Bilanco Innehåll. Bilanco

Transkript

1 Bilanco Bilanco 2.80 Innehåll INNEHÅLL OBJEKTREDOVISNING / OBJEKTSAMMANSTÄLLNING NYA REGLER FÖR ROT- OCH RUTAVDRAG 30 ELLER 50 % LEVERANTÖRSFAKTURA KREDIT KOPIERA MATERIALRADER VISSA ARTIKLAR ANBUDSFAKTUROR MED VALUTA SÖKVÄGEN FÖR ROT-ANSÖKAN BIFOGA DOKUMENT ÄVEN VID E-FAKTURERING FLYTTA REGISTRERADE EDI-FAKTUROR SJUKAVDRAG FRÅN OCH MED 15:E KALENDERDAGEN / LÅNGTIDSTJÄNSTLEDIG SEMESTERSKULD VID INTERMITTENT ARBETSTID RÄTTNINGAR TIPS: Prenumeration på EIO s prislista Bifoga dokument via mail Hur skapar man en fil av en utskrift Visa oregistrerade arbetstimmar

2 Objektredovisning / Objektsammanställning Vi har förändrat rapporterna och lagt in antalet UE-timmar på objektredovisningen och objektsammanställningen samt lagt till TB2 % på objektsammanställningen. Viktigt att tänka på när man registrerar tid på en person som är inhyrd. Kontrollera i personalregistret att personen är markerad som inhyrd. Markeringen görs under Lön/Personalregistret och fliken personuppgifter. Det finns två alternativ när man ska hantera kostnaderna på en inhyrd person. 1) När man tidregistrerar antalet timmar så anger man i personalregistret den kostnad som den inhyrdes företag fakturerar dig / timme. Kostnaden läggs in under fliken Lön. Observera att lönen ska anges i timmar samt att lönearterna är kopplade som timlönearter. 2) Då ska artikelgruppen som är kopplad mot artikeln inte ha markeringen Sociala avgifter. 1) Om företaget som hyr ut personalen skickar en leverantörsfaktura så finns två alternativ. 2) Antingen så registrerar man leverantörsfakturan mot objektet, som en vanlig kostnad och då blir kostnaden som material. Ett tips kan vara att lägga leverantörsfakturan mot ett specifikt konto. 3) I personalregistret ska då lönen vara 0:-. 4) Artikelgruppen ska vara markerad endast med arbetstid. 5) Kontrollera om det är markerat Hämta kostnader från leverantörsregistret. Välj Arkiv Företagsinställningar Generella Fliken Registermallar. Klicka på knappen Obj.inst

3 1) Om man vill få kostnaden från tidregistreringen istället så ska man ange en timlön i personalregistret. Motsvarande leverantörsfakturakostnaden. 2) Registreringen av leverantörsfakturan ska INTE anges med objektnummer. Ett tips kan vara att man lägger leverantörsfakturan mot ett specifikt konto. 3) Artikelgruppen ska då vara markerad enligt bild nedan. Då ska man inte registrera leverantörsfakturan på objektet då blir det dubbla kostnader

4 Nya regler för rot- och rutavdrag 30 eller 50 % Från och med den 1 januari 2016 gäller nya regler för ROT-avdraget. Välj Arkiv/ Företagsinställningar/Generella fliken Byggmoms- /ROT-inst. och ange 30%. Du behöver inte ange något belopp i maxavdrags-rutan men om Regeringen skulle ändra maxavdraget vid ett senare tillfälle så är det förberett och klart. Du får en kontrollfråga men klicka bara på OK och sedan Spara. Läs gärna igenom dokumentet hur man ändrar en ROT-faktura där man har fakturerat med 50% i ROT och kunden betalar efter 1/ och då borde haft 30% i ROT-avdrag

5 Leverantörsfaktura kredit Från version 2.79 finns en inställning i Företagsinställningar Generella Reskontror. Om man har skickat in en kreditfaktura till banken och vid avbokningen endast avbokar en del av krediten och resterande belopp ligger kvar hos banken för bevakning. Markeringen innebär att kreditfakturan inte kommer med vid nästa leverantörsbetalning utan endast finns kvar i avbokningen. Om man inte har möjlighet att utnyttja krediten (under den tid fakturan ligger för bevakning hos banken) meddelar banken att krediten inte är till fullo utnyttjad. Då kan man ta bort markeringen Kreditbev., så kan man använda krediten vid ett senare tillfälle. Man får en kontrollfråga om man vill att resterande kreditbelopp ska återanvändas eller inte. Denna funktion ska inte användas om man använder sig av Corporate Payment (Nordea)

6 Kopiera materialrader vissa artiklar Under Registervård kopiera materialrader kan man numera välja vilka artiklar man vill kopiera. Börja med att välja det objekt du vill kopiera från. Välj sedan det objekt materialraderna ska kopieras till. Klicka på knappen Kopiera enskilda rader. Följande dialogruta visas och här markerar du de artiklar som ska kopieras. Klicka på knappen Kopiera valda rader. Raderna är nu kopierade till det nya objektet

7 Anbudsfakturor med valuta För att fakturera en anbudsfaktura med valuta kan man numera välja om man vill hämta dagsaktuell valuta eller ange en egen. Anledningen till att man eventuell vill ange en egen valuta är om man är osäker på om den dagsaktuella valutan kan förändras kraftigt. I kundregistret är det markerat att valutan ska vara EURO. Du kan välja mellan EURO, DKK (Danska kronor), NOK (Norska kronor), USD (Amerikanska dollar), GBP (Engelska pund). När man sedan skapar objektet och väljer fliken anbuds - /budgetuppgifter finns nu en ruta där man kan ange valutan och få den omräknad. Man måste således alltid ange anbudsbelopp i Svenska kronor men får hjälp med omräkningen. När man har skapat ett nytt objekt, valt kund är det viktigt att man klickar på Spara-knappen. Klicka på Ändra-knappen för att lägga in anbudssumma osv. För att hämta den dagsaktuella valutakursen väljer man Arkiv Företagsinställningar Valuta. Klicka på knappen uppdatera så hämtas dagsaktuell notering från Riksbanken

8 Om man har kommit överens med kunden om ett pris i EURO kan man få hjälp att räkna om summan till Svenska Kronor. Klicka på knappen Räknare. Ange beloppet i EURO. Markera från Euro och till SEK. Klicka på Omvandla. Beloppet i Svenska kronor visas i Resultatet. Klicka på Hämta så läggs beloppet in i Anbudsrutan. Även om den omräknade summan kommer fram till ett belopp med decimaler kommer programmet automatiskt att avrunda till hela kronor. När man sedan ska skicka fakturan kommer beloppen att visas i den valuta som är vald

9 Sökvägen för ROT-ansökan Nu kan man själv välja var man vill spara ner ROT-ansökan till Skatteverket. När man godkänner ROT-blanketten så får man upp en dialogruta där du numera själv kan välja var du vill spara ner html-filen till Skatteverket. Ett tips är att man internt på företaget bestämmer var någonstans ROT-filerna ska skapas så slipper man leta efter filen när man väl ska skicka in ansökan till Skatteverket

10 Bifoga dokument även vid E-fakturering Nu finns möjligheten att skicka med dokument när man e-fakturerar (skickar faktura med e-post). På höger sida finns nu en kolumn Dokument. Här kan du välja vilket eller vilka dokument du vill bifoga e- fakturan. Observera att om det är t.ex. en arbetsorder du vill bifoga måste du först ha skapat en pdf-fil av den. Se vidare instruktion om hur man skapar pdf-filer av olika utskrifter. När man har valt filer som ska bifogas kommer raden att bli röd så att man vet att det kommer att bifogas filer

11 Flytta registrerade EDI-fakturor Nu kan man flytta en redan inläst EDI faktura från ett objekt till ett annat, under förutsättning att något av objekten inte är fakturerade. Funktionen finns under menyn Levres. / Sökningar. Börja med att välja leverantörens namn eller fakturanummer eller liknande. Klicka på Sök. I ovanstående fall har vi valt att söka på Leverantör 1. Markera det REFid som det avser och klicka på knappen Byt objekt på EDI-fakturan. Då öppnas objektregistret och man markerar det objekt som materialraderna ska flyttas till. Svara Ja om det är korrekt. Observera att om man, i uttagsregistret, har ändrat antalet, så är det det antalet som flyttas över till det nya objektet. Vilket innebär att om jag har läst in en EDI-faktura med t.ex. 5 stycken kontakter. Ändrar antalet till 3 (i uttagsregistret), så är det 3 stycken kontakter som flyttas över till det nya objektet

12 Sjukavdrag från och med 15:e kalenderdagen / Långtidstjänstledig Om en anställd är s.k. långtidssjuk alternativt tjänstledig mer än en månad, finns nu möjlighet att spara lönen för att återbetala den när personen kommer tillbaka i tjänst. I uppdateringen kommer två nya lönearter att bifogas Spara lön vid sjuk samt Återföring innehållen lön. Dessa lönearter kommer att automatiskt användas om man registrerar helt dagavdrag samma månad som utbetalningsmånaden. Då räknar programmet ut hur mycket pengar som ska hållas inne och kommer att betalas ut vid ett senare tillfälle. Anledningen är att den anställde inte ska vara utan lön vid tillfället då han/hon kommer tillbaka i tjänst. T.ex. Om en person blir långtidssjuk i oktober och är långtidssjuk (enligt sjukintyg) även i november. Om man registrerar långtidssjuk hela november så kommer programmet att hålla inne lönen i november (avräkningsperioden för oktober). Om personen är frisk igen i februari så kommer programmet att betala ut den summan som hölls inne. Personen behöver således inte vara utan lön den månad han kommer tillbaka. Om personen är långtidstjänstledig fungerar detta på samma sätt men man behöver skapa kopior på ovanstående lönearter så att benämningen på lönearterna blir korrekta. Om man inte registrerar frånvaron i förtid kommer lönen att hanteras som tidigare

13 Semesterskuld vid intermittent arbetstid Vi har gjort om semesterskuldlistan för att få fram korrekt värde för intermittenta arbetare. Viktigt är att personen har korrekt tidschema. Börja med att välja menyn Lön Tidscheman. 1 Välj det tidschema som ska korrigeras. 2 Klicka på Ändra-knappen. 3 Markera Intermittent. 4 Klicka på Spara-knappen. Kontrollera även att det är rätt tidschema kopplat på personen i personalregistret och att det står rätt veckoarbetstid. När man sedan skriver ut en semesterskuldlista så kommer utskriften att räkna ut antalet upparbetade semesterdagar baserat på tidschemat

14

15 Rättningar Nu fungerar det att kreditera fästmaterialet. Nu fungerar det att högerklicka på EDI-faktura-raden i uttagsregistret för att se fakturan även där

16 TIPS: - Prenumeration på EIO s prislista Ni som prenumererar på EIO s prislista från Hantverksdata inkl. styckpris kommer att antingen få ett mail att det släppts en uppdaterad prislista alternativt lägger vi ut informationen i RSS en. Ni behöver alltså inte ha markeringen kontrollera om EIO-prisfil finns markerad, i företagsinställningarna. - Bifoga dokument via mail Nu finns det möjlighet att bifoga andra dokument när du e-postar från utskriftcentralen. Detta under förutsättning att korrekt e-postserveradress är inskriven i Företagsinställningarna (Arkiv Företagsinställningar Generella). I nedanstående exempel visar vi hur man bifogar filer när man ska e-posta en materialspecifikation. Välj vilken utskrift som ska e-postas och klicka på Skriv ut. När utskriften visas på skärmen klickar man på knappen Skapa E-post

17 Den eventuella e-postadressen som finns upplagd på kunden visas i till-fältet. Man kan självklart ta bort den e- postadressen eller lägga till fler. För att bifoga filer klickar man på knappen Lägg till fil. Utforskaren öppnas och välj vilken eller vilka filer som ska bifogas. OBSERVERA att om det är ett dokument som skapats i office (t.ex. word) får filen INTE vara öppen, när den ska läggas till. (Under rubriken Hur man skapar en fil av en utskrift finns en instruktion om hur man skapar filer från Bilanco.) Skriv eventuellt ett ämne samt meddelande. Klicka på Skicka. Ett e-postmeddelande kommer nu att gå iväg till vald/valda e-postadresser med den valda utskriften samt de bifogade filerna

18 - Hur skapar man en fil av en utskrift Om man t.ex. vill bifoga flera utskrifter via mail måste dessa först skapas. Gör så här: Välj utskrift i detta exempel visar vi hur man skapar en pdf-fil av en dagboksutskrift. Markera den rapport som ska göras om till fil och klicka på Skriv ut. När utskriften visas på skärmen klickar man på knappen Spara rapport. Markera i vilket format filen skapas och klicka på knappen Bläddra

19 Välj plats där filen ska sparas ner samt namnge filen. Klicka på Spara. Platsen för den sparade filen visa i Filnamnsrutan. Klicka på OK så är rapporten sparad (på vald plats)

20 - Visa oregistrerade arbetstimmar Ni som använder modulerna Tidregistrering och Lön vet väl att man i företagsinställningar kan ställa in så att man enkelt kan se vilka personer som inte har registrerat sina timmar. Inställningen görs under Arkiv Företagsinställningar Generella, fliken Uttag, Butik, Lager och Portalen. Här kan man ställa in att man vill visa information om saknad tid. Glöm inte att ange antalet dagar tillbaka i tiden som informationen ska visas). Markera sedan ikonen (som finns högst upp på höger sida på skrivbordet ). Om det istället står bild att visas., klickar man på ikonen två (2) gånger så kommer nedanstående Nu kan man enkelt se vilka personer som inte har lämnat in sina tidsedlar alternativt registrerat sin tid i portalen