Fakturering/Kundreskontra

Transkript

1 Fakturering/Kundreskontra Detta dokument används endast under utbildning i MONITOR G5. Det arbetssätt som beskrivs i utbildningen kanske inte stämmer på just ditt företag, så anteckningar behöver göras för att sedan beskrivas i företagets interna arbetsflödesbeskrivningar. För detaljerad information om olika begrepp och områden som beskrivs i utbildningen kan du läsa online-hjälpen till respektive rutin. Online-hjälpen hittar du via hjälpknappen på verktygsmenyn eller via Shift + F1 i rutinen. Du kan också se online-hjälp till ett visst område eller exempelvis en box via F1 i rutinen. Flöde för fakturering kundreskontra Denna flödesbeskrivning visar hur flödet ser ut från utleverans via kundreskontra till redovisningen. Under varje sektion finns delarna beskrivna i detalj. Sida 1 av 7

2 Fakturering Direktregistrera faktura Denna rutin använder du i de fall du ska fakturera kunder direkt utan en bakomliggande kundorder. Du kan skapa fakturaunderlag för debetfakturor. Rutinen används också för att skapa kreditfakturor i de fall du behöver kreditera kunder. Det går även här att ändra på befintliga fakturaunderlag. Fakturaunderlagen kan godkännas och skrivas ut i rutinen, alternativt gör du det i rutinen Granska/Godkänn faktura. Radtyperna som finns på en faktura är lika som på kundorder. Du hittar en beskrivning av radtyper i avsnittet Fliken Rader i online-hjälpen till rutinen Registrera kundorder. Skapa debetfaktura: 1. Välj kund som ska faktureras och välj/fyll i övriga uppgifter. 2. Lägg till artikelrader och fyll i uppgifter på raderna. 3. Spara rutinen så skapas ett fakturaunderlag. 4. Efter det kan du godkänna fakturan direkt genom att klicka på knappen Godkänn faktura i verktygsmenyn. Du får då ett val om du vill skriva ut fakturan eller göra det senare. Du kan också hoppa över momentet att godkänna fakturan i denna rutin, och i stället välja att godkänna fakturaunderlaget och skriva ut fakturan i rutinen Granska/Godkänn faktura. Skapa kreditfaktura: 1. På en ny faktura markerar du kryssrutan Kredit och i fältet Kreditering av fakturaummer (som då tänds) väljer du den debetfaktura som ska krediteras. Har du satt ett förvalt betalningsvillkor på kreditfakturor (systeminställning) byts betalningsvillkoret automatiskt. 2. I en dialogruta kan du välja eller ange vilket ordernummer* kreditfakturan ska ha. Du markerar med Ta med vilka rader som ska krediteras. Du kan på varje rad markera om det är Priskreditering som ska göras och fylla i Nytt pris. Du kan också markera att Kreditera ställpris och ange nytt ställpris. Vid priskreditering skapas automatiskt en minusrad med det ursprungliga priset och det nya priset på en ny rad. Sida 2 av 7

3 * Det är lämpligt att låta kreditfakturan ha samma ordernummer som debetfakturan och med prefixet "K". I fakturaloggen och kundreskontran går det sedan söka på ordernumret och få upp alla debet- och kreditfakturor som är fakturerade med detta ordernummer. 3. När du klickar Ok i dialogrutan skapas kreditfakturan och övriga uppgifter fylls i på kreditfakturan i rutinen. Notera att när en kreditfaktura är inläst i rutinen visas rutinnamnet och fakturanumret i röd text på namnlisten. Ändra befintligt fakturaunderlag: 1. Välj ordernummer och hämta upp fakturaunderlaget. 2. Ändra på uppgifterna i fakturaunderlaget. 3. Spara i rutinen. Det går även att ändra på fakturaunderlag i rutinen Granska/Godkänn faktura. Du använder där fliken Redigera, sedan du hämtat upp fakturaunderlaget. Makulera faktura: 1. Välj ordernummer och hämta upp fakturaunderlaget. 2. Klicka på Ta bort (Ctrl + F6) i rutinens verktygsmeny. 3. Bekräfta att posten tas bort med Ok i kontrollfrågan som visas. Notera att du bara kan makulera fakturaunderlag i rutinen Direktregistrera faktura som inte ännu blivit godkända. Har ett fakturaunderlag blivit godkänt (då en faktura skapas) går det inte längre att ta bort fakturaunderlaget. Obetalda fakturor makulerar du i rutinen Uppdatera kundreskontra. Om en faktura redan fått en inbetalning registrerad går den inte att makulera förrän inbetalningen makulerats. Det gör du i rutinen Inbetalningar. Fakturaunderlag Försäljning Denna rutin visar vad som är utlevererat, men inte fakturerat. Du kan även värdera till standardpris i lagervärderingssyfte. Granska/Godkänn faktura Efter att utleverans av kundorder har rapporterats i rutinen Rapportera utleverans finns det fakturaunderlag klara att godkänna för fakturering. Faktureringen hanteras i denna rutin. Här granskar du och godkänner fakturaunderlagen och skriver ut fakturorna. Innan ett fakturaunderlag Sida 3 av 7

4 godkänns finns det möjlighet att redigera viss information i underlaget. Du gör ändringar i fliken Redigera. I samband med att ett underlag godkänns skapas fakturan och får sitt fakturanummer. En post genereras i kundreskontran och kontering genereras i kundfakturajournalen. Även räntefakturor, internfakturor och kontantnotor granskar du och godkänner i denna rutin. Underlag för räntefakturor skapas via rutinen Underlag för räntedebitering. 1. Markera Ta med i boxen Resultat för de fakturaunderlag som ska godkännas. 2. Klicka på knappen Godkänn faktura i verktygsmenyn. 3. Efter godkännande får du en fråga om du vill skriva ut fakturorna. Du länkas då automatiskt till rutinen Skriv ut faktura med de godkända fakturorna inlästa. Du kan även välja att bara godkänna fakturorna för att skriva ut dem vid ett annat tillfälle i den rutinen. Skriv ut faktura I denna rutin skrivs du ut fakturor som har godkänts i rutinen Granska/Godkänn faktura. Du kan välja att öppna Skriv ut faktura automatiskt efter att fakturorna godkänts. Här går det även att skriva ut gamla redan utskrivna fakturor genom att markera inställningen Återutskrift. Skriv ut kundfakturajournal I denna rutin skriver du ut och godkänner kundfakturajournalen, innehållande kontering av godkända fakturor. Du kan även godkänna journalen utan att skriva ut den. Vid godkännandet uppdateras redovisningen. Här går det även att skapa en återutskrift av kundfakturajournal. Vid direktintegration av kundfakturor mot redovisningen hoppas detta steg över. MONITOR-tips! Använd gärna MONITOR-till-MONITOR och skicka fakturor i PDF-format samt en XML-fil via e-post. XML-filen kan mottagaren använda för att göra registreringen i sitt MONITOR. Filen kan importeras till MONITOR direkt från e-postmeddelandet. Använd Faktureringslogg för att se försäljningsstatistik per kund, artikel, period m.m. Använd Granska/Godkänn proformafaktura för att skriva ut en proformafaktura innan fakturering. En proformafaktura måste följa med godset vid en utlandsleverans för tulländamål. Använd Uppdatera kundreskontra för att direkt lägga in en obetald post i reskontran, utan att fakturera eller för att ändra förfallodatum/betalningsvillkor. Här kan du också Sida 4 av 7

5 makulera en faktura, så länge den inte har någon inbetalning registrerad. Har fakturan en inbetalning får du makulera den först i rutinen Inbetalningar. Sida 5 av 7

6 Kundreskontra Inbetalningar I denna rutin finns samtliga sätt att rapportera inbetalningar i MONITOR: Listtypen Registrera via lista används för att rapportera flera inbetalningar i listform. Fliken Registrera manuellt används för att lägga till inbetalningar en och en. Lägger du till en rad utan fakturanummer blir det en a conto-inbetalning. Det går att lägga till ett delbelopp och sedan välja om resten ska vara kvar i kundreskontran eller ska skrivas bort. Fliken Återrapportering via fil används för att läsa in en fil från banken som innehåller data om inbetalade kundfakturor. Data i filen kommer att matchas mot de öppna posterna i kundreskontran. Listtypen Makulera inbetalningar används för att makulera en eller flera inbetalningar vid behov. När du hämtat listan markerar du de inbetalningar som ska makuleras. När du sparar listan får du en fråga om du vill makulera valda betalningar. När en inbetalning är makulerad får du upp fakturan igen med listtypen Registrera via lista. Fliken Kvittning används för att kvitta en debetfaktura mot en kredit eller a conto-inbetalning. Även kvittning mellan kundfaktura och leverantörsfaktura kan göras här. För att göra detta krävs att kund och leverantör har gemensamt moms- eller organisationsnummer i respektive register. Listtypen Makulera kvittningar används för att makulera kvittningar mellan fakturor. Skriv ut inbetalningsjournal I denna rutin skriver du ut och godkänner inbetalningsjournalen. Du kan även godkänna journalen utan att skriva ut den. Vid godkännandet uppdateras redovisningen. Här går det även att skapa en återutskrift av inbetalningsjournal. Vid direktintegration av inbetalningar mot redovisningen hoppas detta steg över. Kundreskontralista Denna rutin har bl.a. följande syften: Visa eller stämma av obetalda fakturor mot kundfordringssaldot i huvudboken. Söka reda på olika saker, t.ex. betalningsstatus på fakturor för en viss kund. Visa åldersfördelad reskontra (åldersanalys). Visa konteringar för fakturor och betalningar. Sida 6 av 7

7 Underlag för betalningspåminnelse I denna rutin visas förfallna fakturor i en lista som det går att skriva ut påminnelser för. Förvalt är alla förfallna fakturor markerade, men det går att avmarkera de fakturor du inte vill skriva ut påminnelse för. Skriv ut betalningspåminnelse I denna rutin skrivs alla betalningspåminnelser ut. Du kan ange ett intervall av kunder. Det finns även möjlighet att skriva ut kontoutdrag. Till skillnad från kravbreven visar kontoutdraget också fakturor som inte förfallit. Underlag för räntedebitering I denna rutin finns en lista som visar vilka försenade inbetalningar som registrerats i systemet. Du kan välja att skapa en separat räntefaktura eller att lägga räntan på nästa ordinarie faktura. Räntefakturor skapas sedan genom att trycka på knappen Frisläpp räntefakturor i verktygsmenyn. Du länkas sedan till godkännande och utskrift av dessa i rutinen Granska/Godkänn faktura. För att kunna skapa räntefakturor krävs först några inställningar. Du kan läsa om det i avsnittet "Räntefakturering" på sidan 1 i online-hjälpen. Uppdatera kundreskontra Denna rutin används dels då behov finns att ändra vissa uppgifter på kundreskontraposter (fakturor) och dels för att makulera dem. Fakturor går bara att makulera så länge de inte har inbetalningar registrerade. Inbetalningar makulerar du i rutinen Inbetalningar. Du kan också registrera nya kundreskontraposter i rutinen, men det görs normalt bara vid övergång från ett annat ekonomisystem till MONITOR G5. MONITOR-tips! Använd länkar på fakturor i Kundreskontralista för att t.ex. betala, kvitta kreditfakturor eller se ytterligare information om fakturan via Uppdatera kundreskontra. Använd Likviditetsprognos för att se förväntade in- och utbetalningar per period. Sida 7 av 7