Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 1 (13)

Transkript

1 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 1 (13) Skapa datakälla Första gången man gör en koppling till databasen måste man skapa en ny datakälla, denna källa kan sedan användas till flera olika kopplingar. Stå i ett nytt kalkylblad i Excel. Välj i Menyraden: Data Importera externa data Ny databasfråga Genom att avmarkera denna ruta kan man komma direkt till Microsoft Query och där redigera frågan (för den vane användaren). Välj <Ny datakälla> och tryck OK. Skapa ny datakälla. I den första kolumnen ska vi namnge datakällan. Döp den förslagsvis till ett namn som talar om vilken databas uppgifterna hämtas ifrån (t ex företagsnamnet). I den andra kolumnen ska vi ange drivrutin. Klicka på pil ner och välj Microsoft Access Driver (*.mdb) Klicka på Anslut Klicka på Markera

2 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 2 (13) Ange sökvägen till databasen: Klicka på (pil ner) vid Enheter och markera i vilken enhet vi hittar databasen Markera sedan vilken katalog den ligger i (WinBas Server-katalog). Till sist måste vi bestämma vilken databas vi skall länka till (FTG#.mdb). - I WinBas under Arkiv Ändra företag finns en lista på vilket företag som har vilken databas. Under listan står det företag som är aktivt. Klicka på databasen och sedan på OK Klicka på OK igen så ansluts till datakällan. Nu har vi skapat och sparat en datakälla som vi kan använda till flera frågor. Markeringen ska vara på den datakälla vi skapat (annars får du markera den) så klicka OK igen.

3 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 3 (13) Markera och Lägg till tabeller. de tabeller du vill hämta information från. Stäng sedan fönstret När fler tabeller är valda måste man skapa en relation mellan tabellerna man ska ange vilka kolumner som motsvarar varandra. I ovanstående exempel motsvaras kolumnen Nummer i tabell Kund av Kundnummer i Kundfakt. Skapa en relation genom att markera Nummer håll nere vänster musknapp, dra och släpp över Kundnummer. En linje har skapats mellan kolumnerna. Ta bort relationen mellan ID och ID genom att markera linjen, den blir fet, och tryck på Delete. ID är ett radnummer och motsvarar inte varandra i tabellerna. Välj ut de kolumner som ska visas i Excel genom att dubbelklicka på varje kolumn.

4 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 4 (13) Visa Villkor För att t ex välja ut alla fakturor efter ett visst datum måste vi sätta ett villkor. Välj Visa i Menyraden och välj sedan Villkor Sortering Välj Poster i Menyraden och Sortera: Under rullgardinsmenyn Poster finns bl.a sorteringsfunktionen. I listen för Kolumn: väljer man in vilken kolumn som ska sorteras. Markera om den ska sorteras stigande eller fallande. Klicka på Om man vill ha flera sorteringar väljer man in nästa kolumn och anger ordning innan man stänger fönstret. Dags att gå över till Excel. Men Om du vill använda denna fråga igen, bör du nu spara frågan genom att klicka på Arkiv Spara som. Ge den ett namn som talar om vilken information denna fråga ger.

5 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 5 (13) Om flera användare ska ha tillgång till frågan kan det vara en fördel att spara den under WinBas på Servern. För över frågan till Excel. Välj Arkiv Returnera data till Microsoft Excel Ange var data ska placeras oftast är det i A1 och det föreslås också som standard. Välj detta eller nytt kalkylblad.

6 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 6 (13) Ibland (oftast kanske) är det en fördel att skapa en pivotabell direkt utan att först ta fram en tabell. På sidan har det kommit fram en extra ruta Externa data, om inte kan vi ta fram den genom att fälla ner Visa, välja Verktygsfält och klicka på Externa data. Klicka på den andra ikonen från vänster i verktygsfältet. Externa data Egenskaper för dataområdet. Här kan vi välja olika inställningar för hur vi ska hämta data till detta blad. Välj hur data ska uppdateras. Det vanligaste är att uppdatera när filen öppnas. Nu kan det vara dags att spara detta dokument. När vi tar fram det nästa gång kommer det att uppdateras när vi öppnar dokumentet om vi valt det alternativet. Vi har nu sparat följande: Datakälla den databas vi hämtar data från Fråga Vilka tabeller ur databasen vi använder Dokument Resultatet av frågan, ger data i tabellform Datakällan hänvisar vi till varje gång vi vill skapa nya frågor från samma databas men med uppgifter från andra tabeller än de vi tidigare valt.

7 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 7 (13) Fråga använder vi om vi vill hämta samma information men presentera den på ett annat sätt. Vi kan skapa flera dokument av samma fråga. Vi hämtar en fråga genom att i verktygsfältet klicka på Data Hämta externa data Kör sparad fråga, markera den fråga som ska redigeras och klicka på Hämta data Dokumentet öppnar vi som ett vanligt Excel-dokument Att ha en massa data rabblade i tabeller är inte särskilt överskådligt. För att få fram bra och överskådlig information skapar vi pivottabeller.

8 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 8 (13) Pivottabeller Skapa en pivottabell från en tabell: Placera markören i tabellen och klicka på Data i menyn, välj Rapport för pivottabell och pivotdiagram Välj Microsoft Office Excel-lista. Välj Nästa> Hela tabellen föreslås som område, vilket det också ska vara. Välj Nästa> Placera pivottabellen på Nytt kalkylblad och Slutför.

9 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 9 (13) Pivottabellen ska visa Grupp som Radrubriker och Datum som kolumnrubriker. Dra knappen Grupp till Radfält. Dra knappen Datum till Kolumnfält. Dra knappen SummaSEK till Dataelement Välj hur data ska uppdateras och presenteras, summera kolumner mm genom att fälla ner pilen vid Pivottabell i verktygsfältet. Välj Tabellalternativ.

10 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 10 (13) Formatera tabellfält Dubbelklicka i cellen Antal av SummaSEK (eller högerklicka och välj Fältinställningar) Data visas som Antal så vi måste ändra till summering genom att markera Summa. Markera också fältets namn och ändra till Försäljning. Den kan dock inte ha samma namn som ursprunget, i detta fall kan den inte heta - SummaSEK. Klicka på Tal Välj Valuta Sätt decimaler till 0.

11 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 11 (13) Gruppera Gruppera datum: Högerklicka på Datum och välj Grupp och disposition Välj Grupper och visa detaljer Gruppera Markera månad och år. OK. (Ctrl + Shift + klicka på resp. grupperingsvaribel) Gruppera några produktgrupper Markera några grupper genom att hålla ner CTRL-tangenten och klicka på grupp efter grupp, högerklicka i något markerat området och välj Grupp och disposition gruppera. Markera Grupp 1 (cell A6) döp om den till Prylar Experimentera lite med att lägga tabellerna i radfält och kolumnfält se vad skillnaden blir. Gruppera på olika sätt. Formler I en pivottabell använder man beräkningar i stället för vanliga formler. Ibland behöver man vända en summa från positiv till negativ särskilt om man tagit ut information från kreditkonton i bokföringen. Vi använder ovanstående uppgifter som exempel där SummaSEK är tabellen vi vill vända till minus: Ställ markören på ett tal i tabellen (ett element) Klicka på Pivottabell i verktygsfältet, peka på Formler o klicka på Beräknat fält I äldre versioner kan man högerklicka på element och välja Formler Beräknat fält

12 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 12 (13) Skriv en rubrik i Namnfältet Tryck tab och skriv -1*SummaSEK Tryck OK

13 Kopplingar via datalänk från Winbas till Excel samt Pivottabell 13 (13) Om du behöver redigera i ett beräknat fält, gör så här Gå in på formler och Beräknat fält Klicka på kombinationsrutan Namn och markera det fält som ska redigeras. Ändra klicka på Ändra och OK Uppdatering och redigering av Frågan Om du skapat Pivottabellen från en tabell måste du uppdatera pivottabellen varje gång du öppnar den. Om du valt att skapa Pivottabellen direkt från frågan uppdateras den automatiskt om du valt denna inställning. För att redigera frågan fäll ner pilen vid Pivottabell och välj Guide klicka <Bakåt en gång och välj Hämta data Query öppnas och man kan redigera.