Grundkurs för Microsoft Excel 2003

Transkript

1 1 (224) Grundkurs för Microsoft Excel 2003 Med detta kursmaterial hoppas jag att du får en rolig och givande introduktion till kalkylprogrammet Excel. Efter att du gått igenom kursmaterialet ska du ha fått kunskap om hur du skapar formler, funktioner och diagram. Du kommer även få kunskaper om Excels olika sätt att formatera celler mm. Jag hoppas du kommer att upptäcka helt nya användningsområden i dagliga användandet av datorn med hjälp av det här kursmaterialet. Kursmaterialet är indelat i tre beståndsdelar: 1. Lästext 2. Övningar med steg för steg-hjälp 3. Fria individuella övningar För att kunna göra många av övningarna i kursmaterialet måste du ha tillgång till övningsfiler. Dessa övningar installerar du enklast från Internet på adressen En detaljerad beskrivning om hur du hämtar dessa finns efter innehållsförteckning i kursmaterialet. Mycket nöje! Stefan Ärlemalm STEFAN ÄRLEMALM GRUNDKURS I EXCEL 2003

2 2 (224) Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 HÄMTA ÖVNINGSFILER... 9 Vad är Microsoft Excel? Vad används programmet till? Vilka har nytta av Excel? Vilka är fördelarna med att arbeta med ett kalkylprogram?...11 Hur ska detta kursmaterial användas? Vilket är målet med kursen? Vilka program ingår i Microsoft Office System NYHETER I OFFICE Egen programmapp XML IRM EXCELS HISTORIA NYHETER I EXCEL Smarta etiketter Åtgärdsfönstret STARTA EXCEL DEFINITIONER/SKÄRMBILD MUS Välj kommando med mus PERSONLIGT ANPASSADE MENYER Verktygsfält Standardverktygsfältet Övning SKILLNADER MELLAN MENYALTERNATIV OCH VERKTYGSKNAPPAR Använda menyn: Använda knappen: DIALOGRUTOR Textruta Kombinationsruta Listruta Rotationsruta Kryssruta Alternativruta Rullningslister Flikar Kommandoknapp Muspekare Standardverktygsfältets funktion Formateringsverktygsfältets funktion Personligt anpassade verktygsfält HJÄLPPROGRAMMET HJÄLPMENYN Office Online Identifiera och reparera TANGENTBORDET Välj meny med tangenter FLYTTA MARKÖREN MED MUS Flytta markören med tangentbordet Övning Växla mellan kalkylblad GRUNDLÄGGANDE KALKYLERING SKRIV TEXT OCH TAL Övning REDIGERA TEXT STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

3 3 (224) Övning RADERA HELA CELLENS INNEHÅLL ÅNGRA BREDDA KOLUMNER MARKERA MARKERA MED MUS Markera celler bredvid varandra Markera en rad Markera en kolumn Markera hela kalkylbladet Markera celler som ej ligger intill varandra sk Splittrad markering MARKERA MED TANGENTER RADERA OMRÅDEN I EXCEL SPARA EN ARBETSBOK SOM NÅGOT Övning Namnregler för arbetsböcker SPARA ARBETSBOK ÖPPNA ARBETSBOK Senaste dokumenten Mer om öppna en arbetsbok STÄNG EN ARBETSBOK Övning NY ARBETSBOK Övning RADERA Övning Övning BERÄKNINGAR DE FYRA RÄKNESÄTTEN Inskrift av formel från tangentbordet Skriv en formel med Klickmetoden Övning Övning Övning Övning Övning Övning Prioriteringsregler Övning Övning Övning Övning Övning Övning Extra övningar om prioriteringsregler Övning Övning Övning SUMMERING Exempel på summeringsformler: Summera ett intervall (sammanhängande område) Övning Summa med markering Övning SUMMERA ETT STÖRRE SAMMANHÄNGANDE CELLOMRÅDE Övning SUMMERA ICKE SAMMANHÄNGANDE CELLER OCH CELLOMRÅDEN Övning Övning Snabbsummering utan formel Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

4 4 (224) Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Extraövning MER OM MARKERING INSKRIFT I MARKERAT OMRÅDE Övning SUMMERA FLERA CELLER SAMTIDIGT Övning TA BORT RADER Övning ÄNDRA TECKENSNITTSSTORLEK Övning ÄNDRA FORMATET PÅ FLERA RADER Övning FÖRÄNDRA TECKENSTORLEKEN FÖR HELA ARBETSBLADET Övning SPLITTRAD MARKERING Övning FORMATERING OCH JUSTERING Kolumnbredd Övning Övning Kolumnbredd via meny Radhöjd Övning INFOGA RAD Övning TA BORT RAD Övning JUSTERING Övning Justering via menyval Övning Centrering över kolumner Övning Fet och kursiv stil Övning Teckensnitt och storlek Övning Formathämtning Övning KANTLINJER OCH FÄRG Övning TA BORT RUTNÄT FRÅN BILDSKÄRM Övning KANTLINJER VIA MENYVAL FÄRG MÖNSTER AUTOFORMAT Övning Ta bort formatinställning UTSKRIFT Övning Menyn Skriv ut Övning Utskriftsformat Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

5 5 (224) Marginaler Övning Centrering Övning Sidhuvud/sidfot Snabbval via knappar i sidhuvudet Övning Övning Övning FÖRHANDSGRANSKNING Övning SIDBRYTNINGAR Övning Ta bort sidbrytning BILDSKÄRMSVISNING Övning FLYTTA Flytta med mus (Drag and Drop) Övning Flytta med verktygsknappar Övning Flytta med menyval Övning Flytta med höger musknapp Övning Flytta med tangenter Övning Övning Övning KOPIERA Kopiera med verktygsknappar Övning Kopiera formler med mus Övning Övning Övning Övning Övning Kopiera med fyllfunktionen Övning ABSOLUT OCH RELATIV REFERENS BYTA REFERENSTYP VID INSKRIFT AV FORMEL BYTA REFERENSTYP I EFTERHAND Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning TALFORMAT OCH SERIER TALFORMAT Övning Verktygsknappar Övning Övning Textformat Övning Datumformat Övning Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

6 6 (224) Specialformat Övning Valutaformat Övning Anpassat cellformat Övning TALSERIER Övning Skapa en serie med hjälp av menyval Övning Datumserie Övning Övning Övning Egna listor med serier Övning Använda lista Övning Ta bort en anpassad lista i Excel Övning AFFÄRSGRAFIK GENOMGÅNG AV DIAGRAMGUIDEN Steg 1 av diagramguiden Steg 2 av diagramguiden Steg 2 fliken serier Steg 3 av diagramguiden Steg 4 av diagramguiden Verktygsfältet diagram Menykommandon Skapa ett separat diagramblad Övning FÖRÄNDRA DIAGRAM Ändra teckensnitt Övning Byta diagramtyp Ändra enstaka objekt Flytta enstaka objekt Fri text Ändra bakgrundsfärg Ändra stapelfärg och mönster Radera objekt Ändra en stapel SKAPA ETT DIAGRAM I KALKYLBLADET Övning Ändra storlek Flytta diagram Dataetiketter Att göra rätt urval Övning Ändra linjens utseende Ändra skala på y-axel Övning Övning Övning FÖRDJUPNING DIAGRAM Övning Övning AVANCERADE DIAGRAM DIAGRAM UTAN AXLAR Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

7 7 (224) DIAGRAM MED TVÅ AXLAR (PRIMÄR- OCH SEKUNDÄRAXEL) Övning SKAPA OLIKA DIAGRAMTYPER I SAMMA DIAGRAM Övning SKAPA ETT GANT-SCHEMA Övning LÄGGA TILL DATA I ETT BEFINTLIGT DIAGRAM Övning Övning Övning BLAD Övning KOPIERA FORMLER I BLAD Övning VÄXLA BLAD Övning Övning Övning ÄNDRA NAMN PÅ BLAD Övning Ändra inbördes ordning på blad INFOGA NYTT BLAD Övning TA BORT BLAD Övning Kopiera blad inom samma arbetsbok Övning Kopiera blad till annan arbetsbok Övning GRUPPREDIGERING Övning ÄNDRA GRUNDINSTÄLLNING FÖR BLAD VERKTYGSFÄLT VISA VERKTYGSFÄLT Med höger musknapp LISTA/DATABAS SORTERA Sortera med verktygsknappar Övning Sortera via meny Övning Övning Övning AUTOFILTER/URVAL Övning VISA ALLA Övning Övning FLERA URVAL Övning ANPASSAT AUTOFILTER Övning Övning Övning Övning Övning Övning Övning FORMULÄR Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

8 8 (224) STATISTISKA FUNKTIONER MEDELVÄRDE BAKGRUND Övning Övning FLER STATISTISKA FUNKTIONER FUNKTIONSGUIDEN Övning Övning Övning Övning BUDGET Övning Övning Övning Övning Övning Övning FINANSIELLA FUNKTIONER BETALNING Övning SLUTVÄRDE Övning Mer om finansiella funktioner Rak amortering Övning MÅLSÖKNING Övning Övning LOGISKA FUNKTIONER OM-FUNKTIONEN Övning Övning Övning Övning Övning Övning LETARAD Övning Övning Övning Letakolumn Övning ÖVRIGT SKYDDA CELLER Övning LÅSA FÖNSTER Övning Övning INTEGRATION I WINDOWSMILJÖN Övning FÖNSTERHANTERING Övning SLUTÖVNING Övning STEFAN ÄRLEMALM Innehållsförteckning

9 39 (224) Redigera text. Fel uppkommer i nästan alla situationer när en kalkyl byggs upp. Stavfel, fel i formler eller slarvfel, rättas till med hjälp av redigeringsfunktionen. För att kunna radera enskilda tecken i en cell måste ordbehandlingsmarkören bli aktiv. Det finns tre sätt att aktivera ordbehandlingsmarkören, använd den metod som du tycker fungerar bäst. 1. Börja alltid med att placera markören i den cell där felet finns. 2. Dubbelklicka i cellen du vill förändra (ordbehandlingsmarkören blir aktiv i cellen). Eller 3. Ställ dig i cellen som ska redigeras och tryck på funktionstangenten Eller 4. Klicka med muspekaren i formelfältet. 5. Använd piltangenterna för att flytta insättningspunkten och DELETE samt BACKSTEG för att radera felaktiga tecken. Du kan också skriva in tecken som saknas. DELETE Raderar tecknet till höger om markören. BACKSTEG Raderar tecknet till vänster om markören. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

10 51 (224) Ny arbetsbok När du ska bygga upp en ny kalkyl måste en ny tom arbetsbok tas fram. Genom att klicka på knappen Nytt får du fram en ny arbetsbok i Excel. Eller Välj Arkiv - Nytt och Åtgärdsfönstret öppnas längst ut till höger på skärmen. Där kan du klicka på ikonen för en Tom arbetsbok. Övning 7. Tag fram en ny tom arbetsbok 1. Välj menyn Arkiv Nytt. 2. Klicka på Tom arbetsbok i Åtgärdsfönstret. Eller 3. Klicka på knappen Nytt. Radera Du kan radera text, tal eller formler i en cell genom att använda tangenten Delete. Övning 8. Öppna arbetsboken Diverse och aktivera bladfliken Radera 1. Radera onödig text i cellerna. Stäng arbetsboken och spara ändringarna. 1. Välj Arkiv - Öppna och markera arbetsboken Diverse. Klicka på knappen Öppna. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

11 62 (224) Summering Excel är ett kraftfullt hjälpmedel för dig som ska utföra olika slags beräkningar och simuleringar. Det finns inbyggda funktioner som underlättar arbetet för dig. Att summera tal är den vanligaste beräkningen som utförs i ett kalkylprogram. Excel har tagit hänsyn till detta och skapat ett verktyg som underlättar summering. Verktyget finns på verktygsfältet och ser ut så här: Exempel på summeringsformler: =SUMMA(A1:A5) Excel summerar alla celler från A1 till och med A5, kolon står för ett intervall (d.v.s. intervallet från A1 till och med A5). =SUMMA(A1:C4) Excel summerar ett större intervall d.v.s. alla celler från A1 till och med C4. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

12 94 (224) Centrering I fliken för marginaler finns också möjligheten att centrera din kalkyl vid utskrift. Om du skulle skriva ut en kalkyl, utan att centrera. Skulle den se ut så här: Kalkyl utan centrering Kalkyl med centrering, både vågrätt och lodrätt Övning Aktivera bladet Valstatistik i arbetsboken Diverse. 2. Förhandsgranska din kalkyl i menyn Arkiv Förhandsgranska. 3. Klicka på knappen Format och klicka på fliken Marginaler. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

13 124 (224) Valutaformat En vanlig formatering i Excel är att formatera om celler till valuta. Övning Klicka på bladet Övning 8 i arbetsboken Format. 2. Skriv följande och skapa formler i B5 och B Markera cellerna B3:B Välj Format - Celler och klicka på fliken Tal om den inte är aktiverad. 5. Välj kategorin Valuta. 6. Välj pund genom att klicka på listpilen under Symbol. 7. Avsluta med OK. Spara arbetsboken. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

14 183 (224) Kopiera blad inom samma arbetsbok Du kan kopiera eller flytta ett blad inom en arbetsbok eller till andra arbetsböcker. För att kunna flytta/kopiera till andra arbetsböcker måste de vara öppna. Övning Öppna arbetsboken Blad. 2. Vi ska nu kopiera bladet Öst så att vi snabbt kan skriva in talen som gäller för det västra marknadsområdet. Det finns flera sätt att kopiera ett blad inom samma arbetsbok. 3. Håll ned CTRL och peka på bladet som ska kopieras. Dra med musen ett steg till höger. En kopia bildas när du släpper musknappen. 4. Dubbelklicka på fliken för att byta namn till Väst. 5. Skapa ytterligare en kopia och döp det bladet till Total. 6. Radera siffrorna på fliken Total, men behåll rubrikerna och etiketterna. 7. Skapa formler som summerar de två marknadsområdena till bladet Total. (Det är visserligen samma siffror som står på de olika bladen.) Du kan både använda dig av autosummering eller formel som börjar med likhetstecken. Kopiera formeln till övriga celler. Spara och stäng arbetsboken. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

15 184 (224) Kopiera blad till annan arbetsbok Du kan också kopiera eller flytta ett blad från en arbetsbok till en annan. Övning Öppna arbetsboken Blad. 2. Markera ett valfritt blad i kalkylen. 3. Välj menyn Redigera - Flytta eller kopiera blad. 4. Klicka på listpilen och välj Ny bok. Här kan man också välja en redan befintlig arbetsbok, men den måste vara öppnad för att finnas med i listan för Till bok:. 5. Om ett blad kopieras till en ny arbetsbok behöver du inte bestämma var i den kopian ska hamna. Din nya arbetsbok, kommer nämligen bara innehålla ett enda blad. Annars hade du behövt välja mellan vilket blad din nya sida skulle hamna. Obs! Glöm inte att klicka på Skapa en kopia, annars flyttas bladet. 6. Avsluta med OK. Den nya arbetsboken får det kopierade bladet. Spara den nya arbetsboken under namnet En kopia och stäng den sedan. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003

16 199 (224) Övning Aktivera bladet Extra i arbetsboken Funktion. 2. Räkna ut summan för de olika cellerna i cell D10 och placera cellmarkören i cell D Klicka på listpilen till verktygsknappen för funktionsguiden och välj alternativet Fler funktioner. 4. Klicka på listpilen till funktionskategorin och välj Statistik. 5. Leta reda på funktionen STDAVP, markera den och klicka på OK. En dialogruta visar sig på skärmen där Excel antar att du vill ha standardavvikelsen på ett cellområde, som är helt fel. Eftersom cellområdet inte stämmer får vi antingen skriva in de riktiga cellreferenserna i rutan Tal1 eller så kan vi dra med muspekaren över området B4:E8. STEFAN ÄRLEMALM Grundkurs Excel 2003