Leverantörs- och kundreskontra

Transkript

1 Leverantörs- och kundreskontra [Raindance Classic version 2012 vår underrubrik] Manualen beskriver hur leverantörer och kunder läggs upp, hur man söker fram en leverantör eller kund och hur man söker leverantörsfakturor i Raindance Classic. Ekonomiavdelningen

2 Innehållsförteckning INLEDNING... 2 UPPLÄGG AV LEVERANTÖR... 2 UPPLÄGG AV KUND... 2 SÖKA LEVERANTÖR I RAINDANCE CLASSIC... 3 SÖKA PÅ BG ELLER PG... 5 NÄR LEVERANTÖREN INTE FINNS... 6 KONTROLLERA KONTONUMMER PÅ SVENSK LEVERANTÖR... 7 KONTROLLERA SWIFT OCH IBAN PÅ UTLÄNDSK LEVERANTÖR... 8 SÖKA LEVERANTÖRSFAKTURA I RAINDANCE CLASSIC... 9 SÖKA ALLA FAKTUROR PÅ EN LEVERANTÖR SÖKA KUND I RAINDANCE CLASSIC SÖKA PÅ ORGANISATIONSNUMMER NÄR KUNDEN INTE FINNS

3 Inledning Innan en faktura skickas för skanning måste man se om leverantören ligger upplagd i Raindance Classic. Finns inte leverantören måste institutionen skicka in en blankett, SU 9008 eller SU 9009 som finns i blankettarkivet, till Ekonomiavdelningen via mail: lev@eko.su.se Skickas fakturan till skanning och leverantören inte ligger upplagd i Raindance Classic stannar den i en central i Raindanceportalen och fakturan måste hanteras manuellt av Ekonomiavdelningen. Samma sak gäller för kunder, finns inte kunden upplagd måste blankett, SU 9007, skickas till Ekonomiavdelningen via mail: kund@eko.su.se Finns inte kunden upplagd vid fakturering går det inte att skapa en kundfaktura. Upplägg av leverantör Vid leverantörsupplägg är det viktigt att alla bankuppgifter är rätt ifyllda vid upplägget. Alla svenska leverantörer läggs upp på BG i första hand, PG i andra hand och organisationsnummer/personnummer i tredje, t.ex. när leverantören har ett bankkonto. De utlänska leverantörerna läggs upp med landskod och löpnummer, exempel DE Alla leverantörer inom Europa använder IBAN och swift. IBAN består av först landskod och bl.a. kontonumret, medans swift består oftast av bokstäver landskod, banknamnets förkortning och bankort. Länder utanför Europa använder sig inte av IBAN, utan endast kontonummer. Vissa länder använder sig också av Sortcode, Fedwire, ABA eller likande. Dessa koder talar om vilken bank kontot tillhör och består av 6 11 siffror beroende på vilket land det är. Upplägg av kund Vid kundupplägg är det viktigt att rätt adress anges på blanketten. Alla svenska kunder läggs upp på organisationsnummer/personnummer. Utländska kunder läggs upp med landskod och löpnummer, exempel DE

4 Söka leverantör i Raindance Classic Logga in i Raindance Classic och skriv RK LVV (Leverantör; visning). Skriv in en del av företagsnamnet eller en del av efternamnet på privatperson med en * efter. Exempel sigm*. Tryck sedan Enter. Du får då fram alla leverantörer som börjar på sigm. 3

5 Vet man inte hela namnet på leverantören som man vill söka fram kan man sätta en * både före och efter namnet. Då får du fram alla leverantörer som innehåller ordet sigm. OBS! Det går inte att söka en gång till i rutan Leverantör, utan man får trycka på Escape och sedan söka på första sidan igen. 4

6 Söka på BG eller PG Det går också att fylla i det BG eller PG som leverantören har i sökrutan, men sätt ingen asterisk (stjärna) efter. Tryck Enter efter att du har fyllt i BG/PG. Du kommer då direkt in på leverantören om den finns upplagd. 5

7 När leverantören inte finns Söker du på en leverantör som inte ligger upplags eller aldrig har skickat en faktura förut kommer sökningen ge en tom ruta. Skicka då en ifylld uppläggningsblankett till 6

8 Kontrollera kontonummer på svensk leverantör Gå in på leverantören som du vill kontrollera bankuppgifter på, t.ex. genom att skriva i organisationsnumret eller personnumret i sökrutan. OBS! Skriv organisationsnumret/personnumret utan bindesträck. När BG/PG finns syns det här För att kontrollera kontonumret klickar du på ikonen som ser ut som två blåa ringar uppe i menyraden. En ny ruta kommer då upp med kontonumret. Mellan clearingnumret och kontonumret är det utfyllt med nollor. 7

9 Kontrollera swift och IBAN på utländsk leverantör Skriv det ID som leverantören ligger uppe med för att få fram leverantören (landskod + löpnr). Klicka på ikonen som ser ut som ett vitt papper i menyraden för att få fram bankuppgifterna. 8

10 Söka leverantörsfaktura i Raindance Classic Förutom att söka leverantörsfakturor i Raindanceportalen kan man också söka i Raindance Classic. Logga in i Raindance Classic och skriv RK LFV (Leverantörsfaktura; visning). Skriv in fakturanumret på fakturan som du vill se och klicka på Enter. Fakturabild Här kan du se om fakturan är betald eller inte, när den förfaller och även fakturabilden. 9

11 Söka alla fakturor på en leverantör Om du går in på en leverantör via RK LVV och ställer dig i rutan för datum och trycker Enter får du fram alla fakturor som du har på leverantören. I rutan bredvid datum står det Urval. Där kan du välja vilka fakturor du vill få fram, t.ex. alla som har status Prel. Status: N Ny P Prel D Def H Hbet K Klar M Mak 10

12 Söka kund i Raindance Classic Logga in i Raindance Classic och skriv RK KUV (Kund; visning). Skriv in en del av företagsnamnet eller en del av efternamnet på privatperson med en * efter. Tryck sedan Enter. Det går också att sätta en * både före och efter sökordet för att utöka sökningen. OBS! Det går inte att söka en gång till i rutan Kund, utan man får trycka på Escape och sedan söka på första sidan igen. 11

13 Söka på organisationsnummer Har du ett organisationsnummer för kunden kan man skriva in det i sökrutan så kommer du direkt in på kunden. OBS! Skriv organisationsnumret utan bindesträck. När kunden inte finns Saknas kunden blir sökrutan tom, skicka då en ifylld uppläggningsblankett till kund@eko.su.se 12