Excel Formler... 4 Parenteser i formler... 4 Funktioner... 4 Format... 5 Procenträkning... 6 Procentuell andel... 6 Procentuell förändring

Transkript

1 Jan Johansson

2 Excel Formler... 4 Parenteser i formler... 4 Funktioner... 4 Format... 5 Procenträkning... 6 Procentuell andel... 6 Procentuell förändring (ökning/minskning)... 7 Påläggsprocent och marginalprocent... 7 Övningar i Excel... 9 Övning 1 - Grunderna... 9 Övning 2 Enkla formler... 9 Övning 3 - Formler Övning 4 Formler Övning 5 Formler och funktioner Övning 5b Skapa serier Variant 1 Kopiera och klistra in (Ctrl + C och Ctrl + V) Variant 2 Använda Fyll-handtaget Övning med serier Övning 6 Procenträkning Övning 6a Formler och format Övning 7b Formler och absolut referens Övning 8 Absolut referens Ränta på ränta Övning 9 - Format Övning 10 - Format Övning 11 Formler och anpassat talformat Övning 12 Skapa eget talformat Övning 13 Flera kalkylark i samma fil Funktioner Exempel: Tid och datum-funktioner Exempel: Övning 14 Tid- och datumfunktioner Skapa följande kalkyl: Övning 15 OM-funktionen Övning 16 OM-funktionen Summa Övning 17 Villkorsstyrt format och statistikfunktioner Villkorsstyrd formatering Övning 18 - Diagram Excel databas Filter Övning 19 Skapa databas Övning 20 Filter, anpassat filter Pivottabeller Övning 21 Pivottabell... 39

3 Excel Namnlist visar namnet på programmet och aktuell fil (arbetsbok) 2. Menyflikar innehåller knappar med kommandon 3. Namnruta visar vilken cell som är markerad, visar också namn om cellen namngivits 4. Formelfält visar cellens innehåll; tal, text eller formel/funktion 5. Kolumnrubriker rubriker på kolumner A, B, C etc. Excel 2007 upp till kolumner 6. Radrubriker rubriker för raderna, 1, 2, 3 etc. I Excel 2007 upp till rader 7. Celler varje ruta kallas cell. Cellerna har alltid en referens; B3, G12, etc. En cell kan innehålla tecken 8. Bladflikar delar in arbetsboken i blad. Varje arbetsbok kan innehålla upp till blad. Bladen kan ges olika färg 9. Statusfält visar olika information bl.a. beroende på vad som är mar- kerat 10. Rullningslister bläddra uppåt/neråt, vänster/höger 11. Åtgärdsknappar minimera, maximera/återställ, stäng 12. Snabbåtkomst anpassningsbart verktygsfält med snabbval Jan Johansson (39)

4 Formler Formler i Excel inleds alltid med ett likamed-tecken (=). I formler används +, -, *, eller / i olika kombinationer beroende på vad du vill beräkna. I normalfallet anges referenser i en formel, inte värden, så vida det inte är konstanter som aldrig ändras, t.ex. Pi (3,1416) eller andra fasta värden. En referens i Excel består av kolumnbeteckningen, en bokstav, och radnummer, en siffra. Ex. G23 Exempel på formler i Excel: =G23 * A3 =A12 + B32 + C24 D10 =A10 + B10 * C10 =(A10 + B10) * C10 Parenteser i formler Formeln =A10 + B10 * C10 och formeln =(A10 + B10) * C10 ger olika resultat. Varför? Vid beräkning av en formel i Excel eller med hjälp av en miniräknare räknas multiplikation och division alltid först och därefter addition och subtraktion. I det första fallet beräknas först B10 * C10 och därefter läggs A10 till, i det andra fallet där parenteser omger, (A10 + B10) beräknas innehållet i parenteserna först och därefter multipliceras detta med C10. Funktioner Formler som används ofta, t.ex. olika statistiska och finansiella beräkningar, finns sparade som en Funktion. Funktioner är alltså ett annat, enklare sätt att skriva en formel. En vanlig beräkning som gör är att summera en eller flera celler, t.ex. =A2 + A3 + A4 + A5 + A6 + A7 kan förenklas genom att använda funktionen SUMMA Ex. =SUMMA(A2:A7) Funktioner kan infogas via fliken Start eller fliken Formler. Tänk på att summa-funktionen bara skall användas i stället för +, alltså bara när du skall lägga ihop innehållet i ett antal celler, aldrig annars! Jan Johansson (39)

5 Format Resultat av en beräkning, en formel eller en funktion, samt värden i cellerna kan formateras på olika sätt för att underlätta vid läsningen av en kalkyl. Du väljer olika format på fliken Start och området Format Excel på format är Valuta, Procent, Redovisning etc. Formaten är ENDAST ett sätt att visa talen på olika sätt Om du skall skapa en formel för att räkna med procent så är det INTE formatet procent som avses, du kan givetvis formatera resultat med procentformat om värdet skall visas i detta format Jan Johansson (39)

6 Procenträkning Det är viktigt att kunna göra olika typer av procentuella beräkningar och nedan följer en beskrivning av olika begrepp och beräkningsmetoder samt några övningar i Excel. Procentuell andel A B C D 1 Procentuell andel 2 Försäljning Decimalformat Procentformat 3 Sovrumsmöbler kr 0, ,1% 4 Matsalsmöbler kr 0, ,1% 5 Vardagsrumsmöbler kr 0, ,1% 6 Hallmöbler kr 0, ,4% 7 Utemöbler - kr 0 0,0% 8 Kontorsmöbler kr 0, ,3% 9 Övrigt kr 0, ,8% 10 Övriga intäkter kr 0, ,2% Summa försäljning kr 1 100,0% I denna beräkning vill räkna ut hur mycket de olika möblernas försäljning är av summan försäljning. I cell C3 skriver jag formeln: =B3/B12, dessutom lägger jag till dollartecken, $, före B och 12 i B12, formeln ser då ut så här: =B3/$B$12. Detta för att sedan kunna kopiera formeln hela vägen ner till C12 med hjälp av det så kallade Fyllhandtaget, ett litet svart plustecken som visas när du har markören övre nedre högra delen i cellen.. Genom att lägga in dollartecken låser jag referensen till cellen B12. Formler med ett dollartecken i en eller flera av referenser brukar kallas absolut adressering, utan dollartecken kallas de relativ adressering. I kolumn C har jag ännu inte formaterat innehållet med procentformatet, utan det visas i decimal form. I kolumn D har jag valt procentformat med en decimals noggrannhet. I kolumn B har jag formatet redovisning, talen visas med tusentalsuppdelning och kr. Nollvärden visas som: - kr Jan Johansson (39)

7 Procentuell förändring (ökning/minskning) A B C D E 1 Ökning/Minskning 2 Försäljning Utfall 2004 Utfall 2005 Kr Procent 3 Sovrumsmöbler kr kr kr 27% 4 Matsalsmöbler kr kr kr 74% 5 Vardagsrumsmöbler kr kr kr 42% 6 Hallmöbler kr kr kr -58% 7 Utemöbler - kr kr kr #Division/0! 8 Kontorsmöbler kr kr kr 18% 9 Övrigt kr kr kr -28% 10 Övriga intäkter kr kr kr 280% Summa försäljning kr kr kr 56% I denna kalkyl vill jag veta hur mycket försäljningen har ökat eller minskat jämfört med förgående år. Ökningen/minskningen skall visas både som kronor och i procent. Fråga 1 Vilka formler skall jag lägga in och varför visas texten #Division/0! och hur kan jag undvika detta? Påläggsprocent och marginalprocent A B 1 Försäljningspris kr 2 Ingående varukostnad 700 kr 3 Pålägg/marginal/bruttovinst 400 kr Påläggsprocent 57,1% 7 Marginalprocent 36,4% Fråga 2 Hur ser formeln ut i B3 och B6 samt i B7? Svar på frågorna finns på sidan 6 i detta häfte. Jan Johansson (39)

8 Svar på Fråga 1 I cellen D3 lägger jag in en enkel subtraktion: =C3 B3 I cellen E3 lägger jag in formeln =D3/B3 och ställer in procentformat och kopiera formleran i båda cellerna (D3 respektive E3) nedåt. Behöver jag lägga in ett dollartecken här? I så fall varför skall jag göra detta eller varför skall jag inte göra detta? Felmeddelandet #Division/0! Visas eftersom jag försöker dividera med ett nollvärde, cell B7. Felet kan undvikas genom att använda funktionen OM, som är en test-funktion. Med denna OM-funktion kan jag först undersöka om cellens värde är större än 0 och i så fall göra beräkningen. Är värdet noll görs ingen beräkning, endast en tom cell visas. Den modifierade formeln skulle då se ut på detta sätt: =OM(B31>0;D31/B31;"") Svar på Fråga 2 Pålägg/marginal/bruttovinst I cell B3 ligger följande formel: =B1 B2 Påläggsprocent I cell B6 ligger formeln =B3/B2 Marginalprocent I cell B7 ligger formeln =B3/B1 Jan Johansson (39)

9 Övningar i Excel Övning 1 - Grunderna 1. Öppna en ny tom arbetsbok 2. Skriv in uppgifterna i cellerna enligt nedanstående exempel. 3. Lägg in formlerna i cellerna B6 till E6, kom ihåg att alla formler skall börja med ett lika-med-tecken (=). Innehållet i cellerna B2 till B5 skall summeras, gör likadant med C, D och E kolumnerna. Tänk på att du kan kopiera och klistra in formlerna, du kan även använda dig av fyll. 4. Spara din kalkyl med namnet Kalkyl1 A B C D E Summa: [FORMEL] [FORMEL] [FORMEL] [FORMEL] 7 Övning 2 Enkla formler 1. Öppna en ny arbetsbok 2. Skriv in uppgifterna i cellerna enligt nedanstående exempel. 3. Lägg in formlerna i cellerna D2 till D5, kom ihåg att alla formler skall börja med ett lika-med-tecken (=). Tänk på att du kan kopiera och klistra in formlerna, du kan även använda dig av fyll. 4. I cell D6 skall du lägga in en formel för att räkna ut totalsumman av cellerna D2 till D5 5. Spara din kalkyl med namnet Kalkyl2 A B C D E 1 Antal Pris Totalt 2 1 5,50 [FORMEL] 3 4 7,50 [FORMEL] ,00 [FORMEL] ,50 [FORMEL] 6 Total summa: [FORMEL] Jan Johansson (39)

10 Övning 3 - Formler 1. Öppna en ny arbetsbok 2. Skriv in uppgifterna i cellerna enligt nedanstående exempel. 3. Lägg in formlerna i cellerna C5 till C9 samt E5 till E9, kom ihåg att alla formler skall börja med ett lika-med-tecken (=). Tänk på att du kan kopiera och klistra in formlerna, du kan även använda dig av fyll. 4. Ändra formatet i cellerna med tal till att visa kronor utan decimaler 5. Spara med namnet Kalkyl3 A B C D E Om man köper Per vecka Per år Kostnad Kostnad/år 4 5 Glasspinne 3 [FORMEL] 12 kr [FORMEL] 6 Chipspåse 2 [FORMEL] 15 kr [FORMEL] 7 Chokladkaka 3 [FORMEL] 15 kr [FORMEL] 8 Kanelbulle 10 [FORMEL] 6 kr [FORMEL] 9 Läsk/öl 5 [FORMEL] 5 kr [FORMEL] Summa: [FORMEL] [FORMEL] [FORMEL] Övning 4 Formler 1. Skapa nedanstående kalkyl. Observera att alla personerna ska betala lika mycket oavsett vilken maträtt man väljer. Skaldjursfest på Björkö Uppgift: Vad blir kostnaden per person? A B C D 1 Meny Antal personer Pris/st Kostnad 2 Kräftor kr (Formel) 3 Krabba kr (Formel) 4 Räkor kr (Formel) 5 Totalt antal perso- (Summera) ner 6 Total matkostnad (Summera) 7 Övrigt: 8 Lokalhyra kr 9 Orkester kr 10 Total övrig kostnad (Summera) 11 Total kostnad (Formel) 12 Pris per person (Formel) Jan Johansson (39)

11 Övning 5 Formler och funktioner 1. Skapa nedanstående kalkyl 2. Starttiderna lägger du in så här: Skriv 15:00:00 i C5 och 15:01:00 i cell C6 Markera cell C5 och C6 I nedre högra hörnet i cell C6 finns en liten svart fyrkant, ta tag i den och dra ner till rad Tid i mål måste du skriva 4. Lägg in formel som beräknar Använd tid i cell E5 till E16 5. I cellerna G14:H16 lägger du in texterna samt funktioner för att räkna ut sämsta tid etc. 6. I cell A5 till A16 skall det ligga en funktion som skriver texten Vinnare! för den deltagare som hade lägsta tiden. Tips! Du skall använda funktionen OM A B C D E F G H 1 Joggingrundan RUSET Deltagare Starttid Tid i mål Använd tid 5 Göran 15:00:00 16:02:45 01:02:45 6 Mats 15:01:00 15:58:10 00:57:10 7 Britt 15:02:00 15:55:40 00:53:40 8 Kajsa 15:03:00 16:05:20 01:02:20 9 Eva 15:04:00 16:00:50 00:56:50 10 Sune 15:05:00 15:59:10 00:54:10 11 Kristina 15:06:00 16:02:40 00:56:40 12 Vinnare! Christel 15:07:00 15:57:10 00:50:10 13 Karl 15:08:00 16:10:20 01:02:20 14 Håkan 15:09:00 16:02:30 00:53:30 Bästa tid: 00:50:10 15 Ann 15:10:00 16:01:20 00:51:20 Sämsta tid 01:02:45 16 Sören 15:11:00 16:10:30 00:59:30 Medeltid 00:56:42 17 Jan Johansson (39)

12 Övning 5b Skapa serier I Excel kan du enkelt skapa en serie med tal, datum eller olika kombinationer av detta. En serie kan också bestå av en beräkning, formel eller funktion som kopieras till flera celler. Du kan i Excel använda två olika sätt för att kopiera, tal, formler eller text. Beroende på vad cellen innehåller och vilken teknik du använder får du olika resultat. Variant 1 Kopiera och klistra in (Ctrl + C och Ctrl + V) Ett tal Original Kopia Två markerade tal i angränsande celler Original Kopia En text Original Kopia Ett datum Original Kopia En kombination av text och tal Original Kopia Som du ser, så blir alltid kopian identisk med originalet när du kopierar och klistrar in oavsett om det är en text, tal eller ett datum. Jan Johansson (39)

13 Variant 2 Använda Fyll-handtaget Fyllhandtaget Med hjälp av det s.k. Fyllhandtaget kan du också kopiera, men resultat blir lite annorlunda beroende på vad cellen innehåller. Ett tal Original Kopia Två markerade tal i angränsande celler Original Kopia En text Original Kopia Ett datum Original Kopia En kombination av text och tal Original Kopia Excel skapar en serie när du använder Fyllhandtaget och beroende på vad cellerna innehåller får du olika resultat. När det bara är ett tal eller en text blir det en kopia, om det är ett datum, flera markerade tal eller en kombination av text och tal, skapas en serie. Jan Johansson (39)

14 Övning med serier Skapa följande serier: När du kopierar eller använder Fyll-handtaget så visas en s.k. Smart etikett intill cellerna. Genom att klicka på etiketten visas en lista med olika alternativ, beroende på vad du gjort. Använder du Fyllhandtaget visas nedanstående list med olika val. Ibland visas en smart etikett med ett utropstecken: Du får denna etikett för att varna för att något kan vara fel i formeln, men det behöver inte alltid betyda att det är fel, men kontrollera alltid formeln. Jan Johansson (39)

15 Övning 6 Procenträkning Övning 6a 1. Skriv in den översta kalkylen enligt förlagan på nästa sida. Gör så här för att få ett procenttal i cell C8: 2. Skriv först in formeln enligt förlagan och tryck på Enter. Markera sedan cellen och klicka på knappen Procentformat på verktygsfältet Formatering. 3. Familjens disponibla årsinkomst på kr motsvarar i 1998 års penningvärde ca kr. Övning 6b 1. Gör en liknande tabell över dina årliga utgifter. (Enligt konsumentverket gör en genomsnittskonsument av med kr på mat och ca kr på kläder och skor.) Övning 6a Formler och format 1 A B C En familjs utgifter år Familjen består av föräldrar och tre barn, 3 13, 12 och 10 år gamla. Fadern är murare 4 och modern är hemmafru. 5 Deras disponibla årsinkomst är kr 6 7 Utgiftspost Utgift Procent av totala utgifterna 8 Livsmedel 764 kr =B8/$B$13 9 Hyra 143 kr (Fyll nedåt) 10 Kläder och skor 111 kr (fyll nedåt) 11 Sjukvård 15 kr (Fyll nedåt) 12 Övriga utgifter 113 kr (Fyll nedåt) 13 Summa utgifter (Formel) I Cell C8 skall du skriva =B8/$B$13 och sedan kopiera formeln till cellerna C9 t.o.m. C12. Dollartecknet får du enklast in genom att när du skrivet =B8/B13, trycker du på funktionstangenten F4 Jan Johansson (39)

16 Övning 7 Absolut cellreferens Det finns två typer av cellreferenser i Excel, relativa och absoluta. En relativ cellreferens skrivs: B2 medan en absolut skrivs. $B$2. Skillnaden mellan en absolut och en relativ cellreferens märks då du kopierar formler genom att använda Fyll. Om du inte vill att en cellreferens ska ändras när du använder Fyll måste du använda dig av en absolut referens. Absolut cellreferens $, används egentligen bara för att det skall vara enklare att lägga in en beräkning där du refererar till en viss cell hela tiden i en beräkning. I övning 6a använd dollartecknet för att låsa beräkningen till cell B13, men du kan givetvis lägga in rätt formel manuellt i varje cell; =B8/B13, B9/B13, B10/B13 etc., men om du har många rader där du skall lägga in formeln tar det mycket längre tid att göra så och du riskerar också att i någon rad lägga in fel referens. Kalkylen på förlagan räknar om ett recept till det antal personer som står angivet i cell B2. I cell C6 multipliceras åtgången av köttbullar för en portion (0,1 kg) med antal personer (I detta fall 10). På samma sätt utförs beräkningarna för de övriga ingredienserna. Om du skriver in formeln: =B6*B2 i cell C6 och sedan fyller nedåt ändras cellreferensen B2 relativt till B3, B4, B5 och B6 i cellerna C7, C7, C8 och C10. Men om du istället skriver: =B6*$B$2 i cellen C6 så är $B$2 en absolut cellreferens och ändras därför inte utan förblir i det här fallet 10 medan B6 är relativ och ändras beroende på ingrediens. Du kan skriva den absoluta cellreferensen på vanligt sätt. $-tecknet får du genom att trycka på Alt Gr- tangenten och siffran 4 samtidigt. Men du kan också göra så här: 1. Skriv in den första kolumnen enligt nedanstående exempel. 2. Markera cell C6 och skriv: =B6*B2 3. Markera B2 i cellen eller i Formelfältet och tryck på funktionstangenten F4 (på övre raden på tangentbordet): 4. Skriv in resten av kalkylen. 5. Uppgift: Hur mycket nötkött går det åt till 6 personer? 6. Spara kalkylen i din egen mapp och stäng kalkylen. A B C D 1 Mor Annas köttbullar 2 Antal personer: Antal portioner 5 Ingredienser 1 =B2 Enhet 6 Nötkött 0,1 =B6*$B$2 Kg 7 Skorpmjöl 15 (fyll nedåt) g 8 Potatis 15 (fyll nedåt) g 9 Lök 10 (fyll nedåt) g 10 Smör 5 (fyll nedåt) g Jan Johansson (39)

17 Övning 7b Formler och absolut referens A B C D E 1 Pengar på banken 2 3 Startkapital: kr 4 Räntesats: 4 % 5 Skattesats: 30% 6 7 År Kapital vid Ränta Skatt Ränta 8 årets början före skatt efter skatt 9 1 =C3 =$C$4*B9 =$C$5*C9 =C9- D =B9+E9 (Fyll nedåt) (Fyll nedåt) (Fyll nedåt) 11 (Skapa serie) (Fyll nedåt) (Fyll nedåt) (Fyll nedåt) (Fyll nedåt) 12 osv. Övning 8 Absolut referens Ränta på ränta 1. Öppna en ny arbetsbok. 2. Lägg in nedanstående kalkyl, använd fyll för att kopiera formeln nedåt. 3. När du har gjort klart kalkylen, ändra kapitalet till och räntan till 4,5% 4. Spara din kalkyl A 1 Ränta på ränta 2 3 Insättning Räntesats 8% 5 År 6 0 =B3 7 1 =B6+B6*$B$4 8 2 Kopiera eller fyll nedåt B Jan Johansson (39)

18 Övning 9 - Format 1. Skapa en kalkyl enligt nedanstående exempel (Du skall inte skriva kr utan välj formatet Redovisning) 2. Lägg in summeringar på lämpliga ställen 3. Spara och skriv ut Utgifter första halvåret Januari Februari Mars April Maj Juni Kontorsmtrl kr kr kr kr kr kr Råvara kr kr kr kr kr kr Maskiner kr kr Personal kr kr kr Marknadsföring kr kr kr kr kr kr Administration kr kr kr kr kr kr Räntor kr kr Amortering kr kr Summa kr kr kr kr kr kr Totalsumma kr Övning 10 - Format A B C 1 Bilkalkyl, kostnad per månad 2 3 Bilmodell Volvo S70 GLT 4 Årsmodell Inköpspris Värdeminskning Försäkring Rep./Däck/Service Underhåll/Tillbehör Antal körda mil Bensinåtgång 0,94 12 Bensinpris 10,45 13 Bensinkostnad (Formel) Kostnad/månad: (formel) Jan Johansson (39)

19 Övning 11 Formler och anpassat talformat 1. Du ska nu jämföra innehållet i olika förpackningar tomatketchup och räkna ut ett jämförpris. 2. Öppna en ny arbetsbok, skriv och formatera informationen som i bilden nedan. 3. I cellerna D4:D11 skriver du en formel för att räkna ut jämförpriset. A B C D 1 Jämförpris tomatketchup 2 3 Vikt Pris Jämförpris 4 Del Monte 0,750 kg 16,30 kr (Formel) 5 Felix 0,340 kg 11,90 kr (Formel) 6 Felix 0,500 kg 16,80 kr (Formel) 7 Felix 0,900 kg 21,30 kr (Formel) 8 Heinz 0,300 kg 10,80 kr (Formel) 9 Heinz 0,500 kg 17,30 kr (Formel) 10 Heinz 1,000 kg 24,30 kr (Formel) 11 Mill s 1,000 kg 21,90 kr (Formel) 12 Om du skriver 0,750 kg i cell B4 så kommer du att få ett felmeddelande när du skriver formeln i D4. I Excel finns från början några olika format inbyggda, t.ex. procent, kr men inte formatet kg. Du måste skapa det formatet själv. På nästa sida finns en beskrivning på detta. Jan Johansson (39)

20 Övning 12 Skapa eget talformat Talformatet anger hur det numeriska innehållet i en cell ska presenteras, t ex valutor, telefonnummer, internationella symboler mm. Aven om Excel till- handahåller de mest frekventa talformaten så finns det säkert tillfällen när du har behov av ett format som Excel saknar. I Excel kan du lätt skapa egna tal- format. När du har skapat ett eget talformat så sparas det och är tillgängligt för alla kalkylblad varje gång du öppnar arbetsboken. Tabellen på nästa sida visar exempel på Anpassade talformat i Excel. Vi visar hur fyra olika tal kommer att presenteras om du använder dig av olika talformat. Om ett nummertecken (#) visas i en viss position så innebär det att en inledande nolla undertrycks. Siffran noll betyder att en siffra visas på den platsen. Fördefinierade Talformat i Kategorin Anpassat Du skriver: 4230,79 4,79-4,79 0, , ,79 4,79-4,79 0,08 # ## # ##0, ,79 4,79-4,79 0,08 Exempel Skapa Valutaformatet FRF (Franska Franc) 4. Klicka på dialogruteknappen i området Tal 5. Välj i dialogrutan fliken Tal 6. Välj Kategorin Anpassat 7. I rutan Typ: väljer du ett fördefinierat talformat. Markera formatet # ##0 (Formatet är med tusentalsavgränsare och alla nollor döljs utom den sista.). 8. I den övre rutan klickar du efter 0 och skriver: " <Mellanslag> FRF" Den färdiga koden ser ut så här: # ##0" FRF". Klicka på OK. Nu är formatet sparat i kategorin Anpassat i den aktiva arbetsboken. Tecknen # ## används för att kunna skap ett talformat som är tusentalsuppdelat, t.ex Du kunde också ha valt typen 0 eller 0,00 och skrivit 0 FRF, men då hade talet visats som OBS Det sparas bara i den aktiva arbetsboken! Jan Johansson (39)

21 Övning 13 Flera kalkylark i samma fil Körjournal Datum Till ort Km (t.o.r) 1 Stockholm Uppsala Borås Malmö Uppsala Vårgårda Umeå Sundsvall Umeå Borås Skapa en kalkyl enligt ovanstående kalkylark 2. Namnge kalkylarket (bladfliken) Januari och lägg till två kalkylark till (flikar) med namnen Februari och Mars. 3. Kopiera Januariflikens innehåll till Februari och Mars 4. Lägg till ett nytt kalkylark (bladflik) 5. Ändra detta arks namn till Kvartal Kalkylarket Kvartal 1 skall innehålla en summering av Januari, Februari och Mars 7. Lägg till kilometerersättning för körda km och beräkna total kilometerersättning för kvartal när ersättning är 1.30 per km i några celler. 8. Lägg också till kostnader för bensin (8 kr/lit) samt service etc. 2 kr per mil 9. Om du vill kan du dessutom lägga till skatt och försäkringskostnader enligt eget tycke. Jan Johansson (39)

22 Funktioner I Excel finns det flera hundra olika funktioner, de flesta finns det ingen anledning att lära sig. Då du eventuellt behöver någon av dessa kan du använda Excels hjälpfunktion för att lära dig hur de fungerar. De funktioner som man oftast använder är olika statistik-funktioner, t.ex. MAX(), MIN() och MEDEL(). Om du arbetar med ekonomi kan du också behöva använda olika finans-funktioner, t.ex. AMORTERING(), BETALNING(), RÄNTA() Den vanligaste funktionen är dock SUMMA(). Summa-funktionen adderar flera celler med varandra, =SUMMA(A2:A6), du hade också kunnat skriva detta som =A2+A3+A4+A5+A6, men det är enklare att använda Summa-funktionen. Du lägger lättast in summa-funktionen genom att tryck på Autosumma-knappen. Funktioner för att beräkna tid och datum används också relativt ofta, exempel på dessa är funktionen NU() som visar dagens datum och tid OM- funktionen I Excel finns också ett antal test-funktioner eller logiska funktioner som används för att undersöka vad en cell innehåller och sedan utför beräkningar eller visa texter beroende på resultatet av den utförda testen. Exempel: Antag att cellen B5 innehåller ett tal och beroende på vilket värde detta tal har så skall det visas två olika texter; Bra! eller Dåligt! Funktionen OM ser ut så här: =OM(en test görs; testen var sann; testen var falsk) =OM(Värdet i cellen B5 är större än 100; visa texten Bra! ; annars visa texten Dåligt ) =OM(B5>100; Bra! ; Dåligt! ) Formel =OM(B5>=100; Bra ; Dåligt ) =OM(B4>C4;B4;C4 ) Förklaring Är innehållet i cellen B5 större än eller lika med 100 så skrivs BRA ut annars skrivs Dåligt ut. Om B4 är större än C4 så välj B4 annars välj C4 Jan Johansson (39)

23 Tid och datum-funktioner Funktionen NU() används för att visa dagens datum och tid. Genom att formatera cellen på olika sätt kan du få funktionen att visa veckodagen, dagens nr, månadens namn eller nummer eller årtal. Välj menyn Format Celler och fliken Tal. Det finns två färdiga Datum- och Tidformat, men du kan också skapa egna varianter med hjälp av Anpassat ( se texten om talformat på sidan 7) I Excel kan du också räkna med datum och tid Skriv starttiden i en cell och sluttiden Subtrahera den ena cellen från den andra Exempel: =B3- B2 Jan Johansson (39)

24 Övning 14 Tid- och datumfunktioner Skapa följande kalkyl: A B C D 1 2 I dag är det: tisdag november Klockan är nu: 10: Det är 45 dagar kvar till julafton Fyll först i de olika texterna men inte det som är skrivet med fet stil, i dessa celler skall det ligga olika funktioner som kommer att räkna ut dagens datum etc. 2. Vilka funktioner skall du lägga in för att få kalkylbladet att visa som i exemplet ovan? Jan Johansson (39)

25 Övning 15 OM-funktionen 1. Skapa en kalkyl enligt nedan där du skall i cellerna under Svar skall skriva vad t ex 1 x 5, 2 x 5 osv blir och om du svarar rätt skall du få ett poäng men om du svarar fel får du 0 poäng. 2. Du skall också räkna utan antalet poäng samt procentuellt resultat för tabellen. 3. I poängcellen F4 skall du använda följande funktion: =OM(E4=B4*D4;1;0) 4. Kopiera denna formel till cellerna F5 till och med F Lägg i mönster på lämpliga ställen (se exemplet) 1 2 A B C D E F 3 Svar Poäng 4 1 x x x x x x x x x x x x ,3 % Jan Johansson (39)

26 Övning 16 OM-funktionen 1 2 A B C D E F 3 Är kunden storkund? (J/N) J 4 5 Antal Vara Pris Totalt Beslag 30, Skruvar 12, Spik 3,00 9 Summa 10 Rabatt 11 Netto 12 Moms 25% 13 Att betala Lägg in texter och tal enligt ovanstående kalkyl 2. Lägg in formler som räknar ut summorna för varje vara i cellerna E6 till E8 3. Lägg in en totalsumma före rabatt och moms i cell E9 4. I cellen D10 skall du lägga in en funktion som om du skriver ett J, dvs. kunden är en storkund, i cellen D3 ger kunden 10% rabatt annars skall rabatten vara 0%. Du skall använda OM-funktionen för att göra detta. 5. I cellen E10 skall du räkna ut rabatten i kronor. 6. Lägg sedan in övriga beräkningar, moms och summor. 7. Ändra din kalkyl så att om kunden inte är en storkund men köper för över skall han få 5% rabatt annars inte. Jan Johansson (39)

27 Övning 17 Villkorsstyrt format och statistikfunktioner Temperatur Temperatur Februari kl Under medeltemperatur 2-4 Över medeltemperatur 3 0 Under medeltemperatur 4 2 Över medeltemperatur Medelvärde: -1, Över medeltemperatur Minsta värde: Över medeltemperatur Högsta värde: Över medeltemperatur 8-2 Under medeltemperatur 9-3 Under medeltemperatur 10-5 Under medeltemperatur 11-5 Under medeltemperatur 12-2 Under medeltemperatur 13 0 Under medeltemperatur 14 1 Över medeltemperatur 15 2 Över medeltemperatur 16 2 Över medeltemperatur 17-1 Under medeltemperatur 18-3 Under medeltemperatur 19-6 Under medeltemperatur 20-7 Under medeltemperatur 21-6 Under medeltemperatur 22-8 Under medeltemperatur 23-7 Under medeltemperatur 24-4 Under medeltemperatur 25-2 Under medeltemperatur 26-1 Under medeltemperatur 27 0 Under medeltemperatur 28 1 Över medeltemperatur 1. Lägg in ovanstående kalkyl med datum 1 28 och de olika temperaturuppgifterna 2. Cellerna till höger om temperaturerna skall visa texten Över medeltemperatur med röd textfärg om temperaturen är över medelvärdet, annars texten under medelvärde med blått Du skall använda följande i kalkylen: Statistikfunktionerna: Medel, Max och Min Testfunktionen: OM Villkorsstyrd formatering Jan Johansson (39)

28 Villkorsstyrd formatering Villkorsstyrd formatering finns på Start-fliken i området Format Jan Johansson (39)

29 Övning 18 - Diagram Gör ett cirkeldiagram över nedanstående fördelning: Sveriges areal fördelar sig: Skogsmark: 53% Berg och fjäll 16% Myrmark 11% Vatten 9% Jordbruksmark 8% Bebyggd mark 3% Gör ett stapeldiagram över nedanstående fördelning: Valresultat i riksdagsvalet 1994: M 22,4% C 7,7% Fp 7,2% Kds 7,2% Mp 5,0% NyD 1,2% S 45,3% V 6,2% Övriga 1,0% Gör ett stapeldiagram som visar nedanstående fördelning: Folkmängd i Sverige den 31 december 1994 efter ålder Ålder Män Kvinnor 0-17 år år Jan Johansson (39)

30 A B C D E F 1 För respektive mot Sveriges EU- medlemskap maj Svarsfördelning efter kön. Procent 4 Frågan löd: "Är ni i huvudsak för eller emot det svenska 5 medlemskapet i EU, eller har ni ingen bestämd åsikt?" 6 7 För Mot Vet ej Antal svar 8 Kvinnor 28,3 51,1 20, Män 46,1 39,5 14, Källa: SCB Kvinnor Vet ej 21% För 28% Mot 51% Män Vet ej 14% För 46% Mot 40% Jan Johansson (39)

31 Excel databas I Excel kan du arbeta med databaser, eller som det kallas i Excel, listor. En lista i Excel kan t.ex. vara ett adressregister, artikelregister eller någon annan sammanställning i listform. Utmärkande för en lista i Excel är att den måste innehålla en Rubrikrad, t.ex. Förnamn, Efternamn, Adress etc. Du bör formatera rubrikraden annorlunda än resten av listan, både för att du skall veta att det är en rubrikrad och också för att Excel skall känna igen det som en rubrikrad och inte ta med rubrikerna i sorteringar. Listan får inte innehålla några helt tomma rader. Man brukar i databassammanhang kalla raderna för Poster, en post består av samtliga uppgifter om t.ex. en kund.; Anna, Andersson, Storgatan 3 etc. Rubrikerna: Förnamn, Efternamn, Adress, kallas för Fältnamn och cellerna under Fältnamn kalls för Fält Fältnamn Förnamn Efternamn Adress Anna Andersson Storgatan 3 Kalle Karlsson Lillgatan 1 Fält Rubrikrad Sortera Post Listan kan sorteras med sorteringsknapparna på fliken Data För att sortera en lista klickar du i något av fälten, cellerna som du vill sortera. Sorteringen sker efter den kolumnen, fältet, som du står i, t.ex. Namn. Du kan bara sortera efter ett fält, en kolumn med hjälp av knapparna. Jan Johansson (39)