INNEHÅLL EXCEL 2000 FORTSÄTTNING...

Transkript

1 INNEHÅLL EXCEL 2000 FORTSÄTTNING... 2 LABORATIONSHÄFTETS MÅL...2 DIAGRAM... 2 Ändra färger, mönster, linjer och kantlinjer i diagram... 3 Formatera diagramelement... 3 Formatera delar och perspektiv i 3D-diagram... 4 Inbäddat diagram... 4 EXCEL SOM DATABAS... 5 Begrepp och begränsningar... 5 Formulär... 5 Autofilter... 6 Sortera... 6 MÅLSÖKNING... 6 INBÄDDAT ELLER LÄNKAT EXCEL-OBJEKT I WORD... 7 Inbäddat objekt... 7 Länkade objekt... 7 För att infoga ett inbäddat Excel-objekt i Word;... 7 Skapa ett länkat objekt från ett befintligt Excel-arbetsblad eller diagram;... 7 SKYDDA ARBETSBOK... 8 Delar Du kan skydda i en arbetsbok... 8 SKYDDA CELLER OCH KALKYLBLAD... 9 ÖVNINGAR... 10

2 EXCEL 2000 FORTSÄTTNING Laborationshäftets mål Efter denna laboration skall Du ha lärt Dig lite mer avancerade användningsområden i Excel såsom Olika diagram Målsökning Excel som databas; sökning, sortering, filter. Inbäddade objekt Låsa celler Skydda kalkylblad Diagram I förra laborationen fick Du lära Dig hur Du infogar ett diagram till tabeller som skapats. Du märkte säkert att det finns en rad olika diagram att välja bland. Men hur skall Du veta vilket diagram som är mest lämpligt vid ett visst tillfälle? Ytdiagram; Understryker storleken på förändringen snarare än tid och förändringshastighet. Visar också förhållandet mellan delarna och helheten genom att visa summan av diagramvärdena. Liggande diagram; Visar individuella värden vid en viss tid eller gör jämförelser mellan element. Stapeldiagram; Visar förändringen över en tidsperiod eller jämförelser mellan element. För att understryka förändringen över tiden ordnas kategorier horisontellt och värden vertikalt. Cirkeldiagram; Visar olika delar i proportion till helheten. Ett cirkeldiagram innehåller alltid bara en dataserie, användbart om Du vill peka på något viktigt. Linjediagram; Visar trender i data över en viss tidsperiod fördelade på jämna intervall. Linjediagram visar förändringshastigheten snarare än storleken på förändringen. Det finns fler diagram att välja på men detta var några av de vanligaste. 2

3 Som Du fick lära dig föregående laboration så skapar Du ett diagram genom att markera de kolumner och rader som Du vill skapa ett diagram av och sedan väljer Du antingen Diagramguiden bland verktygsknapparna eller så Infoga, Diagram i menyn. Efter det öppnas Diagramguiden och Du får i fyra steg välja vilken typ av diagram Du önskar. När Du klickar på knappen för Diagramguiden öppnas en dialogruta där Du i fyra steg får bestämma vilken typ av diagram Du önskar. Ändra färger, mönster, linjer och kantlinjer i diagram Du kan givetvis formatera och ändra dina diagram efter egna önskemål. 1. Om diagrammet är inbäddat i kalkylbladet, Dubbelklickar Du på det. Om diagrammet finns i ett separat blad, klickar Du på fliken för diagrambladet. 2. Dubbelklicka på diagramelementet som Du vill ändra. 3. Klicka på fliken Mönster. 4. Markera de alternativ Du vill ha. Formatera diagramelement Du kan formatera axelskalor, text och andra diagramelement. För att formatera ett element Dubbelklickar Du på det och gör Dina ändringar. Om Du vill ändra storlek på ett element klickar Du på det och drar i ett storlekshandtag för att ändra storleken. 3

4 Formatera delar och perspektiv i 3D-diagram I tredimensionella diagram kan Du ändra på lutningen, perspektivet, rotationen och bas- och sidoytor. Du kan ändra diagramdjupet i 3D-diagram med axlar, mellanrummmet i Y-led i 3Dperspektivdiagram och mellanrummet i X-led i liggande diagram och stapeldiagram. Ändra djupet och bredden i ett 3D-diagram; 1. Om diagrammet är inbäddat i kalkylbladet, klickar Du på det. Om diagrammet finns i ett separat blad, klickar Du på fliken för diagrambladet. 2. Klicka med höger musknapp och välj 3D-vy för att ändra i diagrammet. För att ändra rotationen kan Du även; 1. Klicka på skärningspunkten mellan två axlar för att markera ett hörn av diagrammet. I namnrutan i formelfältet ska det stå "Hörn". 2. Dra i ett hörn för att anpassa diagrammets lutning och rotation. 3. Om Du vill granska databrytpunkterna håller Du ned CTRL när Du drar. Bilden visar samma cirkeldiagram, men justerat i olika 3D-vyer. Inbäddat diagram Ett inbäddat diagram är ett diagramobjekt som har placerats i ett kalkylblad och sparas med kalkylbladet när arbetsboken sparas. När objektet markeras kan Du flytta och ändra storlek på det. När ett diagram är aktivt kan Du lägga till data och markera, formatera, flytta och ändra storlek på de flesta element. Inbäddade diagram är länkade till kalkylbladsdata och uppdateras när kalkylbladsdata ändras. 4

5 Excel som databas Du kan även behandla stora mängder data i Excel, så kallade databaser. Excels databaser kan egentligen sägas vara stora listor. Excel är ingen relationsdatabas där Du kan knyta samman flera olika tabeller, databaserna kallas därför för flata databaser. Det finns ändå möjligheter att behandla data i Excel. Alla kan ha glädje av att lägga upp ett register. Det kan till exempel röra sig om ett skivregister, adress- och telefonuppgifter för vänner och bekanta, recept, m.m. Begrepp och begränsningar Varje rad i en databas är detsamma som en post. Dock ej databasens första rad, den innehåller de så kallade fältnamnen. Varje kolumn är vad man i databassammanhang kallar för fält. I Excel 2000 finns hela rader att jobba med, vilket betyder poster. Arbetar Du med Excel 5 eller 7 så har de rader i sina kalkylblad. En cell kan innehålla maximalt 256 tecken. Bra att tänka på om Du vill lagra textsträngar. Du använder inte något speciellt filformat när Du skapar Excel-databaser, de får det vanliga filformatet *.xls. Fält 1 Fält 2 Fält 3 Osv Fältnamn Rad 2 i databasen = post 1 Formulär Du behöver inte definiera databasområdet på något sätt. En lista som Du skriver in i Excel blir automatiskt en databas. När man arbetar med databaser så kallas kolumnrubrikerna fältnamn. Fältnamnen skriver Du in på översta raden på arbetsbladet. För att lättare kunna ändra, ta bort, hitta eller föra in nya poster i listan kan Du använda Dig av funktionen Formulär. Dataformuläret visas då i form av en dialogruta där alla kolumnrubriker blir fältnamn. För att öppna ett formulär för en lista, markerar Du en cell i listan, vilken som helst, och väljer Data, Formulär i menyn. Första posten i databasen visas och Du kan med hjälp av rullningslisten vis sidan om fälten förflyttar Du dig bland posterna. I formuläret kan Du till exempel välja att ta bort en post eller lägga till en ny post. Du har även möjlighet att ställa upp enkla villkor i formuläret. Som exempel kan Du välja att visa enbart män med mer än kronor i inkomst. Dessa villkor syns enbart i formuläret, databasen ser precis ut som innan. Vill Du göra urval direkt i databasen använder Du dig istället av funktionen Autofilter. 5

6 Autofilter Genom att använda Autofilter kan Du på ett väldigt enkelt och smidigt sätt göra urval i en databas. Oftast är det den enda sorteringsfunktion som Du behöver använda. Autofilter lägger till listrutor i varje fältnamn. För att använda autofilter väljer Du Data, Filter, Autofilter i menyn. Sortera Du kan också sortera Din databas, precis som Du sorterar en vanlig tabell. 1. Markera en cell i databasen och välj Data, Sortera. 2. Databasen markeras automatiskt och dialogrutan Sortera visas. Som Du ser så kan Du välja att sortera efter något både i första, andra och i tredje hand. 3. Välj också om det ska vara fallande eller stigande sortering. Med dessa knappar som Du hittar kan också på ett snabbt sätt sortera en kolumn i databasen. Målsökning En metod för att söka det indatavärde en formel behöver för att returnera ett givet resultat. Vid målsökning ändras värdet i en cell tills formeln som är beroende av den cellen returnerar det resultat Du vill ha. Använd målsökning när Du vill söka efter ett visst värde för en viss cell genom att justera värdet i endast en annan cell. Om Du vill söka efter det optimala värdet för en viss cell genom att justera värdet i mer än en cell, eller ange begränsningar för ett eller flera värden som ingår i beräkningen, använder Du Problemlösaren. Läs mer om hur den fungerar i Excelhjälpen. Gör så här för att söka en specifik lösning till en funktion; 1. Klicka på Målsökning på Verktyg-menyn. 2. I rutan Målcell anger Du referensen för den cell som innehåller formeln som Du vill ta fram. 3. Skriv resultatet Du vill ha i rutan Värde. 4. I rutan Justerbar cell anger Du referensen till den cell som innehåller värdet som ska justeras. 6

7 Inbäddat eller länkat Excel-objekt i Word Begreppen inbäddade och länkade objekt förklarades redan i Powerpoint laborationen, men det kan kanske vara på plats med lite repetition; Inbäddat objekt Information som infogas i målfilen. När objektet har bäddats in, blir det en del av målfilen. När Du dubbelklickar på ett inbäddat objekt, öppnas det i det program som det skapades i (källprogrammet). Alla ändringar som Du gör i det inbäddade objektet, syns i målfilen. Länkade objekt Information som har skapats i källfilen och infogats i en annan fil (målfilen) samtidigt som kopplingen mellan de två filerna behålls. Det länkade objektet i målfilen uppdateras automatiskt när källfilen uppdateras. Ett länkat objekt blir alltså inte en del av målfilen. För att infoga ett inbäddat Excel-objekt i Word; 1. Öppna både Word-dokumentet och den arbetsbok i Excel som innehåller de data Du vill skapa ett inbäddat objekt av. 2. Växla till Excel och markera hela det aktuella kalkylbladet, cellområdet eller diagrammet. 3. Klicka på Kopiera. 4. Växla till Word-dokumentet och klicka på det ställe där Du vill infoga det inbäddade objektet. 5. Klicka på Klistra in special på Redigera-menyn. Klicka på Klistra in och välj Microsoft Excel-Kalkylblad-objekt eller Microsoft Excel-Diagram-objekt. Skapa ett länkat objekt från ett befintligt Excel-arbetsblad eller diagram; 1. Öppna både Word-dokumentet och den arbetsbok i Excel som innehåller de data som Du vill skapa ett länkat objekt från. 2. Växla till Excel och markera hela det aktuella kalkylbladet, cellområdet eller diagrammet. 3. Klicka på Kopiera. 4. Växla till Word-dokumentet och klicka sedan på det ställe där Du vill infoga det länkade objektet. 5. Klicka på Klistra in special på Redigera-menyn. 6. Klicka på Klistra in länk. 7. I rutan Som klickar Du på önskat alternativ. 8. Är Du inte säker på vilket alternativ Du ska välja, kan Du klicka på ett alternativ och läsa beskrivningen i rutan Resultat. 7

8 Skydda arbetsbok Begränsa ändringar av hela arbetsboken; 1. Peka på Skydd på Verktyg-menyn och klicka på Skydda arbetsbok. 2. Markera kryssrutan Struktur för att skydda arbetsbokens struktur, så att kalkylbladen i arbetsboken inte kan flyttas, tas bort, döljas, tas fram eller byta namn och så att nya kalkylblad inte kan infogas. 3. Om Du vill använda fönster med samma storlek och placering varje gång arbetsboken öppnas, markerar Du kryssrutan Fönster. 4. Skriv ett lösenord och klicka på OK om Du vill hindra andra från att ta bort skyddet. Skriv sedan lösenordet en gång till i dialogrutan Bekräfta lösenord. Skriv lösenordet exakt så som Du vill att det ska skrivas, inklusive versaler och gemener. Delar Du kan skydda i en arbetsbok När Du skyddar en arbetsbok med kommandot Skydda arbetsbok kan Du begränsa åtkomsten till arbetsboken på nedanstående sätt. Om användarna vill ta bort dessa begränsningar, måste de ta bort skyddet från arbetsboken med kommandot Ta bort arbetsbokens skrivskydd (Verktyg-menyn, undermenyn Skydd). Om Du anger ett lösenord för elementen Du skyddar, måste de andra känna till det för att kunna ta bort skyddet. När Du markerar kryssrutan Struktur i dialogrutan Skydda arbetsbok kan användarna bland annat inte göra följande; Visa kalkylblad som Du har dolt. Flytta, ta bort, dölja och ändra namn på kalkylbladen. Infoga nya kalkylblad eller diagramblad. Användarna kan dock lägga till inbäddade diagram i befintliga kalkylblad med Diagramguiden. Flytta eller kopiera kalkylblad till andra arbetsböcker. 8

9 När Du markerar kryssrutan Fönster i dialogrutan Skydda arbetsbok kan användarna inte göra följande; Ändra storlek och placering av fönster i arbetsboken när arbetsboken är öppen. Flytta, ändra storlek och stänga fönster. Du kan dock dölja och ta fram fönster. Skydda celler och kalkylblad När Du skyddar ett kalkylblad med kommandot Skydda kalkylblad (Verktyg-menyn, undermenyn Skydd), kan Du begränsa åtkomsten till kalkylbladet på nedanstående sätt. Om användarna vill ta bort dessa begränsningar gäller precis som ovan att de måste ta bort skyddet från kalkylbladet med kommandot Ta bort kalkylbladets skrivskydd (Verktyg-menyn, undermenyn Skydd). När Du markerar kryssrutan Innehåll i dialogrutan Skydda kalkylblad kan användarna inte göra följande: Ändra cellerna, såvida Du inte låser upp dem innan Du skyddar kalkylbladet. Om Du t ex använder ett kalkylblad som ett formulär, kan Du låsa de celler som innehåller etiketter och instruktioner, men låsa upp inmatningsfälten så att andra kan fylla i dem. Användarna kan trycka på TAB för att flytta mellan olåsta celler i ett skyddat kalkylblad. Visa rader och kolumner som Du döljer innan Du skyddar kalkylbladet. Visa formler för celler som Du döljer formlerna för innan Du skyddar kalkylbladet. Ändra element i diagramblad, t ex dataserier, axlar och förklaringar. Diagrammet fortsätter att återspegla ändringar som görs av källdata. 9

10 ÖVNINGAR 1. I denna övning skall Du göra en databas med följande fältnamn; Namn, Adress, Telnr, Yrke, Ålder. Skapa minst 20 poster med relevanta data. Personerna kan ha följande yrken som Du fördelar själv; Systemvetare, Psykolog, Lärare, Snickare, mm. Filtrera databasen så att endast poster med ett visst yrke visas. Sortera listan i bokstavsordning på namnen och i andra hand på ålder. Gör valfria filter eller sorteringar och återställ tillslut databasen till ursprungsläge. 2. På nedanstående data skall Du skapa ett diagram eller flera som Du tycker är lämpliga. Du får själv fylla i de inkomster och utgifter Du finner lämpliga. Kanske kan Du göra en budget över egen ekonomi? Studentens budget en månad (ex på lämpliga poster, men ändra gärna själv); Inkomster Studiemedel 0 Bostadsbidrag 0 Annat 0 Summa: 0 Utgifter Hyra 0 Mat 0 El, tele 0 Kläder 0 Hygien 0 Övrigt 0 Summa: 0 Kvar till nöjen, övrigt: 0 Skriv in dessa data och få ut posterna summor och kvar till nöjen med hjälp av formler som Du skapar. Skapa ett diagram som i procent visar fördelningen av studentens kostnader. Skapa ett diagram som visar hur mycket pengar studenten har kvar till nöjen och övrigt i förhållande till inkomsten. När Du gjort klart din budget skall Du skydda den med lösenord så att ingen annan kan ändra i budgeten. Pröva att länka din budget som ett objekt i Word, gå sedan tillbaka till Excel och ändra i budgeten. Kontrollera att ändringarna gjorts även i Word. 10