Gå till Ange ditt användarnamn (samma som din e-postadress) och ditt lösenord.

Transkript

1 Skapa beställning och leveranskvittera Inköpsprocessen i består av följande moment: A. Beställning B. Godkännande av ansvarig person C. Order till leverantör (skickas automatiskt) D. Leveranskvittens E. Fakturamatchning. Som beställare är du delaktig i moment A och D. Anledningen till att du måste leveranskvittera dina beställda varor och tjänster är för att underlätta hanteringen av fakturan. Endast då produkter är leveranskvitterade kan fakturan föras över till leverantörsreskontran och gå i väg för betalning. Du ska därför leveranskvittera så snart dina varor har ankommit eller tjänsterna har utförts. 1. Logga in Gå till Ange ditt användarnamn (samma som din e-postadress) och ditt lösenord. 2. Skapa beställning En helt ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja Inköp - Skapa beställning. Du kan också återanvända och ändra en tidigare eller sparad beställning genom att via huvudmenyn istället välja Inköp - Tidigare beställningar. Under fliken Produkter visas alla upplagda artiklar. Under fliken Leverantörer visas alla leverantörer som finns upplagda. Under fliken Alternativ visas andra beställningsvägar: beställning i extern webbutik eller via formulär. För formulär se vidare följande lathundar: o Rekvisition o Fritextbeställning o Konferensavgift m m Under fliken Beställningsmallar visas beställningar som sparats som en mall. 3. Sök produkt Välj fliken Produkter. I sökfältet skriver du in den produkt du vill beställa. Är det en speciell leverantör du vill söka hos, markera leverantören i väljlistan. För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket företag som levererar produkten, artikelnummer och pris. Vill Du ha mer information om en produkt kan du klicka på radens Info-knapp i fältet Info. Du kan även markera flera produkter i fältet Jämför och klicka på knappen Jämför. LU Servicedesk Tfn: +46 (0) servicedesk@ldc.lu.se Sidan 1 av 5

2 När du valt Info visas en utförlig beskrivning av varan. Här finns information om leveranstid, minsta beställningsvolym m m. När du valt Jämför visas produkterna bredvid varandra: Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sök. För mer information om sökning efter produkter - se Lathunden Söktips. Genom att klicka på knappen Favoriter visas dina 50 mest beställda produkter. 4. Beställ produkt För att beställa en produkt i Söklistan klicka på Plus-knappen i fältet Beställ. Beställning kan också ske med knappen Beställ via informationsrutan (se ovan). Alla valda produkter visas i varukorgen, varukorgen kan bestå av beställningar hos flera olika leverantörer. Kontrollera beställningen i din varukorg. Ändringar kan göras direkt i antalskolumnen eller med plus och minus knapparna. När du fyllt varukorgen med rätt produkter klickar du på knappen Fortsätt. 5. Skicka eller spara beställning LU Servicedesk Tfn: +46 (0) servicedesk@ldc.lu.se Sidan 2 av 5

3 Avsluta beställningen genom att: 1. Namnge beställningen (frivilligt). 2. Ev skriva kommentarer till leverantör och/eller leveranskvitterare. 3. Ange leveransdatum där så krävs. 4. Ev skriva kommentar till godkännare. 5. Kontrollera leveransadress. Om du har mer än en leveransadress får du aktivt välja till vilken din beställning skall skickas. 6. Kontera beställningen (se längre ner). För att kontera beställningen är följande fält obligatoriska: Kostnadsställe: Om du endast gör inköp åt ett kostnadsställe är detta förifyllt, om inte ta fram väljlistan. Konto: De flesta produkter har ett föreslaget konto. Kontrollera alltid kontot och om köpet gäller anläggningstillgångar och korttidsinvesteringar måste kontot ändras (se Lathunden Kontering och Moms). Verksamhetsgren: Välj vilken verksamhet som ska belastas med kostnaden. Aktivitet: Välj vilken aktivitet som ska belastas med kostnaden. Tre fält är frivilliga: Fritt fält: Används endast om din avdelning delar upp sina kostnader ytterligare. Beskrivning: Här kan du i klartext kortfattat skriva information om vad köpet avser, beskrivningen kommer att synas i uppföljningar i t ex Orfi eller LUPP. Tillgång: Om inköpet gäller en vara vars inköpspris understiger kr, men som ändå ska inventarieregistreras t ex p g a att varan är stöldbegärlig eller ska besiktigas - ange ett J (=JA) i fältet. Om fler konteringsrader behövs, lägg till rad med plustecknet i fältet Dela. Ta fram väljlista genom att klicka på de streckade raderna: I väljlistorna finns namn på alla kodsträngsdelar. För att få samma värde på alla konteringsrader sätt en bock i rutan Sätt vald konteringsinformation på alla rader. Om något fält blir rödmarkerat beror det på att detta fält konterats fel i kombination med ett annat fält. Håll musen över det rödmarkerade fältet för att få reda på den felaktiga kombinationen. När beställningen är färdigkonterad, stäng konteringsfönstret genom att välja OK. LU Servicedesk Tfn: +46 (0) servicedesk@ldc.lu.se Sidan 3 av 5

4 Då beställningen är färdig tryck på Skicka. skickar beställningen till godkännare. Efter godkännande kommer en order per leverantör att skapas och skickas iväg. Beställningen kan också sparas och du kan fortsätta arbeta med den vid ett senare tillfälle (välj då istället Spara). Om din beställning inte godkänns får du ett mail om att beställningen är nekad. Godkännarens kommentar kan läsas både i mailet och i under Inköp - Tidigare beställningar/knappen Kommentar. En nekad beställning kan användas igen med hjälp av knappen Använd som mall (detta gäller ej beställningar gjorda i webbutik). 6. Leveranskvittens Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats eller en tjänst har utförts. Leveranskvittens når du genom att via huvudmenyn välja Inköp - Leveranskvittens. I formuläret visas de ordrar som avvaktar bekräftelse går att ändra till sökning på alla ordrar. Under Avancerad Sök går det även att söka på fler status, leverantör, ordernummer, beställningsnummer m m. Markera aktuell order, vad ordern innehåller syns i blocket Produkter. Välj knappen Ny kvittens I kolumnen Att kvittera ges automatiskt förslaget att ordern har levererats i sin helhet. I de fall alla produkter har levererats behöver du endast klicka på knappen OK för att utföra leveranskvittensen. Ordern får status Kvitterad. Vid delleverans ändrar du värdet i kolumnen Att kvittera till det antal produkter som levererats. Ange också en kommentar till varför hela ordern inte är levererad. (Kommentaren kommer att synas på den kommande fakturan.) Klicka därefter på knappen OK. Ordern har status Delvis kvitterad tills alla produkter är kvitterade. Vid kommande delleverans går du sedan in och kvitterar av resterande produkter. Ankomstdatum, följesedelsnummer kan också anges. Om hela ordern inte kommer att levereras kan den avslutas. Ange en kommentar till varför den avslutas. För att avsluta en dellevererad eller ej leveranskvitterad order klicka på knappen Avsluta. Ordern får status Ofull.slutkvitterad. LU Servicedesk Tfn: +46 (0) servicedesk@ldc.lu.se Sidan 4 av 5

5 För att ändra en leveranskvittens välj fliken Leveranskvittens och sedan knappen Ändra. I fönstret som öppnas ändrar du din leveranskvittens och sparar genom att välja OK. Obs! Kommentarer som skrivs vid leveranskvittensen syns på fakturan. Så om det som beställts är en vara som används i representationssyfte så kan du här ange syfte m m som krävs vid representation. För mer information om representation se Regelverket (sök på Representation ). För information om hur du delegerar din rätt att leveranskvittera - se Lathunden Delegering. Obs! Fakturor som avser order som skickats via (ordernummer LU följt av 8 siffror) ska inte behöva hanteras om det som faktureras stämmer med ordern och vad som leveranskvitterats. Fakturan bör automatiskt matcha mot ordern och gå iväg för betalning. Om en sådan faktura ändå kommit ut för hantering använd valet Inte min faktura och skriv en kommentar om att fakturan borde ha matchat mot ordernumret. LU Servicedesk Tfn: +46 (0) servicedesk@ldc.lu.se Sidan 5 av 5