Raindance. Nyheter/förändringar byte från version 2013 Höst till 2015 Vår

Transkript

1 Raindance Nyheter/förändringar byte från version 2013 Höst till 2015 Vår Fastställd av ekonomidirektör Claes Nilsson efter föredragning av systemansvarig Maud Tellström

2 Innehållsförteckning Version 2015 Vår 3 Byte av klient 3 Nyheter i version 2015 Vår 3 Raindanceportalen 3 Meddelande i inloggningsbild 3 Mina inställningar i Min inkorg 3 Inkorgar som favoriter 4 Söka cirkulationsmallar 5 Konteringsfliken 5 Centralen verifikationsdatum i rapport Inte attesterat 5 Leverantörsfakturaportal/Internfakturaportal 6 Sök faktura 6 Raindance Classic 7 Anläggningsredovisning 7 Beräknat planmässigt slutdatum 7 Bifoga filer till anläggningar 8 Förbättringar i söklistor 8 Övrig information i samband med versionsbytet 9 Förändringar i Raindance 9 Min inkorg 9 Ändrad tabellrubrik på faktura 9 Centralen 10 Uppdelning av grupp 700 i Centralen 10 Utländska Leverantörsfakturor 11 Fler filtyper kan sparas under i Bifoga dokument 11 Informationsblad till nya granskare och attestanter 11 Raindanceportalen öppen i flera fönster 11 Blanketterna EA8 och EA 9 upphör 12 2

3 Version 2015 Vår Detta dokument beskriver de nyheter i den nya versionen som berör institutioner/motsvarande samt en del förbättringar som avdelningen för ekonomi och upphandling valt att införa samtidigt som versionsbytet. Bytet sker från version 2013 Höst till version 2015 Vår men innefattar även versionerna 2014 Vår och 2014 Höst. Handledningar och lathundar för Raindance är uppdaterade med förändringarna. Nyheterna och de flesta av förändringarna som anges nedan gäller från versionsbytet den 20 april Byte av klient Java-klienten för Raindance classic ger automatiskt rätt version av klienten. I samband med versionsbytet kan dock klienten behöva laddas ner på nytt till din dator. Den kan laddas ner via länken eller via sidan Om du använder den inbäddade classic-klienten i Raindanceportalen, som nås via funktionen Avancerat, behöver du inte göra någon åtgärd i samband med bytet. Raindanceportalen använder en webbaserad klient och därför behöver du inte heller där göra någon åtgärd i samband med bytet. Läs mer om klienterna på För att se vilken version av klient du har i Raindance klickar du på?-tecknet i menyraden och väljer Om Raindance Client och efter årets byte ska det där stå 2015V. Nyheter i version 2015 Vår Raindanceportalen Meddelande i inloggningsbild Inloggningsbilden är ändrad och där kan numera meddelande lättare visas t.ex. information om planerat driftsstopp. Mina inställningar i Min inkorg I inkorgens inställningar ser du i fliken Användare information om dig själv; Namn, Användare, E-post, Centralgrupp, Central och Språkinställning. Av dessa fält är endast Språkinställning ändringsbar. 3

4 Ändra ditt Raindancelösenord avser lösenordet till Raindance classic, inte lösen A. Här kan du även se och hantera dina personliga konteringsmallar. Denna funktion kan även underlätta för användare som behöver hjälp av sin ekonomiadministratör för att lägga in konteringsmallar. I fliken Inkorgen har den allmänna hänvisningen flyttats upp ett steg, samt att frånvaro och hänvisning för frånvaroperioden ligger samlat. Inkorgar som favoriter Sökning av inkorgar och cirkulationsmallar för cirkulation av leverantörsfaktura och bokföringsorder gör du i konteringsfönstret i fliken Cirkulation. Vid sökning kan du nu ha både inkorgar och cirkulationsmallar som favoriter i fönstret Sök cirkulationsmall. Fönstret får du fram genom att klicka på förstoringsglaset vid cirkulationsraden Du ser att en favorit är en cirkulationsmall genom att en ikon visas till vänster på raden. För en inkorg finns ingen ikon. Du markerar en inkorg som favorit genom att klicka på ikonen fliken Inkorgar. 4 på

5 Söka cirkulationsmallar Vid cirkulation av leverantörsfaktura och bokföringsorder kan du ange id för en användare eller för en cirkulationsmall i fältet Användare. Om du vill söka fram en användare anges användarid följt av enter och användarens inkorg söks in i cirkulationsfliken. Om du istället vill söka fram en cirkulationsmall anges koden för mallen och därefter klickar du på knappen Mall och cirkulationsmallen söks in i cirkulationsfliken. Det här medför att du inte behöver känna till vem som äger cirkulationsmallen utan det räcker med att du anger koden. Konteringsfliken I verifikationer med många rader bläddra du lättare mellan raderna med nya knappar. Du navigerar genom att klicka på vald knapp (istället för som i tidigare versioner hålla markören över knappen). Centralen verifikationsdatum i rapport Inte attesterat I Centralens rapport Inte attesterat går det att filtrera på verifikationsdatum. Filtret för verifikationsdatum samt kolumnen Verdatum finns på flikarna: Leverantörsfaktura Intern levfaktura Bokföringsorder 5

6 Leverantörsfakturaportal/Internfakturaportal Sök faktura Förbättrad sökningsfunktion finns i för fakturor i Fakturor/Sök. Ändringar i ditt urval: Du kan göra urval med intervall i fälten Lev.referens och OCR-nummer. Du kan med ikonen Kalender välja in datum till datumfält. Avancerat har bytt namn till Sök via kontering/attestering Fälten för Ver.dat är inte längre förifyllt. Du kan göra urval på granskare vid valet Händelse: Attestering Granskning. Observera att det endast går att söka fram granskade fakturor som granskats fr.o.m. den 1 januari Tänk på att meddela de som idag har rollen Granskare så att de får del av denna nyhet. Sökning på Mina fakturor innebär därmed även fakturor som är granskade av användaren. Knappen Ny sökning heter numera Rensa urval. Ändringar i söklistan: Du ser antal Träffar till vänster ovanför söklistan och Totalbelopp nedanför till höger. Max antal träffar är 100 och om sökningen ger fler träffar får du information om att du måste begränsa din sökning. Söklistan sorteras efter fakturadatum (istället för fakturanummer). I listan finns nya kolumner bl.a. Verdatum, CMALL och UBF. Cmall (cirkulationsmall) visar vilken referenskod som fakturan har dvs vilken org.enhet den är ankomstregistrerad på och om det är en 6-ställig kod syns också vilken som är beställare. UBF (utbetalningsform) visar om fakturan är svensk (PS = Plusgiro Svensk) eller utländsk (BU = Bank utland). 6

7 Om du vill titta på en faktura i söklistan så kan du sedan i fönster Visa faktura gå till föregående eller nästa faktura i listan med knapparna Föregående respektive Nästa. Raindance Classic Anläggningsredovisning Beräknat planmässigt slutdatum För en definitiv anläggning beräknas och visas ett slutdatum för när den kommer att vara helt avskriven planmässigt. Du ser datumet i fältet Planmässig avskrivn slut i funktionerna Def. Anläggning, Registrera/Visa (AR:DOR/DOV).Fältet är låst för ändring men slutdatum uppdateras automatiskt om förutsättningarna på en anläggning förändras. För korttidsinvesteringar fungerar fältet som tidigare, dvs det beräknar inte slutdatum automatiskt. 7

8 Bifoga filer till anläggningar På en definitiv anläggning i funktionen Def.anläggn, Registrera (AR:DOR) kan du bifoga filer, t.ex. bilder, dokument eller kalkyler. Du bifogar filerna via knappen Bilagor i menyraden. När du klickar på knappen öppnas ett fönster där du dels kan se bifogade filer, och dels kan bifoga nya eller ta bort redan bifogade filer genom knapparna Lägg till dokument resp. Stryk bifogat dokument. I funktionen Def.anläggn, Visa (AR:DOV) kan du titta på bifogade filer men inte lägga till nya eller ta bort befintliga. Förbättringar i söklistor Planmässigt slutdatum visas även i söklistorna i Anläggningsregistret och datum visas numera som 10-ställiga. 8

9 Övrig information i samband med versionsbytet Förändringar i Raindance Min inkorg I portalens inkorg finns numera kolumnerna Verdatum, CMALL och UBF. Cmall (cirkulationsmall) visar fakturans referenskod som också är den org.enhet fakturan är ankomstregistrerad på. Om det är en 6-ställig kod syns även vem som är beställare. UBF (utbetalningsform) visar om fakturan är svensk (PS = Plusgiro Svensk) eller utländsk (BU = Bank utland). TIPS! Sortera på denna kolumn om du vill hantera alla svenska fakturor resp utländska var för sig. Ändrad tabellrubrik på faktura Där en faktura hanteras eller visas i portalen har rubriken Cirkulationsmall ändrats till Referenskod som är en bättre rubrik för där angiven koden. 9

10 På fakturans tabeller i classic har rubriken Cmall ändrats till Refkod. Centralen I portalens central är det möjligt att numera via knapp Byt se andra centralgrupper än den man själv tillhör. Grupp byts genom att välja en grupp genom pilen i fältet före knappen Byt och därefter klickar du på knappen. I portalens central är det förvalt att den grupp man tillhör visas. En grupp i centralen är oftast samma som en institution/motsv men en grupp kan också bestå av flera institutioner/motsv. En användare kan bara tillhöra en grupp även om man hanterar andra gruppers fakturor och bokföringsorder. Problem har då varit för ekonomiadministratörer att ha bra översikt på hela dokumentflödet om de har användare som tillhör andra grupper: Genom den här ändringen kommer den bevakningen underlättas. Uppdelning av grupp 700 i Centralen För de flesta av grupperna i centralen är det oftast en grupp per institution/motsv men Universitetsförvaltningens avdelningar ligger nästan alla i en samma grupp, Grupp 700. Antalet användare i den gruppen ökar hela tiden och närmar sig nu 300 st. Avsikten med centralen är bl.a. att ekonomiadministratörer ska ha bra översikt över sin grupps fakturaflöde men med det stora 10

11 antalet användare i grupp 700 är det svårt att få det. Grupp 700 har därför i samband med versionsbytet delats upp i flera grupper. Den ändringen påverkar även övriga användare när de ska söka användare i cirkulation som tillhör Universitetsförvaltningen. Utländska Leverantörsfakturor Den utländska leverantörsfakturan ska kompletteras med koder innan den kan sändas för skanning. Numera räcker det att ange en nolla för Intrastat (vara vikt och kvantitet) vid inköp av tjänst eller vid varuinköp utanför EU. Ny rutin har införts på prov. Om någon av koderna för Intrastat saknas när fakturan importeras i Raindance anger avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) numera en preliminär kod på fakturan i systemet. Koden är X och måste ändras av institutionen/motsv i samband med att fakturan hanteras vilket också meddelas av AEU via information i pennan: Den preliminära koden innebär att fakturan snabbare kommer ut i cirkulationen men det innebär merarbete för AEU i ett senare skede om inte koden har korrigerats. Fler filtyper kan sparas under i Bifoga dokument Numera kan man spara ner bilagor/dokument med alla vanliga filtyper även xls/xlsx och doc/docx i funktionen Bifoga dokument i Raindanceportalen. Informationsblad till nya granskare och attestanter När nya granskare och attestanter blir användare i Raindanceportalen kommer de i fortsättningen få ett informationsblad med information om åtkomst till portal och hur man loggar. I dokumentet finns även information om vad det innebär att ha rollen granskare respektive attestant och vilket ansvar som är förenat med rollen. Det finns även en kortare beskrivning hur man granskar fakturor respektive attesterar fakturor/bokföringsorder i systemet. Informationsbladen kommer också finnas tillgängligt i medarbetarportalen för de som vill lämna dem till befintliga användare. AEU återkommer med information var de kommer var tillgängliga i MP. Raindanceportalen öppen i flera fönster Genom att välja Ny session under Arkiv i menyraden i Internet Explorer kan du öppna och logga in portalen i flera fönster samtidigt. Motsvarande funktion finns även i andra webbläsare. 11

12 Blanketterna EA8 och EA 9 upphör Blanketterna EA8 och EA9 Bokföring/Omföring (Bok/Bif) har upphört - endast blankett EA10 ska i fortsättningen användas. 12