Lathund för ordermatchning. Version

Transkript

1 Lathund för ordermatchning Version

2 2(11) 1. Ordermatchning Ordermatchning av faktura behöver göras när fakturan avviker från order. Det finns olika tillfällen och varianter på när ordermatchning måste göras. Feltyp Fel hanteras genom Fel förebyggs genom Ej leveranskvitterad order, markering i kolumn mottaget Leveranskvittera via fakturan eller via inköp Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans) Avvikelse mellan mottagen kvantitet och fakturerad kvantitet Gör om leveranskvittens eller godkänn avvikelsen genom att acceptera fakturan. Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans) Avvikande kvantitet inom gränser Godkänn avvikelse om den är ok genom att acceptera fakturan Leveranskvittera alltid order (verklig leverans) Avvikande kvantitet utanför gränser Godkänn avvikelse om den är ok genom att acceptera fakturan Skannad faktura med orderrader Bocka för de beställda artiklarna som finns på fakturan i kolumnen Tillhör fakturan Avvikande artikelnummer Ihopkoppling av artiklar genom länk i artikelnummer fältet Kontakt med UHB som kontaktar leverantör och får ny prislista med korrekta artikelnummer. Tillkommande avgifter Kontrollera avgift mot avtal. Kontera och attestera avgift vid behov Tillkommande artiklar Kontera artiklarna och acceptera faturan. Ett beställningssätt per faktura. Tilläggsartiklar Order lagd innan driftstart, kan ej ordermatchas Skicka tillbaka fakturan, ändra flödet till efterattest. Övergående, finns inte när alla tidigare order är fakturerade.

3 3(11) 1.1 Ej leveranskvitterad order Den vanligaste orsaken till att ordermatchning måste göras är att ordern inte blivit leveranskvitterad. När en faktura inkommer till Winst avvaktar den leveranskvittens i 7 dagar innan fakturan får status Ordermatchning krävs. Påminnelse skickas till beställaren 5 dagar efter fakturans ankomst. På en e faktura visas med röda markeringar i kolumnen Mottaget att leveranskvittens saknas. Följande felmeddelande visas: På en skannad faktura blir bilden blank : För att hantera en sådan faktura klar ska du göra leveranskvittens av ordern. Det finns två sätt att leveranskvittera denna faktura. 1.2 Orderbekräftelse och Leveransavisering När det gäller order till Martin & Servera ska först en orderbekräftelse hanteras OM den innehåller förändringar. Därefter ska ordern leveranskvitteras genom Leveransaviseringen. Denna finns i Leveranskvittens under fliken Leveransavisering:

4 4(11) Klicka på knappen Kvittera. När detta gjorts uppdateras antal och vikter med verklig leverans. Leveranskvittens Alternativ 1: Klicka på länken Kvittera levererat antal i nästa sida, se bild. Leveranskvittens Alternativ 2: Klicka i fliken Inköp och välj Leveranskvittens. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. Leveranskvittera Din order genom att: Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen Ny kvittens. Alla ordernummer inleds med AA. Fyll i följesedelsnumret och ankomstdatum. Kvittera det antal produkter som har kommit. Om du gjort beställning i t ex. kilo ska exakt vikt som levererats kvitteras.

5 5(11) Ex. om du beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln. OBS! Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet. Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då skall nettobelopp (exkl. moms) användas. 1.3 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. I och med att leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten och konteringen skickas fakturan för attest. Dessa fakturor får följande felmeddelande: I övrigt är fakturan och ordern helt överensstämmande. För att hantera dessa fakturor ska du som beställare trycka på Acceptera fakturan. Fakturan skickas då till attestant som också trycker på Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar.

6 6(11) 1.4 Avvikelse i kvantitet utanför uppsatta gränser När det finns en avvikelse mellan beställd kvantitet och leveranskvitterad/fakturerad kvantitet måste avvikelsen hanteras. Gränserna som är uppsatta är 5 kr inkl. moms per rad eller 10 kr inkl. moms på totalt fakturabelopp, vilket som infaller först. Följande felmeddelande finns på fakturan: Fakturan ska accepteras och går då för attest eftersom kvantiteten överstiger den attesterade kvantiteten från ordern. 1.5 Avvikelse mellan mottagen kvantitet och fakturerad kvantitet Avvikelsen visas med röd markering runt de avvikande fälten. De vanligaste avvikelserna beror på att leveranskvittens inte gjorts på verkligt levererad kvantitet enligt följesedel.

7 7(11) För att hantera denna faktura ska du som beställare Acceptera avvikelsen, fakturan skickas då till attestant som också ska Acceptera fakturan. 1.6 Skannad faktura Winst kan inte läsa raderna på en skannad faktura vilket gör att en sådan faktura alltid behöver ordermatchas. Följande felmeddelande visas: På fakturan visas orderraderna och du måste bocka för de artiklar som levererats och finns på fakturan. Detta görs i kolumnen Tillhör fakturan. Belopp att matcha ska nu bli 0 SEK och grönt.

8 8(11) 1.7 Koppling av artiklar med avvikande artikelnummer I de fall leverantören har andra artikelnummer på fakturan än på ordern måste dessa kopplas ihop. Följande felmeddelande uppkommer då: På fakturan visas felet med röd markering. Symbolen ser ut som en bruten länk. För att hantera denna faktura klickar man på länken och får då upp en lista på de artiklar som fanns med på ordern. Kontrollera att priset från fakturan stämmer överens med orderns pris. Markera den artikel som stämmer in med artikeln på fakturan, klicka på OK. Länken blir nu hel och markeringen grön. När alla artiklar är kopplade ska fakturan Accepteras av kontrollattestanten och beslutsattestanten.

9 9(11) Om priset inte stämmer överens ska leverantören kontaktas för utredning. 1.8 Tillkommande avgifter I vissa fall lägger leverantören på en avgift t ex. frakt på fakturan. Denna avgift måste kontrolleras mot avtal att den är riktigt. Därefter ska denna avgift konteras och attesteras. Följande felmeddelande visas: Klicka på fliken Kontering. Lägg till en rad och kontera kostnaden. På vissa avtal konteras dessa avgifter automatiskt enligt övrig kontering. Efter kontroll och eventuell kontering ska fakturan Accepteras, fakturan skickas då till attestant som också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar. 1.9 Tillkommande artiklar Faktura som innehåller både en order och en tilläggsbeställning kan inte ordermatchas eftersom de tillkommande artiklarna inte är konterade och attesterade. Kontrollera att leverans skett. Kontera artiklarna, klicka därefter på acceptera fakturan så skickas den automatiskt till ansvarig attestant som också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar.

10 10(11) 1.10 Order lagd innan driftstart Order som lagts innan driftstart av Winst 2.0 kan inte ordermatchas eftersom de inte är konterade och attesterade. Dessa fakturor behöver byta flöde till efterattest för att kontering och attest ska kunna ske. Felmeddelande: Kontrollera ordernummer först Öppna fakturan, välj fliken Fakturahuvud. Klicka på knappen Skicka tillbaka, svara Ja på nedanstående fråga. Skriv en kommentar T ex. Beställningen är inte attesterad. Fakturan måste konteras, kontrolleras och accepteras.

11 11(11) Byt flöde på fakturan till Efterattest Klicka på OK. Fakturan är nu upplåst och ska konteras och accepteras.