Tolv dagar med Microsoft Office Excel 2007

Transkript

1 Tolv dagar med Microsoft Office Excel 2007 Innehållsförteckning Rundtur. Gränssnitt 2 Formatering 4 Kolumner och autofyll 5 Formler 6 Funktioner 7 Diagram 8 Utskrift 9 Rundtur. Databaser 10 Sök och ersätt 12 Filter 13 Svar på frågorna 15 Planering och kompletterande övningar Adress: biblios.se/data/excel

2 Rundtur Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera Microsoft Office Excel 2007 När du startar Excel får du automatiskt tillgång till en hel arbetsbok. En arbetsbok kan jämföras med en pärm med flera blad, där varje blad har ett eget namn. En ny arbetsbok har tre kalkylblad, men du kan ta bort och lägga till kalkylblad om du önskar. Lägg till kalkylblad... Ta bort, byt namn på, flytta, kopiera kalkylblad... Högerklicka på fliken och välj. Eftersom ett kalkylblad är så stort (mer än en miljon rader och ca kolumner) är det ofta du behöver bläddra i Excel. Du kan bläddra i rullningslisterna, både lodrät och vågrät. CTRL + Home till början av innnehållet CTRL + End till slutet av innehållet Page Up och Page Down bläddrar en skärmbild i taget 2 av 15 Ett kalkylblad kan jämföras med ett vanligt rutat papper där du för hand skriver ner tal och gör beräkningar. Ett kalkylblad består av ett rutnät med vågräta rader och lodräta kolumner. Överst i varje kolumn finns kolumnrubriken som anges med bokstäver, till exempel: A, B, C AA, AB, AC osv. Längst till vänster på varje rad finns radrubriken som anges med 1, 2, 3 osv. Ett kalkylblad har 256 kolumner och rader. Eftersom det är så stort visas endast en liten del av kalkylbladet.

3 Rundtur Gränssnitt, exempel, mata in data, Markera Microsoft Office Excel 2007 Markera en cell - Klicka på den cell du vill markera, vilket visas genom att den får en tjock ram runtom. Med tangenten Delete raderar du innehåll i en cell. Om du vill ta bort något annat i markerade celler Markera flera celler klicka mitt på en av cellerna och dra muspekaren över de celler du vill markera. väljer du Markera flera celler som inte gränsar till varandra håll nere CTRL samtidigt som du klickar på cellerna du vill markera. När du vill ta bort en hel rad högerklickar du på radsiffran och väljer Ta bort. Markera rad eller kolumn Klicka på siffran på den rad du vill markera alternativt på bokstaven på den kolumn du vill markera. När du vill ta bort en kolumn högerklickar du på kolumnbokstaven och väljer Ta bort Markera ett kalkylblad Klicka i den tomma rutan överst till vänster där rad- och kolumnbeteckningarna möts. CTRL + A Jaha. Dags att kavla upp ärmarna och sätta igång! Det finns en övning på adressen: biblios.se/data/excel/rundtur.xlsx 3 av 15

4 Formatering Formatera, talformat, kalkyblad Microsoft Office Excel 2007 När du ska formatera något måste du alltid markera detta först. Formatering betyder Ändra det visuella utseendet på ett dokument. I gruppen Tecken finns: Ändra teckensnitt Ändra teckenstorlek Fetstil, kursiv, understruken Kantlinjer Fyllningsfärg Teckenfärg Klicka på om du vill komma åt mer avancerade inställningar I gruppen Justering finns: Uppe, mitten, nere i cellen Orientering Radbrytning (om texten i en cell blir för lång) Vänster, mitten, höger i cellen Indrag (dra in texten mot höger eller vänster i cellen) Centrera över kolumner (till rubriker över tabeller) Klicka på om du vill komma åt mer avancerade inställningar I gruppen Tal finns: Vanliga talformat (t.ex. datum, text) Valuta (kr,,, $) Procent Tusentalsavgränsning Öka och minska decimaler Klicka på om du vill komma åt mer avancerade inställningar Finns det en knapp för olika sorters understruken text (tex dubbel understruken)? JA NEJ Bara i Word biblios.se/data/excel/formatering.xlsx 4 av 15

5 Rader, kolumner, autofyll Rader och kolumner, Flytta och kopiera, Autofyll, Villkorsstyrd formatering Microsoft Office Excel 2007 Infoga Rad högerklicka på radsiffran och välj Infoga Kolumn högerklicka på kolumnbokstaven och välj Infoga Kalkylblad högerklicka nere på bladfliken och välj Infoga Radera Rad högerklicka på radsiffran och välj Radera Kolumn högerklicka på kolumnbokstaven och välj Radera Kalkylblad högerklicka nere på bladfliken och välj Radera Ändra bredd eller höjd Håll muspekaren på strecket mellan bokstäver eller siffror och... Flytta Klipp ut och klistra in Håll muspekaren längs markeringens kant dra och släpp Kopiera Kopiera och klistra in Håll muspekaren längs markeringens kant (håll nere CTRL) dra och släpp Biblios.se/data/excel/kolumner-autofyll.xlsx 5 av 15

6 Formler Formler, Cellreferenser, Absolut referens, Paranteser Microsoft Office Excel 2007 Formler är ekvationer som används för att beräkna värden i kalkylblad. Formler inleds med likhetstecken (=). Se några exempel nedan: =B1+B2+B3 adderar innehållet i cellerna B1, B2 och B3 =A1*32 multiplicerar innehållet i cellen A1 med siffran 32 =(A1+A2+A3)*B44 adderar innehållet i A1, A2 och A3. Detta multipliceras med det som står i B44 Excel före och efter att en formel skrivits in. Skärningspunkten mellan en kolumn och en rad kallas för en cell. Varje cell har en unik referens (adress). Cellreferenser anges enligt principen kolumn+rad. Cellen i skärningspunkten mellan B och 1 har således referensen B1. En referens kan vara relativ, exempel: B1 eller absolut, exempel $B$1 En av nedanstående är en korrekt utformad formel, vilken? B1+B2 =B1+b2 B1 plus B2 biblios.se/data/excel/formler.xlsx 6 av 15 biblios.se/data/excel/n2-formler.xlsx

7 Funktioner Funktioner, Autofunktioner, Summa, medel, min, max, beräkna, om, antal, avrunda Microsoft Office Excel 2007 Det finns flera hundra olika funktioner. Funktionerna är indelade i olika kategorier som du hittar om du klickar på Formler Några exempel på hur funktioner kan se ut. Exel före och efter funktionen Summa En av nedanstående är en korrekt utformad funktion, vilken? SUMMA(B1:B6) =SUMMA B1:B6 Excel före och efter funktionen Medel =summa(c1:c6;d2:d4) biblios.se/data/excel/funktioner.xlsx 7 av 15 biblios.se/data/excel/n2-funktioner.xlsx

8 Diagram Linje, stapel och cirkel. Flytta och redigera Microsoft Office Excel 2007 För att göra ett diagram börjar du med att skriva in informationen. Därefter klickar du någonstans i denna information och väljer Infoga. Här ser du att det finns många diagram att välja på i kategorierna Stapel, Cirkel, Linje m.fl. 1. Jag börjar med att skriva in detta: 2. Sedan gör jag ett Linjediagram: försäljning januari februari mars april 3. och ett Stapeldiagram: försäljning 5 0 januari februari mars april 4. och ett Cirkeldiagram försäljning januari februari mars april Radera ett diagram Klicka i det vita området (diagramområdet) och tryck ned DELETE. Flytta ett diagram Klicka i diagramområdet Klicka någostans längs kanterna (men inte på prickarna) och dra diagrammet du du vill ha det. Ändra storlek Klicka i diagramområdet Klicka i hörnen (på prickarna) och dra tills du ser att det blir större eller mindre. Ändra formatering (tex färg) Klicka på den stapel du vill ändra. Ska du ändra alla klickar du en gång för att markera, ska du ändra en stapel klickar du två gånger på denna. Välj Format. Testa knapparna. Ändra olika sors information i diagrammet (tex förklaring) Klicka i diagramområdet. Välj Layout. Testa knapparna. Ändra diagramtyp (tex från linje till stapel) Klicka i diagramområdet. Välj Design. Klicka på Ändra diagramtyp 8 av 15 biblios.se/data/excel/diagram.xlsx biblios.se/data/excel/n2-diagram.xlsx

9 Utskrift Utskrift, inställningar, sidhuvud och sidfot Microsoft Office Excel 2007 Officeknappen Skriv ut (eller CTRL + P) Om du vill se hur pappret kommer bli på skärmen innan du skriver ut välj: Officeknappen Skriv ut Förhandsgranska Olika inställningar för utskrift finns under fliken Sidlayout Stående eller liggande papper. Pappersstorlek, A4, A5 m.m. Om du alltid vill att just ett visst område ska skrivas ut. Markera det och välj Ange. Ibland vill du ha rubrikerna på varje sida. Går att ställa in för flera rader eller kolumner. Utskrifsformat Nästan alla inställningar samlade. Tex Passa. Välj Sidlayout Utskrifsformat På fliken Sida väljer du Passa. Här kan du välja hur många sidor du vill att din utskrift ska få plats på Vad är kortkommandot för att skriva ut? Välj Sidlayout Utskrifsrubriker Ställ dig i rutan Rader överst och klicka därefter på den rad du vill ha på varje sida biblios.se/data/excel/utskrift.xlsx 9 av 15

10 Rundtur. Databas Databastänk. Skapa en databas. Microsoft Office Excel 2007 Data kan vara vad som helst. Ex. 800 kr. Information är Data med en innebörd. Ex. Barnbidrag=800 kr. En Databas är en lista med rader som innehåller likartade data. Några synonymer till Databas är Register, Databank, Lista När du vill få stuktur på data. Tex när du vill göra en adresslista, eller när du vill göra en lite mer komplicerad webbsida, eller när du vill göra sin bokföring, eller när du vill För att Excel ska förstå att det handlar om en databas krävs att första raden innehåller rubriker, det är när vi sätter rubriker som vår data blir information. Kolumner kallas för fält, kolumnbriker kallas därför kolumnetiketter/fältnamn. En rad i en databas kallas för en post. Avvikande formatering på rubrikerna (tex fetstil som på bilden ovan) Detta för att Excel ska förstå vad som är rubriker Inga tomma rader i listan/databasen Detta för att Excel ska hålla ihop listan Inga tomma blanksteg innan namnen Detta för att Excel inte ska sortera listan felaktigt Se Nisse: Kalle Nisse Pelle När du skriver namn; Detta för att det ska vara möjligt att sortera listan efter efternamn o Skriv inte Anna Svensson o skriv istället Svensson, Anna och om du vill ha möjligheten att även sortera efter förnamn skriver du Svensson och Anna i separata fält Ha inte mer än en lista per kalkylblad Detta för att Excel ska blanda in listorna i varandra Får gärna ha en primärnyckel (något unikt för varje post) Ett exempel på en primärnyckel är ett personnummer. Bra att ha i listor med mycket information. 10 av 15

11 Rundtur. Databas Databastänk. Skapa en databas. Microsoft Office Excel Gå till Bläddra ner en bit och klicka på Exportera till Excel 4. Spara filen i din mapp I en databas kallas Rader för Poster och Kolumner för Fält Fältetiketter A1, A2, A3, A4 osv biblios.se/data/excel/rundtur-databas.xlsx 11 av 15

12 Sök och ersätt Sök/ ersätt. Sortering. Anpassad sortering Microsoft Office Excel Klicka i en cell 2. Klicka på Sök eller Ersätt i gruppen Redigering på fliken Start. 3. Skriv den text eller de tal som du vill söka efter i rutan Sök efter, eller klicka på pilen i rutan Sök efter och klicka på en nyligen genomförd sökning i listan. Du kan använda jokertecken, till exempel asterisk (*) och frågetecken (?), i sökvillkoren: Använd asterisk om du vill söka efter valfri teckensträng, till exempel s*d hittar "syd" och "startad". Använd frågetecken om du vill söka efter ett enskilt tecken, till exempel s?t hittar "söt" och "sot". Klicka på Alternativ om du vill finjustera sökningen, och du har följande alternativ att välja på: Hittar/ersätter i bladet eller i arbetsboken. Hittar/ersätter data i vissa rader eller kolumner. Hittar ersätter data med specifika detaljer. Om du vill söka efter skiftlägeskänsliga data markerar du kryssrutan Matcha gemener/versaler. Om du vill söka efter celler som innehåller enbart de tecken som du skriver i rutan Sök efter markerar du kryssrutan Matcha hela cellinnehållet. 1. Klicka i kolumnen du vill sortera efter. 2. Välj sedan biblios.se/data/excel/sok-och-ersatt.xlsx 12 av 15

13 Filter Delsumma,, filter, pivottabell och exportera Microsoft Office Excel Öppna en korrekt utformad databas 2. Välj Sortera och filtrera Filter 3. Nu ser du att det dyker upp en listpil bredvid varje rubrik i din lista 4. Klicka på pilarna för att filtrera listan (nedan väljer jag att visa alla tillbehör) 5. Ta bort filtret genom att välja Sortera och filtrera Filter igen 13 av 15

14 Filter Delsumma,, filter, pivottabell och exportera Microsoft Office Excel Börja alltid med att sortera listan efter det du vill räkna på 2. Välj sedan Data Delsumma 3. Ställ in som det ser ut på bilden När du har en delsumma uppe kan du dölja och visa information genom att klicka på siffror, minus/ eller plus i vänstra kolumnen. För att ta bort delsumman igen går du tillbaka och väljer Ta bort alla När du ska få över information från Excel till ett annat program kan du göra på flera sätt. Ett exempel är att kopiera text i Excel och klistra in denna i Word, Powerpoint, din e-post eller i något annat program. Du kan också spara din arbetsbok i olika format: Börja med att välj: Officeknappen Spara som och klicka på Filformat. Här kommer en lista över vad några av dessa filformat betyder: xlsx Excel-arbetsbok xls Excel-arbetsbok för gamla system ( ) htm Webbsida txt Spara i textformat - enklast möjliga csv Kommaavgränsad text. Används om du tex ska exportera en adresslista till din e-post. xml Kommande standard för webbsidor och informationshantering pdf Om du ska skicka iväg arbetsboken och vill att den ska vara läsbar och att mottagaren inte ska kunna ändra. biblios.se/data/excel/filter.xlsx 14 av 15

15 Microsoft Office Excel 2007 Finns det en knapp för olika sorters understruken text (tex dubbel understruken)? JA, klicka på pilen till höger om knappen Understruken för att få upp olika alternativ. En av nedanstående är en korrekt utformad formel, vilken? =B1+b2 En av nedanstående är en korrekt utformad funktion, vilken? =SUMMA(c1:c6;d2:d4) Vad är kortkommandot för att skriva ut? CTRL + P Excel kan användas som ett databasprogram och som ett Kalkylprogram När du har skrivit klart och bekräftar med Tabb hoppar du Till cellen till höger. Vilken flik klickar du på om du vill få in en bild? Infoga Du vill ändra utskriftsinställningarna till liggande A4, under vilken flik finns detta? Sidlayout. Efter det väljer du Orientering. Välj den tangent du håller ner när du vill markera områden som inte ligger intill varandra. CTRL A42 är ett exempel på en... relativ referens Du vill ta bort förklaringen. Under vilken menyflik gör du det? Layout Under vilken av menyflikarna kan du ändra diagramtyp? Design Du vill ändra till röd färg på staplarna, under vilken menyflik kan du göra detta? Format I en databas kallas Rader för Poster och Kolumner för Fält Hur gör du om du vill markera hela kalkylbladet? Två svar. -Klicka i fyrkanten ovanför radnummer 1 och till vänster om kolumnbokstav A. -Använd kortkommandot: CTRL + A