Microsoft Excel Grundkurs

Transkript

1 Microsoft Excel Grundkurs

2 Excelfönstret Excels menyrad. Excels Verrktygsfält: Den övre raden heter Standard och innehåller knappar för att öppna, stänga, skriva ut mm. Den undre heter Formatera och används för att formatera kalkylblad. I denna knapprad hittar du knappar för att ge celler olika färger, centrera text i celler mm. Excels arbetsyta. Kalkylblad i en Arbetsbok När du startar programmet visas Excels arbetsyta. Denna består av ett så kallat spreadsheet. Ett spreadsheet är indelat i rader och kolumner. Där dessa möts bildas celler. Cellerna får namn efter brytningspunkten där de skär en kolumn respektive en rad. Namnen blir till exempel A1 eller C8. I cellerna skriver du in värden i form av text eller tal av olika format. Under arbetsytan ser du ett antal flikar. Dessa flikar representerar olika kalkylblad i den arbetsbok du arbetar. När du startar Excel har du tillgång till 3 kalkylblad men du 2

3 kan lägga in upp till 256 stycken. Ett kalkylblad består av 256 kolumner och rader och varje arbetsbok kan innehålla upp till 256 blad. Det gör att man har nästan 4,3 miljarder celler att skriva i innan man fyllt en hel arbetsbok. Det borde räcka för de allra flesta! För att växla mellan olika kalkylblad klickar du på bladets flik. Den flik som du för närvarande arbetar med, den som är aktiv, visas med en vit färg. Att arbeta med flera flikar gör att det är enklare att navigera i kalkylerna. För att navigera mellan de olika kalkylblad du arbetar med finns det navigationspilar. Dessa är till för att du ska förflytta dig i din arbetsbok. Pilarna i ytterkant tar dig till den första respektive den sista fliken. Pilarna i mitten flyttar dig en flik i taget. Statusfältet Längs ner på skärmen finns statusfältet. I statusfältets vänstra del visas korta instruktioner från programmet. Om det har hänt någonting i programmet kan du ofta få ytterligare förklaringar i statusfältet. Ställer du till exempel musen på en knapp visas en förklaring nere i statusfältet. I statusfältet finns det nu en mycket användbar funktion som heter Autoberäkna. Här kan du direkt få se summan av det markerade området. Om du högerklickar i rutan kan du välja mellan sju olika funktioner. Klicka med högermusknapp för att få fram denna meny. Funktionen är till för att du ska kunna till exempel summera ett antal celler utan att behöva använda er formel. Med denna funktion behöver du bara markera de celler du vill summera. Därefter visas resultatet i statusfältet. För att använda dig av denna behöver du bara markera ett antal celler därefter visas resultatet i statusfältet. I bilden ovan är autosum inringad. Här kan du se en snabb summering av de markerade cellerna. 3

4 Formelfältet I Excel finns det en rad för att skriva in och se formler. Denna rad kallas för Formelfältet. På denna rad ser du alla formler du använder dig av i dina kalkyler. Du kan även skriva in text på denna rad. Men, och det är viktigt, du kan lika gärna skriva in både text och formler direkt i kalkylbladet. När du skriver in en formel i Excel så börjar den alltid med ett = tecken. Även detta är mycket viktigt att komma ihåg. En formel kan innehålla referenser till celler som du ser i bilden nedan.. I bilden nedan visas hur en funktion skrivs in direkt i ett kalkylblad. Skriva in text och siffror i Excel När du starta programmet visas ett tomt kalkylblad. Alla celler är tomma, men en cell har en kraftig ram runt sig. Denna cell är den aktiva cellen i Excel. Om du börjar skriva något är det i denna cell din text kommer att hamna. För att skriva in någonting på kalkylbladet är det bara att klicka på en cell och skriva. När du skriver in något i Excel är det i den aktiva cellen din text eller dina siffror kommer att hamna. Så fort du har skrivit in text eller siffror i en cell ska du bekräfta detta för Excel. Detta kan du göra på två olika sätt: Trycka Enter - då hoppar markören till cellen rakt under där du står. Trycka TAB - då hoppar markören till nästa cell till höger om där du står. Om du vill ändra något du skrivit i en cell utan att skriva om allting dubbelklickar du på cellen. Du kan då redigera det som står i cellen. Du kan också trycka på F2- tangenten. Då får du fram en markör på kalkylbladet och kan redigera innehållet i cellen. 4

5 Markera celler När du markerar celler i Excel får du en markering som exemplet ovan. När flera celler är markerade blir en cell inom markeringen alltid vit. Den vita cellen visar vilken cell som är aktiv. Skriver du något kommer det att hamna i den aktiva cellen. För att markera flera celler trycker du in vänster musknapp och målar upp ett område. Om du vill markera mer än vad som syns i fönstret är det bara att dra utanför kanten så rullar innehållet i fönstret. Tänk på att innehållet i din kalkyl kan susa förbi snabbt på skärmen när du gör detta. För att undvika detta problem kan du göra följande: 1. Klicka i den cell där du ska starta din markering. 2. Klicka på bläddringsfältet i Excelfönstrets vänstra del så att du ser den cell dit du vill att markeringen ska sträcka sig. 3. Håll ner Shift-tangenten på tangentbordet. 4. Klicka i den cell dit du vill att markeringen ska sträcka sig och du har markerat hela området. Du kan på detta sätt undvika att åka fram och tillbaka när du markerar celler i Excel. Markera rader och kolumner När du markerar en hel rad eller en hel kolumn räcker det med att du klickar på radeller kolumnhuvudet. I bilderna nedan visas detta. För att markera en hel rad klickar man på radhuvdet. Vill du markera en hel kolumn klickar du på kolumnhuvudet. OBS! Excel skiljer på att markera enskilda celler och hela rader/kolumner. Det är inte samma sak att markera alla 256 celler i rad 3, som att markera hela raden. Om du håller ner CTRL-tangenten och klickar på en cell markerar du denna och det område som tidigare var markerat är fortfarande markerat. Du kan alltså markera 5

6 precis vilka celler du vill. De behöver inte hänga ihop. Givetvis kan du markera en tredje och en fjärde cell, så länge du håller ner CTRL-tangenten. Det går också bra att dra och markera flera celler åt gången eller klicka på rad- eller kolumnetiketter. Om du glömmer att hålla ner CTRL-tangenten försvinner markeringen och bara den cell du klickar på blir markerad. Musens utseende i Excel När du arbetar i Excel kommer du snart att se att musen har olika utseende beroende på vad du ska göra. Nedan listas dessa: När du markerar något i Excel har du detta utseende. När du flyttar något i Excel har du detta utseende. När du kopierar något i Excel har du detta utseende. När du ändrar kolumnenbredden har du detta utseende. När du ändrar radhöjden har du detta utseende. När du har ett litet plusstecken indikerar Excel att du kopierar innehållet. Detta får du fram genom att hålla CTRL nedtryckt samtidigt som du flyttar markerade celler. Ändra storlek på rader och kolumner Kalkylbladet är som du redan vet indelat i rader och kolumner. Du kan själv bestämma höjden på rader och bredden på kolumner. 6

7 Peka mellan radernas eller kolumnernas rubriker så ändras muspekaren till en dubbelriktad pil. Du kan då klicka och dra för att ändra höjden respektive bredden. Du kan även dubbelklicka för att ändra storleken på kolumner och rader. Ibland är kolumnen för smal för att visa hela det tal som står i en cell. Excel visar då en serie brädhögar (#). Detta är ett skydd så att du inte riskerar att läsa informationen fel. För att få bort brädhögarna klickar justerar du kolumnens bredd. Genom att dubbelklicka i rubrikhuvudet mellan den kolumn som är för smal och kolumnen till höger anpassar du kolumnen så att allt som står i den får plats. Om du har flera kolumner markerade kommer det du gör att påverka alla dessa. För att undvika att kolumnen anpassar sig efter en cell, till exempel en rubrik, centrerar du den celler över flera kolumner. Namnge kalkylblad För att lättare kunna hitta i en arbetsbok är det bra att namnge de kalkylblad du använder. Om du till exempel skapar en arbetsbok som innehåller information månad för månad så vill du döpa arbetsbladet som innehåller information om januari till just januari. När du öppnar Excel har du i regel 3 stycken kalkylblad till ditt förfogande. Dessa heter Blad 1, Blad 2 osv. För att byta namn på ett kalkylblad dubbelklickar du på det och skriver in ett namn. Bekräfta detta genom att trycka på entertangenten. Du har nu namngivit ett kalkylblad. I bilden nedan ser du hur flikarna i en arbetsbok kan se ut. Du kan också numer ge dina olika kalkylblad färg för att ännu bättre skilja dessa åt. Högerklicka på bladfliken och välj flikfärg. 7

8 Räkna i Excel Excel behärskar de fyra räknesätten och mycket mer. Om du vill beräkna ett värde - det kan vara något enkelt som att lägga ihop två och två, eller något mer avancerat, som att multiplicera data från fyra olika kalkylblad, för att därefter beräkna kvadratroten ur produkten och bedöma om resultatet är högre eller lägre än medelvärdet av de fyra cellerna till vänster, skriver man en formel. En formel i Excel börjar alltid med = När du ska skriva in en formel i Excel ska du alltid börja med tecknet lika med (=). Detta tecknet förklarar för Excel att programmet ska beräkna det som skrivs in i cellen. Det förklarar dessutom att Excel ska visa resultatet av formeln och inte själva formeln. När Excel räknar följer programmet alla matematiska regler, t ex multiplikation och division före addition och subtraktion. Uppställningen nedan visar detta. Om du skriver denna formel: =3*6+12/4-2 =(3*6)+12/(4-2) =3*(6+12)/4-2 =(3*6+12)/4-2 =3*6+(12/(4-2) =3*6+12/4-2 Får du detta resultat ,5 5, Som du ser måste du alltså hålla tungan rätt i mun när du skriver dina formler, men det hade du å andra sidan även behövt göra om du skulle använda dig av en miniräknare eller rent av penna och papper. Referenser till andra kalkylblad Det går utmärkt att referera till celler på andra kalkylblad eller i andra arbetsböcker. När man gör det är det mycket lättare att "peka och klicka" istället för att skriva referenser. Vill du referera till ett annat kalkylblad i samma arbetsbok klickar man först på fliken för bladet och sedan på rätt cell. I bilden nedan går en referens till det andra bladet i arbetsboken och till cell B3. Om du vill skapa referenser till en helt annan arbetsbok gör du ungefär på samma sätt. Du skriver in ett =-tecken i den cell där du vill skapa referensen. Därefter öppnar du arbetsboken och klickar i den cell du vill referera till. Avsluta med en Entertryckning. 8

9 Kopiera formler Om du en gång skrivit en formel eller infogat en funktion någonstans i din arbetsbok kan du enkelt kopiera denna till andra celler där samma uträkning skall göras. Grundregeln är att de cellreferenser om ingår i formeln ändras samma antal steg som formeln kopieras. I Cell C3 står formel =C1*C2. Formeln kopieras ett kolumn steg och cellreferenserna i fomeln ändras ett kolumnsteg och blir =D1*D2. I Cell C4 har referensen C1 låsts (Absolut referens) med tangenten F4 och referensen ändras inte vid en kopiering. Färdiga beräkningar (Funktioner) Ibland blir formlerna eller matematiken så komplicerad så det blir svårt att skriva formler. I dessa lägen kan vi använda de färdiga beräkningsmöjligheter excel tillhandahåller i funktionsbiblioteket. Alla funktioner har en liknande syntax. =FUNKTION(ARGUMENT1;ARGUMENT2;ARGUMENT3) Argumenten är olika och olika till antal beroende på vad funktionen skall göra. I funktionen SUMMA() räcker det med ett argument, cellområdet som skall summeras. =SUMMA(A1:B5). Enkla funktioner såsom summa och medel kan därför med fördel skrivas direkt i formelfältet. I en mer avancerad funktion som exempelvis RBETALNING måste man använda minst fyra argument för att beräkningen skall vara möjlig. När dessa funktioner skall användas är det enklare att infoga funktion från menyn vilket ger användaren möjlighet att ange nödvändiga argument i en dialogruta. 9

10 Datahantering i Excel Grundbegrepp I alla typer av databaser finns alltid en tabell där informationen i databasen fysiskt finns lagrad. Tabellen har samma enkla uppbyggnad som en tabell i ordbehandlingsprogrammet Word även i mycket avancerade och komplexa databassystem. FÄLT POST Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Data Data Data Data Data Data Data Data I Microsoft Excel finns redan rader och kolumner färdiga. Det är bara att använda första raden för Fältnamn och sedan fylla på med data så kommer programmet att förstå att det är en databas eller lista. Du bör inte ha mer än en lista i ett kalkylblad. Vissa funktioner för listor, till exempel filtrering, kan bara användas i en lista i taget. Sortera listor I Microsoft Excel finns det speciella sorteringsordningar som ordnar data efter värde och inte efter format. Vid stigande sortering används följande ordning. (Fallande sorteringsordning är omvänd i förhållande till stigande, med undantag för tomma celler som alltid placeras sist.) Tal: Tal sorteras med början på det minsta negativa talet och slutar med det högsta positiva talet. Alfanumerisk sortering När du sorterar alfanumerisk text, sorteras den från vänster till höger, tecken för tecken. Till exempel, om en cell innehåller texten A100, placeras den efter cellen med innehållet A1 och före cellen med innehållet A11. Text och text som innehåller siffror sorteras så här: (blanksteg)! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Å Ä Ö Apostrofer (') och bindestreck (-) ignoreras, med ett undantag: Om två textsträngar är identiska förutom ett bindestreck, sorteras texten med bindestrecket sist. Logiska värden: Det logiska värdet FALSKT sorteras före SANT. Felvärden: Alla felvärden är lika. 10

11 Tomma celler: Tomma celler placeras alltid sist. Sortera med verktygsfältet 1. Klicka i en cell i kolumnen som du vill sortera efter. 2. Klicka på Sortera stigande eller Sortera fallande Sortera med menykommando 1. Klicka på en cell i den lista du vill sortera. 2. Klicka på Sortera på Data-menyn. 3. Klicka på de kolumner du vill sortera i rutorna Sortera efter och Sedan efter. 4. Om du behöver sortera fler än tre kolumner sorterar du de minst viktiga kolumnerna först. Om listan till exempel innehåller information om anställda och du behöver ordna den efter avdelning, titel, efternamn och förnamn, sorterar du listan två gånger. Klicka först på Förnamn i rutan Sortera efter och sortera listan. Klicka sedan på Avdelning i rutan Sortera efter, klicka på Titel i första Sedan efter-rutan, klicka på Efternamn i den andra Sedan efter-rutan och sortera listan. 5. Markera eventuella andra sorteringsalternativ och klicka sedan på OK. Använda filter Filtrera listor med hjälp av Autofilter Du kan bara använda filter på en lista i taget i ett kalkylblad. 1. Klicka på en cell i listan du vill filtrera. 2. Peka på Filter på Data-menyn och klicka sedan på Autofilter på undermenyn. 3. Om du vill visa bara de rader som innehåller ett visst värde, klickar du på pilen i kolumnen som innehåller de data du vill visa. 4. Klicka på värdet. 5. Om du vill använda ytterligare ett villkor baserat på ett värde i en annan kolumn, upprepar du steg 3 och 4 i den andra kolumnen. 11

12 Om du vill filtrera listan efter två värden i samma kolumn, eller använda andra jämförelseoperatorer än Lika med, klickar du på pilen i kolumnen och sedan på Anpassa. Obs! När du använder ett filter på en kolumn, kan bara de värden som visas i den filtrerade listan användas som filter för andra kolumner. Du kan använda upp till två alternativ för en kolumn genom att använda AutoFilter. Formulär Att använda formulär i en Excellista gör att du får bättre överblick för respektive post. I formulärläget kan du lägga till eller ta bort poster samt ändra information och söka efter poster efter vissa givna villkor. Gör så här om du vill använda formulär. Klicka på en cell i den lista där du vill lägga till posten. Klicka på Formulär på Data-menyn. Klicka på Nytt för att lägga till en ny post. Skriv informationen för den nya posten. Om du vill flytta till nästa fält trycker du på TAB. Om du vill flytta till föregående fält trycker du på SKIFT+TAB. 12

13 När du har skrivit alla data trycker du på RETUR för att lägga till posten. När du har lagt till de poster du vill klickar du på Stäng för att lägga till den nya posten och stänga dataformuläret. Om du vill flytta genom posterna en i taget använder du rullningspilarna i dialogrutan. Om du vill flytta 10 poster i taget, klickar du på rullningslisten mellan pilarna. Om du vill flytta till nästa post i listan klickar du på Sök nästa. Om du vill flytta till föregående post i listan klickar du på Sök föregående. Om du vill ange sökvillkor, eller jämförelsevillkor, klickar du på Villkor. Skriv villkoret i dataformuläret. Om du vill söka efter poster som uppfyller villkoret klickar du på Sök nästa eller Sök föregående. Om du vill gå tillbaka till dataformuläret utan att söka efter poster baserat på villkoret du anger klickar du på Formulär. Om du vill ha mer information om typer av jämförelsevillkor klickar du på Delsummor Infoga delsummor i listor 1. Sortera listan efter de kolumner som du vill beräkna delsummor för. Om du till exempel har en lista med säljare, försäljningssiffror och antalet sålda enheter och du vill summera enheterna som sålts av varje säljare, sorterar du listan efter säljarkolumnen. 2. Klicka på en cell i listan. 3. Klicka på Delsummor på Data-menyn. 4. I rutan Vid varje förändring i klickar du på den kolumn som innehåller de grupper som du vill beräkna delsummor för. Den här kolumnen är alltså samma kolumn som du sorterade listan efter enligt steg 1 ovan. 5. I rutan Använd funktion klickar du på den funktion som du vill använda vid summeringen av data 6. Markera kryssrutorna för de kolumner som innehåller de värden som ska ligga till grund för delsummeberäkningen i rutan Lägg till delsumma för. Bredvid listan visas dispositionssymboler som låter oss dölja informationen eller delar av informationen. 13