Specifikation av balanskonton vid bokslut

Transkript

1 Alla poster som universitetet redovisar på balanskonton vid bokslut ska specificeras. Saldot på balanskontot ska styrkas med underlag (faktura, rekvisition etc) som visar varför vi har bokfört på just det kontot. Konton som ska specificeras är 15* och 259* samt manuellt bokförda transaktioner på 16* och 27*. En specifikation upprättas enligt följande (detaljerad beskrivning finns under varje punkt nedan!): 1. Sök fram vilka konton och belopp som ska specificeras och fyll i aktuellt försättsblad; a) Flik Spec av balanskonton konto 15* och 259* b) Flik Spec period av ink och Spec period av utg för periodiseringskonton 16* och 27* 2. Ta fram underlag, t ex faktura eller rekvisition som styrker att beloppet har bokförts på just det kontot (inte utdrag ur Agresso!). 3. Scanna in försättsbladet och underlagen så att det blir en Pdf-fil för varje konto och ansvar och döp varje specifikation till Axxxx Kxxxxx (A = ansvar, K = konto) 4. Specifikationerna sparas som Pdf-filer särskilda mappar på GUbox enligt instruktioner till de som har behörighet till GUbox. Mer utförlig beskrivning: 1. Sök fram vilka konton och belopp som ska specificeras och fyll i försättsbladet Saldot enligt huvudboken tas fram genom att gå till: AGRESSO Egen meny/utdata/uppföljning/checklista-kontrollrapporter/spec balanskonto per ansvar o verks Ange parametrar enligt följande: Fyll i aktuellt ansvar och aktuell period från 20XX00 till 20XXMM. Klicka OK 1(8)

2 Du får då fram de balanskonton och saldon som ska styrkas: Alla konton som visas här skall specificeras. Även de som inte finns med på Avstämning av interimskonto under punkten a) nedan. Har det bokförts manuellt på ett balanskonto som inte kommer med här så ska även det specificeras, se vidare punkt b) sidan 6. a) Balanskonton 15*, 259* Fyll i försättsbladet Spec av balanskonto som du hittar i checklistan. OBS: En separat specifikation för varje ansvar och konto! Undantag är ansvar som kommer i en följd, utan något annat ansvar emellan, då kan beloppen summeras per konto för hela ansvarsintervallet. De gula fälten i specifikationen fylls i: aktuellt konto, bokslutsdatum, institutionens namn och ansvar samt kontaktuppgifter. Ta saldot från rapporten AGRESSO Egen meny/utdata/uppföljning/checklista-kontrollrapporter/spec balanskonto per ansvar o verks för aktuellt konto och skriv in det i det gula fältet i specifikationen enligt nedan. 2(8)

3 Ta därefter fram kontospecifikationen över "öppna poster" genom att gå till: AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Avstämning av interims konto/kontoavstämning/kontoavstämn exkl IB. Ange Ansvar, och period från till aktuell period. Tryck tab och klicka på OK. 3(8)

4 Välj aktuellt konto (exempel här 25995), tryck F7 eller Sök. Endast Ej avstämda rader skall vara ifyllt. Klicka på OK. Det som visas är ej avstämda rader: Finns det poster att stämma av inom angiven period så gör det först och gör sedan om sökningen. Ni får inte stämma av mot en post från nästkommande period innan specifikationen är klar, för då stämmer inte summan mot saldot. Markera innehållet i kolumnerna från Ank-/Vernr till och med Motp och kopiera med Ctrl+c 4(8)

5 Klistra in uppgifterna i den markerade cellen, med Ctrl+v Kontrollera att Saldo och summa stämmer. Skriv förklaring till varför posterna inte är omförda och avstämda. Ange vilka åtgärder som vidtagits. Skriv sedan ut specifikationen för att ha som försättsblad tillsammans med övriga underlag. Rensa bilden/specifikationen och gör sedan om samma procedur för övriga konton där ni har poster att specificera. Gå vidare till punkt 2-4 sidan 8. Har ni bokfört på periodiseringskonton, se även sidan (8)

6 b) Periodiseringskonton Fyll i försättsbladet Spec period av ink alt Spec period av utg som du hittar i checklistan. OBS: En separat specifikation för varje ansvar och konto! Undantag är ansvar som kommer i en följd, utan något annat ansvar emellan, då kan beloppen summeras per konto för hela ansvarsintervallet. De gula fälten i specifikationen fylls i: aktuellt konto, bokslutsdatum, institutionens namn och ansvar samt kontaktuppgifter. Ta saldot från AGRESSO Egen meny/utdata/uppföljning/checklista-kontrollrapporter/spec balanskonto per ansvar o verks för aktuellt konto och skriv in det i det gula fältet i specifikationen enligt nedan. 6(8)

7 För att få fram de verifikationer som ska kopieras och bifogas till specifikationen, gå till AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation/spec periodis kto per verifikation. Klicka på fliken 2 Sökvillkor och sedan på kikaren Sök Ange parametrar: Fyll i ansvar och period, t ex ; för årsbokslutet Klicka på OK. Kontrollera att saldot på kontot/kontona stämmer med saldot på kontot i huvudboken. Fyll i verifikationerna i försättsbladet Spec period av utg och/eller Spec period av ink vid Klistra in här. Skriv förklaring till varför posterna inte är omförda och avstämda. Ange vilka åtgärder som vidtagits. Skriv sedan ut specifikationen för att ha som försättsblad tillsammans med övriga underlag. Rensa bilden/specifikationen och gör sedan om samma procedur för övriga konton där ni har poster att specificera. Gå vidare till punkt 2-4 sidan 8. 7(8)

8 2. Ta fram underlag t ex faktura, rekvisition, arvodesräkning etc som styrker saldot Sök fram och skriv ut underlag, t ex faktura, rekvisition, arvodesräkning el dyl som styrker saldot på balanskontot. OBS: Det räcker inte med ett utdrag ur Agresso! Exempel på underlag som ska bifogas: - Konto 1571 underlaget för utbetalning av förskott - Konto 1584 originalfakturan för vidarefakturering - Konto arvodesräkning el dyl - Konto 16* - faktura, rekvisition el dyl - Konto 27* - faktura, rekvisition el dyl 3. Scanna in försättsbladet och de styrkande underlagen så att det blir ett separat Pdf-dokument per konto och ansvar (undantag är ansvar som ligger i en följd). Pdf-dokumentet namnges AXXXX KXXXXX där A = ansvar och K = konto (undantag för ansvar som ligger i en följd som då namnges AXXXX-XXXX KXXXXX ). 4. Specifikationerna sparas som Pdf-filer särskilda mappar på GUbox enligt instruktioner till de som har behörighet till GUbox. 8(8)