Rapportgenerator handbok

Transkript

1 Rapportgenerator handbok Beskrivning av fönstret Fältlistan Uppe till vänster visas fältlistan för det nuvarande registret. För att hitta de övriga registren klickar du på höger/vänster pilarna. Man kan även välja ett register genom att klicka och hålla musknappen nedtryckt en liten stund i området mellan pilarna, då en pop-upmeny visas. Sortera Rapport med ram Redigeringsfönstret Denna lista visar vilka fält denna rapportutskrift kommer att sorteras på. Kom ihåg att fälten som rapporten skall sorteras måste finnas med i rapporten. Med kryssrutan uppe till höger, kan du välja om rapporten skall skrivas ut inramad. Ramarna tar dock extra tid att skriva ut. I detta fönster kommer du att placera de fält som skall användas i din rapport. När du placerar fälten, visas de i kolumner. Med de två rullningslisterna, i höger och underkant av fönstret, kan du förflytta dig runt i registerfönstret. Automatiska beräkningar Beräkningsfunktoner som används i kolumnernas bryt- och totalområden. Summa Summerar fälten i en kolumn. Max Visar en kolumns största värde. Genomsnitt Visar en kolumns medelvärde. Antal Visar antalet värden/rader i en kolumn. Min Visar en kolumns minsta värde Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 1 1

2 Automatisk kolumnbredd Upprepade värden När kryssrutan för automatisk kolumnbredd är vald beräknas kolumnbredden automatiskt, så att alla värden i kolumnen kan visas på en rad i rapporten. Om kryssrutan inte är vald kan kolumnbredden justeras manuellt. Om värdet på en rad är större än vad som får plats i kolumnen kommer det som inte får plats på första raden skrivas på andra. Detta alternativ gör även att rapporten tar kortare tid att skriva ut. Om denna kryssruta är vald kommer upprepade värden i en kolumn automatiskt grupperas inom ett brytområde. Rapportgeneratorn menyer Rapportgeneratorn har fem menyer Arkiv-menyn I Arkiv-menyn kan du skapa en ny rapport, spara och öppna en tidigare sparad rapport. Det totala antalet rapporter du kan skapa är obegränsat. I denna menyn finns även kommandon för utskrift. Redigera-menyn Utöver de vanliga kommandona finns även här möjlighet att lägga till eller ta bort kolumner och brytområden. Typsnitt-menyn I denna meny visas tillgängliga typsnitt som kan användas i rapporten. Stil-menyn Stil-menyn innehåller de stilar, marginaljusteringar och storlekar som kan användas i rapporten. Annat-menyn I menyn Annat kan du ändra formler, ta bort sista sorteringen och definiera sidbrytningar Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 2 2

3 Att förbereda en rapport Skriv till Utskriftsformat Innan du skapar en rapport bör du definiera dess utseende och välja vilken skrivare rapporten skall skrivas ut på. Du gör detta genom att välja Skriv till och utskriftsformat i Arkiv-menyn. Anledningen är att du sedan lätt kan se var pappersmarginalerna i rapporten är. Du kan välja att skriva ut rapporten antingen på en vanlig skrivare eller på en teckenskrivare. Du kan även skriva rapporten direkt in i ett textdokument eller skapa ett diagram av rapporten. Den vanliga dialogen för utskriftsformat visas om du tidigare valt Vanlig skrivare i Skriv till. Om en teckenskrivare har valts kommer en annan dialogruta att visas, där du kan definiera utskriftsparametrar speciellt för teckenskrivare. Eftersom en rapport inte kan vara bredare än papperssidan bredd. Det kan därför vara nödvändigt att här välja Vänd horisontellt för att skriva ut på andra leden. När du är klar klickar du på OK och följande dialogruta visas: I denna dialog kan du tillfoga ett sidhuvud och en sidfot och dess marginalstorlek. I fälten för Vänster, Centrerat och Höger sidhuvud /sidfot kan du skriva vilken text som helst t ex ett namn på rapporten. Du kan även använda följande specialtecken: #T för tidpunkt #D för dagens datum #S för sidnummer Du kan ändra sidhuvudets och sidfotens typsnitt, storlek och stil genom att först markera sidhuvudet/sidfoten, genom att klicka på den, och sedan välja i Typsnitt- och/eller Stil-menyn. Att skapa en rapport Att lägga till fält Du väljer fältet du vill ha med i rapporten från fältlistan med musen och drar det till redigeringsfönstret Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 3 3

4 När du släpper musknappen skapas en kolumn för fältet. Du kan på detta sätt lägga till hur många fält som helst. Kom bara ihåg att endast de fält som är inom sidans bredd kommer att skrivas ut på papperet. När den första kolumnen i rapporten skapas läggs tre rader till i redigeringsfönstret. Raderna är i vänsterkant markerade med H, D och T. Rapportgeneratorn visar fältets namn och fältets beskrivning samtidigt. H är kolumnens huvud, den innehåller kolumnens beskrivning. Beskrivningen kommer alltid att skrivas ut i kolumnens överkant på varje sida. Om du vill kan du ändra denna beskrivning. D är kolumnens detaljrad. Detaljraden skrivs ut en gång för varje post med dess värde. T är kolumnens totalområde, här kan du lägga ev. automatiska beräkningar t ex en totalsumma för kolumnen Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 4 4

5 Om du inte använder Automatisk kolumnbredd kan du själv ändra kolumnens bredd. Klicka på kolumnens hägra gränslinje varvid pekaren ändras. Flytta linjen åt höger eller vänster för att gör den så bred du vill ha den. Ange sortering Lägga till en formel Att lägga till beräkningar Att lägga till en kolumn Formatering av värden När du placerat fälten som du vill ha med, kan du välja vilka fält som rapporten skall sorteras på. Markera «Sätt sortering» med musen och dra den till den kolumn i rapporten som du vill sortera på. När du släpper musknappen läggs det valda fältet i listan med sorteringsfält. Om du vill ta bort ett sorteringsfält från listan väljer du Radera sista sortering från Annat-menyn. Lägg till en ny kolumn. Välj därefter Ändra en formel från Annat-menyn. Endast för avancerade användare som är bekanta med 4Ds programmeringsspråk. Beräkningarna som visas under redigeringsfönstret, kan sättas in i ett brytområde eller totalområde. Brytområdet skrivs ut varje gång fältet som anger sortering byter värde. Ett brytområde kan användas för att skriva ut en delsummeringar i en rapport. Om fler än ett brytområde finns kommer de att kopplas löpande till sorteringsordning två, tre osv. För att skapa ett brytområde, markerar du totalområdet och väljer Lägg till bryt från Redigera-menyn. En ny rad markerat med B1 kommer då att visas mellan raden D och H. Välj sedan vilken cell du vill lägga beräkningen i och klicka i kryssrutan för den eller de beräkningsfunktioner du vill. Funktionen skrivs nu in i cellen. Du kan när som helst lägga till en ny kolumn. Om du vill lägga in en kolumn mellan två befintliga markerar du den kolumn omedelbart till höger om där du vill ha den nya. Välj sedan Lägg till kolumn från Redigera-menyn. Om du vill lägga ett fält i den nyskapade kolumnen drar du den från fältlistan och släpper den i kolumnen. Du kan även använda dessa tomma kolumner för att lägga till beskrivningar för de existerande kolumnerna. Numeriska värden kan formateras för gör dem mer lättolkade. Formateringar placeras i kolumnens detaljrad. Exempel få format är: ### ##0,00 ### % Positivt;Negativt;Noll Platshållare # Visar ingenting i numeriska format: 0 Visar O ^ Visar ett hårt mellanslag * Visar * 1995 Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 5 5

6 Gömma en rad eller kolumn Att spara en rapport Att skriva ut rapporten Format En formatering för positivt, kan bestå negativt av tre olika och format; nollett för positiva värden, ett för negativa värden och ett för nollvärden. Formaten separeras med semikolon. Vetenskaplig Om man vill visa notation värden med vetenskaplig notation, använder du & följt av en siffra som anger antalet gällande siffror. Talet 1234,567 skulle med formatet &2 visa 1,2e+3 och med formatet &4 visa 1,234e+3. Om ett fält i rapporten visar <<<<< betyder det att värdet är för stort för att visas med det angivna formatet. Beroende på vad du har markerat kan du gömma en rad eller en kolumn genom att välja detta i Redigera-menyn. En gömd rad/kolumn visas nedtonat i redigeringsfönstret och skrivs inte ut på rapporten. För att spara rapporten väljer du Spara från Arkiv-menyn. En dialogruta visas där du namnger ditt dokument. Om du vill göra en kopia av den aktuella rapporten väljer du Spara som. När du har definierat ditt utskriftsformat och din rapports innehåll kan du skriva ut den genom att trycka på knappen Skriv ut eller välja Skriv ut från Arkiv-menyn. Beroende på vad du har valt för typ av rapport kommer din rapport att skrivas ut på papper, sparas som ett textdokument eller visas som ett diagram Malus System AB Fairway Rapportgenerator handbok Sida 6 6