Innehållsförteckning. Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs i

Transkript

1

2 Innehållsförteckning 1 Börja arbeta med Excel... 1 Starta Excel... 1 Öppna en fil... 1 Programinställningar... 2 Markören... 3 Flytta markören via tangentbordet... 3 Med tangenten Enter... 3 Med piltangenter eller tangenten Tabb... 3 Flytta markören med musen... 3 Förändra en befintlig arbetsbok... 4 Ange dokumentegenskaper... 4 Skapa en mapp och spara kalkylbladet... 4 Öppna flera arbetsböcker... 5 Växla mellan arbetsböcker... 5 Skapa en ny arbetsbok, skriv och spara... 6 Ogiltiga tecken i filnamn... 7 Spara en befintlig arbetsbok på hårddisk eller diskett.7 Spara en befintlig arbetsbok med ett annat namn (skapa en kopia)... 7 Spara arbetsbok med lösenord... 7 Ta bort lösenord från en arbetsbok... 9 Flytta en fil... 9 Använd en mall för att skapa en ny arbetsbok Stäng arbetsbok Använda hjälpen Annan hjälp Ta bort arbetsbok Stäng kalkylprogrammet Skärmbilden, arbetsytan och deras delar Verktygsfältet Snabbåtkomst Menyfliksområdet Kontextflikar Minimera menyfliksområdet Formelfältet Funktionen Autosumma Använda bladflikar Infoga arbetsblad Färgkoda bladflikar Rullningslister Statusfält Använda zoomningsverktyget Åtgärdsfönster Ändra visningssätt Helskärm Hantera fönstervyn Ändring av filformat för ett kalkylblad Spara ett befintligt kalkylblad i ett annat filformat Spara för kompatibilitet med tidigare versioner Spara ett kalkylblad som webbsida Spara som mall Markera cellområde Markera med musen Markera med hjälp av tangentbordet Ångra Ångra flera steg Gör om Tillämpningsuppgifter Hantera arbetsböcker...29 Gör en kalkyl Autofyll Smarta etiketter Summera manuellt Kopiera en formel Kopiera celler med hjälp av musen Markera cellområde Markera celler som inte ligger intill varandra (diskontinuerlig markering) Infoga symboler och datum Skriva in datum Rader och kolumner Markera en rad Markera en kolumn Markera flera rader och kolumner Markera hela kalkylbladet Markera kolumner och rader som inte ligger intill varandra (diskontinuerlig markering) Lägga till rader och kolumner Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs i

3 Ställa in radhöjden Autopassa Dölja och visa rader Ställa in kolumnbredden Passa markering Ställa in en standardbredd för en kolumn Dölja och visa kolumner Ändra radhöjd eller kolumnbredd med musen Radera rader och kolumner Centrera över kolumner Låsa och låsa upp rader och kolumner Kopiera, klistra in och flytta Använd verktygen Kopiera och Klistra in för att kopiera innehåll i celler till en annan del av kalkylbladet Använd verktygen Klippa ut och Klistra in för att flytta innehåll till en annan del av kalkylbladet Klistra in special Flytta innehåll i celler mellan aktiva arbetsböcker Flytta innehåll i celler mellan aktiva kalkylblad Sortera och filtrera data Sortera valda data i fallande och stigande alfabetisk ordning Sortera valda data i fallande och stigande nummerordning Sortera efter fler kriterier på en gång Sorteringsalternativ Sortera efter färg Autofilter Ta bort Autofilter Tabellområde Tillämpningsuppgifter Formler...53 Detta är en formel Använda formler Formel för addition Formel för multiplikation Klicka på celler för att skapa en formel Formel för subtraktion Ändra en formel Formler med flera parenteser Felkontroll och vanliga felmeddelanden som är relaterade till formler Likhetstecknet är viktigt Om du glömt parenteser Hänvisning till en cell som innehåller text Cirkelreferens Dividera med Jämföra arbetsböcker Synkroniserad rullning Ordna fönster Tillämpningsuppgifter Formatera...62 Formatera text Fet, kursiv och understruken stil Ändra teckenstorlek och teckensnitt Justera textens orientering: centrera, vänster- och högerjustera Centrera och arrangera cellinnehåll i ett valt cellområde: uppåt och neråt Rotera text och ändra indrag Öka indrag Minska indrag Färger Fyllningsfärg Ändra teckenfärg Kantlinjer Lägg till kantlinjeeffekter till valt cellområde Fler kantlinjealternativ Talformat Formatera celler för att visa valutasymboler Formatera celler för antal decimaler (öka och minska antalet decimaler) Formatera celler för visning av tusental utan punkt (tusentalsavgränsning) Formatera celler för att visa tal som procent Formatera celler för att visa tal som datum Ställ in fler talformat Hämta format Autoformat Sök, ersätt och gå till Sök efter specificerat cellinnehåll Använd kommandot Ersätt för ett specificerat cellinnehåll Gå till en viss cell Stavningskontroll Skapa hyperlänkar Tillämpningsuppgifter Diagram Skapa diagram Skapa ett stapeldiagram Ändra färg och utseende på diagram Infoga diagramrubrik Förklaringsrutan Diagram på nytt blad Storleksförändra diagram Flytta och radera diagram Formatera diagram Ändra färger på staplar Ändra skala ii Excel 2007 grundkurs Skandinaviska Databöcker AB

4 Lägga till dataetiketter Enstaka etikett Ta bort dataetiketter Ändra diagramtyp Ändra diagram Ändra befintlig källdata Lägga till nya celler Förhandsgranska och skriva ut diagram Tillämpningsuppgifter Skriva ut...95 Granska kalkylblad innan utskrift Förhandsgranska ett kalkylblad Använd enkla utskriftsalternativ Utskriftsformat Marginaler Liggande sidformat Skalning Pappersstorlek Centrera vågrätt och lodrätt Sidhuvud och sidfot Skriva ut stödlinjer, rad- och kolumnrubriker och ange utskriftskvalitet Utskriftskvalitet Skriva ut en arbetsbok Ange utskriftsområde Ta bort utskriftsområde Skriva ut till fil Infoga och ta bort sidbrytning Infoga lodrät sidbrytning Ta bort lodrät sidbrytning Förhandsgranska som webbsida Tillämpningsuppgifter Referenser mellan kalkylblad Vad är en referens? Bladflikshantering Infoga kalkylblad Flytta kalkylblad Kopiera kalkylblad Döpa bladflikar Ta bort kalkylblad Arbeta med flera kalkylblad Länka kalkylblad och koppla formler Absoluta referenser Konsolidera data mellan kalkylblad med 3D-referenser Tillämpningsuppgifter Arbeta med funktioner Vad är en funktion? Funktionen SUMMA Fler vanliga funktioner Funktionen MEDEL Funktionen MAX Funktionen MIN Funktionen OM Funktionen ANTALV Funktionen NU Funktionen DATUM Funktionen SLUTVÄRDE Funktionen BETALNING Tillämpningsuppgifter Makron Vad är ett makro? Ställa in säkerhetsnivå Ta bort en betrodd utgivare Spela in ett makro Köra ett makro Köra makro med kortkommando Ta bort ett makro Tillämpningsuppgifter Objekt Ritverktygen Vad är ett objekt? Infoga objekt Förändra ett ritat objekt Radera ett objekt Fyll ett ritat objekt med färg Kantlinjefärg Gruppera objekt Dela upp grupp Ordna objekt Figureffekter Infoga ClipArt Ändra storlek på ClipArt-objekt Ändra egenskaper för bildobjekt Flytta ClipArt-objekt Tips om användning av ClipArt-objekt Importera en bildfil till ett kalkylblad Infoga SmartArt Infoga andra objekt Kommentarer Visa och dölja kommentar Redigera kommentar Ta bort kommentar Verktygsfältet Granska WordArt Ta bort WordArt Tillämpningsuppgifter Sakregister Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs iii

5 1 Börja arbeta med Excel 1 Börja arbeta med Excel Starta Excel Du kan starta Excel på ett antal olika sätt och ett av de vanligaste är följande: 1. Starta datorn om du inte redan gjort det och klicka på knappen Start som finns till vänster i aktivitetsfältet. Då du klickar på knappen Start öppnas en meny med några olika alternativ. Ikonen som du startar Excel med hittar du vanligtvis i undermenyn Alla program. 2. Placera muspekaren på undermenyn Alla program, välj Microsoft Office och klicka på alternativet Microsoft Excel i menyn som visas. Vilka menyalternativ som finns beror på vilka program som är installerade på din dator. Du kan därför ha fler eller färre menyalternativ än vad bilden visar. 3. Maximera fönstret Excel öppnas i (om det inte redan är gjort). Knappen Maximera hittar du överst till höger i programfönstret. Öppna en fil Nu ska du öppna en färdig fil som följer med materialet. Var övningsfilerna finns måste du veta själv. De kan t.ex. finnas på cd, i ett nätverk (t.ex. om du sitter i en skola och lär dig) eller på internet. Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs 1

6 1 Börja arbeta med Excel Hädanefter används uttrycken fil och arbetsbok synonymt. 1. Klicka på Office-knappen, välj Öppna och leta fram filen Hund.xlsx i dialogrutan som öppnas, klicka en gång på den och klicka på knappen Öppna. Du kan även ta fram dialogrutan Öppna genom att använda kortkommandot Ctrl + O. Office-knappen Excel-filer som är skapade i version 2007 har tillägget xlsx efter filnamnet. Om det visas eller ej beror på vilka inställningar som är gjorda på din dator. I detta material kommer filtillägget att skrivas ut efter filnamnet. Programinställningar Du kan göra en del inställningar i programmet, t.ex. hur Excel ska visas, vilken mapp som ska visas som standard när du sparar, användarnamn eller hur felkontroll ska ske. För att öppna dialogrutan väljer du Office-knappen och klickar på Excel-alternativ (knappen finns längst ner till höger i menyn som öppnas): Du väljer kategori till vänster i dialogrutan genom att klicka på den. 2 Excel 2007 grundkurs Skandinaviska Databöcker AB

7 1 Börja arbeta med Excel 1. Undersök de olika alternativen utan att ändra något. När du är klar klickar du på knappen Avbryt i nedre högra hörnet i dialogrutan. Markören Du ska få pröva på att göra några förändringar i arbetsboken Hund.xlsx. Du kommer att göra en understrykning på en rubrik. Först måste du dock lära dig lite om markören och vilka möjligheter som finns för att flytta den. För att välja en cell att skriva in siffror eller text i använder du markören. Den ser ut så här, se bild: På bilden till höger har markören placerats i cell A1. Det ser du dels i namnrutan, dels genom att det på cellens kanter ligger en fetare fyrkant med en liten kvadrat i det nedre högra hörnet. Du ser det även på att rad- och kolumnrubrikerna är markerade med en annan färg. Flytta markören via tangentbordet Med tangenten Enter Ett vanligt sätt att bekräfta inmatning och flytta markören är att trycka på tangenten Enter. Tangenten kallas också Retur. (I materialet kallas tangenten hädanefter Enter). Markören är placerad i cell A1 i filen Hund.xlsx. 1. Flytta markören till cell A2 genom att trycka Enter. Då du trycker Enter flyttar du alltså markören neråt. Med piltangenter eller tangenten Tabb På ditt tangentbord finns 4 piltangenter. Med dem kan du också flytta markören. 2. Tryck på högerpilen på tangentbordet så att cell B2 aktiveras. 3. Tryck Tabb för att flytta markören till cellen C2. Tangenten, som vanligtvis finns på vänstra sidan av tangentbordet bredvid tangenten Q, har oftast två pilar riktade åt motsatt håll. Flytta markören med musen Markören flyttar du också genom att klicka med muspekaren på den cell du vill aktivera. 4. Flytta markören till cell A3 genom att klicka i cellen. Skandinaviska Databöcker AB Excel 2007 grundkurs 3

8 1 Börja arbeta med Excel Förändra en befintlig arbetsbok Nu ska du göra en förändring i arbetsboken Hund.xlsx. 1. Klicka med musen på rubriken Hund (A5) och klicka sedan på verktygsknappen Understruken och bekräfta genom att trycka Enter. Nu är rubriken understruken. Ange dokumentegenskaper Skulle du vilja ange lite mer specifika egenskaper för dokumentet klickar du på Office-knappen och väljer Förbered, Egenskaper. Ett antal fält visas över arbetsboken och i dem kan du skriva in lite mer information om filen: Skapa en mapp och spara kalkylbladet Nu ska du spara kalkylbladet i en mapp som du skapar på valfritt ställe och döper till valfritt namn. I mappen kan du sedan spara de filer du arbetar med i materialet. 2. Klicka på Office-knappen, välj alternativet Spara som och klicka på Excel-arbetsbok. Dialogrutan Spara som öppnas. 4 Excel 2007 grundkurs Skandinaviska Databöcker AB