Lathund attestera leverantörsfaktura

Transkript

1 Lathund attestera leverantörsfaktura Logga in i fakturaportalen. Skriv in ditt användarnamn och lösenord, lämna rutan med företag tomt. Klicka sedan på ok eller enter.

2 Nu kommer du in i din inkorg/brevlåda i fakturaportalen. Här ser du om du har någon/några dokument att åtgärda. Du får en flik för varje typ av dokument tex leverantörsfaktura, internfaktura, bokföringsorder.

3 Dubbelklicka på den faktura som du vill granska och kontrollattestera.

4 Nu får du upp och kan se din faktura. En faktura kan ibland bestå av flera sidor, du kan se antalet sidor vid denna symbol. Stäm av din faktura mot t ex följesedel, kvitto för se om leveransen överensstämmer med gjord beställning. Kontakta leverantören om du upptäcker felaktigheter. Du kan lägga en faktura under utredning (se tips och trix) Om det inte klart och tydligt framgår av fakturan vad som har handlats utan endast står enligt kvitto, följesedel mm måste fakturan kompletteras med kvitton, följesedlar för att bli ett godkänt verifikat. Kvitton etc klistras upp på ett A4-blad och du fyller i ett försättsblad, där du bla anger vilken faktura kvittot etc tillhör. Blankett Bilaga till finns att hämta på HINT.

5 Skrolla ner med hjälp av muspekaren för att se nedre delen av fakturan.

6 Jämför totalbeloppet på fakturan med belopp (361 kr) i den grå rutan till högre. Kolla också av att momsbeloppet finns med (20,46 kr). Skulle det vara fel belopp registrerat, hör av er till Fakturacentralen (tel 19125, 19237) för ändring av beloppet.

7 När du har granskat klart din faktura och allt stämmer måste du skapa en verifikation genom att klicka på den blåmarkerade rubriken i konteringsdelen.

8 Nu kommer kodsträngen upp där du ska fylla i din kontering. Det skapas ett verifikationsdatum vilket är det datum då din kostnad bokförs på din verksamhet. Verifikationsdatum är inte detsamma som förfallodatum. Förfallodatum är det datum då leverantören får sina pengar. Leverantören får inte betalt tidigare om man konterar sin faktura så fort man har fått den. Tänk också på att även slutattestanten måste hinna attestera fakturan innan den går till bevakning för betalning.

9 Fyll i ditt kostandsställe KST---- (7 siffror). Du måste fylla i ett KONTO som talar om vad det är som du har handlat. Du kan lägga till de konton som du använder som favoriter (se tips och trix) Nästa ruta att fylla i är verksamhet (VERK-). Fyll övriga koddelar om du ska använda dessa.

10 Nästa moment är att fylla i beloppet som ska bokföras. Det är totalbelopp på fakturan minus moms som bokförs. Du ser vilket belopp du ska kontera här. Skriv in beloppet i rutan utfall. Tryck sedan enter för att spara din konterade rad. Kontrollera även att kontera är noll. Tips!! Du kan markera beloppet efter att kontera. Tryck på tangenterna CTRL + bokstaven C på ditt tangentbord för att kopiera beloppet. Ställ dig i utfalls rutan och tryck på tangenterna CTRL + bokstaven V så klistrar du in beloppet.

11 När du har gjort klar din kontering ska du kontrollattestera din faktura (skriva på). Det finns två typer av kontrollstämpel, en enkelstämpel och en dubbelstämpel. Enkelstämpeln attesterar en rad i taget, dubbelstämpeln flera rader i tag. Vi rekommenderar att du alltid klickar på dubbelstämpeln.

12 Nu kommer din attestkod upp och din faktura är färdiggranskad och kontrollattesterad. Nästa steg är att cirkulera vidare fakturan till den person som har slutattest.

13 Cirkulation Klicka på fliken cirkulation för att cirkulera vidare fakturan till din slutattestant.

14 För att fakturan ska försvinna från din inkorg/brevlåda när du är klar, så tryck på soptunnan framför ditt namn. Observera att om du finns med på en samlingsfaktura med flera inblandade så får du bara stryka ditt eget namn annars så stryker du alla som ska åtgärda fakturan.

15 Det finns olika sätt att fylla i den person som du ska cirkulera fakturan till. Du kan klicka på förstoringsglaset bredvid raden och leta reda på personen som ska ha fakturan i listan som kommer upp. Dubbelklicka på namnet och tryck sedan enter.

16 Ett annat sätt är att skriva personens attestantkod, tre bokstäver/siffror och sedan trycka enter

17 Du kan också skriva ett meddelande till den du har cirkulerat fakturan till i meddelande. Tryck sedan enter. Detta meddelande sparas inte. Behöver du skriva ett meddelande som behöver följa med fakturan, använd meddelande-knappen ( Pennan )

18 När du trycker enter kommer namnet på den person som du har cirkulerat fakturan till. Klicka på knappen nästa faktura för att fortsätta attestera dina fakturor. Har du inga kvar att behandla kommer du tillbaka till din inkorg/brevlåda

19 Slutattestering av faktura Dubbelklicka på den faktura som du vill slutattestera. Du ser om någon har skrivit ett meddelande till dig under meddelanderubriken.

20 Slutattestanten ska också granska fakturan, belopp och kontering.

21 Om du vill veta vad konteringen står för kan du klicka någonstans i raden för att markera den.

22 Klicka på den blå I-ikonen

23 Då får du upp i klartext vad konteringsraden betyder.

24 Om allt se okej ut ska du slutattestera fakturan. Klicka på stämpeln för att attestera.

25 Din attestkod kommer upp.

26 Klicka på knappen nästa faktura för att få upp en ny faktura att behandla. Om du inte har någon till faktura eller du har slutattesterat din sista så kommer du med automatik in i nästa steg.

27 När du har attesterat dina fakturor så måste du göra en signering för att fakturorna ska gå i väg för betalningsbevakning

28 Fyll i ditt lösenord i signeringsrutan och klicka på ok. Fakturorna ligger nu i ekonomisystemet för bevakning att betalas på rätt förfallodatum.

29 Du hamnar tillbaka i din inkorg/brevlåda