Integration med InExchange 1

Transkript

1 Integration med InExchange finns i PP7 både för kund- och leverantörsfaktura. Här beskrivs båda. Leverantörsfaktura Integration med InExchange 1 Leverantörsfakturalösningen mot InExchange hämtar fakturor på en av InExchange uppsatt FTP server, och lägger dem tillgängliga för PP7 att läsa. Processen sker automatiskt. Alternativt kan ni själva hämta fakturafilerna från InExchange FTP server och lägga dem i en för PP7 åtkomlig mapp. Filerna som levereras av InExchange är av typen ZIP. Varje faktura levereras i en egen zip-fil. Zip-filen innehåller en XML-fil med fakturainformation, samt de nödvändiga PDF-filer med originalfakturan. Övergripande inställningar för leverantörsfaktura Ställ in i Registervård->Företagsparametrar att e-faktura leverantör är EDI. Ställ sedan in i Registervård->Grundparametrar->Levreskontra->E-faktura/FTP/Sepa de FTP-uppgifter som behövs för hämtning av fakturafilerna, samt vilket XML-protokoll som skall användas för tolkning av XML-filerna (Vanligen SVE* ). Inläsning Inläsning av fakturorna kan ske automatiskt (schemläggning i Windows Task Scheduler), eller manuellt genom att i PP7XML välja Läs in från mapp. På inläsningsprotokollet som används kan man ange om PP7 ska hämta från FTP eller inte. Det avgör ni själva. Hämtar ni själva från FTP till en lokal mapp så ska ni inte markera den. Behandling När fakturorna läses in så skapas levreskontraposter ned på radnivå, de konteras och läggs för attestgång. Fakturorna är nu synliga i Ändra kontering och attestant före journal (Inregistrerade levfakturor), och tillgängliga för ändringar. Om en faktura avvisas av någon orsak läggs pdf-fakturan till Registrering/Tolkning. Orsaker till att en faktura avvisas kan vara: Leverantören är inte upplagd i systemet En faktura med samma fakturareferens finns i systemet inom 180 dagar bakåt En PDF med samma namn som inläst PDF finns redan Zip-filen kan inte zippas upp Zip-filens innehåll är korrupt När du är nöjd med de inlästa fakturorna måste du köra Registreringsjournal för att attestgången skall starta! Integration med InExchange 1

2 Integration med InExchange 2 Kundfaktura Ställ in på kunden att E-fakturatypen är INXSVE. Om du valt att skicka alla fakturor via detta protokoll så behövs det inte göras på kunden, enbart i Registervård. Du kan också välja på varje kund vilket leveranssätt du vill ha, om det skiljer sig från det du ställt in i Grundparametrar. Som default så skickas INXSVE alltid som zippad fil via FTP. Kundfaktura via InExchange hanteras genom att de PDF-fakturor som skapas av PP7 skickas i en zippad fil, tillsammans med en XML-fil i SVE-fakturaformat, till InExchange FTP-server, vid fastställande av fakturan. Eventuella bilagor till fakturan finns i zip-fil som originalfakturan, en och en, och är refererade till i XML-filen. Zip-filen hämtas av InExchange och XML-filen tolkas och skickas vidare till slutmottagaren För att kunden ska kunna få E-faktura via InExchange måste kunden vara uppsatt med organisationsnummer eller GLN-nummer. Om kunden istället ska ha en PDF-faktura istället för pappersfaktura behöver faktura e-post anges. Om inget av ovanstående finns angivet på kunden kommer InExchange skicka fakturan i pappersform. OBS! Om annat id-nummer än GLN ska användas ska det numret anges i fältet E-fakturaadress. Från och med version 2019 är flexibiliteten ännu större när det gäller e-faktura mot kund. Genom att ange ett Leveranssätt på kunden (eller globalt) kan ni välja att skicka till ftp, kopiera till mapp, skriva ut eller skicka via e-post. Vill ni kopiera till mapp, måste en sökväg anges antingen i grundparametrarna, eller direkt på kunden, i det fallet i fältet e- fakturaadress. Sökvägen måste vara en full sökväg till mappen, t ex c:\pp7\fakturor Integration med InExchange 2

3 Integration med InExchange 3 Integration med InExchange 3

4 Integration med InExchange 4 Arbetsställe När det gäller hur arbetstställe ska ställas in i PP7 så gäller följande: De tre första fälten i arbetsstället (namnet ej inkluderat) räknas som adressfält. 1. Namnet på arbetsstället som ni kan få på fakturan. Om denna är tom hämtas här kundens adressrad i stället. 2. Gatuadress här ska gatuadress stå. Om denna är tom hämtas denna adressrad från 3 i första hand och kundens adress-rad i andra hand. 3. Adressrad denna bör lämnas tom. Den används om fält 2 är tomt (är även denna tom hämtas kundens adress) 4. Postadress delas upp i postnummer (6 första tecknen) och ort (resten) 5. Land denna ska vara en landkod, dvs SV för Sverige, NO för Norge etc. För inhemska fakturor lämnas den tom (den får då default värde SV). Om den är tom och en landkod finns på kunden, så hämtas den. Integration med InExchange 4

5 Övergripande inställningar för kundfaktura Integration med InExchange 5 Ställ in i Registervård->Företagsparametrar att E-fakt kund är E-faktura eller Alla är e-faktura. Ställ sedan in i Registervård->Grundparametrar->Fakturering->Fakturaexport/E-faktura, de FTP-uppgifter som behövs samt vilken e-fakturatyp och leveranssätt som skall användas globalt i systemet. Du kan överstyra denna inställning på varje kund. Fakturan skapas som vanligt i PP7, men vid fastställande av fakturan, så skickas PDF-filer och XML-fil upp till inställd FTP-server och behandlas vidare av InExchange. OBS! För att följa upp om fakturan har blivit korrekt skickad till InExchange kan ni titta i kundfakturafråga i fältet Status under gruppen E-faktura. Om där står Felaktig har fakturan inte gått iväg. Ni kan prova med att klicka på knappen bredvid Status-rutan för att skicka igen. Integration med InExchange 5