Kom igång med E-fakturering

Transkript

1 Kom igång med E-fakturering Allmänt. Det finns två sätt att skicka elektroniska fakturor från Hogias ekonomisystem. Normalt är att skicka fakturorna via en VAN-leverantör. För elektronisk fakturering inom en koncern kan man istället skicka fakturorna via e-post. Funktionen i ekonomisystemet är byggd på så sätt att båda alternativen kan användas parallellt. På samma sätt finns det två sätt att ta emot elektroniska fakturor, antingen från VAN-leverantör eller via mail. För att kunna arbeta med elektronisk fakturering måste man ha tilläggsmodulen Elektronisk fakturering som styrs i licensnyckeln till ekonomisystemet. HMS (Hogia Messenger Service) I tilläggsmodulen E-fakturering ingår HMS (Hogia Messenger Service) som används för att skicka/hämta e-faktura via VAN-leverantör. I HMS skall två parter skapas, den ena parten är ekonomisystemet. Den andra är VAN-leverantören. En part läggs upp genom att du klickar på Arkiv och väljer Ny part, en guide startas. Börja med att skapa parten Hogias ekonomisystem. För denna part skall du ange var ekonomisystemets admindatabas (HogiaEconomyAdmin) ligger. När guiden är klar sparar du parten. Skapa sedan parten för den VANleverantören du valt, här kommer guiden fråga efter de uppgifter du fått från VAN-leverantören. Dessa kan variera mellan olika leverantörer men gemensamt för alla är att du skall lägga in användarnamn och lösenord. När parten är skapad, klickar du på Spara, därmed är förberedelserna i HMS klart. 1

2 Inställningar i Ekonomisystemet Du börjar med att lägga upp det fakturerande företagets GLN-nummer. Det gör du i Arkiv - Företagsinställningar - Allmänt (Affärssystem: Inställningar - Företag - Allmänt) i fältet GLN. Genom att klicka på knappen Skapa räknar programmet ut företagets GLN-nummer utifrån organisationsnumret. Nästa steg är att koppla företaget som du skall fakturera från till Parten i HMS. Det gör du i fliken Fakturering- E-fakturering i företagsinställningarna. Här klickar du i radioknappen framför Hogia Messenger Service till parten. Klicka på pilen och välj/markera Parten du lagt upp i HMS. 2

3 I fliken HMS export markeras Kundfakturor för att skicka fakturor. I fliken HMS import markeras Leverantörsfakturor för att ta emot fakturor. 3

4 Inställningar i kundregistret I kundregistret ställer du in på vilket sätt kunden ska faktureras. Gå till Register Kontakt - Kund och ange/skapa GLN på fliken Allmänt. På fliken Betalning/fakturering anges hur fakturan skall hanteras. Pappersfaktura innebär att fakturan skrivs ut på lokal skrivare. Pappersfaktura via VAN innebär att fakturan skickas elektroniskt till VAN-leverantören, som skriver ut den och skickar till kund. E-faktura e-post innebär att fakturan skickas som bifogad fil via e-post. Det är då två filer som bifogas i form av en XML-fil som används av mottagaren för att läsa in fakturan i sitt Hogia ekonomisystem och en PDF-fil som mottagaren kan skriva ut som pappersfaktura. E-faktura via VAN innebär att fakturan skickas elektroniskt till VAN-leverantören som skickar den vidare elektroniskt till fakturamottagaren. Med dessa inställningar är det klart att börja fakturera. Oavsett hur fakturan skall skickas till kund kan alla fakturor hanteras samtidigt i fristående faktura. När du har tilläggsmodulen elektronisk fakturering skrivs även räntefakturor och fakturor skapade i tidredovisningen ut under fristående fakturering. 4

5 Kundfakturor I Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta - Fakturaunderlag) hämtar programmet, från kundregistret, uppgiften hur fakturan skall skickas. Fakturor som skall skrivas ut eller e-faktureras markeras, därefter klickar du på knappen Skriv ut. Fakturor som skickas till VAN-leverantör går direkt till HMS och vidare därifrån till VAN-leverantören. Fakturor som skickas via e-post kommer öppna användarens e-post, beroende på säkerhetsinställningar i Outlook kan det komma upp ett antal frågor som man måste svara ja på för att fakturan skall skickas iväg. När du har godkänt utskriften och skapat verifikationen startas MS Outlook och filen skickas iväg. Om du även vill ha en pappersutskrift av fakturan behöver du ställa in att du vill använda fakturakopia. Läs mer» 5

6 Inställningar leverantör För att kunna ta emot leverantörsfakturor måste leverantören ha ett GLN-nummer. Den läggs in i Register - Kontakt - Leverantör under fliken Allmänt på leverantören. Dessutom måste företaget vara uppsatt för ankomstregistrering, det görs i Arkiv - företagsinställningar - Reskontror - Leverantörsreskontra. (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Leverantörsreskontra). 6

7 Leverantörsfaktura. Kommer en faktura via HMS kommer den automatiskt läsas in i företaget under förutsättning att leverantören finns upplagd. Användaren uppmärksammas på att fakturor lästs in automatiskt när man går in i någon rutin i leverantörsreskontran. Fakturorna måste behandlas i definitivregistreringen för att kunna betalas ut precis som en vanlig ankomstregistrerad faktura. Kommer fakturan via e-post måste xml-filen sparas ned på hårddisken därefter går man in under Arkiv - Import - E-faktura (Affärssystem: Bearbeta- Import och Export-Import-E-faktura) på det företaget där fakturan skall läsas in och markerar den sparade filen. Programmet kommer då att kontrollera att man står i rätt företag och att leverantören finns upplagd, stämmer detta läses fakturan in och får sedan behandlas som en vanlig ankomstregistrerad faktura. Skriv in namnet på filen eller klicka på Bläddra för att leta reda på filen. När du hämtat in filen kommer filen att kontrolleras. Därefter visas information om fakturan i textfältet under Fakturainformation. Om fakturan innehåller korrekta data så visas information såsom leverantörens namn, fakturanummer, fakturabelopp med mera. Om något i fakturan skulle vara felaktigt så får du meddelande om vad som är felaktigt i samma fält. Vid importen kontrolleras leverantörsnummer, leverantörens GLN-nummer och leverantörens momsregistreringsnummer. Om fakturan är korrekt blir knappen Importera aktiv. Klicka på knappen för att importera fakturan som registreras som en ankomstregistrerad leverantörsfaktura som är spärrad för betalning. Skulle det finnas flera e-fakturor i samma katalog som den e-faktura du just importerat får du upp en fråga om du vill fortsätta importera nästa faktura. Svarar du ja på frågan får du automatiskt upp information om nästa faktura och kan klicka Importera. Om du fakturerar via programmets tidredovisning så kallad automatfakturering så kan de inte skapas som E-fakturor utan du måste föra över fakturaunderlagen till fristående faktura, för att få det att fungera. 7