Introduktion till Word och Excel. 14 september 2008

Transkript

1 Introduktion till Word och Excel 14 september

2 Innehåll 1 Inledning 3 2 Word Uppgift Instruktioner Hämta hem ler Försättsblad Formatera rubriker Innehållsförteckning Ekvationer Excel Uppgift Mätdata Instruktioner Infoga Diagram Sammankopplade linjer Infoga trendlinje Uppgift Instruktioner Hämta hem ler Flera serier i samma diagram

3 1 Inledning Detta dokuments syfte är att ge grundläggande kunskaper och färdigheter som krävs för att skriva rapporter med Word och Excel. Huvudsakligen rekommenderas Words och Excels egna hjälpfunktion som lättas öppnas genom att trycka på F1 tangenten. Där kan du söka efter det som du vill ha hjälp med. Så om du vill skapa en innehållsförteckning - sök på innehållsförteckning. Genom att få rutin på att använda hjälpfunktionen blir det lättare att lösa problem. Ordbehandling och kalkylblad kommer du att använda dig av många gånger i din utbildning vid redovisning av projektarbeten och uppgifter. Förutom att redovisningarna skall vara korrekt utförda är det viktigt med en lättförstålig och lämplig layout. Det är därför viktigt att du behärskar och känner dig säker på de övningar som ingår i denna del. 2 Word 2.1 Uppgift I denna uppgift ska du använda en formatmall till att formatera ett dokument. Dokumentet är en del av en fullständig rapport. Du hittar formatmallen och dokumentet på kurshemsidan. Dokumentet ska ha : Försättsblad Inledning och Arkitektur formaterade med Rubrik1, övriga formaterade med Rubrik2 En Innehållsförteckning på en separat sida (innehållsförteckningen placeras efter försättsbladet) Ekvationen från Se 2.2 eller fråga din handledare om du är osäker på hur du ska göra. 2.2 Instruktioner Hämta hem ler På kurshemsidan hittar du ziparkivet qsig.zip ladda hem arkivet och spara på ditt eget diskutrymme. Packa upp lerna Försättsblad Öppna rapport.dot. När du öppnat rapport.dot ser du rapportens försättsblad. Du ska nu fylla i ditt namn och ge rapporten en titel. Välj: Arkiv (File), Egenskaper (Properties). I Fältet Rubrik (Heading) skriver du QSIG - Protokollet. I fältet Författare (Author) skriver du ditt namn. Tryck på OK. För att se ändringarna du har gjort, markera allt med ctrl+a och tryck F9 för att uppdatera. Du kan ta bort texten Sammanfattning eftersom rapporten vi ska formatera saknar en sammanfattning. 3

4 2.2.3 Formatera rubriker För att kunna göra en innehållsförteckning måste vi ha denierat en eller era rubriker. Börja med att öppna qsig.doc som är dokumentet du ska formatera. Markera allt (ctrl+a) i qsig.doc kopiera (ctrl+c) och klistra in (ctrl+v) i första dokumentet (det med försättsblad). Du kan stänga qsig.doc vi kommer inte använda det något mer. I det första dokumentet, markera Inledning eller placera markören på samma rad. Använd formateringen Rubrik 1. Se Användning av rapportmallen på kurshemsidan för detaljerade instruktioner. Ge även Arkitektur Rubrik1. Övriga rubriker ska formateras med Rubrik Innehållsförteckning Innehållsförteckningen kommer efter försättsbladet, men på en separat sida. För att göra en sidbrytning trycker du (ctrl+enter). Innan du kan infoga en innehållsförteckning måste du ha denierat dina rubriker se För att skapa en innehållsförteckning med hjälp av Word välj: Infoga (Insert), Referens (Reference),Index och innehållsförteckningar (Index and table of contents) Välj: Visa sidnummer (Show page numbers), Högerjustera sidnummer (Right align page numbers) och Ingen tabbutfyllnad (Tab leader). Visa nivåer (Show levels) : 2, vilket innebär om du skulle använda dig av tre rubrikformat Rubrik1, Rubrik2, Rubrik3 så skulle bara Rubrik1 och Rubrik2 visas i innehållsförteckningen Ekvationer Ofta behöver man skriva matematiska formler i sin redovisning och i Word kan man göra det med hjälp av Equation Editor. Gör ett nytt stycke i ditt dokument där du skriver Övning i att göra formler och lägg sedan till formeln: k w ij (k + j l ) (1) i=0 Använd menyn Infoga(Insert) - Objekt(Object) och välj Microsoft Equation för att infoga ekvationen. När du skrivit in ekvationen klickar du någonstans utanför den. Formeln nns nu placerad i ditt dokument. Ekvationen placerar sig automatiskt direkt efter texten. Man kan ändra på placeringen, t ex centrera den. Sådana ändringar görs genom att högerklicka på ekvationen och i menyn som dyker upp markera Formatera objekt (Format Object). Markera i fönstret som öppnas, iken Layout och välj: Bakom text (Behind Text) eller Framför text (In Front Of Text). Klicka sedan OK. Nu går formeln att ytta med musen till den plats där du vill ha den. Det går också att under layout-iken ange var ekvationen ska vara - vänsterkant, högkant eller centrerad. Du behöver inte redovisa denna del men testa gärna olika varianter. 4

5 3 Excel 3.1 Uppgift 1 I denna uppgift kommer du att redovisa mätserier på ett tydligt sätt med hjälp av Excel. Uppgiften går ut på att: Skapa ett linjediagram av typ Punkt (XY Scatter) över mätdatan från 3.2 Namnge axlarna Lägga till sammankopplade linjer mellan punkterna Infoga en linjär trendlinje 3.2 Mätdata I Ett experiment erhölls följande värden: Y - värden X - värden Instruktioner Infoga Diagram Skriv in tabellen från 3.2 i Excel. Tips: För X-värdena kan du skriva: 1 i en cell och 2 i cellen under. Markera cellerna och dra neråt för att automatiskt skapa en serie med stigande tal. Markera de båda raderna och välja Infoga (Insert) - Diagram (Chart) Sammankopplade linjer För att få sammankopplade linjer kan du markera en punkt i diagrammet ( Alla punkter markeras) Högerklicka och välj Formatera dataserier... ( Format Data Series... ) Under iken mönster (Patterns) ställ in Linje (Line) på att vara Automatisk ( Automatic) Tryck på ok och alla punkter förbinds med linjer Infoga trendlinje Markera diagrammet och välj fönstermenyn Diagram (Chart) - Infoga trendlinje (Trendline) och välj en linjär trendlinje. 3.4 Uppgift 2 I det sista momentet ska du presentera olika dataserier genom grafer i samma plot. För att kunna göra en klar och tydlig jämförelse mellan de olika kurvorna ska du alltså plotta dem i samma diagram med gemensamma X-värden. Uppgiften går ut på att: Skapa ett linjediagram av typ Punkt (XY Scatter) med era linjer i samma plot. Använd data från Namnge axlarna Lägga till sammankopplade linjer mellan punkterna för samtliga serier 5

6 3.5 Instruktioner Hämta hem ler På kurshemsidan nner du kalkylbladet data.xls. Spara ner kalkylbladet på ditt egna diskutrymme. Kalkylbladet innehåller mätdata som du ska skapa ett diagram utifrån Flera serier i samma diagram Det räcker med att markera alla värden och infoga ett nytt punktdiagram (XY (Scatter)) (se ) för att Excel ska förstå att du försöker plotta era serier med gemensamma X-värden. Det går även att ställa in manuellt. Vilket är bra om du t.ex vill ha serier med olika X-värden. Isåfall väljer du iken: Serier (Series). Här kan du lägga till och ta bort serier. För att lägga till en ny serie trycker du på Lägg till (Add) Du namnger serien genom att fylla i rutan Namn (Name). Bestäm X-värden genom att tryck på textrutan för X-värden (X-values) och sen markera celler i kalkylbladet. Gör på samma sätt för dina Y-värden (Yvalues). Tryck på Slutför (Finish) när du är klar. 6