Beställning-Varukorg-Rekvisition- Attest-Order-Leverantör Varumottagning- Matchning av faktura. Handbok E-handel. Karolinska institutet,

Transkript

1 Karolinska Institutet Sid 1 (44) Beställning-Varukorg-Rekvisition- Attest-Order-Leverantör Varumottagning- Matchning av faktura Handbok E-handel Karolinska institutet, Projekt: Process och IT-stöd för e-beställningar

2 Karolinska Institutet Sid 2 (44) Utgivare: Karolinska Institutet Version: 0.41, INNEHÅLL 1 INLEDNING... 4 SYFTE OCH MÅL INLOGGNING OCH AGRESSO SELF SERVICE... 4 INLOGGNING MED DITT KI-ID... 4 VAD ÄR AGRESSO SELF SERVICE?... 5 NAVIGERING... 5 ÅTGÄRDSKNAPPAR OCH HJÄLP SÖKA OCH VÄLJA PRODUKT... 7 ÖPPNA AGRESSO E-HANDEL... 7 SÖKA PRODUKTER Fritextsökning Avancerad sökning Söka på kategorinamn Söka på Leverantörsnamn INSTÄLLNINGAR HANTERA SÖKRESULTAT JÄMFÖRA PRODUKTER FORMULÄRARTIKEL OCH FRITEXTARTIKEL INFORMATIONSARTIKEL FÖRMEDLA BEHOV TILL BEHÖRIG BESTÄLLARE VARUKORG HANTERA OCH ÄNDRA I VARUKORGEN SPARA FAVORITVARUKORG UPPDATERA FAVORITVARUKORG DISTRIBUERA FAVORITVARUKORG VARUKORGENS FÖRDELNING PER ARTIKELMARKERING SKAPA VARUKORG VIA LEVERANTÖRS WEBBUTIK REKVISITION REKVISITIONSHUVUD OCH REKVISITIONSDETALJER HÄMTA VARUKORG ÄNDRA PROJEKT Dela rad SPARA OCH SKICKA REKVISITION FÖR ATTEST INKÖPSORDER SKAPAS OCH SKICKAS TILL LEVERANTÖR VARUMOTTAGNING REGISTRERA LEVERANSMOTTAGNING Orderinformation DELLEVERANS VARURETUR SAKNAD VARUMOTTAGNING... 34

3 Karolinska Institutet Sid 3 (44) 8 ATTEST AV REKVISITION ATTEST AV REKVISITION SKALL SKE UTIFRÅN AV KI BESLUTAD DELEGATIONSORDNING OCH INOM GIVNA BELOPPSGRÄNSER ATTESTERA AVANCERAT LÄGE AVVISA ENSKILD RAD DELA UPP KONTERING PÅ EN RAD INKÖPSORDER SKAPAS OCH SKICKAS TILL LEVERANTÖR ORDERSVAR RAPPORTER ALLA REKVISITIONER MINA BESTÄLLNINGAR... 41

4 Karolinska Institutet Sid 4 (44) 1 Inledning Syfte och mål Handboken är ett stöd för dig som är Behörig beställare och/eller Attestant i Agresso Self Service. I Handboken hittar information om hur du söker artiklar, skapar en varukorg, gör en rekvisition och slutligen lägger en order. Du får en beskrivning av Agresso Self Service och hur du navigerar i portalen. Om en order är lagd i systemet kommer flödet se ut så här: 2 Inloggning och Agresso Self Service Inloggning med ditt KI-ID Du kan nå Agresso Self Service på två sätt: Genom länken till Self Service: eller från /Systemverktyg-Agresso Web

5 Karolinska Institutet Sid 5 (44) Vad är Agresso Self Service? Self Service är Agressos webb-portal där du bla. Skapa rekvisition för att lägga en beställning, attesterar och hanterar dina fakturor. När du gör en rekvisition på varor i systemet går den vidare till attest och sedan skickas en inköpsorder till leverantören. När du fått din beställda vara gör du en registrering om varumottagning i portalen. Om fakturan, lagd order och mottagen vara matchar, går fakturan in i ekonomisystemet automatiskt. De fakturor du behöver hantera i Mina uppgifter kallas orderlösa då de inte är orderlagda i systemet. Det kan vara sådana varor som inte ska in i systemet eller en vara som inte ännu är inlagd. Navigering På Startsidan i Self Service (det stora fältet till höger) kan du lägga in genvägar och se dina nyligen öppnade dokument. Om du saknar någon genväg kan du skapa egna genom att välja Inköp i Huvudmenyn längst ned till vänster, uppe till vänster får du då ett antal val. tex Leverantörs webbutik (Punch-Out). Öppna den sida du vill skapa genväg till, klicka på Skapa genväg. Genvägen läggs upp på Startsidan.

6 Karolinska Institutet Sid 6 (44) Åtgärdsknappar och hjälp Åtgärdsknapparna i Agresso E-handel hittar du antingen precis under Fönsterhuvudet eller under Rekvisitionsdetaljer eller Kontering. Åtgärdsknapparna beskrivs mer i detalj under respektive kapitel. Åtgärdsknappar Rekvisition: Åtgärdsknappar Normalläge Attest: Åtgärdsknappar Avancerat läge Attest:

7 Karolinska Institutet Sid 7 (44) I Fönsterhuvudet kan du få hjälp om du väljer E-handel hjälp eller Hjälp: 3 Söka och välja produkt Det finns två sätt att söka produkter i Agresso Self Service. Antingen via sökmotorn Agresso E-handel eller via en sk Punch-Out (Kap 6). I Agresso E-handel hittar du avtalade produkter från flera leverantörer som är inlagda av KI. Öppna Agresso E-handel För att öppna Agresso E-handel klickar du på genvägen på startsidan eller under Rekvisitioner i Inköpsmenyn Du kan även nå sökmotorn via Åtgärdsknapparna längst ner i fönstret Rekvisitioner

8 Karolinska Institutet Sid 8 (44) Söka produkter Startsida huvudmeny Agresso E-handel Det finns olika möjligheter att söka efter produkter i Agresso E-handel. I fältet högst upp till vänster kan du välja söksätt: Fritextsökning. Avancerad sökning Kategori Leverantör Fritextsökning Sökfältet möjliggör en fritextsökning bland beställningsbara artiklar

9 Karolinska Institutet Sid 9 (44) Använd gärna flera ord för att minska antalet träffar i listan. Systemet visar alla artiklar som innehåller eller hänvisar till aktuella ord oavsett ordningsföljd Avancerad sökning Avancerad sökning möjliggör detaljerad sökning baserat på rubrikerna nedan: Fälten Leverantör, Avtal, Varugrupper och Övriga artikelmarkeringar ger förslag i takt med att du skriver i fältet. Du kan också söka genom att klicka på symbolen med förstoringsglas. Vid en avancerad sökning baserad på flera Artikelmarkeringar kombinerat med tex Avtal, visas de produkter som hänvisar till en eller flera av de valda markeringarna. Ex: Varor i Avtalet 10054/UF, 4385/ som antingen är Bra miljöval/falken eller Svanenmärkt eller KRAV märkt:

10 Karolinska Institutet Sid 10 (44) Sökresultat enligt ovan: Detta antingen-eller- villkor gäller både vid sökning med hjälp av: Artikelmarkeringar med symbol: (Bra miljöval/falken, Svanen-märkt, EU-blomman, KRAV, Nyckelhålet) liksom av Övriga artikelmarkeringar Övriga artikelmarkeringar anges enligt internationell standard. (GS1) Söka på kategorinamn Kategori möjliggör sökning baserad på den hierarkiska kategori som alla artiklar är knutna till (UNSPSC). Använd pilarna för att klicka dig ned till aktuell nivå. Klicka på beskrivningstexten för att söka efter artiklar för just den kategorin Söka på Leverantörsnamn Leverantör möjliggör sökning på en utvald leverantörs alla artiklar, alternativt på artiklar inom en av leverantören egendefinierade artikelgrupper.

11 Karolinska Institutet Sid 11 (44) Klicka på Leverantör och välj. Inställningar Agresso E-handel Inställningar Du kan bestämma vilken information och hur många kolumner du vill se i sökresultatet. Bocka för den information du vill se under Inställningar - Fönsteralternativ och klicka på Spara. Inställningarna påverkar Sökresultat, Favorit och Varukorg Om du kryssar i Artikelmarkering visas ev. Svanen, KRAV eller annan märkning Sökresultat enligt inställningarna i Fönsteralternativ ovan:

12 Karolinska Institutet Sid 12 (44) Under Inställningar- Sökalternativ standardsök väljer du hur Fritextsökfältet ska söka: Fullständig sökning eller endast på Artikelbeskrivning och synonymer. Fullständig sökning ger fler resultat men kan ta längre tid. Den sistnämnda ger snabbare sökresultat men begränsar sökningen. Hantera sökresultat När sökning har gjorts kan resultatet visas enligt nedan, beroende på dina inställningar:

13 Karolinska Institutet Sid 13 (44) Det är möjligt att klicka på en kolumnrubrik för att ändra sorteringen. Om resultatlistan genererade fler än tjugo artiklar används pilarna ovanför sökresultatet för att bläddra mellan sidorna. Om artikeln har en bild kan denna förstoras genom ett klick. Om ikon visas, istället för en bild, är detta en klickbar länk till mer info om artikeln. Kolumnen Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar. Klicka en gång på ikonen för aktuella artiklar och gå därefter till motsvarande punkt i huvudmenyn för att se resultatet. (se mer information i separat kapitel). Om kolumnen Lägg i varukorg hänvisar till en ikon istället för varukorgssymbolen är det en Formulärartikel, d.v.s. en vara som ska kompletteras med extra information innan den läggs i varukorg (se mer information i separat kapitel). Om artikeln har annan rangordning än 1 då den läggs i varukorgen kommer du att bli ombedd att komplettera med en orsakskod och förklaring till varför avsteg från rangordning har gjorts (se separat kapitel för mer information Vill du ha mer information om varan klickar du på varans namn under Artikelbeskrivning Avtal

14 Karolinska Institutet Sid 14 (44) Genom att klicka på UNSPSC-koden i fönstret Artikeldetaljer är det möjligt att söka på alla artiklar med aktuell kod.

15 Karolinska Institutet Sid 15 (44) Jämföra produkter Funktionaliteten Jämför möjliggör jämförelse mellan olika artiklar i sökmotorn. Markera alla varor du vill jämföra genom att klicka på Jämför. Notera dock att Jämför -symbolen inte tänds när du har valt en artikel. Man behöver själv hålla reda på vilka produkter som man har valt. Välj Jämför för att se resultat. Där information skiljer sig mellan artiklarna har raderna blåmarkerats:

16 Karolinska Institutet Sid 16 (44) Formulärartikel och fritextartikel En formulär- eller fritextartikel är en vara/produkt som måste kompletteras med information innan den läggs i varukorgen för vidare hantering, tex om du gör ett avsteg från avtalet. Informationen kommer att visas som artikeltext i både rekvisition och i inköpsordern till leverantör. Formulär- och fritextartiklar kännetecknas genom Formulärikonen, som ersätter ikonen varukorg, visas i kolumnen Lägg i varukorg. Generellt skiljer man mellan Fritextartiklar, som består av ett stort fritextfält och Formulärartiklar som består av ett eller flera fält av olika karaktär. När du klickar på formulärikonen öppnas formulärfönstret Artikelformulär:

17 Karolinska Institutet Sid 17 (44) Exempel: Pipettservice Fält som har en röd asterisk är obligatoriska Fält med en rullista möjliggör val av ett värde Det finns olika typer av fritextfält där du tex kan ange vilken service som önskas. Knappen Rensa formulär används för att ta bort alla ifyllda värden i formuläret. Knappen Stäng används för att stänga ned formuläret utan att spara. De flesta fält har någon form av validering som aktiveras i samband med att du lämnar aktuellt fält. Vid valideringsfel rödmarkeras fältet och ett meddelande visas. Det är inte möjligt att lägga en formulärartikel i varukorgen så länge det finns valideringsfel. Klicka på knappen Lägg i varukorg när du fyllt i aktuella fält i formuläret med information. Förutsatt att inga valideringsfel uppstår stängs fönstret och du hamnar i skärmbilden Sökresultat, klicka sedan på Varukorg.

18 Karolinska Institutet Sid 18 (44) Det är möjligt att i Varukorgen öppna aktuellt formulär och göra eventuella förändringar i det innan man går Till rekvisition. Informationsartikel En Informationsartikel är en vara som publiceras i sökmotorn men som inte är beställningsbar. Informationsartikeln innehåller information om hur och var man ska beställa varan eller tjänsten. Informationsartiklar utmärks i sökmotorn genom att ikonen för varukorg i kolumnen Lägg i varukorg har ersatts med en Informationsikon. När man klickar på informationsikonen öppnas informationsfönstret. Här hittar du information om hur du ska göra för att beställa varan. Här finns också information om varans avtal och ev. länkar. Förmedla behov till behörig beställare Om du är en sällananvändare, d.v.s. du är inte upplagd som en behörig beställare, behöver du förmedla ditt inköpsbehov till en behörig beställare på din institution. Det kan göras muntligen, med en blankett eller med ett mail. I nästa version av e-handelslösning planerar KI att möjliggöra att behovet förmedlas i lösningen. 4 Varukorg När du har hittat den eller de produkter som du önskar beställa, kontrollera antal och klicka på Lägg i varukorg. När en artikel har lagts i varukorgen grönmarkeras den i sökresultatlistan. I samband med detta uppdateras också varukorgsöversikten med aktuellt antal artiklar och beställningsbelopp. Nu kan du söka ytterligare artiklar på samma sätt.

19 Karolinska Institutet Sid 19 (44) När du är klar kan du välja Varukorg, för att spara eller göra justeringar, innan du väljer Till Rekvisitioner Notera att om artiklar i artikelregistret är rangordnade och du lägger en artikel i varukorgen som har annan rangordning än 1 så presenteras nedan fönster som kräver att orsakskod anges och eventuell kommentar läggs till innan artikeln läggs i varukorgen: Hantera och ändra i varukorgen Fönstret Varukorg innehåller de artiklar du har valt att lägga i varukorgen: Ta bort: Om du vill ta bort en eller flera artiklar i aktuell varukorg

20 Karolinska Institutet Sid 20 (44) Ta bort nollrader: Det är möjligt att ta bort alla nollrader i varukorgen genom att klicka på knappen. (Nollraderna tas annars bort automatiskt bort då rekvisitionen skapas). Töm varukorg: Tar bort alla artiklar i varukorgen: klicka på knappen. Antal: Ändra antal varor i kolumnen Uppdatera varukorg: Observera att om du gör ändringar i varukorgen måste du klicka på knappen för att bekräfta dina ändringar. Om det finns felaktiga värden i fältet Antal i förhållande till Minsta beställningskvantitetet eller Minsta tilläggskvantitet markeras aktuella rader och ett felmeddelande visas: Justera antal och uppdatera varukorgen. När du är nöjd klickar du på Till rekvisition för att skapa din beställning. Spara Favoritvarukorg 1. Lägg aktuella artiklar i varukorgen. Notera att: Artiklarna kommer att sparas i favoriten enligt samma sortering som de lagts i varukorgen. Artiklar som hänvisar till annan rangordning än 1 kommer att sparas i favoriten men inte föras över till varukorgen. 2. Gå till menypunkten Varukorg. 3. Klicka på knappen Spara/Uppdatera favorit: 4. Säkerställ att åtgärden Spara ny favorit är vald och fyll i följande information: a. Ge favoriten ett namn. b. Lägg till eventuell beskrivningstext c. Klicka på Spara.

21 Karolinska Institutet Sid 21 (44) 5) Fråga nedan visas; svara Ja om antal ska sparas i favoriten. 6) Favoriten har sparats och finns nu tillgänglig fönstret Favoriter. Om en favoritprodukt är märkt med varningstriangel innebär det att den innehåller artiklar som antingen: Är utgångna Är behörighetsstyrda, d.v.s. kräver specifik behörighet i samband med beställning. Ska kompletteras med orsakskod och förklaring till avsteg från rangordning. Dessa artiklar förs inte över från Favorit till Varukorg och bör inte sparas som Favorit Uppdatera Favoritvarukorg 1. Gå till menypunkten Favoriter. 2. Lägg aktuell favorit i varukorgen. 3. Gå till menypunkten Varukorg. 4. Gör ändringar enligt nedan: a. För att ändra antal på en eller flera artiklar; fyll i det nya antalet på respektive artikelrad. b. För att lägga till nya artiklar: gör en sökning enligt vanlig rutin och lägg aktuella artiklar i varukorgen. c. För att ta bort artiklar: klicka på ikonen Ta bort på respektive rad. Klicka på knappen Spara/uppdatera favorit:

22 Karolinska Institutet Sid 22 (44) 6) Välj alternativet Uppdatera favorit. a. Säkerställ att korrekt favorit är vald i rullistan och att beskrivningstexten är korrekt. c. Klicka på Spara favorit. Favoriten är uppdaterad. Notera att utgångna eller behörighetsstyrda artiklar automatiskt tas bort från favoriten i och med att den uppdateras eftersom de aldrig förs över till varukorgen. Notera att artiklar som hänvisar till annan rangordning än 1 automatiskt kommer att exkluderas ur favoriten då dessa ej ska vara regelbundet återkommande inköp. Distribuera favoritvarukorg Det är möjligt att skicka en Favoritvarukorg till en eller flera kollegor genom funktionaliteten Distribuera favorit: I fönstret Favoriter, klicka på Distribuera: Sök efter användaren som favoriten ska distribueras till. Välj aktuellt namn i listan genom att klicka på det en gång Klicka därefter på knappen Lägg till. Användarens namn syns då i listan Valda användare.

23 Karolinska Institutet Sid 23 (44) Om det är aktuellt att distribuera samma favorit till fler användare, upprepa sökning och utför tillägg enligt ovan beskrivning. För att slutföra distributionen, klicka på knappen Distribuera: Om mottagande användare redan har en favorit med aktuellt namn, kommer distribution ske med ett automatiskt tillägg av avsändande persons användar-id samt tidpunkt i favoritnamnet. Mottagaren kan då välja att spara denna som en ny favorit och ta bort den gamla. Varukorgens fördelning per artikelmarkering Om du valt någon eller några artikelmarkeringar i Avancerad sökning kan du se fördelningen när du skapat din Varukorg. Klicka på länken Fördelning per artikelmarkering under Varukorgens innehåll: Ett nytt fönster visas där du markerar den artikelmarkering du är intresserad av att följa upp. Om en artikel har flera markeringar inkluderas beloppet endast en gång, d.v.s. systemet kontrollerar om artiklarna i varukorgen hänvisar till någon av valda markeringar.

24 Karolinska Institutet Sid 24 (44) 5 Skapa varukorg via Leverantörs webbutik Vissa leverantörer kommer att vara anslutna i e-handelssystemet via s.k Punch-out. Det innebär att du skapar en varukorg i en leverantörens webbutik. Dessa varukorgar kan inte sparas som Favoriter.

25 Karolinska Institutet Sid 25 (44) När du klickar på Leverantörs webbutik i Mina genvägar eller under Rekvisitioner i Inköps-menyn visas en lista på leverantörer som erbjuder handel via webbutik. När du klickar på aktuellt leverantörsnamn öppnas dennes webbutik. Skapa en varukorg enligt leverantörens instruktioner. För att komma tillbaka till Agresso webb: klicka på knappen Skicka kundvagn eller motsvarande. Du hamnar då automatiskt på sidan Rekvisitioner:

26 Karolinska Institutet Sid 26 (44) 1) Fyll i Projekt i rekvisitionshuvudet 2) Klicka på Åtgärdsknappen Hämta varukorg 3) Följ instruktionerna i Kap 7 Rekvisition. KI har tidigare beställt produkter inom IT och telefoni i beställningssystemet Wisum/IThandel. Under en övergångstid kommer varor i Wisum finnas som Punch-Out. Du plockar ihop din varukorg på samma sätt som för andra leverantörers webbutiker. När inköp gjorts genom webbutik blir Attestanten informerad om detta i samband med attest av rekvisitionen. Detta för att säkerställa att manuell kontroll av rangordnad och/eller avtalad vara görs, då detta steg utgår vid köp i leverantörens webbutik. 6 Rekvisition En rekvisition är en fråga, beställning eller begäran för vanligtvis pengar eller varor, ofta skriftligt på en förtryckt blankett. Inom företag kan rekvisitioner användas i form av ett elektroniskt dokument, som genom sin väg i företagets arbetsprocess lämnas till ansvariga avdelningar för att färdigställa och godkänna den innan den omvandlas till en beställning/order. Genom att klicka på menypunkten Till rekvisition i Sökmotorn Agresso E-handel eller Skicka kundvagn, eller motsvarande, i Leverantörs webbutik avslutas beställningsprocessen och du hamnar i Agresso Self Service Rekvisitioner

27 Karolinska Institutet Sid 27 (44) Rekvisitionshuvud och Rekvisitionsdetaljer Den övre delen av rekvisitionsbilden kallas Rekvisitionshuvud: Börja med att fylla i Projekt: Värdet i detta fält kopieras till alla varor när du hämtar varukorg. Projekt kan ändras för en eller flera varor senare. Rekvisitionsnummer: Rekvisitionen tilldelas ett nummer automatiskt när den färdiga beställningen sparas. Rekvirent: Ditt namn. Leveransadress: I rullistan finns alla leveransadresser som du har behörighet att beställa till. En standardadress finns upplagd per rekvirent men kan vid behov ändras. Adressen visas i sin helhet i det stora textfältet under. Godsmärke: Anges i de fall där det behövs ytterligare information utöver leveransadress för att varor ska levereras på rätt plats. T.e.x namn på den som beställningen är till. Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i attest av rekvisition, varumottagning samt attest av inköpsfaktura. Meddelande: Vid inköp på konto 5600 eller annat konto som kräver information till Ekonomiavdelningen, anges Hämta varukorg Då du fyll i projektnummer kan du hämta din varukorg. Klicka på Hämta varukorg i Rekvisitionsdetaljer. Dina varor från varukorgen importeras till rekvisitionen.

28 Karolinska Institutet Sid 28 (44) Konteringen på varje vara visas i Rekvisitionsdetaljer. Projekt hämtas från det ifyllda fältet i Rekvisitionshuvudet och konto hämtas automatiskt från varans artikelgrupp. Ändra projekt Du kan ändra projekt för en eller flera varor i din rekvisition. 1. Klicka någonstans på raden med den vara som ska belasta ett annat projekt i Rekvisitionsdetaljer: 2. Klicka sedan på Kontering för att öppna upp konteringsfältet. 3. Markera kopierad rad 4. Ändra projekt på den nya raden. 5. Tryck på Tab för att uppdatera Byta projekt på flera rader:

29 Karolinska Institutet Sid 29 (44) Klicka någonstans på raden med det projekt du vill byta till. Markera raden där du vill ändra projekt genom att bocka i rutan. Klicka sedan på Uppdatera kontering Dela rad Dela en konteringsrad för att dela upp kostnad på två projekt: Markera kopierad rad från Rekvisitionsdetaljer och tryck på Dela upp raden. 1) Ändra projekt på rad 2 2) Ändra procent eller belopp på samma rad 3) Tryck på Tab för att uppdatera. Den övre raden räknas automatiskt om. 4) Observera att den delade konteringen enbart syns i Konteringsfältet, inte i Rekvisitionsdetaljerna. 5) Skriv i Meddelanderutan vilken rad som har delats på ett eller flera projekt. Detta för att underlätta för attestanten.

30 Karolinska Institutet Sid 30 (44) Spara och skicka rekvisition för attest När hela rekvisitionen är klar, klicka på knappen Spara (högst upp till vänster). Rekvisitionen går då iväg till Attestanten innan den skickas som en inköpsorder till leverantören. Vid eventuell avvisning av attestanten informeras rekvirent om detta via mail och processen avslutas. Inköpsorder skapas och skickas till leverantör När attestanten mottagit och attesterat rekvisitionen skapas en Inköpsorder per automatik. Beställningen tilldelas ett ordernummer för att sedan skickas iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör. Använd frågan Mina beställningar eller Alla beställningar i Rapporter för att se vilket ordernummer en beställning har fått. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle. 7 Varumottagning Inköp Inköpsorder Varumottagning För att faktura och order ska kunna matchas i systemet måste du göra en Varumottagning när dina varor levererats. Vid varumottagning kan antingen hela eller delar av beställningen registreras.

31 Karolinska Institutet Sid 31 (44). Registrera leveransmottagning Inköp Inköpsorder Varumottagning Öppna Varumottagning Inköpsmenyn och skriv in ordernumret eller sök fram ordern med hjälp av fälthjälpen:

32 Karolinska Institutet Sid 32 (44) För att titta på en kopia av din inköpsorder, klicka på Dokument och därefter på aktuell fil i dokumentarkiv Inköpsorderkopia Om du mottagit hela din beställning fyller du i alla rader under orderdetaljer. Kontrollera att leveransdatum är korrekt. Tryck på Spara Skärmbilden stängs automatiskt och du hamnar åter igen i arbetsflödet där en ny rad med status Att ta emot har skapats. Knappen Avvisa används endast om det är något fel på fakturaunderlaget, d.v.s. att någon registreringsinformation är felaktig och kräver korrigering av ekonomiavdelningen. Vid avvisning är kommentar obligatorisk Orderinformation För att titta på en kopia av din inköpsorder, klicka på Dokument i huvudmenyn och därefter på aktuell fil i dokumentarkiv Inköpsorderkopia Genom att klicka på inköpsordernumret kan man se varumottagnings- och fakturahistorik för aktuell order:

33 Karolinska Institutet Sid 33 (44) Delleverans Om du inte fått hela din beställning klicka på knappen Ange noll i mottagning för den vara som inte mottagits. Då resterande leverans mottagits fyller du i resterande varor enligt Registrera leverans Arbetsflödet hänvisar automatiskt till kvarvarande kvantitet för varumottagning i fältet Mängd. När du har tagit emot alla artiklar enligt inköpsorder; gå vidare genom att klicka på Varan mottagen. Nu matchas faktura med levererad vara.

34 Karolinska Institutet Sid 34 (44) Rest annullerad bockas i och kompletteras med en orsakskod om leverantören meddelat att resterande antal inte kommer att levereras. När restannulleringen är sparad kan inga ytterligare artiklar tas emot på den specifika orderraden. Varuretur Om du vill göra en varuretur gör du detta utanför Agresso. Kontakta leverantören. Noll leverans?? Hur hanteras detta om det tar tid? Saknad varumottagning Du får ett meddelande i Mina uppgifter om fakturan inkommit men ingen registrering av varumottagning är gjord. Observera att du måste registrera varumottagningen via Mina uppgifter och inte i ordninarie länk i Inköp

35 Karolinska Institutet Sid 35 (44) Beställning/Varukorg- Rekvisition-Attest-Order Leverantör -Varumottagning-Matchning av faktura Handbok E-handel Karolinska institutet, Projekt: Process och IT-stöd för e-beställningar

36 Karolinska Institutet Sid 36 (44) 8 Attest av rekvisition Attest av rekvisition skall ske utifrån av KI beslutad delegationsordning och inom givna beloppsgränser. Attestera Har rekvisitionsraderna konterats på olika sätt sänds de olika raderna till respektive attestant. Attestanten får information om de rekvisitioner som ska attesteras i sin uppgiftslista eller via mejl. Genom att klicka på Mina uppgifter får du upp den aktuella rekvisitionen i Normalläge. Du kan välja att Attestera eller Avvisa rekvisitionen med åtgärdsknapparna högst upp. Följande information finns: Verifikationstext: Möjlighet att ange kompletterande information som följer med till huvudboken. Informationen som anges här är även tillgänglig i varumottagning samt attest av inköpsfaktura. Logg arbetsflöde: Här syns vad som har skett tidigare i attestflödet. Om någon har skrivit in en kommentar syns den här. Rekvisitionsdetaljer: Visar vilka artiklar som beställts, antal och pris. Längst till höger på raderna syns kontering av raden. Varningsinfo : Om denna symbol visas, för muspekaren över varningstriangeln för att visa info om artikeln. o Ej avtalad artikel - indikerar att artikelns pris inte är avtalat. o Extern webbshop - indikerar att artikeln kommer från extern webbshop och innebär att artikeln och priset inte godkänts på förhand och att eventuell kod för rangordning saknas.

37 Karolinska Institutet Sid 37 (44) o Avsteg från rangordning Om artikeln är rangordnad men inte är förstahandsval. Klicka på Orsak avsteg rangordning som ger en förklaring till avsteget. Kontering: Detta fält visar konteringen för den aktiva rekvisitionsraden. Gör följande för att attestera rekvisitionen: Kontrollera rekvisitionsraderna samt konteringen. Konteringen kan ändras vid behov. Aktivera raden i rekvisitionsdetaljer som ska ändras genom att klicka någonstans på raden (som blir grön). I konteringsfältet visas då konteringen för den aktiva rekvisitionsraden och man har möjlighet att ändra dessa värden. Om du är nöjd med kontering och vill attestera rekvisitionen, klicka på knappen Attestera. Då går beställningen vidare i flödet. Du kan också välja olika åtgärder för olika rader eller dela upp konteringen. Avancerat läge Om du väljer Avancerat läge kan du byta projekt, dela projekt eller avvisa enskilda rader av rekvisitionen. Avvisa enskild rad Välj Till avancerat läge i huvudmenyn: Avancerat läge: Markera aktuell rekvisitionsrad och klicka på korrekt åtgärdskod. Markera sedan nästa rad och upprepa rutinen.

38 Karolinska Institutet Sid 38 (44) När du är färdig, klicka på Spara. Beställningen går nu vidare i flödet. Dela upp kontering på en rad Om du vill dela upp konteringen: Välj Till avancerat läge i huvudmenyn: Gå till Kontering och markera aktuell rad. Klicka på Dela upp raden: Kontera den extra raden enligt önskemål och fördela beloppet enligt önskemål. När du är färdig, markera alla rekvisitionsrader och klicka på knappen Attestera. När du trycker på Spara går beställningen vidare i flödet: Var attesterar man, i rekdetalj eller kontering??

39 Karolinska Institutet Sid 39 (44) Inköpsorder skapas och skickas till leverantör När rekvisitionen är färdigattesterad skapas en Inköpsorder som automatiskt tilldelas ett ordernummer. Sedan skickas inköpsordern iväg till leverantören. Ordern skickas som en elektronisk fil eller som ett PDF-dokument via mail beroende på avtal med leverantör. Du kan se vilket ordernummer din beställning har fått under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. Observera att en rekvisition kan bli flera inköpsorder, t.ex. om rekvisitionen innehåller artiklar från olika leverantörer eller om alla rader inte attesteras vid samma tillfälle. 9 Ordersvar Det finns möjlighet att ta emot ordersvar i AGRESSO. Dock är det inte alla leverantörer som som gör det. Vissa leverantörer skickar ordersvar elektroniskt. I så fall hittar du ordersvaret under Mina beställningar eller Alla beställningar i menyn. I vissa fall kan Möjliga svar från leverantören är: Mottaget: Leverantörens system har tagit emot ordern. Accepterat: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern som den är. Accepterat med ändringar: Leverantören bekräftar att man accepterar ordern, men med angiven ändring (ändrat leveransdatum, kvantitet etc.) i aktuella kolumner. Vilka ändringar leverantören får göra står i affärsavtalet eller rutinbeskrivning. Avvisat: Leverantören avvisar ordern. Leveransaviserad: Leverantören har skickat en leveransavisering (elektronisk följesedel).

40 Karolinska Institutet Sid 40 (44) 10 Rapporter I Agresso kan du i Huvudmenyn- Rapporter- E-handel, hitta svar på frågor om var din rekvisition befinner sig i flödet. Om den den är attesterad och fått ett ordernummer samt om den är varumottagen. Alla rekvisitioner Rapporter- Globala rapporter-e-handel- Alla rekvisitioner I mappen Alla Rekvisitioner kan du se var din rekvisition befinner sig i flödet. Sök upp din rekvisiton och klicka i kolumnen Status arbetsflöde