Nyheter i version , och

Transkript

1 Nyheter i version , och Här följer en sammanställning av programförändringar som skett i den nya versionen av Hogia Ekonomi, Hogia Approval Manager och Hogia Order/Lager/Inköp. Innehåll Hogia Ekonomi Hogia Ekonomi Hogia Ekonomi Hogia Approval Manager Hogia Order/Lager/Inköp Hogia Order/Lager/Inköp

2 Nyheter Hogia Ekonomi Information från leverantörsfakturan till tidkortet För att förenkla för dig som arbetar med Tidredovisning och Projekt har vi nu lagt till funktionen att få med mer information från leverantörsfakturan till tidkortet när man valt att få upp detta vid registrering på ett tidmärkt projekt vid arbete i grundboken. För att använda funktionen behöver du ange en medarbetare och artikel i Företagsinställningar Tid allmänt. Sätt en bock i rutan Tidkort via grundbok. Ange en specifik medarbetare samt en specifik artikel, uppdragsart eller omkostnad. Dessa uppgifter kommer då automatiskt att anges på tidkortet vid registrering av leverantörsfaktura i grundboken. Vid registrering av Leverantörsfaktura i grundboken registrerar du fakturan och vid kontering av kostnad anges ett projekt. När raden slås ut får du upp ett tidkort. Detta tidkort är nu förifyllt men du har möjlighet att ändra fälten. Med andra ord kan du spara raden direkt, eller göra ändringar och sedan spara. Eventuella ytterligare rader i tidkortet hanteras manuellt, utan automatik. Nytt filformat till Plusgirot Plusgirot har ändrat filformatet fån faktura.in till faktura.txt vilket Hogia Ekonomi har anpassats till. Några av de rättningar vi åtgärdat i version : Vid uttag av en resultatrapport där du valt flera resultatenheter och valt sidbrytning per resultatenhet fungerar det nu att välja Export till Rådata Excel. När du i Hogia Ekonomi tillfälligt byter skrivare ändras inte längre standardskrivaren i Windows som det tidigare gjort. Vid utskrift av Kundfakturor under Fristående faktura har det hänt att fakturabelopp felaktigt blivit 0.00 kr. Det görs nu en kontroll i programmet så att det inte skall kunna uppstå. För dig som arbetar i nya grundboken och drabbats av att Projektnumret inte visats i sin helhet, är det nu åtgärdat så att hela numret visas. För dig som har Hogia Approval Compact Edition finns nu Drill Down till Leverantörsfakturabild i Redovisningsrapporterna samt Projektrapporterna. 2

3 Nyheter i Hogia Ekonomi Viktig information för dig som har Hogia Ekonomi och Hogia Lön eller HogiaLön Plus Exporterar du tidtransaktioner som underlag till Hogia Lön eller HogiaLön Plus är det viktigt att du har senaste versionen av löneprogrammet. Version eller senare för Hogia Lön och version 14.2 eller senare för HogiaLön Plus. Anledningen till detta är att filformatet har anpassats till utökat antal tecken för anställda. Det gäller även dig som importerar Tidtransaktioner från Hogia PBM till Hogia Ekonomi. Export av tidtransaktioner För dig som exporterar tidtransaktioner från Hogia Ekonomi till HogiaLön Plus och använder kostnadsbärare kommer de nu med i exportfilen till HogiaLön Plus. Även konto finns med i filen. I urvalsbilden väljer du om det är till Hogia Lön eller HogiaLön Plus du vill exportera. Vid export till Hogia Lön följer inte kostnadsbärare och konto med. Systemkrav Hogia Ekonomi är nu anpassat för Microsoft Office 2013 samt Internet Explorer 11. Makuleringsjournal När du i nya grundboken makulerar en leverantörsfaktura får du nu möjlighet att skriva ut makuleringsjournal när du stänger grundboken. Nytt filformat för Plusgirot/Nordea Förändringar för de kunder som har Plusgirot/Nordea som bank och använder tjänsten Fakturabetalningsservice för leverantörsbetalningar. 31 december 2014 upphör tjänsten Fakturabetalningsservice (FS) inklusive FSåterredovisning. Kunder som Fakturabetalningsservice inkl återredovisning kommer att uppgraderas till tjänsterna: Corporate File Payments (CFP) med/utan Debiteringsbesked på fil (DA1) respektive Filimport (SME) samt DA1 om återredovisning på fil över utförda betalningar önskas. Tjänsten slutade att säljas redan 31 December2013 men upphör som tjänst 31 December2014. From Ekonomiversion har vi valt att behålla den gamla sändfilen med en ändring i som innefattar att man kan inte längre skicka kreditnotor för bevakning Vi har däremot anpassat systemet för den nya återrapporteringsfilen DA1. För att skicka sina betalningar kommer den gamla betalfilen med den begränsningen (ändringen) att det nu inte går att skicka kreditnotor för bevakning att användas. Däremot läses det nya formatet från Plusgirot/Nordea in vid återrapportering av fil. 3

4 Nyheter för dig som e-fakturerar via Hogia eservices, från Hogias ekonomisystem Du som använder Hogias e-fakturering via eservices kan nu välja att skicka: e-postfakturor via eservices Pappersfakturor via eservices Du gör valet på kundkortet i ekonomisystemet. E-postfakturor via eservices skickas som e-faktura från ekonomisystemet till Hogias molntjänst eservices Därifrån skickas fakturan till fakturamottagaren som ett e-postmeddelande med fakturabilden bifogad som en pdf-fil. Distributionskostnaden dras från din e-faktura-pott i eservices. Fakturabilagor till e-fakturor via Hogia eservices. Fr o m av Hogias ekonomisystem kan du bifoga fakturabilagor med dina e-fakturor via eservices. Fakturabilagor kan även sändas ihop med e-postfakturor och pappersfakturor via eservices. Fakturabilagor ihop med e-fakturor kräver att fakturamottagaren hanterar att ta emot bilagor tillsammans med e-fakturor. Bilagors format bör stämmas av med mottagaren. Pdf är att rekommendera, men alla format är möjliga. Distributionskostnad för bilagor dras från din e-faktura-pott i eservices. 4

5 Hogia Ekonomi version Kundens Projektnummer på projekt är utökat samt kan skrivas ut på räntefakturan Fältet Kundens Projektnummer på Projektet i projektregistret är nu utökat från 15 till 255 tecken. Detta gäller för dig som har tilläggsmodulen Tidredovisning och Projekt. Du kan nu också få med projektnummer utskrivet på räntefakturan vilket det inte funnits någon funktion för tidigare. Förbättrad sökfunktion i nya grundboken För dig som är riktigt snabb vid registrering av konto, dimensioner med mera i grundboken finns nu ett val vi kallar Snabbsök i menyn. Genom att ta bort markeringen för Snabbsök får du inte upp listan när du skriver in en del av till exempel kontonumret eller kontonamnet. Det innebär att du måste veta det exakta numret eller namnet av till exempel konto eller dimension. Du kan fortfarande använda tangenten Pil ner för att få upp hela kontolistan. Registreringsarbetet går då snabbare när programmet inte måste visa alla val i en lista. Några av de rättningar vi åtgärdat i version : För dig som har Hogia Order/Lager/Inköp och använder nya grundboken i Hogia Ekonomi har vi rättat de fel som varit vid definitivregistrering av Leverantörsfakturor. När du registrerat leverantörsfakturor med valuta har programmet inte navigerat rätt utan fastnat i vissa fält. Ändrar du räkenskapsår i företagsinställningar i Hogia Ekonomi har du tidigare behövt ändra perioder i rutinen för Periodhantering. Nu hanteras detta direkt när du klickar OK i företagsinställningar efter det att du gjort förändringen. Vid export Rådata till Excel av en Kundreskontrajournal och en kunds faktura ligger i slutet på första sidan och kundens andra faktura hamnar först på sidan 2, så har den andra fakturan hamnat på den nästkommande fakturans kundnummer i rådataexporten. På samma sätt har det varit vid rådataexport av leverantörsreskontrajournalen. Vid utskrift av Tidredovisningens Tidrapport Transaktioner räknades inte halva och kvartstimmar med i summeringen. Om man har medarbetare som jobbar halva timmar och väljer Tidrapport Transaktioner och har satt summering av antal under Layout, räknade inte programmet med halvtimmarna i slutsumman längst ner i rapporten, när man bockat i att rapporten ska summera. 5

6 Hogia Approval Manager version Hjälptexter Hjälptexterna både för Windows och webbdelen ligger på kundtorget. Det innebär att vi kan hålla dem aktuella och gör det enklare att fylla på med mer information. För att nå hjälptexterna krävs att man når internet från sin dator. Windows I Leverantörskoppling har det tillkommit en funktion som ger en översikt över de leverantörskopplingar som finns upplagda för företaget. Kopiera kontering från en tidigare faktura från leverantören under historikknappen i Approvals grundbok. Markera fakturan som ska kopieras från så läggs konteringen in på den nya. Konteringen läggs med belopp 0 så de måste kompletteras med beloppen för den nya fakturan. Se hur många fakturor som är kvar att registrera. När flera fakturor markerats för registrering visar programmet hur många som återstår att registrera. Fakturor som skickats på flöde ankomstregistrerade och konteras om på webben kan låsas upp i Godkända fliken utan att de behöver öppnas. Där finns ett antal kontroller som innebär att fakturan måste bearbetas. Exempel vis om inte ankomstkontot är helt utkonterat eller att det på webben har lagts på ett anläggningskonto. Vi har gjort förändringar i flikarna så att det numera ligger med fakturabelopp i både SEK och valuta. Det finns också en ny ikon som visar att det finns ett avtal kopplat till fakturan. I rapportcentralen har drilldownfunktionen utökats så att information om flödet och kommentarer visas efter fakturan. När en faktura omkonteras under ej godkändafliken, finns funktion för att styra på vilken verifikationsdatum rättningsverifikationen ska läggas. En kontroll är inlagd som ger en varning om verifikationsdatum för definitivregistrering av ankomst ligger före verifikationsdatum ankomst Från fliken Tjänst under Verktyg, Administration kan ekonomen själv aktivera företag till BGC när de lagts upp på Hogias BGC-FTP. Knappen Testa klickar du på när du angivit Bankgiro Id. Då testas det av att uppgifterna är riktiga för att hämtning skall kunna utföras. Webb Fakturor med annan valuta än SEK konterar attestanten ut i fakturans valuta. Attestanten behöver alltså inte veta vilken kurs som gäller för fakturan och räkna om konteringsbeloppet till SEK, det tar programmet hand om. I historiken visas om fakturan makulerats genom att det i kolumnen Betald står Makulerad. För faktura som betalats visas betaldatum. Att en faktura ligger för kontroll visas tydligare i Kö genom att det i Statuskolumnen står Kontroll. Vid utskrift av fakturan i webben kan man få med senaste verifikationen. Förtydligat om det finns avtal på en leverantör och om fakturan är kopplad till ett avtal Avtalets ägarroll kan lägga dokument till avtalet i webben. Informationen som visas när ett avtal löper ut har kompletteras med leverantör, slutdatum, uppsägningstid och avtals typ. 6

7 Nyheter och förändringar i Hogia Order/Lager/Inköp Version Till version har vi enligt önskemål förbättrat några befintliga funktioner Nedan kan du läsa om förändringarna, och kanske hittar just du ditt önskemål bland dessa. Vi vill återigen tacka alla våra kunder för de synpunkter och önskemål som inkommit, och som hjälpt oss att ytterligare förbättra Hogia Order/Lager/Inköp. Ny försäljningsrapport Det har kommit en ny försäljningsrapport där man kan välja att jämföra omsättningen över 3 olika tidsperioder. Det går att se total omsättning, omsättning per kund, omsättning per artikelgrupp, omsättning per kundgrupp och omsättning per huvudleverantör. Det går även att visa omsättning utan någon gruppering. Orderlista Nu går det att dölja rader så man bara ser totalsumman. Välj Endast totaler i sökformuläret Försäljningsstatistik Nu går det att dölja rader så man bara ser totalsumman. Välj Endast totaler i sökformuläret 7

8 Nyheter och förändringar i Hogia Order/Lager/Inköp Version Till version har vi enligt önskemål förbättrat några befintliga funktioner. Nedan kan du läsa om förändringarna, och kanske hittar just du ditt önskemål bland dessa. Vi vill återigen tacka alla våra kunder för de synpunkter och önskemål som inkommit, och som hjälpt oss att ytterligare förbättra Hogia Order/Lager/Inköp. Filtrera bort klara offerter Nu kan man när man skapar en offert och när den sedan omvandlas till en order välja att inte se den offerten när man söker på offerter eller tar upp dem i arbetsbänken. Det finns ett val i Ordertyper - Visa endast öppna offerter. Väljer man detta alternativ visas bara öppna offerter. Dvs offerter som inte omvandlats till kundordrar. Stöd för högupplösta skärmar Nu kan man använda högupplösta bildskärmars fulla potential. Det är möjligt att sätta upp upplösningen till 2560*