Hämtning av sekundärdata och introduktion till Excel

Transkript

1 Metod och analys, 7.5hp 1 Hämtning av sekundärdata och introduktion till Excel Hämta sekundärdata från SCB Excels utformning Summera rader och kolumner Beräkna kohorter Låsning av celler Kopiera rader och kolumner Göra diagram Pivottabeller Deskriptiv statistik (min, max, medelvärde, SD, typvärde, median) Filtrera Hämta materialet på SCB hemsida: Statistikdatabasen o Levnadsförhållanden: Barn- och familjestatistik Familjer Familjer med hemmaboende barn och ungdomar 0-21 år samt genomsnittligt antal barn per familj efter barnens ålder, familjetyp och moderns/faderns födelseland (Sverige/utomlands) År Skapa en egen Exceltabell med följande information: (se nästa sida) o Antal hemmavarande barn o Fyra ålderskategorier: 0-5, 6-12, och år o Alla familjetyper o Alla tillgängliga år o Välj Excelfil med kod och text och fortsätt.

2 Metod och analys, 7.5hp 2 Bra att veta om Excel Evt. behöver du aktivera redigering när du öppnar Excel från SCB. Celler med kolumner A-Ö och rader 1-xxx (röda pilar). Röd fyrkant anger verktygsfältet Blå fyrkant formelfältet

3 Metod och analys, 7.5hp 3 Olika markörer i Excel. Markören har tre olika funktioner. Den kan markera (vitt kors), kopiera (liten svart kors i höger hörn av cellen) och flytta information (ett streckat kors). Cellerna kan vara formaterade olika (högerklicka på cellen): Allmänt, tal, datum, tid, text, osv. Bra att veta innan du försöker räkna på en cell som är formaterad som text! Du kan lägga till (ta bort) nya rader och kolumner, där det behövs. Markera rad eller kolumn, sen högerklicka och välj Infoga/Ta bort Oftast är alla fält definierade som Allmänt när det kommer från SCB. Fixa till Excelfilen innan vi börjar Flytta titeln till B2 (streckad markör) Klicka på kolumn A, högerklicka och välj Ta bort kolumn A. Gör samma med kolumnen med förkortningarna av familjetyper Spara filen på din hemkatalog

4 Metod och analys, 7.5hp 4 Räkna i Excel o Formulera formler i Excel. Ni kan formulera egna formler genom att markera en tom cell i Excelbladet, i cellen skriver ni = och sedan er valda formel eller välja de celler som ska ingå i uträkningen. Exempel 1: Summera antalet barn 0-5 år för kategorin samtliga familjetyper år 2000 och Markera den tomma cellen R4 i ert Excelblad Skriv =C4+Q4 eller markera de enskilda cellerna Dubbelklicka på R4 och du kan se vilka celler som ingår i uträkningen i färg och i formelfältet (fx)

5 Metod och analys, 7.5hp 5 o Autosumma och kopiering av formler eller beräkningar Autosumma är en funktion i Excel som gör additionsberäkningar av ett flertal värden. Den svarta markören (markerar cell, går till högre nedre hörnet av cellen) hjälper att kopiera formler snabbt och enkelt. Exempel 2: Summera antalet barn 0-5 år för kategorin samtliga familjetyper år 2000 och Klicka på cell R4 Vänsterklicka på R4 och använd den svarta markören (gå till högre nedre hörnet av cellen) Håll vänsterklicket och dra ned alla kategorierna i åldern 0-5 år (t.o.m. R12) Klicka på Autosumma i verktygsfältet och summan beräknas i R13 Jämför resultat i cell R13 med R4. Vad är skillnaden? Tips: Dubbelklicka på R13 för att se vilka celler som ingår i beräkningen! Markera cellerna R5-R12 och autosumma Vad blir resultatet nu? Exempel 3: Markera C4-Q4 och autosumma i S4. Vad räknar Excel ut?

6 Metod och analys, 7.5hp 6 Exempel 4: Kopiera formeln så Excel summerar de övriga kategorierna i alla åldersgrupperna under alla år. Markera cell S4 och ta den svarta markören. Dra sen nedåt (eller dubbeltklicka) till dess att samtliga rader har beräknats. Exempel 5: Markera samtliga värden för antal barn år 2000 i kolumnen C och autosumma Beräkning visas i cell C40. Vad har Excel beräknat denna gång? Finns det ett problem?

7 Metod och analys, 7.5hp 7 o Beräkningar av kohorter En ålderskohort är alla barnen i en åldersgrupp, t.ex. 0-5 år. Excel kan snabbt räkna ihop åldersgruppen/kohorten för dig. Exempel 6: Beräkna det sammanlagda antalet barn för varje enskild ålderskohort för år Börja med att räkna det summerade antalet barn i olika familjekategorier för ålderskohorten 0-5 år. Markera T4 och dubbelklicka på (fx) formelsymbolen i verktygsfältet I fönstret Infoga funktion, under välj en funktion välj Summa, sen OK I nya fönstret Funktionsargument, under Tal1, skriv C5:C12, sen OK Nu har du summa av ålderskohorten 0-5 år. I T4 ska du nu ha samma summa som i C4 som ju visar summan av samtliga familjetyper i åldern 0-5 år. Nu ska du räkna de resterande ålderskohorterna. Markera T4-T12 med vita markören håll markeringen Gå sen till högre nedre hörnet och dra nedåt till T40 med den svarta markören. Håll markeringen och använd Autosumma för total summa av ålderskohorterna.

8 Metod och analys, 7.5hp 8 Om ni får fler värden än de fyra kohorterna har ni kopierat enbart med den vita markören! Gör om sista steget. Om det blev fel, kolla vad som blev fel! Excel hoppar ett steg nedåt och summerar, men summerar nu från olika ålderskohorter. o Knyt beräkningarna till värdet i vissa celler För att Excel ska kunna använda samma värde (som finns i en viss cell) i ett flertal beräkningar kan man låsa celler med hjälp av $. Exempel 7: Börja med att beräkna andelen barn i olika familjetyper i åldern 0-5 år i förhållande till det totala antalet hemmaboende barn I T4 finns summa av ålderskohorten 0-5 år och i T40 finns total summan av alla ålderskohorter I U4, skriv =T4/T40*100 för att få procent Kopiera beräkningen med vita markören för övriga ålderskohorter till V40 Vad blir resultatet? Vad blev fel? Excel hoppar ett steg nedåt där det inte finns värden att beräkna, därför felmeddelandet # Div/0

9 Metod och analys, 7.5hp 9 Excel behöver veta vilket cellvärde som ska vara bestående i beräkningen, detta görs med hjälp av symbolen $. Symbolen $ finns vid siffran 4 på keyboarden, alt gr aktiverar $ Markera V4 och skriv in =T4/T$40 Dra med vita markören nedåt till T12 och dra sen med svarta markören nedåt till T40 Nu ska T40 visa totala summan, dvs. 100% Hur kan vi tolka den nya informationen? Två tips! Om du önskar 1 decimal på procent Markera V4-V40, Högerklicka och välj formatera celler Välj Tal och 1 decimal, sen OK I excelarken finns celler med inget värde. De kan ställa till det i beräkningar. Ersätt dem med värdet 0. I verktygfältet Start finns funktionen Sök och ersätt, Välj Ersätt Skriv i Sök efter:.. och i Ersätt med: 0 (tallet 0), sen Ersätt alla

10 Metod och analys, 7.5hp Kopiera hela kolumner/rader på rätt sätt Exempel 8: Kopiera kolumn V. Klistra in era värden i kolumn X. Vad händer? Varför? Kopiera kolumn V igen, men använd Klistra in special i kolumn Y Klistra in värden, så får du enbart siffrorna! Kolla också de andra möjligheterna för att klistra in special!

11 Metod och analys, 7.5hp 11 o Skapa diagram För att göra ett enkelt stapeldiagram kan man välja Infoga på verktygsfältet och sedan välja diagramtyp i förhållandet till data. Exempel 9: Gör ett diagram över hemmavarande barn för samtliga familjetyper för år Markera området A3:C3 t.o.m. A39:C39 Välj Infoga i verktygsfältet och sedan välj stapeldiagram Vad visar diagrammet? Är det ett bra diagram?

12 Metod och analys, 7.5hp 12 o Förändra diagrammets utseende Om diagrammet behöver förbättras, t.ex. information behövs läggas till eller tas bort för att visa det du önskar. Exempel 10: Notera att verktygsfältet i Excel får 2 nya flikar: Design och Format som är för skapandet av diagram. Under fliken Design i verktygsfältet kan du ändra utseendet på ditt diagram och innehåll Under fliken Format i verktygsfältet kan du ändra diagrammets format Det finns också tre snabbknappar bredvid diagrammet med samma funktioner! Lägg till element så diagrammet framstår tydligt, t.ex. huvudrubrik och axelrubriker Notera, om du har lagt in mycket information i diagrammet måste du ibland göra det större för att se all information! Andra diagram

13 Metod och analys, 7.5hp Pivottabell Skriv kolumnnamn i kolumn A och B samt kopiera namnet på ålderskohorter på alla rader. Detta måsta göras för annars kan Excel inte skapa en pivottabell. Den behöver kolumn-namn och rad-namn på alla kolumner och rader. I verktygsfältet använd fliken Infoga och klicka på Pivottabell Välj arbetsområde från A3:A39 och Q3:Q39 samt välj nytt kalkylblad som arbetsområde Du kommer få upp ett tomt kalkylark

14 Metod och analys, 7.5hp 14 I den översta röda fyrkanten väljer du Ålderskohort, Familjetyper och år 2000, år 2005 och år 2010 Vad händer om du flyttar om på Ålderskohort och Familjetyper i radetiketter?

15 Metod och analys, 7.5hp 15 Notera att ålderskohorten 6-12 år ligger sist pga. att pivottabellen går efter den första siffran. Det kan du ändra manuellt genom att klicka på radetiketter i kolumn A och välja Fler sorteringsalternativ. Välj manuellt och sen OK Dra sen gruppen 6-12 år upp i listan (flytta med den streckade markören) Pivottabellen kan enkelt visa procentsatserna av de olika ålderskohorterna Gå till Värden, klicka på Summa av år 2000 och välj Värdefältsinställningar I det nya fönster som kommer upp, välj Visa värden som och % av totalsumma Vad visar utvecklingen i de valda åren?

16 Metod och analys, 7.5hp 16 Du kan också göra ett pivotdiagram! Under Infoga i första kalkylbladet, välj Pivotdiagram, välj dataområde, välj nytt kalkylblad, sen OK eller välj Infoga och typ av diagram direkt. Välj Ålderskohort, Familjetyper och år 2000, år 2005 och år 2010 Kom ihåg att flytta ålderskohorten 6-12 år!

17 Metod och analys, 7.5hp 17 Beskrivande statistik Excel är gjort för beräkningar, men är också bra på beskrivande statistik. Ska du däremot göra mer avancerad statistik använd program som SPSS, Minitab och R. Exempel 11: Beräkna minimum- och maximumvärden samt medelvärde och SD Markera X4 och klicka på Funktionsformel (fx) i verktygsfältet Välj en funktion: Min för minimumvärde och sen OK Om den inte finns under senast använda, se under statistik Under Tal1: skriv C4:Q4 för att få minimumvärde för samtliga familjetyper i ålderskohorten 0-5 år under åren Dra nedåt med svarta markören och få minimumvärdet för övriga familjetyper och ålderskohorter Gör på samma sätt för att beräkna maximumvärdet i Y4 och för övriga värden Vad visar min- och max-värde på?

18 Metod och analys, 7.5hp 18 Exempel 12: Medelvärde och Standardavvikelse (SD) Beräkna på samma sätt som för min- och max-värden Markera Z4 och klicka på Funktionsformel (fx) i verktygsfältet Välj en funktion: Medel för medelvärde och sen OK Under Tal1: skriv C4-Q4 för att få medelvärde för samtliga familjetyper i ålderskohorten 0-5 år under åren Dra nedåt med svarta markören och få medelvärdet för övriga familjetyper och ålderskohorter Formatera cellerna så de inte visar några decimaler Gör på samma sätt för att beräkna SD i AA4. Använd funktionen STDAV.P o Vad lär medelvärdet och SD oss om datasättet? o T.ex. spridningen av antal hemmaboende barn i samtliga familjetyper i ålderkohorten 0-5 år under åren är: SD ±35 195? o Vad är skillnaden på STDAV.P och STDAV.S i Excel? Gör på samma sätt för att beräkna typvärde och median Börja med att markera AB4 när du beräknar typvärde Markera sen AC4 när du beräknar medianen Varför saknas stort sett alla typvärden? Vad är skillnaden på medelvärdet och medianen?

19 Metod och analys, 7.5hp 19 Några sista tips! Du kan göra nya kalkylblad i samma Excelfil om du klickar i bottenmenyn. Namnge dem genom att vänsterklicka på kalkylbladet. För att enklare överblicka dina data i början kan du filtrera eller sortera det. Gå till verktygsfältet och klicka på Startmenyn, Sortera och filtrera Under sortera kan du sortera data i storleksordning eller i bokstavsordning Under filtrera kan du temporärt ta bort (och lägga till igen) information så du t.ex. bara ser data om ensamstående föräldrar. Dock är det bra att lägga till information i kolumn A om åldersgrupp i

20 Metod och analys, 7.5hp 20 alla celler. Du markerar cellen du vill kopiera och drar den svarta markören ned eller dubbeltklickar i cellen. Lycka till med enkäten!