F31 - Sök faktura INNEHÅLL. Karolinska Institutet

Transkript

1 F31 - Sök faktura INNEHÅLL 1 Generellt Beskrivning av rutinen Koppling till övriga rutiner Fliken Sök Fältförklaring Fält i huvudet Fält på konteringsrader Sök faktura Sökresultat Granska fakturarader Granska attestflödet Visa bifogade dokument Spara en fråga Använd sparade frågor Byt namn på en fråga Ta bort en fråga Skapa en ny fråga utifrån en befintlig Lathund...15 Utgivare: Karolinska Institutet

2 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 1 Generellt 1.1 Beskrivning av rutinen Rutinen Sök faktura är en del av processen för elektronisk fakturahantering. Förkontroll Godkänna Attestera Efterkontro Betalning Informatio ns uttag Lokal system- Ankomstregistr Agresso Definitivbokföri Rutinen används för att ställa frågor avseende leverantörsfakturor. Vid sökning av faktura går det att få information om var i fakturaprocessen en viss faktura befinner sig och vilken status den har för närvarande Koppling till övriga rutiner F01 - Inloggning F02 - Personliga inställningar F21 - Godkännare F22 - Attestant

3 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 2 Fliken Sök Frågor kan t.ex. ställas avseende ankomstregistrerade, godkända, attesterade och betalda fakturor. Det är möjligt att kontrollera det elektroniska flödet och konteringen. Det går också att se fakturabilden och bifogade dokument. Välj fliken Sök för att söka efter leverantörsfakturor i systemet. Fönstret för att söka fakturor öppnas.

4 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Sök har två funktioner sökningen kan utföra på: Ny Favoriter Används för att skapa en ny fråga Visar sparade frågor Ange ett eller flera fält för att göra en sökning. I rullister kan flera alternativ väljas genom att hålla ner Ctrl och markera flera alternativ. I vissa fält används exakta sökbegrepp och i andra fält kan jokertecken användas. Genom att peka på en ledtext visas information om vilken typ av värde som ska anges i aktuellt fält.

5 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Vid sökning kan ibland s.k. jokertecken användas för att söka. Jokertecken Beskrivning % Procent ersätter valfritt antal tecken. Vid sökning på %resor visas t.ex. bussresor, flygresor och resorna. Contempus söker alltid som om sökt värde har % som avslutning d.v.s. %resor och %resor% ger samma resultat. _ (understrykning) Understrykning ersätter ett enskilt tecken i ett ord t.ex. _ant visar kant, sant och bantning. Fälten grupperas i grupperna Fält i huvudet och Fält i konteringsrader. För att öppna eller stänga en grupp välj pilsymbolen till höger.

6 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 2.1 Fältförklaring Fält i huvudet Fält Beskrivning Favoriter Visar/välj en sparade sökning. Kategori Typ av faktura. Endast Debetfaktura och Kreditfaktura används av KI. Makuleringskod Makuleringskod. (Ej makulerade) söker alla fakturor som inte är makulerade (Alla makulerade) söker alla makulerade fakturor oavsett makuleringskod Det går också att söka på någon av de makuleringskoder som finns: Lev.nr Lev.namn Ankomstdatum fr.o.m-t.o.m Avslutad datum fr.o.m-t.o.m Förfallodatum fr.o.m-t.o.m Fakturadatum fr.o.m-t.o.m Vernr fr.o.m-t.o.m Bokföringsdatum fr.o.m-t.o.m Bruttobelopp fr.o.m-t.o.m Beh. I ekonomisystemet Dubblett/kopia Retur till leverantör Tillhör annat bolag. Leverantörsnummer. Leverantörens namn. Sökning på del av namnet kan ske med hjälp av jokertecken. Datum då fakturan har blivit inläst i Contempus. Vid sökning på en bestämd dag anges endast fr.o.m. Datum då fakturan har blivit avslutad i Contempus. Vid sökning på en bestämd dag anges endast fr.o.m. Förfallodatum. Vid sökning på en bestämd dag anges endast fr.o.m. Fakturadatum. Vid sökning på en bestämd dag anges endast fr.o.m. Verifikationsnummer. Vid sökning på ett visst verifikationsnummer anges endast fr.o.m. Fakturans ankomstbokföringsdatum. Vid sökning på en bestämd dag anges endast fr.o.m. Fakturabelopp enligt valuta. Sökning på exakt värde anges i fr.o.m.

7 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) IDnr fr.o.m-t.o.m Fakturanr Referens Kod Valuta Fakturans unika ID-nummer i Contempus. Sökning på exakt värde anges i fr.o.m. Fakturanummer. Beställarens referensnummer t.ex. ZZIIAAAAAA. Används inte av KI. Valutakod Fält på konteringsrader Fält Belopp på konteringsrad Konto Användare Godkännare Attestant Arbetssteg Status Projekt KST Anläggning Verksamhet Finansiär Motpart Dnr Beskrivning Beloppet som har angivits på konteringsraden/fakturaraden. Konto. Användaridentitet där fakturaraden finns. Användaridentitet som godkänt raden. Användaridentitet som attesterat raden. Blankt söker alla oavsett vilket arbetsteg fakturaraden befinner sig i. Förkontroll söker fakturarader i förkontroll Godkänna söker fakturarader både som finns hos godkännare och attestant. Avvikelse söker fakturarader i avvikelsehanteringen Efterkontroll söker fakturarader i efterkontroll. Godk/Att fakturarader som har skickat vidare i flödet med hanteringen godkänna/attestera Till Ekonomi fakturarader som har skickats till ekonomi Vidare fakturarader som har skickats vidare i flödet med hanteringen vidare. Projektet. Kostnadställe. Anläggningsnummer. Verksamhet. Finansiär. Motpart. Diarienummer.

8 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 3 Sök faktura Ange ett eller flera sökvillkor och välj Sök i menyraden för att starta sökningen. Töm i menyraden används för att ta bort alla tidigare angivna sökvillkor. Töm bör användas varje gång en ny sökning ska ske för att rensa bort den tidigare frågans sökvillkor. 3.1 Sökresultat I sökresultat visas en faktura per rad. Om sökningen resulterar i fler än 20 träffar använd symbolen >> för att bläddra framåt och << för att bläddra bakåt i sökresultatet.

9 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Granska fakturarader Öppna fakturan genom att välja fältet Arbetssteg för den faktura som ska granskas. Fönstret för fakturan öppnas. Information om fakturan visas till vänster och fakturabilden till höger. Fakturans konteringsrader visas under fakturabilden och fakturainformationen.

10 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Granska attestflödet Välj symbolen Visa logg/bild i menyraden för att se fakturaradens attestflöde. Fönstret Logg visas istället för fakturabilden. För att se fakturabilden igen välj Visa logg/bild i menyraden.

11 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Visa bifogade dokument Om fakturan har bifogade dokument visas det genom att fler sidor finns till fakturan. Välj pilsymbolerna i menyraden för att visa bifogade dokument. Bifogade dokument visas istället för fakturabilden. Välj << för att visa fakturabilden igen. 3.2 Spara en fråga För att spara en fråga välj Spara i menyraden. Fönstret Spara sökkriterier öppnas. Ange en beskrivning och välj OK.

12 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 3.3 Använd sparade frågor Välj Favoriter i fliken Sök för att visa sparade frågor. Fönstret för Mina favoritsökningar öppnas. För att utföra en sökning välj Sök. 3.4 Byt namn på en fråga För att byta namn på en favoritsökning ange ny beskrivning och välj Spara i menyraden.

13 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 3.5 Ta bort en fråga För att ta bort en fråga markera med bock och välj Radera i menyraden. 3.6 Skapa en ny fråga utifrån en befintlig För att skapa en ny fråga välj Ny i fliken Sök.

14 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Välj den befintliga frågan i rullisten Favoriter. Frågans sökvillkor visas. Ändra aktuella sökvillkor.

15 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) Välj Spara i menyraden. Fönstret Spara sökkriterier öppnas. Ange en beskrivning och välj OK.

16 Karolinska Institutet - F31 - Sök faktura (15) 4 Lathund Sök faktura - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Sök 2. Välj Ny 3. Ange sökvillkor 4. Välj Sök 5. Sökresultat visas 6. Öppna fakturan genom att välja fältet Arbetssteg för den faktura som ska granskas. 7. För att se fakturaradens attestflöde välj symbolen Visa logg/bild 8. För att se bifogade dokument bläddra med pilsymbolerna Spara fråga - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Sök 2. Välj Ny 3. Ange sökvillkor 4. Välj Spara 5. Ange beskrivning 6. Välj OK Använd sparad fråga - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Sök 2. Välj Favoriter 3. Välj Sök för aktuell fråga Ta bort fråga - Gör så här: 4. Gå in under Contempus Sök 5. Välj Favoriter 6. Markera frågan med en bock 7. Välj Radera Skapa en ny fråga utifrån en gammal - Gör så här: 1. Gå in under Contempus Sök 2. Välj befintlig fråga i rullisten Favoriter 3. Ändra aktuella fält 4. Välj Spara 5. Ange beskrivning 6. Välj OK