Palette. Matchning fakturor mot order - Manual. Version 1.0 /

Transkript

1 Palette Matchning fakturor mot order - Manual 1

2 Innehållsförteckning TIPS:... 3 MATCHA FAKTURA... 4 OM FAKTURARADER FINNS I FÄLT Automatisk ommatchning... 6 Kvar att matcha... 7 Om rader får röd färg... 7 Om ingen färg skapas på raderna eller delar av raderna:... 8 Matcha på radnivå... 8 Hitta order att matcha emot... 8 Söka fram en order... 8 Matcha orderrad mot fakturarad Kvar att matcha Matcha mot faktura Hitta order att matcha emot Söka fram en order Matcha orderrad mot faktura OM FAKTURARADER INTE FINNS I FÄLT Matcha mot faktura Hitta order att matcha emot Söka fram en order Matcha orderrad mot faktura ÅTERSTÅR ATT MATCHA Öresavrundning: Högre belopp återstår att matcha VARFÖR FAKTUROR I INKORGEN SOM HÖR TILL EN ORDER? PRISAVVIKELSER Faktura utan artikelrader i Palette, med prisavvikelse Faktura med artikelrader i Palette, med prisavvikelse AVGIFTERNA PÅ FAKTURAN ÄR HÖGRE ÄN UPPSATT TAKVÄRDE I PALETTE LEVERANSKVITTENSEN ÄR INTE GJORD Faktura utan inlästa artikelrader i Palette, där leveranskvittens inte har gjorts Fakturor med artikelrader inlästa i Palette, där leveranskvittens inte har gjorts ORDERNUMMER SAKNAS/ORDERNUMMER FEL PÅ FAKTURAN Ordernummer är fel på fakturan Ordernummer saknas på fakturan

3 Tips: Använd gärna e-guiderna för Palette som rör matchning! Dessa finns under knappen Guider i menyträdet till vänster i Palette: 3

4 Frågor mejla till eller Matcha faktura Det finns tre sätt att matcha en faktura; automatiskt ommatchning, manuell matchning på radnivå samt manuell matchning mot faktura. OBSERVERA! Det går över filer med uppdaterad orderinformation från Proceedo till Palette 4 ggr/dag. Om ni har fått ut fakturan pga att leveranskvittens inte har blivit gjord så måste den göras först innan ni kan matcha fakturan mot ordern. Uppg. gjorda i Proceedo före kl: Syns i Palette efter kl: 08:00 09:15 11:00 12:15 14:00 15:15 17:00 18:15 Vilken metod man kan använda beror på hur fakturan gått in i Palette. För att matcha en faktura så trycker man på knappen Inköpsorder som finns i övre menyraden i mitten ungefär, när man är inne på själva fakturan i Palette. Man kommer då till en ny sida, som är indelad i fyra delar. 1: Här finns fakturabilden. En scrollist finns till höger om bilden om man vill se längre ner på fakturan. 2: Fakturainformation om fakturan, dvs. leverantörens namn och nummer, ev. ordernummer, följesedelsnummer, nettobelopp, matchat belopp, kvar att matcha, fakturans valuta och slutligen internt fakturanummer (vårt LC-nummer). 3: Fakturarader och matchningar: Innan matchning är gjort kan detta fält vara tomt (om det är en skannad faktura) eller innehålla fakturans alla artikelrader (elektronisk faktura eller en skannad faktura där palettesupport lagt in alla artikelrader manuellt åt er, för att underlätta ert arbete). 4: Leveranskvittenser med orderinformation: I denna del av bilden söker man fram sin order samt markerar vilka rader man vill koppla till fakturan. 4

5 Exempel1: Faktura där inga artikelrader är registrerade i palette punkt 3 har inga data Exempel2: Faktura där artikelrader är registrerade i palette punkt 3 har data

6 Om fakturarader finns i fält 3 Om fakturarader finns enligt föregående sida, så har man tre olika matchningsmöjligheter, automatiskt ommatchning, manuell matchning på radnivå eller totalnivå mot faktura. Automatisk ommatchning Automatisk ommatchning kan göras mot fakturor som har artikelrader inlagda under punkt 3 (se exempel 2 på föregående sida) och för de artikelrader där artikelnummer, leveranskvitterat antal, enhet och styckepris stämmer mot ordern och är inom godkända avvikelsenivåer. Tryck på knappen som finns i del tre ovanför artikelraderna Det kommer upp en ruta som ser ut enligt nedan. Tryck på knappen Ja Om palette hittar orderrader som matchar enligt fakturans artikelrader, så kommer artikelradernas 6

7 ordernummer få en färg. Grön = full matchning. Raden är matchad och helt klar. Beloppet är inom uppsatta avvikelsetoleranser. Orange = prisavvikele, dvs större avvikelse än vad som är uppsatt toleransnivå för avvikelser på radnivå. Om prisavvikelsen är ok så är matchningen klar. Om priset är fel så måste man ta kontakt med leverantören för korrigering. Gul= leveranskvitten är inte gjord, vilket måste göras innan matchning. Om lev.kvittens har gjorts så kan den informationen inte ha hunnit komma över till Palette från Proceedo ännu, se tidpunkter ovan under rubrik Matcha faktura Röd= hittar ingen rad att matcha emot, se egen rubrik nedan. Tryck nu på knappen som finns till vänster om Automatiskt ommatchning, Visa alla matchningar. Då visas alla artikelrader från den matchade ordern i del 4, längst ner. Längst till vänster ser man vilken rad respektive orderrad har matchats emot. Kvar att matcha Om palette har lyckats matcha alla artikelrader så återstår bara att kontrollera att hela fakturan är fullt matchad. Det ser man i fältet i del 2, fakturainformation och i 3:e rutan från höger, kvar att matcha. Se särskilt avsnitt längre ner i detta dokument Återstår att matcha. Om rader får röd färg Om det blir röd färg på några eller alla rader så kan det bero på att fakturan har fel ordernummer eller att artikelraderna har ett annat artikelnummer eller annan enhet än ordern. Ordernummer kan saknas på 7

8 radnivå, beställningens artikelnummer eller enhet kan vara andra än på ordern och då förstår inte Palette att orderrad och fakturarad hör ihop. Om det blir röda rader, så måste man matcha dessa poster manuellt. Gå till rubrikerna Matcha på radnivå eller Matcha mot faktura. Om man vill få hela färdig kontering på alla artikelrader, även de med prisavvikelser så är Matcha mot radnivå bäst metod, då slipper man justera avvikelsebeloppen själv, det gör Palette åt dig. Om ingen färg skapas på raderna eller delar av raderna: Om det inte blir en färg, så har inte palette kunnat matcha fakturans artikelrader mot en orders artikelrader. Antingen så finns det inga artikelrader i fältet för Fakturarader och matchningar eller så saknas det ett ordernummer på fakturan. Den automatiska ommatchningen fungerade därmed inte utan då måste man matcha fakturan manuellt med, antingen via Matcha på radnivå eller via Matcha på faktura, se avsnitt läggre ner i detta dokument. Matcha på radnivå ger ett bättre slutresultat då Palette även matchar avvikelsebeloppen om det finns några. Matcha på radnivå Alla fakturor som är inlagda i Palette med artikelrader kan matchas rad mot rad, dvs. det finns information i fältet Fakturarader och matchningar redan innan matchning är gjord, även om ordernummer saknas på fakturan. Detta ger en bättre träffsäkerhet, d.v.s. en fakturarads nettobelopp matchas mot en orderrads nettobelopp, på de artiklar som är leveranskvitterade. Systemet tittar då på artikelnummer, antal, enhet och styckepris. Om Palette inte kan matcha via automatisk ommatchning så kan denna variant fungera bättre, då du själv söker fram den order du vill matcha fakturan emot. Hitta order att matcha emot Under fältet Leveranskvittenser och orderinformation återfinns fyra knappar överst i del 4 (se bild på sid 5 punkt 4): Sök: via denna knapp kan man söka fram sin order Uppdatera: används när man har markerat de rader som ska matchar mot fakturan. Matcha alla: Om alla framsökta rader ska matchas mot fakturan så kan man trycka på denna knapp. Avmatcha alla: Om man har matchat fel rader så kan man lätt avmatcha alla genom att trycka på denna knapp. För att alla ändringar ska slå igenom så måste man ALLTID trycka på knappen UPPDATERA efter sina val. Söka fram en order Börja med att trycka på knappen Sök, nedan ruta öppnar sig. Om det finns ett ordernummer kopplat till fakturan så kommer det med automatiskt i sökbilden. Om ordernummer är korrekt så kan man bara trycka på knappen OK. Om inte ordernummer är korrekt, så kan man söka på andra parametrar, tex artikelnummer eller del av artikelnummer. Om del av kod eller benämning anges så måste man sätta * - tecknet före och efter, för att systemet ska förstå att man inte 8

9 angivit hela koden eller benämningen. Om det finns några icke redan matchade rader för valt ordernummer, så kommer dessa fram när man tryckt på OK. I detta exempel kom det fyra rader. Raden innehåller ett antal kolumner där första kolumnen fakturarad är där man talar om att man vill koppla raden. 9

10 Matcha orderrad mot fakturarad Man tittar på fakturans innehåll för att se att artikelnummer, antal, enhet stämmer med de uppgifter man har sökt fram. När man har hittat den/de orderrader som hör ihop med fakturan så kopplar man ihop varje fakturarad mot motsvarande orderrad genom att välja det radnummer, i rullisten på orderraden, som står i första kolumnen på fakturaraden. Detta gör man sedan alla orderrader man har hittat ska kopplas mot fakturans artikelrader. Genom att man matchar rad mot rad, så hanterar Palette eventuella prisavikelser automatiskt. Om leverantören har fakturerat fel belopp, så måste man ta kontakt med leverantören för en kreditering. OBS! Om ni har beställt i en annan enhet är leverantören fakturerar så kan ni inte matcha rad mot rad då får ni använda metoden Matcha mot faktura se senare i detta dokument. T.ex. om ni har beställt 1 fp á 100 kr, men fakturan är på 100 st á 1 kr, då ska ni matcha 1 st á 100 kr mot fakturans 100 st á 1 kr. Välj då att matcha mot faktura istället, se nästa punkt. När alla artikelrader är matchade mot sina orderrader så avslutar ni med att trycka på knappen Uppdatera som finns på den vänstra sidan bredvid sök-knappen. 10

11 När man har tryckt på knappen uppdatera, så syns det en färg på alla matchade artikelrader. Grön = full matchning, Orange = prisavvikelse. Det går inte att matcha en fakturarad mot en orderrad som inte är leveranskvitterad. Kvar att matcha Om man har lyckats matcha alla artikelrader så återstår bara att kontrollera att hela fakturan är fullt matchad. Det ser man i fältet i del 2, fakturainformation och i 3:e rutan från höger, kvar att matcha. Se särskilt avsnitt längre ner i detta dokument Återstår att matcha. Om fältet Kvar att matcha är noll, avsluta med att trycka på Spara -knappen som finns högst upp på sidan i det vänstra hörnet. Om fältet inte är noll, 11

12 När du har tryckt på knappen kommer du tillbaka till fakturasidan. Nu är kopplingen mellan faktura och order klar och konteringen har nu hämtats från ordern samt ordernummer inklusive radnummer finns nu med på konteringsraderna. I de fall det är en prisavvikelse på en artikelrad så syns det genom att det har blivit en extra artikelrad med markeringen R i kolumnen längst 12

13 Matcha mot faktura Alla typer av fakturor kan matchas mot faktura, oavsett om fakturans artikelrader är inlagda i Palette eller inte. När det gäller fakturor som har artikelrader inlästa i Palette, så är denna matchningsmetod bra att använda när man har beställt i annan enhet och antal är leverantören har fakturerat. T.ex. om beställaren har beställt 1 fp (innehåller 100 st) för 100 kr, men leverantören fakturerar 100 st á 1 kr = 100 kr. Hitta order att matcha emot Under fältet Leveranskvittenser och orderinformation återfinns fyra knappar överst i del 4 (se bild på sid 5 punkt 4): Sök: via denna knapp kan man söka fram sin order Uppdatera: används när man har markerat de rader som ska matchar mot fakturan. Matcha alla: Om alla framsökta rader ska matchas mot fakturan så kan man trycka på denna knapp. Avmatcha alla: Om man har matchat fel rader så kan man lätt avmatcha alla genom att trycka på denna knapp. För att alla ändringar ska slå igenom så måste man ALLTID trycka på knappen UPPDATERA efter sina val. Söka fram en order Börja med att trycka på knappen Sök, nedan ruta öppnar sig. Om det finns ett ordernummer kopplat till fakturan så kommer det med automatiskt i sökbilden. Om ordernummer är korrekt så kan man bara trycka på knappen OK. Om inte ordernummer är korrekt, så kan 13

14 man söka på andra parametrar, tex artikelnummer eller del av artikelnummer. Om del av kod eller benämning anges så måste man sätta * - tecknet före och efter, för att systemet ska förstå att man inte angivit hela koden eller benämningen. Om det finns några icke redan matchade rader för valt ordernummer, så kommer dessa fram när man tryckt på OK. I detta exempel kom det en rad. Raden innehåller ett antal kolumner där första kolumnen fakturarad är där man talar om att man vill koppla raden. 14

15 Matcha orderrad mot faktura Man tittar på fakturans innehåll för att se att artikelnummer, antal, enhet stämmer med de uppgifter man har sökt fram. När man har hittat den/de orderrader som hör ihop med fakturan så väljer man Matcha mot faktura i den första kolumnen, fakturarad. Om det är flera artiklar på fakturan så ska man hitta lika många orderrader som man hanterar på samma sätt. Fel belopp Sedan går man till fälten för Matchat antal, Machat pris och Matchat belopp, långt till höger på respektive rad. Man jämför radens antal, styckepris och totalbelopp mot fakturaradens antal, styckepris och belopp. 15

16 I exemplet ovan ser vi att antal är 1 i båda fallen, men att styckepris och totalbelopp på artikeln är 100 kr större än orderns. Om leverantören har fakturerat fel belopp, så måste man ta kontakt med leverantören för en kreditering. Om allt är ok, dvs. leverantören har gjort rätt, så måste man ändra matchat belopp till fakturans belopp, då artikeln i verkligheten är 100 kr dyrare än vad vi trodde när vi skapade ordern. Ändra belopp till samma som på fakturan, dvs. i vårt exempel 518,30. Tryck sedan på knappen Uppdatera som finns på den vänstra sidan bredvid sök-knappen. När man har tryckt på knappen uppdaterat så dyker det upp en rad i del 3 Fakturarader och matchningar som visar att vi har kopplat ihop vår faktura med ordern. Om ingen öresavrundning återstår eller att fakturan innehåller artiklar som vi inte har någon order att 16

17 koppla till, så bör fältet för Kvar att matcha under del 2 vara noll. Om det däremot återstår ören eller större belopp, så måste de hanteras, se avsnitt Återstår att matcha senare i detta dokument. När fältet Kvar att matcha är noll, avsluta med att trycka på Spara -knappen som finns högst upp på sidan i det vänstra hörnet. När du har tryckt på knappen kommer du tillbaka till fakturasidan. 17

18 Nu är kopplingen mellan faktura och order klar och konteringen har nu hämtats från ordern samt ordernummer inklusive radnummer finns nu med på konteringsraderna. Om fakturarader inte finns i fält 3 Det innebär att det är en skannad faktura och då finns det bara ett sätt att matcha fakturan mot en order, och det är via manuell matchning mot faktura, se punkt 3 i exempel på sid 5 i detta dokument. Matcha mot faktura Alla typer av fakturor kan matchas mot faktura, oavsett om fakturans artikelrader är inlagda i Palette eller inte. Hitta order att matcha emot Under fältet Leveranskvittenser och orderinformation återfinns fyra knappar överst i del 4 (se bild på sid 5 punkt 4): Sök: via denna knapp kan man söka fram sin order 18

19 Uppdatera: används när man har markerat de rader som ska matchar mot fakturan. Matcha alla: Om alla framsökta rader ska matchas mot fakturan så kan man trycka på denna knapp. Avmatcha alla: Om man har matchat fel rader så kan man lätt avmatcha alla genom att trycka på denna knapp. För att alla ändringar ska slå igenom så måste man ALLTID trycka på knappen UPPDATERA efter sina val. Söka fram en order Börja med att trycka på knappen Sök, nedan ruta öppnar sig. Om det finns ett ordernummer kopplat till fakturan så kommer det med automatiskt i sökbilden. Om ordernummer är korrekt så kan man bara trycka på knappen OK. Om inte ordernummer är korrekt, så kan man söka på andra parametrar, t.ex. artikelnummer eller del av artikelnummer. Om del av kod eller benämning anges så måste man sätta * - tecknet före och efter, för att systemet ska förstå att man inte angivit hela koden eller benämningen. Om det finns några icke redan matchade rader för valt ordernummer, så kommer dessa fram när man tryckt på OK. I detta exempel kom det en rad. Raden innehåller ett antal kolumner där första kolumnen fakturarad är där man talar om att man vill koppla raden. 19

20 Matcha orderrad mot faktura Man tittar på fakturans innehåll för att se att artikelnummer, antal, enhet stämmer med de uppgifter man har sökt fram. När man har hittat den/de orderrader som hör ihop med fakturan så väljer man Matcha mot faktura i den första kolumnen, fakturarad. Om det är flera artiklar på fakturan så ska man hitta lika många orderrader som man hanterar på samma sätt. Fel belopp Sedan går man till fälten för Matchat antal, Machat pris och Matchat belopp, långt till höger på respektive rad. Man jämför radens antal, styckepris och totalbelopp mot fakturaradens antal, styckepris och belopp. 20

21 I exemplet ovan ser vi att antal är 1 i båda fallen, men att styckepris och totalbelopp på artikeln är 100 kr större än orderns. Om leverantören har fakturerat fel belopp, så måste man ta kontakt med leverantören för en kreditering. Om allt är ok, dvs. leverantören har gjort rätt, så måste man ändra matchat belopp till fakturans belopp, då artikeln i verkligheten är 100 kr dyrare än vad vi trodde när vi skapade ordern. Ändra belopp till samma som på fakturan, dvs. 518,30 i vårt exempel. Tryck sedan på knappen Uppdatera som finns på den vänstra sidan bredvid sök-knappen. När man har tryckt på knappen uppdaterat så dyker det upp en rad i del 3 Fakturarader och matchningar som visar att vi har kopplat ihop vår faktura med ordern. Om ingen öresavrundning återstår eller att fakturan innehåller artiklar som vi inte har någon order att 21

22 koppla till, så bör fältet för Kvar att matcha under del 2 vara noll. Om det däremot återstår ören eller större belopp, så måste de hanteras, se avsnitt Återstår att matcha senare i detta dokument. När fältet Kvar att matcha är noll, avsluta med att trycka på Spara -knappen som finns högst upp på sidan i det vänstra hörnet. När du har tryckt på knappen kommer du tillbaka till fakturasidan. 22

23 Nu är kopplingen mellan faktura och order klar och konteringen har nu hämtats från ordern samt ordernummer inklusive radnummer finns nu med på konteringsraderna. 23

24 Återstår att matcha Öresavrundning: Om det bara är öresavrundning som återstår, så justera värdet i fältet för Matchat belopp på en av artikelraderna i del 4 längst ner på sidan (se exempel på sid 5). Tryck sedan på knappen Uppdatera som finns högst upp till vänster i del 4. Exempel före Efter justering i beloppsfält Rutan för Kvar att matcha bör nu vara 0,00 om man har justerat beloppet korrekt. Avsluta genom att trycka på knappen Spara som finns högst upp till vänster ovanför fakturabilden. 24

25 Högre belopp återstår att matcha Om det är ett högre belopp i rutan för Kvar att matcha så kan det bero på att det finns avgifter eller andra artiklar på fakturan som inte har kunnat matchas mot det ordernummer som har angivits på fakturan. Om beloppet helt eller delvis beror på att man inte har justerat de matchade beloppen pga prisavvikelser så bör detta göras först, se tidigare avsnitt Fel belopp under Matcha mot faktura ovan. Artiklar hör till annan order: Om det är artiklar som finns på en annan order än den som leverantören angivit så kan man matcha även dessa via manuell matchning. Gå till punkten söka fram en order ovan och ange andra sökvärden än fakturans ordernummer, t.ex. annat ordernummer om det är känt eller hela/delar av artikelnumret som angivits på fakturan. Om del av kod eller benämning anges så måste man sätta * - tecknet före och efter, för att systemet ska förstå att man inte angivit hela koden eller benämningen. Avgifter eller artiklar som inte finns på en order: Om det är avgifter eller artiklar som inte finns med på någon annan order så måste återstående belopp konteras upp av en ekonomiregistrerare enligt vanlig procedur i Palette. När man är klar med sin matchning: Avsluta genom att trycka på knappen Spara som finns högst upp till vänster ovanför fakturabilden. Då kommer man automatiskt tillbaka till fakturasidan. Det som har matchats syns nu i konteringen genom att det är ett ordernummer på konteringsraderna. Om det finns belopp kvar att kontera upp så syns det antingen genom att det finns en konteringsrad mot konto 4999 eller att Rest:0,00 inte är noll kr. 25

26 Varför fakturor i inkorgen som hör till en order? Det finns fem olika anledningar till varför en faktura inte kan automatmatchas och måste skickas ut i det vanliga flödet i Palette. - Leveranskvittensen är inte gjord - Prisavvikelsen är för stor - Avgifterna är högre än 375 kr totalt - Ordernummer saknas på fakturan - Ordernummer är fel på fakturan - Vårt skanningsbolag har missat att skanna ordernumret I alla fall utom när ordernummer saknas på fakturan, så ser man att fakturan hör till en order när man kommer in i Palette under Mina Fakturor. I kolumnen Inköpsorder återfinns ett nummer som börjar på PO. Om man ställer musmarkören på ett ordernummer så får man fram hjälptexten (Ej matchat mot inköpsorder). Prisavvikelser Faktura utan artikelrader i Palette, med prisavvikelse När en skannad faktura har en total prisavvikelse på +/- 5 % eller en total prisavvikelse på +/- 500 kr, så kommer fakturan att gå ut i det vanliga flödet i Palette för manuell hantering. Orsaker till avvikelse: - kan vara högre/lägre priser på köpta varor/tjänster - att inte alla leveranskvitterade varor/tjänster finns med på fakturan - att det är fler varor/tjänster på fakturan än vad som finns på ordern - att ordernummer är felaktigt - att avgifterna är högre än uppsatt takvärde 375 kr I många fall har Palettesupport lagt in artikelraderna i Palette och matchat fakturan helt eller delvis åt er redan, för att underlätta för er, men i de fall inte detta har gjorts så kommer ni behöva agera. 26

27 När man öppnar en skannad faktura, som hör till en order och det är en prisavvikelse, så kan man se det utifrån nedan uppgifter. 1: I konteringen så återfinns konto 4999 samt övrig kontering enligt ert konteringsförslag. Det finns inget i fälten för inköpsorder eller inköpsorderrad. 2: Uppe i vänstra hörnet finns en symbol i form av en kundvagn. Man får veta vad de står för om man ställer muspekaren mot respektive kundvagn. Det finns inköpsordrar kopplade till leverantören. Vilket bara innebär att vi har beställt från proceedo av denna leverantör tidigare. 3: Det finns ett ordernummer i fältet för Inköpsordernr. Först måste man ta ställning till om fakturan har rätt ordernummer och om avvikelsen är okej eller inte. Om den är okej och du vill godkänna fakturan måste du först matcha den manuellt mot inköpsorden, se avsnitt Matcha faktura ovan. 27

28 Faktura med artikelrader i Palette, med prisavvikelse När en Faktura har artikelrader inlagda i Palette och har en total prisavvikelse på + 5 % eller en total prisavvikelse på kr, så kommer fakturan att gå ut i det vanliga flödet i Palette för manuell hantering. Utöver ovan avvikelsenivåer så finns det en avvikelsekontroll på radnivå, då Svefakturor matchas rad för rad, + 5 % eller totalt 100 kr per rad. Orsaker till avvikelse: - kan vara högre priser på köpta varor/tjänster - att det är fler varor/tjänster på fakturan än vad som finns på ordern - att avgifterna är högre än uppsatt takvärde 375 kr När man öppnar en faktura som har artikelrader inlästa i Palette, som hör till en order och det är en prisavvikelse så kan man se det utifrån nedan uppgifter. 1: Uppe i vänstra hörnet finns en symbol i form av en kundvagn. Man får veta vad de står för om man ställer muspekaren mot respektive symbol. Det finns inköpsordrar kopplade till leverantören. Vilket bara innebär att vi har beställt från proceedo av denna leverantör tidigare. 2: Det kan finnas ett ordernummer i fältet för Inköpsordernr, men inte alltid. 3: Matchningen är redan gjord av systemet och konteringen är enligt inköpsordens kontering. Exempel: Priset avviker på en artikelrad Varje rads avvikelser skapar en egen konteringsrad med information om radnummer och att det är en avvikelserad. Orderradnr Kod för avvikelserad 28

29 Om avvikelsen istället beror på att det finns en avgift över 375 kr eller artiklar som ej finns med på ordern, så bokförs det saldot på en egen rad med samma kontering som orderns första rad. Eventuell öresavrundning på fakturan räknas av/läggs på det avvikande beloppet. Den raden får inte någon koppling till någon order eller orderrad. Exempel: fakturan innehåller artiklar som inte finns med på ordern. Summan av dessa artiklar och öresavrundning hamnar som en egen konteringsrad utan koppling till någon order eller orderrad och med en kontering som är lika orderns första rad (1). Man bör kontrollera hur ordern ser ut och se att kopplingen är korrekt gjord av systemet. För att komma till matchningssidan så trycker man på knappen Inköpsorder uppe i den övre menyraden ovanför fakturabilden. Om det finns artiklar som inte finns på ordern, så bör man kontrollera om dessa artiklar finns på någon annan order, då leverantören kan ha angivit fel ordernummer. Hur man gör för att titta och matcha faktura mot en inköpsorder, se under avsnitt Matcha Faktura ovan. Först måste man ta ställning till om avvikelsen är okej eller inte. Om den är okej så är det bara att godkänna fakturan. Om fakturan innehåller avgifter på mer är 375 kr, så måste ekonomiregistreraren kontera upp det beloppet, efter mottagarens godkännande men före slutattest. Avgifterna på fakturan är högre än uppsatt takvärde i Palette I Palette har vi satt upp att en faktura kan bli automatmatchat om allt stämmer och om avgiften är på max 375 kr, i och med det så får fakturan gå direkt till betalning. Om däremot en leverantör fakturerar en avgift på ett högre belopp, så måste vi skicka ut fakturan i ert vanliga flöde i Palette, för godkännande av er på institutionen. När avgiften är under 375 kr så konteras den automatiskt på konto Kst, projekt blir enligt orderns första rad. 29

30 Leveranskvittensen är inte gjord När fakturan kommer till Palette så försöker systemet matcha fakturan mot det inköpsordernummer som finns på fakturan. Om systemet hittar ordern och leveranskvittensen inte är gjord, så går det ut ett mail till beställaren, som ser ut enligt nedan. Bifogad fil är en bild av den inkomna fakturan. OBS! länken ovan går till Palette och inte till Proceedo. Det är i Proceedo ni måste göra leveranskvittensen. Fakturan ligger hos Palettesupport för bevakning i sju dagar och under den tiden så ser ni inte själva fakturan i Palette. Innan matchning kan göras i Palette så måste man göra leveranskvittensen i Proceedo. Det går filer 4 ggr/dag från Proceedo till Palette med information om vad som har leveranskvitterats se tider under avsnitt ovan Matcha faktura Faktura utan inlästa artikelrader i Palette, där leveranskvittens inte har gjorts. Palette bevakar och väntar på att leveranskvittens görs i 7 dagar. Om inte leveranskvittens har gjorts inom dessa sju dagar, så kommer fakturan att gå ut i Palette enligt beställarens flöde, dvs. beställaren får då i sin roll som mottagare fakturan till sig i Palette, för manuell matchning. Därefter så ska den kontrolleras av ekonomiregistreraren och slutattesteras av attestant. När man öppnar en skannad faktura, som hör till en order och där leveranskvittensen inte är gjord så kan man se det utifrån nedan uppgifter. Hur man gör en manuell matchning, se under avsnitt Matcha Faktura. 30

31 1: Uppe i vänstra hörnet finns inga symboler i form av kundvagnar. 2: Det finns ett ordernummer i fältet för Inköpsordernr. Fakturor med artikelrader inlästa i Palette, där leveranskvittens inte har gjorts Palette bevakar och väntar på att leveranskvittens görs i 7 dagar. Om inte leveranskvittens har gjorts inom dessa sju dagar, så kommer fakturan att gå ut i Palette enligt beställarens flöde, dvs. beställaren får då i sin roll som mottagare fakturan till sig i Palette, för manuell matchning. Därefter så ska den kontrolleras av ekonomiregistreraren och slutattesteras av attestant. När man öppnar en Svefaktura, som hör till en order och där leveranskvittensen inte är gjord så kan man se det utifrån nedan uppgifter. Hur man gör en manuell matchning, se under avsnitt Matcha Faktura. 1: Uppe i vänstra hörnet finns inga symboler i form av kundvagnar. 2: Det finns antingen ett ordernummer i fältet för Inköpsordernr, eller se punkt 3 nedan. 31

32 3: Det finns ett ordernummer tydligt på fakturabildens artikelrader. Ordernummer saknas/ordernummer fel på fakturan Ordernummer är fel på fakturan I Palette registreras inget nummer om det är ett icke existerande nummer. Enda sättet att få en indikation på att fakturan har en order som ska matchas manuellt är via fakturabilden eller att mottagaren vet att det finns en order som hör till fakturan. Ordernummer saknas på fakturan I Palette registreras inget nummer om det saknas eller är placerat på fel ställe på fakturan. Enda sättet att få en indikation på att fakturan har en order som ska matchas manuellt är ev. via fakturabilden eller att mottagaren vet att det finns en order som hör till fakturan. 32