Avvikelsehantering av fakturor från inköpssystemet. Genväg till frågan Beställningar från inköpssystemet

Transkript

1 Avvikelsehantering av fakturor från inköpssystemet Sidan 2 3 Sidan 4 5 Sidan 6 Sidan 7 Saknad varumottagning Kontrollattest IIN Inställning av uppgiftslistan. Genväg till frågan Beställningar från inköpssystemet Inledning Beställningar till universitetets avtalsleverantörer ska läggs via vårt inköpssystem samt belastningsattesteras och leveranskvitteras i det samma. Fakturamatchningen av godkända/belastningsattesterade beställda varor eller tjänster görs i ekonomisystemet vilket innebär att om någon faktura avviker från beställningen avseende belopp, antal eller annat, kräver fakturan hantering i Agresso av ekonom/motsvarande på institutionen. I fakturaflödet för fakturorna från inköpssystemet finns enbart stegen konteringsattest och belastningsattest, leveranskvittensen måste alltid göras av beställaren i inköpssystemet och leveranskvittensen förs sedan över till Agresso kommande natt. 1

2 Saknad varumottagning Beställningar som inte är leveranskvitterade men där det inkommit en faktura, hamnar hos ekonom/motsvarande i steget Saknad varumottagning. När leveranskvittensen sedan utförs av beställaren i inköpssystemet, måste fakturan hanteras via uppgiftslistan dagen efter. Klicka på uppgiften för att se vilket ordernummer som avses. Uppgiften med Saknad varumottagning får inte attesteras innan man säkerställt att leveranskvittensen har utförts och ordernumret måste kontrolleras antigen via inköpssystemet eller via menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet. Frågan visar alla beställningar från inköpssystemet, vem som har godkänt och attesterat, beställt antal, levererat antal, kvar att leverera, eventuellt verifikationsnummer på inkommen faktura samt leverantörsnummer och enhet. Man väljer själv om man vill söka fram ett enskilt ordernummer eller om man vill söka fram alla beställningar på sitt ansvarsställe. 2

3 Om sökresultatet visar att leveranskvittensen utförts (0.00 i kolumnen Kvar att levereras) ska uppgiften i uppgiftslistan attesteras. Detta görs genom att klicka på knappen Attestera så går fakturan vidare i flödet. Om man klickar på knappen Avvisa går fakturan tillbaks till ekonomen för hantering i steget korrigering inköpsfaktura. Om leveranskvittensen inte har utförts (ex. 1,00 i kolumnen Kvar att levereras) måste beställaren påminnas om att gå in i inköpssystemet och leveranskvittera sin beställning. Attesten av den Saknade varumottagningen kan då göras dagen efter. Om leverantören skickar en faktura som avviker mot beställningsbeloppet och som inte radvis specificerar vilka artiklar som är fakturerade men, där beställningen innehåller de beställda artiklarna radvis, kan dessa fakturor också hamna i steget Varumottagning saknas trots att leveranskvittensen har gjorts. När kontroll om att leveranskvittensen utförts i inköpssystemet kan fakturan attesteras för att gå vidare i flödet. 3

4 Kontrollattest IIN Vid avvikelse på belopp eller antal hamnar fakturan i uppgiftslistan hos ekonom/motsvarande i steget Kontrollattest krävs. Klicka på uppgiften för att komma in i attestbilden. Attestbilden är uppdelad i två sektioner där sektionen Orderrader vad som är beställt och leveranskvitterat via inköpssystemet. Sektionen Detaljer inköpsfaktura visar hur fakturan kommer att konteras vid bokföringen. Konteringen hämtas alltid från beställningen i inköpssystemet. På orderraden kontrolleras att Fakturerat antal, pris och belopp är samma som beställt antal, orderpris och orderbelopp. Vid avvikelser kontaktas beställaren alternativt leverantören för att säkerställa att fakturan är korrekt eller för att konstatera att fakturan är felaktig. Är fakturan felaktig ska leverantören skicka kreditfaktura på felaktigt belopp och den felaktiga fakturan ska hanteras färdigt i attestflödet för att kunna nyttjas mot kommande kreditfaktura. När kontrollen är klar, tryck på Attestera för att fakturan ska gå vidare till belastningsattest. Om man klickar på knappen Avvisa går fakturan tillbaks till ekonomen för hantering i steget korrigering inköpsfaktura. 4

5 5

6 Inställning av uppgiftslistan Det kan vara en fördel att ställa in uppgiftslistan att sortera enligt Gruppering 1 = Process för att få en mer överskådlig vy av de olika fakturatyperna som finns i uppgiftslistan. Klicka på Visa alternativ för att få fram de olika grupperingsalternativen. Klicka i rutan efter Gruppering 1 för att se de olika alternativen Välj Process och tryck sedan på Dölj alternativ 6

7 Genväg till frågan Beställningar från inköpssystemet En genväg till olika frågor kan skapas för snabb åtkomst via attestbilden och Dina genvägar. För att lägga in frågan Beställningar från inköpssystemet gå till menyvalet Rapporter Globala rapporter EFH Beställningar från inköpssystemet. När frågan visas klicka på Skapa genväg. Systemet visar sedan signalem Genväg skapad på blåmarkerad rad under. 7

8 8