Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO

Transkript

1 För att godkänna en rekvisition eller faktura i EKO söker du fram aktuell händelse i rapporten Att göra för ett specifikt tidsintervall. Klicka på Skapa knappen

2 Resultatet presenteras i en lista med länkar i datumkolumnen till respektive händelse, rekvisition eller faktura enligt nedan. Klicka på aktuell länk i datum kolumnen för att få fram rekvisition, faktura eller händelse. En rekvisition eller faktura som är preliminär ska åtgärdas i EKO på förmiddagen om den ska kunna tas ut i Agresso på eftermiddagen och sedan sändas till kund

3 Ändra status till Godkänd på fakturor och äkta rekvisitioner, kontrollera datum, år och belopp samt fyll i den text du vill ska komma med på faktura- eller rekvisitionsutskriften i fältet för Faktura-/rekvisitionstext. Fältet tillåter 54 positioner på en rad, sedan bryts raden och fortsätter på nästa. Är det sista ordet så långt att 54 positioner överskrids flyttar EKO ned hela ordet till nästa rad och så kommer det även att se ut i utskriften från Agresso. Gör du en radbrytning med ENTER knappen så känner systemen av detta och byter rad. OBS! Om det är en statlig finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik

4 För äkta rekvisitioner (som ska sändas till kund) måste du bocka i rutan KRYSSA FÖR ÄKTA REKVISITION för att rekvisitionen ska gå över till Agresso och kunna skrivas ut, se rekvisitionsunderlag nedan. I samband med att rekvisitionsunderlaget förs över till Agresso skapas ett ordernummer och det är det som sänds till kund för utbetalning av bidraget. Det är först när inbetalning sker till universitet som kundfordran kan bokas upp. De kunder som sänder bidrag till oss utan att vi behöver sända dem ett underlag kallas för oäkta rekvisitioner och dessa rekvisitionsunderlag lämnas med status Preliminär på institutionsnivå och godkänns på kanslinivå först när inbetalning till universitetet görs. När en oäkta rekvisition har status Godkänd och passerar sitt rekvisitions-/fakturadatum görs en automatisk betalmärkning i EKO utan att underlaget förs över till Agresso. Fakturor ska alltid skrivas ut och sändas till kund. I samband med att fakturan överförs till Agresso skapas ett fakturanummer och kundfordran bokas upp i huvudboken. Klicka på Spara knappen och rekvisitions-/ fakturaunderlaget ändrar status till Godkänd. Alla godkända underlag förs över till Agresso kl. 9.00, och och efter kl.10.00, samt varje vardag kan utskrift tas ut ur Agresso. Se vidare Lathund - Utskrift EKO faktura och/eller rekvisition ur Agresso

5 Klicka på pilen för att återgå till Att Göra listan. För att uppdatera listan tryck F5 på tangentbordet. Följande fråga kan ställas av webläsaren. Klicka på Försök igen och websidan uppdateras med de förändringar som gjorts. Detta meddelande fält är kopplat till webläsaren och inget som styrs i systemet. Nu visas listan med uppdaterade värden och du kan gå vidare till nästa händelse att åtgärda. Har du ändrat datum på rekvisitions-/faktura underlaget till ett tidigare datum än ditt sökta urval kan du behöva söka om Att göra rapporten med det nya datum intervallet för att se att underlaget uppdaterats med status Godkänd

6