Registrera kundfaktura

Transkript

1 Registrera kundfaktura I Bearbeta-Grundboksregistrering-kundfaktura (Affärssystem: Bearbeta-Reskontra Kund-Kundfaktura) kan du registrera vanliga debet- eller kreditfakturor till kunder. När du godkänner verifikationen uppdateras både kundreskontran och redovisningen (om du inte anger annat). Fakturor som skapas i grundboksrutinen kan inte skrivas ut, utan är enbart till för att uppdatera kundreskontra och redovisning. Varje registrerad faktura blir en egen verifikation. För att producera och skriva ut fakturor använder du istället rutinen Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta-Fakturaunderlag). Där uppdateras reskontran och redovisningen automatiskt när fakturorna har skrivits ut och godkänts. När du går till menyn Bearbeta-Grundboksregistrering-Kundfaktura (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Kund - Kundfaktura) får du upp fönstret nedan på bildskärmen. Längst upp i fliken har du funktionsfältet Spara faktura - När debet och kredit är lika klickar du på Spara faktura för att avsluta verifikationen och uppdatera aktuella register. För att spara en kundfaktura kan du också skriva ett kommatecken (,) eller en punkt (.) i kontofältet och trycka på Enter eller använda kortkommandot CTRL+S. Du kan därefter börja på en ny faktura eller gå ur registreringsbilden. När du avslutar registreringen får du möjlighet att skriva ut en Fakturajournal på gjorda registreringar. 1

2 Svarar du Nej på frågan om utskrift kan du senare skriva ut fakturajournalen under Rapporter- Rapportcentral - Kundreskontra. Rensa faktura - Har du registrerat in helt fel uppgifter och vill registrera verifikationen från början igen klickar du på Rensa och formuläret rensas från alla uppgifter. Har du enbart registrerat in fel på en verifikationsrad är det bättre att klicka på det röda krysset efter raden eller använda kortkommandot Ctrl+T för att enbart ta bort den markerade raden. Moms / Övriga Har du i Arkiv-Företagsinställningar-Redovisning-Grundbok (Affärssystem: Inställningar-Företag- Redovisning-Grundbok) valt att dessa automatkonteringar ska utföras kommer rutorna här att redan vara markerade. Om du inte vill att automatkonteringar ska utföras på en viss verifikation tar du bort markeringen. Observera att bocken och därmed automatkonteringen förblir borta tills du på nytt klickar i rutan. Förändringen ligger kvar till dess att du går ur funktionen. Nästa gång du går in i funktionen kommer rutan att vara förbockad igen. Trepartshandel - Om kunden är markerad som EU-kund i registret Kontakt kommer det här fältet att vara aktivt. Trepartshandel innebär att en försäljning sker via grossist till ett annat EU-land. Inblandade är alltså företagen A, B och C. Varan skickas från leverantör A till kund C. Fakturor skickas från A till B och vidare från B till C. Grossist B redovisar sedan affären som tredjepartshandel och utelämnar den i momsrapporten. A och C redovisar händelsen i kvartalsrapporten, Rapporter - Reskontra, och momsrapporten i Rapporter - Redovisning). Faktura Här får du upp olika alternativ. När raden är markerad med en bock är valet aktivt. - Visa momskod - Vill du att momskoden ska visas markerar du det här alternativet. - Autogiro - Ska fakturan betalas via Autogiro är detta markerat här. Inställningen för detta gör du på kunden i Register - Kontakt - Kund. Du har här möjlighet att ändra den grundinställning som finns på kunden. Ändringen gäller enbart för den kundfaktura du just skapar. - Uppdatera endast reskontran - Normalt uppdateras redovisningen fortlöpande men om du av någon anledning inte vill uppdatera redovisningen väljer du detta menyval. Menyvalet bockmarkeras och endast reskontran kommer att uppdateras. Datum - Verifikationsdatum kontrolleras mot fakturadatum. Snabbsök - För dig som är riktigt snabb vid registrering av konto, dimensioner med mera i grundboken finns alternativet Snabbsök. Tar du bort markeringen för Snabbsök får du inte längre upp listan när du skriver in en del av numret eller namnet. Detta innebär att du måste veta det exakta numret eller namnet av t ex konto eller dimension. Registreringsarbetet går då snabbare när programmet inte måste visa alla val i en lista. Registrering kundfaktura Serie Programmet väljer serie A om du inte har angivit att du vill använda egen serie för kundfakturor under fliken Kundreskontra i Företagsinställningar. Du kan själv skriva in en annan serie om du vill. Verifikationsnummer Programmet ger dig automatiskt nästa lediga nummer i den serie du valt. Verifikationstext Vid registrering av en verifikation kan du ange en text som beskriver affärstransaktionen. Texten kan vara 30 tecken lång. Texten lagras tillsammans med verifikationen och visas i verifikationslista, huvudbok, kontoutdrag och eventuellt i kontoutdrag för specifikationer. Har du registrerat texter under Register - Hjälpregister - Verifikationstext kan du hämta in dessa genom att skriva in koden du har givit texten. Skriver du in första bokstaven i koden eller i verifikationstexten får du upp alla verifikationstexter vars kod eller text börjar på denna bokstav. 2

3 Verifikationsdatum Om du har valt att inte använda periodhantering måste all registrering av verifikationer göras i kronologisk ordning inom respektive serie. Detta innebär att du aldrig kan registrera en verifikation på ett tidigare datum än det senast registrerade inom serien. När du trycker Enter och hamnar i fältet verifikationsdatum kommer hela fältet vara markerat. Programmet föreslår senast registrerade datum. Godkänn detta datum genom att trycka på Tab eller Enter. Om du vill ändra datum ändras fältet "bakifrån" dvs slår du in en siffra kommer sista dagsiffran ändras, två siffror innebär att båda dagsiffrorna ändras och tre siffror betyder att sista månadssiffran och båda dagsiffrorna ändras osv. Om du har valt att använda periodhantering kan du ange ett datum bakåt i tiden inom de perioder som är öppna. Periodhantering ställs in i Arkiv-Företagsinställningar-Redovisning-Redovisning (Affärssystem: Inställningar-Företag-Redovisning-Redovisning) Kund Skriv kundens nummer så kommer namnet automatiskt fram. Du kan också skriva in hela eller en del av kundens namn, referens, e-post eller telefonnummer. Programmet ger dig en lista över kontakter där den första kund som börjar med den önskade bokstavskombinationen är markerad. Är det rätt kund trycker du på Enter. Gå annars vidare nedåt i listan och markera rätt kund innan du trycker på Enter för att välja kunden. Du kan lägga upp nya kunder direkt här i fältet kund genom att ange ett nummer som inte finns och trycka Enter eller via kundregistret i Register-Kontakt-Kund. Fakturanr Programmet föreslår nästa lediga nummer i nummerserien Manuell som du registrerade i Arkiv- Företagsinställningar-Fakturering-Faktuering1. Ett fakturanummer är unikt och får inte förekomma mer än en gång samtidigt i kundreskontran. Typ Rutinen är automatiskt inställd på registrering av debetfakturor. När du registrerar en faktura kommer beloppet att debiteras det kundfordringskonto som står i kontaktregistret på den valda kunden. Om du vill registrera en kreditfaktura (kreditnota) klickar du på pilknappen eller går med uppåt/nedåt-pil och väljer kredit. Detta kan du göra när som helst innan du börjar mata in konteringen. Observera att du inte ska ändra tecken själv på beloppet för kreditfakturorna. Programmet sätter automatiskt beloppet på kundfordringskontot i kredit. Om du har markerat att fakturan är en kreditfaktura kan du i fältet Avser faktura ange vilken faktura krediteringen avser. Uppgiften är frivillig. Anger du ett fakturanummer innebär det att kreditnotan kommer att påverka den eventuella dröjsmålsränta som kan uppstå för fakturan. När du avslutar registreringen för denna kreditfaktura får du frågan; 3

4 Svara Ja om du vill att kreditfakturan att dras från debetfakturan. Vill du ha en debet- och en kreditfaktura som inte är sammankopplade svarar du Nej. Fakturadatum Programmet föreslår samma datum som verifikationsdatum. Förfallodatum Förfallodatum är fakturadatum plus det antal betalningsdagar som angivits för kunden i kontaktregistret. Du kan ändra förfallodatum om så behövs. Belopp Ange totalbelopp för fakturan inklusive moms. Detta belopp kommer automatiskt att konteras på första konteringsraden på det kundfordringskonto som du angivit för kunden i kontaktregistret. Valuta/Kurs När du registrerar en faktura på en kund som är registrerad med utländsk valuta i registret Kontakt måste valuta och kurs för fakturan anges. Programmet hämtar automatiskt kundens valuta och aktuell kurs från valutaregistret. Fakturakommentar Klickar du på knappen får du en dialogruta där du kan skriva tilläggsinformation. Informationen visas i Visa, Kundfaktura och i Verktyg - Registervård - Kundfaktura - Ändra fakturor. Konto, Dim 1, Dim 2, Spec, Proj, Text Programmet föreslår det kundfordringskonto som finns registrerat på kunden i Register-Kontakt-Kund. Godkänn detta eller skriv in ett annat konto. Kontosaldot förändras direkt när du skrivit in och godkänt ett nytt belopp. Ange sedan eventuell dimension, spec och text. Om du har bockmarkerat rutan Visa kontosaldo i Arkiv-Företagsinställningar-Redovisning-Grundbok (Affärssystem: Inställningar-Företag- Redovisning-Grundbok) visas aktuellt kontosaldo under fältet med kunduppgifterna. Om du har angett en giltighetsperiod på dim 1/dim 2 kommer de dimensioner som ligger utanför perioden (verifikationsdatum styr) inte att synas i listan när du registrerar verifikationer i grundboken. Om du vill upprepa föregående konto och/eller verifikationstext när du registrerar verifikationer kan du skriva in + i respektive fält och därefter trycka på Enter. Debet/Kredit Det belopp du angav tidigare i fältet Belopp kommer automatiskt att konteras på första konteringsraden på det kundfordringskonto som du angivit för kunden i kontaktregistret. Beloppet registreras i Debet om du inte i fältet Typ anger att detta är en Kredit. 4

5 Skriv sedan in de konton som det fakturerade ska bokföras på (resultatkonto) och belopp för varje konto. Om du inte använder momsautomatik får du även ange momskonto. När alla konteringsraderna är registrerade och debet och kredit är lika stora (verifikationen balanserar) får du möjlighet att spara verifikationen. Verifikationen tilldelas ett definitivt verifikationsnummer. Export eller EU-faktura konteras i utländsk valuta. Programmet räknar sedan automatiskt om detta till svenska kronor. På varje faktura lagras alltid både det utländska beloppet och det omräknade beloppet. Total debet / Total kredit - / Diff I fältet Diff visas det belopp som fattas för att debet och kredit ska bli lika. När verifikationen balanserar kommer summan 0,00 att visas i fältet. Fälten Total debet och Total kredit visar summeringen för debet och kredit och är till för att du lättare ska kunna se var differensen ligger. Något som är speciellt användbart då verifikationen innehåller många rader. När verifikationen balanserar sparar du verifikationen. Detta avslutar verifikationen och uppdaterar aktuella register. Du kan därefter börja på en ny verifikation eller gå ur registreringsprogrammet. 5