information om ordern, gå in i webbutiken och sök i orderhistoriken. Vernr = Kontorsservice Vernr = Cafeterian Observera! Det går inte att vända på beställningarna i webbutiken efter att de registrerats som levererade. Om något blivit fel i redovisningen måste det alltså korrigeras manuellt med bokföringsorder. 12