Att komma igång. =E5 * B2 + C3 ger ett helt annat resultat än E5 * (B2 + C3), se bilden nedan.

Transkript

1 Att komma igång Vad är en formel? Man kan säga att det är en ekvation som hanterar data i ett kalkylblad. En formel kan utföra olika typer av beräkningar, till exempel addition och multiplikation. Men de kan även jämföra kalkylbladsvärden eller sammanfoga text. I formlerna kan du använda värden i celler från samma kalkylblad, celler från andra blad i samma arbetsbok eller till och med celler från blad i andra arbetsböcker. Formler beräknar värden i en bestämd ordning. Först i formeln kommer ett likhetstecken (=). Då "vet" Excel att det som skrivs in efter likhetstecknet är en formel. Om du inte anger ett likhetstecken kommer det du skriver in att tolkas som text och inga beräkningar utförs. En formel består av operander (enheter som ska beräknas) och operatorer (de kommandon som utför beräkningen). Excel beräknar formeln från vänster till höger, enligt en särskild ordning för varje operator i formeln. Du kan styra ordning genom att använda parenteser. =E5 * B2 + C3 ger ett helt annat resultat än E5 * (B2 + C3), se bilden nedan. Uppgift 1.1a Tag fram en tom arbetsbok och skapa nedanstående kalkyl i Blad 2 Uppgift 1.5a Ta fram en ny tom arbetsbok. Skriv in text och värden. För att skriva in decimaler måste du använda dig av kommatecken. Du får inte använda punkt som decimal. Spara under namnet Budget

2 Uppgift 1.5b Skriv in nedanstående lista, stäng och spara den under namnet Verktygsbolaget. Standardfelmeddelanden När man startar med Excel är det vanligt att man får en del felmeddelanden innan man lärt sig grunderna. Vi ska här förklara de mest vanligaste felmeddelanden som uppstår i början. ###### Det som skrivs i cellen får inte plats, eller när ett negativt datum eller en negativ tid används. - bredda kolumnen #Namn? Excel tolkar en del av formeln som ett namn och kan inte finna det bland de definierade namnen - kontrollera referenserna. Tänk också på att en text som du matar in med en formel måste var omsluten av "". Du kan också ha glömt bort kolon när du anger ett intervall i en formel, t ex =summa(a10b20) eller =summa(a1:a10).#värdefel! Du kanske refererar till en cell som innehåller alfatecken och inte siffror #Division/0! Inträffar när ett tal divideras med noll eller en tom cell. Klicka i den cell som visar felet. #Cirkelreferens! Om du i en cell skriver in en formel som refererar till den cell som du står i får den Cirkelreferens, d v s referensen kan inte referera till sig själva.

3 Förflytta sig i en arbetsbok och kalkylark [Ctrl] [Page Up] Öppnar föregående kalkylblad i en arbetsbok [Ctrl] [Page Down] [Page Up] [Page Down] [Ctrl] [Pil höger] [Ctrl] [Pil vänster] [Ctrl] [Pil upp] [Ctrl] [Pil ner] Öppnar nästa kalkylblad i en arbetsbok Markören flyttas en skärmbild upp Markören flyttas en skärmbild ner Markören flyttas längst till höger i kalkylbladet Markören flyttas längst till vänster i kalkylbladet Markören flyttas till första cellen i kalkylbladet Markören flyttas till sista cellen i kalkylbladet [Ctrl] [End] Markören flyttas längst ned till höger i bladet, till den cell där det finns eller har funnits något inskrivet [Ctrl] [Home] Pilarna Markören flyttas till början av bladet Markören flyttas en cell åt det håll pilen pekar

4 Enkla operationer Kortkommando: Fet stil Kursiv stil Understruken text [Ctrl] [F] [Ctrl] [K] [Ctrl] [U] Uppgift 2.2a Öppna arbetsboken Verktygsbolaget. Lägg in lämpliga kantlinjer. Ändra kolumnbredden vid behov. Stäng arbetsboken när du är klar. Kontrollera en formel Det är lätt att göra ändringar i kalkyler och i många fall anpassar sig formlerna efter de ändringar man gör. Det fungerar emellertid inte alltid precis som man har tänkt sig. Därför bör man kontrollera att alla formler fortfarande refererar till rätt cell sedan man flyttat, kopierat eller ändrat något i en lista. Detta gör du genom att dubbelklicka i cellen med formeln. Då visas med en färgmarkering de celler vars värden på något sätt ingår i formeln. I tidigare versioner av Excel så kunde man bara summera med knappen Autosumma (Summa). I denna version kan du klicka på listpilen som finns sidan om Autosumma och sedan välja mellan Summa, Medel, Antal, Max eller Min. Multiplikation För att multiplicera talen som står i cell C3 och C5 skriver du =C3*C5. Ska du multiplicera cellerna C3, C4 och C5 skriver du =C3*C4*C5. Har du två tal som ska multipliceras med varandra t ex 11 och 22 och som inte står i olika celler, skriver du =11*22. Har du en cell med ett värde som ska multipliceras med tal t ex 22 skriver du =cellens namn * talet. Subtraktion För minska talen som står i cellerna C5 och C4 skriver du =C5-C4. Har du två tal som ska subtraheras med varandra t ex 22 och 11 och som inte står i olika celler, skriver du =22-11 Har du en cell med ett värde som ska subtraheras med ett tal, skriver du =cellens namn - talet

5 Division För att dividera två tal med varandra använder du tecknet / T ex =C5/C4. Har du två tal som ska divideras med varandra t ex 22 och 11 skriver du =22/11 Har du en cell med ett värde som ska divideras med tal, skriver du =cellens namn / talet Tänk på alla formler där parenteser ingår, görs beräkningen inifrån den innersta parentesen och utåt. Uppgift 2.4b Öppna arbetsboken F-rapport Skriv in talet 200 i cellen B2. Dubbelklicka i cellen B6 och se vilka celler som ingår i formeln. Vi har här lagt till ett tal ovanför de andra cellerna, efter att vi har summerat de andra cellerna. Det nya talet kommer inte med i slutsumman. Uppgift 2.4c Öppna arbetsboken "Verktygsbolaget" och summera ner värdena på rad 13 för respektive kolumn. Använd dig av Autosumma-funktionen och se vad som händer Fyllnadshandtag När en cell är markerad visas ett fyllnadshandtag i cellens nedre högra hörn. Genom att dra i handtaget kopieras formeln till andra celler. Använd dig av fyllnadshandtaget för att kopiera formler., Fyllnadshandtag g Uppgift 2.5a Öppna arbetsboken Fyll. Summera cellerna B4 och B7 samt cellerna D4:D11 och F4:F11. Använd fyllnadshandtaget för att kopiera över formeln. Vad har hänt? Spara EJ dessa ändringar. Uppgift 2.6a Öppna en tom arbetsbok. Definiera två valfria namn i varsin cell. Använd dessa namn för en beräkning. Markera en eller flera celler För att kunna skriva in data i en cell måste du först markera cellen. Detta gör du genom att klicka i den aktuella cellen. För att markera flera celler håller du ner [Ctrl] och vänsterklickar i den/de celler som ska markeras. För att markera en hel rad, vänsterklicka du på radnumret och för att markera en hel kolumn klickar du på kolumnbokstaven.

6 För att markera ett cellområde markerar du första cellen, håller nere [Shift] och klickar på den sista cellen som ska vara markerad. Markera med tangenter Ska ett mindre cellområde markeras kan det vara lämpligt att använda tangenterna i stället för musen. [Shift] [Pil höger] Markerar cell för cell, gäller även de övriga piltangenterna. [Shift] [Ctrl] [pil höger] Markerar ett sammanhängande cellområden radvis. Pil nedåt markerar kolumnvis Uppgift 2.12a Komplettera kalkylen Sparklubben Kanarieöarna med en ny kolumn som ska heta "Per månad". Denna kolumn ska innehålla medelinsättningen per deltagare under de tre första kvartalen. Lägg också till en totalkolumn som ska innehålla den totala insättningen per person. Kolumnen ska heta Summa 99. När du är klar, stänger du arbetsboken. Uppgift 2.16a Öppna arbetsboken "Sparklubben Kanarieöarna". Infoga en ny rad mellan raderna fem och sex med nedanstående uppgifter samt räkna det insatta beloppet. Uppgift 2.16b 2.16h Öppna nedanstående arbetsböcker en i taget och lös problemen. Drycker, Formelövningar, Kopieringskostnader, Varuinköp, Ellens budget Resultaträkning och Café Vintersol. Uppgift 2.17a Öppna arbetsboken Provis. Sortera listan enligt följande ordning: 1. I säljare med stigande ordning 2. I Region med fallande ordning 3. I Säljare och Region med stigande ordning 4. I Region, Säljare och Månad med stigande ordning Uppgift 2.17b Öppna arbetsboken Månader och sortera den i rätt ordning.

7 Uppgift 2.19a Skriv in nedanstående text och se vad som händer. Innan du skriver i cellen A1, trycker du ned tangenten [Caps Lock] och börja med att trycka ner [Shift] när du skriver första bokstaven. För övriga rader trycker du på [Enter] för radbrytning.

8 Formatering Uppgift 3.1a Formatera om cellerna enlig ovan. Uppgift 3.1b Öppna arbetsboken "Budget för löner". Se till att kolumnerna "Nuv lön" och "Ny lön" får två decimaler på samtliga värden samt att de får tusentalsavgränsning. Uppgift 3.1c Om du behöver skapa en serie med tal, datum eller text, kan du göra detta enklast med fyllnads handtag. Skapa nedanstående lista. Uppgift 3.2a Skriv in nedanstående text i resp. cell Uppgift 3.4a Skapa en faktura en nedanstående modell:

9 Uppgift 3.5a Skapa nedanstående lista. Döp den till Förfallodatum. Räkna ut förfallodagen på respektive faktura.

10 Utskrift

11 Absoluta referenser Som du nu känner till är det formler som utför operationer som addition och multiplikation. Formler kan också kombinera värden och referera till andra celler, i samma kalkylblad, andra blad i samma arbetsbok eller celler som finns i andra arbetsböcker. Referensoperatorerna gör det möjligt att skapa referenser mellan celler, till celler och att kombinera flera referenser. Det finns två olika referensoperatorer i Excel, kolon och semikolon. Kolon När du använder kolon, innebär detta att du inkluderar all data i det område du refererar till. I funktionen =SUMMA(A1:G20) inkluderas samtliga värden i området mellan A1 och G20. Genom att använda kolon istället för plustecknet i summa-funktionen kan du således summera både på läng den och tvären utan att behöva skriva in varje enskild cell som ska summeras. Kolon är därför mycket användbart när du arbetar med funktioner i större dokument. Semikolon ; Semikolon används för att ta fram ett värde av två utvalda referensområden. Du kan alltså särskilja två referenser med hjälp av ett semikolon. Inget annat än de referenser du namngett kommer att visas i din formel =SUMMA(A1:G20;J1:K20) Vad du nu talat om är att du vill ha värdet i de två namngivna områdena och inte något däremellan. På detta sätt kan du välja ut information från de referenser du är intresserad av. Förstå och använda relativ- och absolut referens Använd absoluta referenser när du vill referera till celler som inte ska ändras när formeln kopieras. Referenser är som standard relativa och därför måste du skriva dollartecken, på det sätt som visas i nummer 2 i exemplet, när du vill använda en absolut referens. Anta att du får kuponger som beviljar dig till 7 % rabatt på hyrvideor, biobiljetter och CD-skivor. Om du vill ta reda på hur mycket du sparar under en månad om du utnyttjar den här rabatten använder du en formel som multiplicerar utgifterna under februari med 7 %. Skriv rabattsatsen 0,07 i den tomma cellen D9 och sedan en formel i cell D4, som börjar med =C4*. Skriv därefter ett dollartecken ($) och D för att ange en absolut referens till kolumn D, och $9 för att ange en absolut referens till rad 9. Den här formeln multiplicerar värdet i cell C4 med värdet i cell D9. Kopiera sedan formeln från cell D4 till D5 med hjälp av fyllningshandtaget. När formeln kopieras, ändras den relativa referensen från C4 till C5, medan den absoluta referensen till rabattsatsen i cell D9 inte ändras utan förblir $D$9 på alla rader som den kopieras till.

12 En relativ cellreferens ändras från rad till rad. En absolut cellreferens refererar alltid till D9. Cell D9 innehåller värdet för en 7-procentig rabatt. Formler som vid kopiering låter sig förändras på detta sätt, kallas för "relativa referenser" Uppgift 6.1a Öppna arbetsboken Tryckning. Räkna ut fördelningen i procent för kolumnerna C och E. Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera formeln. Uppgift 6.1b Öppna arbetsboken Sportdax. Räkna ut fördelningen av den totala intäkten (F9) i procent per produkt, per kvartal och totalsummor. Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera formeln. Uppgift 6.1c Öppna arbetsboken Kalkyl för lån. Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera ner formlerna. Ränta betalas kontant per den siste dec. Amortering sker med 10 % på startbeloppet vid varje årsskifte Exp. avgiften betalas kontant en gång per år. Hur mycket har lånet "kostat" när det är slutbetalt?

13 Uppgift 6.1d Öppna arbetsboken Extra övn Absoluta_reg.xls Gör bl.a uppgift 5

14 Diagram Uppgift 6.1a Gör ett 3D cirkeldiagram på ett eget diagramblad som illustrerar ett företags försäljning per kvartal. Infoga även procentuella andelen samt vilket kvartal som avses för respektive ruta. Stäng och spara övningen som Försäljning 2013b. Uppgift 6.1b Gör ett 3D cirkeldiagram på ett eget diagramblad som illustrerar ett företags försäljning per år för respektive produkt. Infoga även procentuella andelen som avses för respektive ruta. Stäng och spara övningen. Uppgift 6.1c Öppna arbetsboken Intäkter för stora bolaget. Skapa ett stapeldiagram som visar Total försäljning per månad Skapa ett stapeldiagram som visar Försäljning per månad och region Skapa ett stapeldiagram som visar Total försäljning per region Skapa ett cirkeldiagram i 3D som visar Total försäljning per region. Visa etiketter och procent. Drag ut tårtbiten "Ost" en cm och tona den. Uppgift 6.1d Öppna arbetsboken Lägesenkät. Skapa fyra olika diagram i samma blad. Stäng och spara arbetsboken. Uppgift 6.1e Öppna arbetsboken Extra Diagramövningar Skapa ett Tidsdiagram, Saknad data, Bubbel och två Gantt diagram

15 Register Avancerat filter Regler för att sätta villkoren Om villkoren står på samma rad måste samtliga villkor uppfyllas. Om villkoren står på olika rader måste ett av villkoren uppfyllas. Regler för textvillkoren: A A*n visas Andersson A???e = =A???e tecken kommer samtliga poster som börjar med A att visas kommer samtliga poster som börjar på A och som innehåller bokstaven n att kommer samtliga Andersson att visas visas samtliga poster som börjar med A, och där den femte bokstaven är ett e visas samtliga poster som börjar med A, och slutar med n och består av fem <E visas samtliga poster som börjar med A och slutar med D >S visas samtliga poster som börjar med T till och med Ö Uppgift 7.1a Gör två fristående urval: Filtrera listan så att endast de med 41 poäng visas i Prov-1. Sortera listan så att det högsta provvärdet i prov3 kommer överst Uppgift 7.3a Öppna arbetsboken "Betyg". Sök upp de elever som har radnummer 3 och större och vars efternamn sluta på "son" samt de som har mer än 45 poäng i totalkolumnen. Uppgift 7.3b Öppna arbetsboken "Lönestatistik". Den innehåller ett företags anställda och det är dags för löneförhöjning. Som kriterier för löneförhöjningen gäller att följande personer ska ha högre lön: 1. Alla anställda som anställdes före Alla män som tjänar under och anställts före Alla kvinnor som tjänar under och anställts före Samtliga förutsättningar gäller endast för Malmö

16 Samtliga personer som uppfyller dessa tre kriterier ska alltså ha löneförhöjning. Ta fram en rapport till personalavdelningen. Uppgift 7.3c Öppna arbetsboken Lönsestatistik och ta fram samtliga löner som är större än medelvärdet i listan. Delsummor Formelns uppbyggnad: DELSUMMA(funktionsnummer; ref1:ref2; ) där funktionsnummer står för: 1. MEDEL 2. ANTAL 3. ANTALV 4. MAX 5. MIN 6. PRODUKT 7. STDAV 8. STDAVP 9. SUMMA 10. VARIANS 11. VARINASP Uppgift 7.5a Vi ska börja med att öppna arbetsboken "Delsumma". Sortera listan i Orts-ordning. Du ska nu göra en delsummering för januari. Du kan antingen göra summeringen med hjälp av funktionsguiden eller skriva in formeln direkt. =DELSUMMA(9;C4:C13). Därefter gör du en Autosummering {AutoSum} för februari. Lägg märke till de summer som du får fram på respektive månad. Låt värdena stå kvar. Uppgift 7.5b Selektera nu bort samtliga kontor utom Malmö. Vad händer med summeringarna? Uppgift 7.5c Ta fram ursprungsboken Delsumma, ställ markören någonstans i kalkylen För att få en delsummering per Ort, måste du nu tala om detta för systemet. Detta gör du genom att i rutan Vid varje förändring i och där letar upp rubriken Ort. Under Använd funktion: anger du den funktion som du vill använda. I denna uppgift ska vi summera varje ort, därför använder vi oss av Summa.

17 Uppgift 7.5d Delsummera nu så att du kan se medelvärdet per månad och region Databasfunktioner När du arbetar med olika kalkyler så händer det att man ibland vill ta fram vissa statistikuppgifter. Då finns det under kategorin Databas bl a följande att tillgå: DMEDEL ( ) DANTAL ( ) DMAX ( ) DMIN ( ) Formelns uppbyggnad: DXXXX(databas; fält; villkorsområde) Databas Fält Är det område som samtliga uppgifter finns att tillgå inkl. rubriker Är det fält som ska ligga till underlag till statistikuppgiften. Dessa numreras från vänster till höger med 1, 2, 3 o s v. Det går också bra att använda rubriken. I vårt fall "underlag". Villkorsområde Är ett område som består av två rader. Första raden innehåller rubriken och andra raden innehåller sökvillkoret.

18 Funktioner