Alternativa kundfakturaadresser

Transkript

1 Alternativa kundfakturaadresser Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson Två stora saker har gjorts i Rebus till version 217 när det gäller kundernas fakturaadresser och hur en faktura skickas till kunden. För det första kan varje kund nu ha alternativa fakturaadresser varav en kan markeras som standard som alltid används istället för adressen i kundregistrets första flik. För det andra kan man på varje kund bestämma hur de vill ha sina fakturor. Vill de ha pappersfakturor, e-postfakturor (PDF) eller elektroniska fakturor? Detta fungerade även förut men har nu blivit betydligt lättare att skilja på. Observera att ett avtal måste ha slutits med vår samarbetspartner InExchange för att elektroniska fakturor ska fungera. Detta beskrivs i en egen manual som finns på vår hemsida (Kundfaktura sändsätt). Kundregistret På en kund kan man ha följande adresser som kan användas som fakturaadress på fakturor: 1. Kundens normala adress från flik 1 2. Kundens avdelningar 3. Kundens fasta resenärer 4. Kundens alternativa fakturaadresser 1

2 Alternativ 4 är nytt i kundregistret och finns nu i knappraden längst ner. Knappen för Textmallar är flyttad från knappraden till längst till höger på flik 1 eftersom det inte fick plats i knappraden. Klicka på knappen för Alternativa fakturaadresser så visas detta formulär. I rutinen Alternativa fakturaadresser kan man lägga upp hur många alternativa fakturaadresser man vill samt sätta ett av dem som standard fakturaadress. Detta har fram tills nu endast funnits i BUSS-modulen men har nu lagts till för hela Rebus. Man kan kopiera kundens normala namn och adress från kundregistrets flik 1 om man t.ex. endast vill ändra på e-postadressen dit fakturan ska skickas eller också kan man kopiera adresser från kundens avdelningar om man hade den alternativa fakturaadressen där förut. En annan nyhet är också vilket fakturasätt som ska användas, d.v.s. hur ska fakturan skickas till kunden? Alternativen är detta: När man ska skriva ut/skicka en faktura kommer det fakturasätt som är inställt på kunden att bestämma hur fakturan ska skickas. Det blir alltså lättare att e-posta en grupp fakturor och att skriva ut en grupp fakturor på papper likaväl som att skicka en grupp fakturor till InExchange som elektroniska fakturor. Läs mer om det här i en egen manual. 2

3 Det lilla kundregistret Det lilla kundregistret, som bara består av en enda flik och några få knappar, används t.ex. i ärende-modulen och kan även startas som en egen modul via högerklick i Rebus-panelen. Rutinen används även i Resebyrå-Back i rutinerna Samlingsfaktura och Fakturering. Förutom att det lilla kundregistret saknar alla flikar med många inställningar kan man t.ex. inte radera en kund härifrån. Det är t.ex. viktigt i ärende-modulen där man ska kunna registrera kunder och ändra på deras adresser men man ska inte ha behörighet att radera dem. Här har samma saker lagts till som i det normala kundregistret. Knappen för att kunna registrera/ändra Alternativa fakturaadresser samt inställningen för Fakturasätt, d.v.s. hur fakturor ska skickas till kunden. 3

4 Kundfaktura När man skapar en ny fristående faktura kontrollerar programmet om det finns någon alternativ fakturaadress markerad som standard för kunden och den används då automatiskt. För att kunna använda en fakturaadress från eventuella avdelningar eller resenärer måste det fortfarande väljas manuellt på flik 3. På flik 3 på en fristående faktura kan man byta fakturaadress manuellt genom knapparna med de röda pilarna (inringat i rött i bilden). 1. Sök adress på kunds avdelningar 2. Sök adress på kunds fasta resenärer 3. Sök alternativ fakturaadress Dessutom kan man ändra på fakturasätt, d.v.s. om fakturan ska skrivas ut på papper, skickas som PDF-faktura via e-post eller elektronisk faktura via InExchange. Standard fakturasätt registreras på kunden och/eller på dess alternativa fakturaadresser men kan även ändras här per faktura. Läs mer om det i en egen manual. 4

5 Avtalsunderlag När man skapar ett nytt kundavtal i Kundfaktura-modulen använder programmet automatiskt den alternativa fakturaadress som är markerad som standard för kunden (om det finns någon). Här finns det ingen möjlighet att välja någon annan fakturaadress. Det som gäller är alltså kundens normala adress eller den alternativa fakturaadress man satt som standard. En annan förändring är också att när man skapar fakturor från kundavtalen visas nu de 10 senaste avtalsfaktureringarna istället för de 4 senaste som det var förut. 5

6 Bussbokning: Bokning/faktureringsadress När man väljer en kund i bussbokningens flik 2 (beställarfliken) hämtar Rebus först och främst den alternativa fakturaadress som är vald som standard om det finns någon. Se högerdelen av bilden inringat i rött. Kundens fakturasätt (pappersfaktura, e-postfaktura eller elektronisk faktura) styrs också av det valet. Finns det ingen alternativ fakturaadress markerad som standard tas uppgifterna från kundens normala adress och inställning för fakturasätt tills man i så fall väljer någon annan alternativ fakturaadress manuellt. 6

7 Presentkort: Faktura När man skapar ett presentkort och kundens adressuppgifter visas letar programmet efter en alternativ fakturaadress som är satt som standard. Finns det en sådan väljs den automatiskt annars tar programmet kundens normala adress precis som tidigare. Det finns nu också möjlighet att välja bland kundens eventuella avdelningar och fasta resenärer via knapparna med de röda pilarna bredvid kundnamnet. Byte till en sådan adress sker inte automatiskt utan måste göras manuellt om man önskar det. 7

8 Presentkort: Samlingsfaktura När man väljer att samlingsfakturera ett antal presentkort för en eller flera kunder så gäller inte den adress som är inställd på varje presentkort. Programmet visar upp en ruta per kund där man får välja vilken fakturaadress samlingsfakturan med de valda presentkorten ska skickas till. Med hjälp av de nya knapparna med röda pilar kan man få fram följande adresser: 1. Kundens avdelningar 2. Kundens fasta resenärer 3. Kundens alternativa fakturaadresser Först och främst kontrollerar Rebus om kunden har en alternativ fakturaadress som är markerad som standard. Den hämtas i så fall automatiskt. Finns det ingen sådan används kundens normala adress. Man kan även byta kund-id för att fakturera presentkorten till någon annan. Byt kund-id genom att skriva in en annan kund eller sök efter den med hjälp av sökknapparna. Påminnelser Fortsättningsvis använder Rebus den fakturaadress som finns på kundens första faktura att påminna. Kanske ska programmet kontrollera om kunden har en standard alternativ fakturaadress och i så fall välja den, men det är inte gjort så nu. 8

9 Res-Front: Faktura När man vill fakturera en Res-order och man kommer till faktureringsformuläret visas automatiskt den eventuella alternativa fakturaadress som är markerad som standard för kunden. Finns det ingen alternativ standard fakturaadress visas kundens vanliga adress. Tidigare kunde man välja en annan fakturaadress från kundens eventuella avdelningar och kundens fasta resenärer via de röda pilarna. Nu finns även möjlighet att välja bland kundens alternativa fakturaadresser. Man kan även välja en annan kund för att skicka fakturan till någon annan. Skriv då in en annan kund- ID eller sök efter en kund med sökknapparna. Beroende på kundens, eller den alternativa fakturadressens, inställning för fakturasätt visas det här (inringat i rött) och kan ändras innan man fakturerar. Fakturasätt är pappersfaktura, e-postfaktura eller elektronisk faktura. 9

10 Res-Back: Samlingsfakturering När man väljer att samlingsfakturera beställningar för en eller flera kunder gäller inte adressen som är inställd på varje beställning. Rebus visar upp en ruta per kund där man får välja vilken fakturaadress samlingsfakturan ska skickas till. Först och främst kontrolleras det om kunden har en alternativ fakturaadress som är markerad som standard. Finns det en sådan hämtas den automatiskt. Finns det inte används kundens normala adress från kundregistret. Med hjälp av de nya knapparna med röda pilar kan man få fram följande adresser: 1. Kundens avdelningar 2. Kundens fasta resenärer 3. Kundens alternativa fakturaadresser Man kan även byta kund-id för att skicka samlingsfakturan till någon annan och då används den kundens adress på samlingsfakturan. 10

11 Res-Back: Fakturering (batchfakturering) När man väljer att fakturera flera beställningar för en eller flera kunder kan varje beställning ha olika adresser. Om kunden har en alternativ fakturaadress som är markerad som standard hämtas och används den automatiskt på alla fakturor som skapas, oavsett beställningarnas adress. Har inte kunden någon alternativ fakturaadress gäller den adress som står på varje beställning även som fakturaadress. Man kan även hämta annan fakturaadress från: 1. Kundens avdelningar 2. Kundens fasta resenärer 3. Kundens alternativa fakturaadresser Gör man det används den valda adressen på samtliga fakturor oavsett vilken adress som står på beställningen. Man kan även byta kund-id för att skicka alla utvalda fakturor till någon annan och då används den kundens adress på samtliga fakturor som skapas oavsett vilken adress som står på beställningen. 11