KUNDFAKTURERING: Påminnelser och räntedebitering

Transkript

1 Innehåll Introduktion Uppföljning av öppna poster Påminnelser Påminnelseförslag Ändra i förslaget i Underhåll av påminnelseförslag CU26 - Påminnelsebekräftelse Räntedebitering CU06 - Räntefakturaförslag Ändra i räntefakturaförslag Ta bort räntefakturaförslag CU07 - Räntefakturabekräftelse Kopia av räntefaktura Introduktion Så snart fakturor är bokförda och skickade påbörjas en period av väntan på betalning. En uppföljning är nödvändig för att försäkra sig om att betalning sker. Vilka regler som gäller för betalningsbevakning och räntedebitering vid Karolinska Institutet framgår av Ekonomihandboken, se kapitel om kundfordringar. Denna handledning utgör i huvudsak en teknisk beskrivning för hur man följer upp, tar ut påminnelser och gör räntefakturor. 1. Uppföljning av öppna poster För att få en översikt över öppna poster gör man så här: Gå till Agresso Ekonomi/ Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder: I rutan för Utökad fråga väljer man lämpligen att sortera på förfallodatum: sätt en etta (1) i kolumnen Sort. Tryck OK. Fakturor med äldsta förfallodatum kommer då högst upp på listan. Ekonomiavdelningen Sida 1

2 2. Påminnelser En påminnelse ska normalt skickas om en faktura inte betalats inom 15 dagar efter förfallodatum. En påminnelseprocess kan se ut så här: 2.1 Påminnelseförslag Skapa ett påminnelseförslag genom att köra CU09 Påminnelseförslag under Agresso Ekonomi/Kundreskontra/Betalningsuppföljning/Påminnelse/Påminnelseförslag. Skriv ut rapporten under Underhåll av beställda rapporter. Ekonomiavdelningen Sida 2

3 En liten ruta med två olika rapporter kommer då upp: CU09A och CU09B: CU09A PDF = Påminnelse test, visar hur påminnelsen kommer att se ut CU09B LIS = Datafil När ett Påminnelseförslag har beställts uppdateras status för öppna posternas från N till L i kundreskontran, se Agresso Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder. Exempel, se figur nedan. Fältförklaringar för påminnelseförslag: Bunt ID: Buntnummer för påminnelseförslag Kundnr: Nummer på den kund vars påminnelseförslag ni vill köra Note Number: Referensnummer Zooma: Visar detaljer på vald faktura på fliken Fakturadetaljer Åtgärd: Den åtgärd som valts för raden. Kör CU26 Påminnelsebekräftelse. Detta underhållsfönster beskrivs i detalj nedan Kundnr: Kundnummer Kund: Kundens namn Fakturanr: Fakturanummer Förf.datum: Fakturans förfallodatum Senaste påminnelse: Datum för senaste påminnelse till kunden Nivå: Påminnelsenivå Val: Valuta för fakturabeloppet Rest valuta: Restbelopp i faktureringsvaluta Konto: Kontot Ver.nr: Verifikationsnummer Status Arbetsflöde: Giltiga värden är: Inget arbetsflöde Ekonomiavdelningen Sida 3

4 2.2 Ändra i förslaget i Underhåll av påminnelseförslag Gå in under Agresso Ekonomi/Kundreskontra/Betalningsuppföljning/Påminnelse/Underhåll av påminnelseförslag. Välj Bunt ID/eventuellt Kundnummer/Tryck på knappen för att få fram förslaget. Ekonomiavdelningen Sida 4

5 För att det ska gå att ta bort poster från förslaget måste man bocka i rutorna och klicka på knappen, eller klicka på. knappen för att rensa. Glöm inte att spara ändringarna innan ni kör rapporten CU26 Påminnelsebekräftelse. 2.3 CU26 - Påminnelsebekräftelse För att påminnelsen ska sparas och registreras beställs rapporten CU26 Påminnelsebekräftelse. Gå in under Agresso ekonomi/kundreskontra/betalningsuppföljning/påminnelsebekräftelse. Välj Buntnummer och tryck på Spara (F12) Gå sen in under Underhåll av Beställda rapporter dem till kunderna. för att skriva ut påminnelserna. Skicka Ekonomiavdelningen Sida 5

6 När rapporten CU26 körs uppdateras nivån för öppna poster i Kundreskontran till 1 eller 2 beroende om det är den första eller den andra påminnelsen som har beställts. 3. Räntedebitering Om en faktura betalas efter förfallodatum ska dröjsmålsränta debiteras enligt de regler som gäller vid KI (se Ekonomihandboken kapitel 1.3 om Dröjsmålsränta). Man börjar med att ta ut ett förslag till räntefakturering. Innan räntan bokförs i huvudboken och räntefakturorna skrivs ut, går det att ändra i förslaget och kontrollera ändringen. Räntedebiteringsrutinen används för att beräkna ränta på kundfakturor betalda efter förfallodatum och räntan som debiteras bokförs automatiskt i både huvudboken och kundreskontran. 3.1 CU06 - Räntefakturaförslag Beställ CU06 Räntefakturaförslag under Agresso ekonomi/kundreskontra/räntedebitering/räntefakturaförslag. Här visas ett förslag till räntefakturering i enlighet med de villkor som anges när man beställer rapporten. Endast betalda fakturor kommer att räntefaktureras. Ekonomiavdelningen Sida 6

7 Förklaring: Bunt ID = Kundgrupp = anges automatiskt av systemet Det går att välja kundgrupp men det vanligaste är att ha stjärna, då kommer alla kundgrupper med. Från/Till Kundnummer = Går att ange om så önskas Tryck spara (F12). Skriv ut rapporten i Underhåll av beställda rapporter. CU06A visar ackumulerat saldo CU06B visar saldo per fakturanummer Ekonomiavdelningen Sida 7

8 3.2 Ändra i räntefakturaförslag Det kan visa sig att man av någon anledning inte vill skicka räntefakturan till en kund beroende på att man haft en diskussion/överenskommelse och tillåtit en sen betalning. Då behöver en ändring göras i räntefakturaförslaget. Gå till Underhåll av räntefakturaförslag. Man tar bort poster från räntefakturaförslaget genom att ändra status. Borttagna poster kan också spärras för framtida körningar av ränteberäkning. Nedan följer en beskrivning på hur ränteförslaget kan ändras. Steg för att ändra räntefakturaförslag: 1 Ange förslagets nummer i fältet Buntnummer, det nummer som erhölls vid beställningen av CU06 Räntefakturaförslag. 2 Sök (F7) i Datamenyn för att få en lista över transaktionerna i förslaget. 3 Man tar bort fakturor från förslaget genom att ändra räntestatus i kolumnen R (se bild nedan) 4 Det går att ändra räntestatus samtidigt på alla poster i förslaget med kommandot Räntestatus på Verktygsmenyn/Verktyg/Räntestatus. 5 Avsluta genom att Spara (F12). Ekonomiavdelningen Sida 8

9 Räntestatus. Giltiga värden är: I Beräknad ränta. Detta är standardvärdet, dvs. vid nytt räntefakturaförslag blir status automatiskt I C Ingen ränta debiterad, tas bort från förslaget. N Ska inte belastas med ränta nu. Tas bort från detta förslag, men kommer med på nästa räntefakturaförslag. Val Valutabelopp Räntebelopp Valutakod Valutabelopp på fakturan Beräknat räntevärde 3.3 Ta bort räntefakturaförslag Det går att ta bort räntefakturaförslaget helt genom att välja Räntedebitering/Ta bort räntefakturaförslag/välj Bunt ID och Spara (F12). OBS! När man tar bort poster från räntefakturaförslaget genom att ändra räntestatus blir posterna inte uppdaterade med sin nya status i kundreskontran förrän rapporterna CU06 Räntefakturaförslag eller CU07 Räntefakturabekräftelse är körda för det aktuella räntefakturaförslaget. Ekonomiavdelningen Sida 9

10 3.4 CU07 - Räntefakturabekräftelse När eventuella korrigeringar gjorts på räntefakturaförslaget måste en räntefakturabekräftelse göras för att räntefakturan ska registreras. Gå in under Kundreskontra/Räntedebitering/Räntefakturabekräftelse. Ange Bunt ID och period och Spara (F12). När rapporten beställts uppdateras huvudbok och kundreskontra. Ränterapporter och fakturor kan nu skrivas ut. De ursprungliga kundfakturorna som ska belastas med ränta kommer då att uppdateras till räntestatus I. 3.5 Kopia av räntefaktura Glöm inte att samtidigt ta kopia på alla räntefakturor som ni beställt, innan de skickas till kunden, eftersom att det inte går att ta ut kopior i efterhand. Ekonomiavdelningen Sida 10