Linköpings universitet

Transkript

1 Linköpings universitet Användarmanual Konterare i Baltzar BBA Baltzar är LiU:s system för elektronisk fakturahantering. 1

2 Minimanual för konterare LiU Senast uppdaterad: Innehållsförteckning Intro 3 Kontroll av faktura 4 Ändra flöde på faktura 7 Redigera flöde 8 Lägg till flöde 8 Ändra preliminär kontering 10 Kontering 11 Koppla LiU-order 12 TIPS! Favoriter 15 Fritext 16 Bifoga fil 16 Rapporter 17 2

3 Intro Denna manual beskriver hur man utför arbetet som konterare i BBA (Batlzar/Palette). I dagsläget tar LiU emot fakturor på två sätt - pappersfakturor som skannas in i vår fakturasupport samt e-fakturor som kommer in till LiU elektroniskt. Den inskannade pappersfaktura arkiveras hos skanningen och den elektroniska e-fakturan finns enbart elektronisk, inget papper finns. Alla fakturor hanteras samma dag de kommer in till LiU. Exempel på en inskannat pappersfaktura: Layout på pappersfakturan kan variera från leverantör till leverantör. Exempel på en elektronisk e-faktura: Layout på e-fakturan är alltid den samma. 3

4 Kontrollera ALLTID inskannade uppgifter noga I den översta vänstra delen av fönstret visas skannad information för fakturan. Det är VIKTIGT att kontrollera att dessa uppgifter stämmer med fakturans uppgifter. De vita fälten med svart text framför går att ändra eller fylla i. Om något skulle vara felaktigt inskannat, ändra om du kan själv annars skicka till: 00 LIU FAKTURASUPPORT Leverantör Kontrollera ALLTID att leverantörsuppgifterna stämmer. Vid ändringar kom ihåg att SPARA. Leverantörer med plusgiro kontrollerar du genom att se att plusgironumret på fakturan är samma som Leverantör. För leverantörer vars leverantörsnummer börjar med 996* återfinns bankgironumret i fältet under "Leverantörens Bg-nummer". För övriga leverantörer måste kontroll göras mot informationen i Agresso. 4

5 Kontrollera även att namnet stämmer överens med fakturan. Om det inte stämmer kan det bero på flera orsaker det är fel upplagd i Agresso, leverantören har bytt namn, leverantören använder ett annat företag för sina fakturor m.m. Kolla att plus- eller bankgiro stämmer och kontakta Fakturasupport ang. namnet. Det är viktigt för att undvika att betalning sker till fel leverantör. Fakturanummer (max 25 tecken) Fältet Leverantörens fakturanummer är normalt det enda som skickas med som betalningsmeddelande till leverantören. Du kan ändra det inskannade vid behov. Fältet för får dock inte innehålla mer än 25 tecken. Det är viktigt att komma ihåg eftersom Baltzar tar emot fler tecken, men filen till plusgirot innehåller enbart första 25 tecken oavsett hur mycket du skrivit in. LiU ordernummer Om det finns ett LiU ordernr på fakturan (ex LIU ) ska detta kopplas ihop med fakturan. Detta görs vid att skriva in ordernr i fältet Inköpsordernr och tryck SPARA. Då kopplas faktura ihop med orderunderlag som kan vara till hjälp för konteringen. På orderunderlaget ser man både vilket projekt fakturan ska konteras på samt om varorna är leveranskvitterade. Se ex under Kontering sidan 11. OCR nummer Om inte OCR nummer är inskannat men finns på fakturan får du skriva in detta manuellt. OCR-nummer får enbart bestå av siffror och får vara max 27 tecken. Betalningsmeddelande - Text till leverantören Behöver man ha med mera text till betalningen (ex namn på deltagare vid konferensbetalning), läggs detta in som betalningsmeddelande (Bet.meddelande).Agresso skickar dock inte med någon betalningsinformation när det gäller betalningar till bankkonton. Betalningsmeddelande till leverantören får vara max 40 tecken. 5

6 Ändra förfallodatum och bokföringsdatum Bokföringsdatumet är det datum fakturan skannats in. Det är bokföringsdatumet i Baltzar som styr i vilken period fakturan ankomst- och definitivbokförs i Agresso. Inläsningsdatum gäller som defaultvärde för bokföringsdatum. Du kan ändra bokföringsdatum och förfallodatum genom att fylla i det rätta och klicka på SPARA. Belopp Kolla även att belopp är rätt. Detta går dock inte att ändra utan är det fel måste fakturan tillbaka till Fakturasupport. Tänk på att SPARA med SPARA-knappen efter alla ändringar eller tillägg. 6

7 Ändra flöde på faktura I vissa fall stämmer inte det standard flöde som finns på fakturan. Klicka på knappen Redigera flöde Ett nytt fönster öppnar sig där du har ett antal möjligheter för att redigera flödet. 7

8 Redigera flöde. Tryck på gubben för den åtgärd du vill göra. Alla roller och användarnamn börjar på bokslutsenhetens 2 första siffror samt namn. Vet man inte exakt rollbenämning eller användarid kan man söka på bokslutsenhet (2 siffror)+*. Då får man fram alla användare inom institutionen. Du kan också söka på behörighetsgruppen (användargrupp) t ex beslutsattestanter. Ange då också b* under användargrupp. Markera den användare som ska läggas in i flödet. Flera användare kan infogas på samma nivå i flödet. Håll nere Ctrl-tangenten och klicka på användarna. VÄLJ Lägg till ett komplett flödesförslag Man kan också lägga till ett komplett flödesförslag. Ett komplett flödesförslag är en fördefinierad väg som taler om vilka roller/personer som ska få fakturan innan betalning sker. Om fakturan har kommit till fel institutionen, kan fakturamottagaren lägga till ett komplett flödesförslag med mottagare, konterare och attestant genom att klicka på Lägg till flödesförslag och söka mottagarens referens. Observera. Detta gäller endast externa fakturor. Internfakturor måste återsändas till avsändande enhet för att krediteras. Ta bort de felaktiga rollerna med och infoga nya kompletta flödeförslag med 8

9 Välj det flödesförslag (kostnadsställe) som stämmer med fakturan och tryck VÄLJ. Nytt flödesförslag för det valde kostnadsställe läggs in. Stäng. 9

10 När du är åter i fakturabilden klickar du faktura vidare med knappen Ej godkänd vidare och skriver en kommentar. Det finns även möjligheten att skicka fakturan tillbaka till föregående nivå, även detta med en kommentar. Ändra preliminärkontering Vid skanningen sätts en preliminärkontering på fakturan. Preliminärkonteringen hämtas från det konteringsförslag som är kopplat till fakturamottagaren och dennes fakturaflöde. Kontot är alltid 6999, vilket används enbart för ankomstregistreringen. 10

11 Kontering Klicka på raden med preliminärkonteringen under fakturabilden, då aktiveras den i fönstret till vänster. Markören står i beloppsfältet. Du flyttar dig mellan fälten med tab-tangenten. Ändra preliminär-konteringen på något av följande sätt: (1) Skriv kontot direkt i fältet. (2) Klicka på pilen och välj konto i listboxen (3) Klicka på knappen Konto. Nu får du upp en sökruta.. Markera och klicka på VÄLJ-knappen. Flytta till nästa konteringsfält med hjälp av tabtangenten. Välj kostnadsställe, projekt och eventuellt Anstid och fri dimension på samma sätt. 11

12 AnstID På de kostnadskonton som har med personalkostnader att göra kräver konteringsreglerna att LiU-ID ska anges. Alla anställdas LiU-ID finns under rubriken ANSTID. Välj den person det gäller eller om LiU-ID saknas (exempelvis för en resekostnad för någon utanför LiU) anger man istället fem stycken A följt av bokslutsenhetens prefix. T ex (för bokslutsenhet 19) AAAAA19. Kopplat LiU order Om ett LiU ordernr har kopplats till fakturan kan man se vilket projekt beställaren valt att göra sin beställning på, det är det projekt som ska användas i konteringen. Tryck på knappen Inköpsorder och bilden nedan kommer fram. Om konto 6999 ligger kvar när fakturan når slutattestanten visas ett felmeddelande och fakturan går inte att signera. Den måste retur till konteraren, konteras rätt och gå för attest igen. 12

13 Text till Agresso Det man skriver i konteringsrutans textfält förs över till Agresso som verifikationstext (max 50 tecken). Det kommer inte med som information till leverantören. Skriv ditt meddelande utan att trycka ENTER. Text till leverantören registreras istället i under Betalningsmeddelande. Behörighetssystemet i Baltzar styr vilka konton, kostnadsställen och projekt du har tillgång till. Leverantörsskuldskontot visas aldrig och ska inte konteras. Flera konteringsrader Du kan dela upp fakturabeloppet på flera konteringsrader. Markera preliminärkonteringen så att den blir aktiv i konteringsrutan till vänster. Tryck på knappen Lägg till. Ändra ursprungsbeloppet genom att: Skriv delbeloppet direkt i beloppsrutan Ange beloppet som % av nettobeloppet Ange beloppet som en summering av delposter (beräkningar kan göras med +, -, *, / ) 13

14 I beloppsfältet ger Baltzar förslagsvärde så att fakturan balanserar, d.v.s. restbeloppet ska bli noll. Om konteringsrad ska tas bort, tryck på röda krysset. Ändra moms Momsbeloppet hämtas från fakturabilden vid skanningen. I de fall avdrag inte får göras av hela momsbeloppet ska momsbeloppet ändras. Vid andra tillfällen kan momsen vara inläst med 0:- eller 1:-, det finns ingen moms på fakturan. Vid dessa tillfällen får man kolla upp om fakturan är ett köp från en utländsk leverantör med svensk betalningsförmåga och det kan därmed vara ett köp från utländsk leverantör inom EU och man måste då kontera in- och utgående moms inom EU, se senaste kontoplan med info OBS! ändringar kan ha förekommit. Klicka på momsraden för att aktivera den i konteringsrutan till vänster. Fyll i det korrigerade momsbeloppet i kronor eller %. SPARA. Lägg till rad om det behövs flera konteringsrader. Fakturan måste ALLTID ha Rest: 0,00 för att du ska kunna få den genom systemet. Kom ihåg att SPARA 14

15 OBS! Om konteringsrad som har blivit signerad tidigare i flödet ändras, så kommer denna rad inte längre att ha status att den är signerad. Fakturan måste därför attesteras på nytt vid eventuell konteringsändring. Tips Favoriter För att få ner det stora antalet konton och t ex projekt som finns under listboxarna kan man lägga upp sina egna favoriter. Detta görs i Min profil Favoriter. Välj i listboxen Register t ex. Konto. Klicka på Sök. Flytta sedan de konton du oftast använder till höger sida under Valda med hjälp av pilen som pekar åt höger. Nya projekt Kom ihåg att läggs det upp nya projekt i Agresso måste de läggas till som favorit här. De syns inte med automatik när du konterar, detta kan vara orsak till att du saknar ett projekt när du konterar. Anläggningsfakturor Börja med att lägga upp anläggningen i Agresso. Kontera sedan fakturan på följande sätt: 15

16 Exempel för kontering vid inköp av dator. I textfältet på konteringsraden som avser aktiveringen (konto 1232) anges: ANL:anl.nummer samt ev mer text (OBS ej mellanslag mellan ANL: och anläggningsnumret) Exempel: ANL: Skrivare HP LaserJet Hela denna text kommer med som ver.text i Agresso. Fritext och bifoga fil Klicka på det gröna krysset. Funktionen Fritext används för att skriva in ett meddelande eller bifoga en fil som hör till fakturan. Meddelandet är synligt enbart i Baltzar, dvs. går inte till leverantören eller till Agresso. Skriv in meddelandet i rutan och klicka OK. Klicka på OK för att spara. En fritext kan inte raderas eller ändras efter du har sparat detta. För att bifoga ett dokument, Skriv alltid in en text i rutan och använd sedan Bläddraknappen för att söka upp det dokument du vill bifoga. Tips: Vill du bifoga flera filer kan du trycka på det gröna krysset flera gånger. Fritext och filer kan också läggas till när du inte har fakturan i din inkorg, se under Rapporter sidan 17. Makulera eller ändra en faktura Endast systemadministratörer har behörighet att makulera eller ändra fakturor. Om en faktura ska tas bort ur flödet, t ex om fakturan har skannats in med fel leverantör och måste skannas om, eller om den ska ändras t ex om belopp är inläst fel, då måste den skickas till rollen 00 LIU FAKTURASUPPORT med uppgift om orsak och vad som ska göras. Om fakturans innehåll är felaktigt ska leverantören kontaktas och fakturan läggas på utredning i väntan på en kreditfaktura. Detta gör du själv som konterare. När fakturan är utrett eller kredit har kommit kan den skickas till Fakturasupport för makulering eller ändring. 16

17 Betalning När slutattestanten signerat fakturan går den till Agresso för definitivbokföring. Fakturan är då attesterad och klar. För att betalningen ska gå iväg till Plusgirot krävs att ett Betalningsförslag tas ut i Agresso av varje institution. När betalningen gått till leverantören och återredovisats från plusgirot/banken förs betalningsdatum över till Baltzar och är sökbart i rapporter. Rapporter (leta upp faktura, lägg till fritext, kolla tidigare betalningar m.m.) Klickar på knappen Rapporter får du upp följande meny: Visa Inköpsorder ger dig möjlighet att se inköpsorderunderlaget. Visa Faktura ger den mest flexibla sökmöjligheten. Här kan du söka på viss leverantör, fakturanr, vernr, olika datumfält, användare/roll, delar av kodsträngen, konto, projekt m. m. Fakturor Flödesstatus visar bl a hur många fakturor varje användare har i sin inkorg samt hur många som är på väg. Bra för övervakning av fakturaflöden vid den egna institutionen. Visa inköpsorder 17

18 Visa faktura Med Excel-symbolen kan rapportresultatet överföras till Excel. Detta kräver att Internet Explorer tillåter ActiveX komponenter. Se Manual Baltzar/Excel. Observera att det finns flera sidor med resultat av sökningen. Lägg till fritext: Sök fram fakturan, klicka på gröna krysset och skriv i text och bifoga ev. bilaga. För att komma tillbaka och göra ny sökning, tryck på Föreg.nivå. Tips! Tänk på att klicka på knappen Rensa innan ny sökning. Risk finns att det annars ligger kvar information från den förra sökningen du gjorde. Om du vill söka på leverantörens namn eller fakturanummer och det innehåller ` eller bindestreck måste du sätta citattecken framför och efter ex. fakturanummer F-11025, sökbegrepp F Vid frågor kontaktar du: Fakturasupport (fakturasupport@liu.se ) vid frågor om en faktura, tel Baltzarsupport (baltzarsupport@liu.se ) vid frågor om systemet. Ekonom vid din institution vid frågor om kontering, projekt m.m. Lokal administratör vid din institution vid frågor om byte av lösenord, roller m.m. 18