Arbetsgång för olika verifikationsserier

Transkript

1 Arbetsgång för olika verifikationsserier Att arbeta med olika verifikationsserier underlättar och strukturerar upp det dagliga arbetet i Hogias ekonomisystem och förenklar ditt avstämningsarbete. Grundinställningen i programmet är verifikationsserie A som också är den serie som föreslås när du ska registrera verifikationer i Bearbeta - Grundboksregistrering - Redovisning (Affärssystem: Bearbeta - Redovisning - Verifikation). Det går att skriva in en annan seriebokstav mellan A-S i denna registreringsbild, men programmet kommer alltid att föreslå serie A. Bild enligt det nya grundboksutseendet: Bild enligt det ursprungliga grundboksutseendet: 1

2 För möjligheten att använda egen verifikationsserie för Rättningsverifikat och Preliminärregistrering väljer du Arkiv Företagsinställningar Redovisning Grundbok (Affärssystem: Inställningar Företag Redovisning Grundbok). För möjligheten att använda andra verifikationsserier i dina reskontror väljer du Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Kundreskontra (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Kundreskontra). I exemplet nedan har vi valt både egen verifikationsserie för fakturor och egen verifikationsserie för betalningar. Det är vanligt förekommande att använda serie B både för kundbetalning och för leverantörsbetalning men det kan också vara lämpligt att välja olika serier om du vill skilja kundreskontra mot leverantörsreskontra. 2

3 För att ändra serie för leverantörsfakturorna väljer du fliken Leverantörsreskontra. Använder du ankomstregistrering har du även möjlighet att ange olika serier för ankomst- och definitivregistrering. När du gjort dina förändringar klickar du OK för att spara ändringarna. För att underlätta arbetet och möjliggöra antedatering i och mellan de olika serierna kan du göra ytterligare en inställning i företagsinställningarna och det är under fliken Redovisning. Där kryssar du för Periodindelning och väljer månadsvis vilket öppnar upp möjligheten att börja registrera inbetalningar i t ex serie B för mars månad medan du fortfarande registrerar in leverantörsfakturor i serie L för februari månad. Inställningen ger också möjlighet till antedatering i en och samma serie, d.v.s. även fast du bokat betalningar för mars i serie B kan du registrera inbetalning i serie B för januari eller februari månad. 3

4 Har du angett exempelvis serie F för kundfakturor så kommer serie F föreslås när du går in i Bearbeta - Grundboksregistrering - Kundfaktura (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Kund - Kundfaktura). Skulle du vilja använda en annan serie vid något tillfälle går det att skriva in en annan seriebokstav mellan A-S. Bild enligt det nya grundboksutseendet: Bild enligt det ursprungliga grundboksutseendet: Samma serie kommer även upp när du skrivit ut och godkänt fakturautskriften i fakturaunderlaget under rutinen fristående faktura/fakturaunderlag. Skulle du vilja så går det givetvis ändra till en annan serie innan du godkänner fakturan. 4

5 I Bearbeta - Grundboksregistrering - Kundbetalning (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Kund - Kundbetalning) kommer den förvalda serien för betalningar upp och om du använder dig av funktionen Bearbeta - Kundreskontra - Bokför inbetalning så kommer även den förvalda serien upp där. Bild enligt det nya grundboksutseendet: Bild enligt det ursprungliga grundboksutseendet: Samma förfaringssätt gäller för leverantörsfakturor och leverantörsbetalningar. Använder du modulen Anläggningsredovisning kan du ställa in egen verifikationsserie för anläggningar i fliken ANL. 5

6 I menyn Rapporter - Rapportcentral under Redovisningsrapporterna kan du sedan välja att ta ut kontoutdrag, huvudbok eller verifikationslista för en specifik serie eller för alla. Vid avstämning kan det vara bra att kunna välja en speciell serie. Vid utskrift av resultat- och balansräkning tar programmet alltid med samtliga serier. 6

7 Även dina fakturajournaler och betalningsjournaler kan väljas för specifik serie eller för alla serier. 7