NRS Excelrapporter. Välj Export av data. Gör dina val.

Transkript

1 NRS Excelrapporter Välj Export av data Gör dina val. När du fått fram din rapport i Excel, så väljer du Spara som och ger filen ett tydligt namn, t.ex. Initialt, Avslut respektive Uppföljning Välj sedan Microsoft (Office) Excel-arbetsbok. På det sättet sparas filen i det filformat som används av din Excel-version ( alternativt ). Vissa kolumner kan vara alltför smala efter exporten. Det visas t.ex. genom tecknen #### ( brädgårdstecken eller fyrkant). Detta rättar du till genom att dra i högerkanten av kolumnetiketten (där det finns ett lodrätt streck). Vid sammanslagning av Excel-rapporter från 2 tidpunkter (t.ex. Initialt-Uppföljning), så används MCEID som nyckelkod för att identifiera patienter som finns med vid alla tillfällen som du vill jämföra, t.ex. Initialt-Avslut, Initialt-Uppföljning eller Initialt-Avslut-Uppföljning. MCEID är således ett unikt nummer som identifierar varje enskild individ i din rapport. OBS! Du behöver oftast avidentifiera data av sekretesskäl genom att ta bort namn- och personnummerkolumnerna. Manual till Excelrapport K Östlund/EP

2 Metod A: Sammanfoga kolumner från två olika arbetsböcker För att göra jämförelser (t.ex. Initialt-Uppföljning) av data från olika arbetsböcker (filer), så måste de enligt denna beskrivning sammanföras som blad i en arbetsbok. Du ska använda MPI delskala 1 (ini_mpi_1) som exempel och därför ska en del kolumner tas bort i filerna. Välj en av arbetsböckerna som den arbetsbok, där du ska sammanställa resultaten, förslagsvis arbetsboken Initialt. Se till att bladet har ett lämpligt och tydligt namn. Du byter enklas namn på bladet genom att dubbelklicka på bladfliken, skriva in det nya namnet och bekräfta med Enter. Gå till den arbetsbok varifrån du ska hämta data, t.ex. Uppföljning. Högerklicka på bladfliken (där kan stå t.ex..csv]undefined(1)) i det blad, som du ska använda och välj Flytta eller kopiera, bocka i Skapa en kopia samt markera boken, som du ska kopiera till (se bild). Avsluta förstås med OK. Gör så med alla blad som ska sammanställas i huvudarbetsboken. Se till att alla bladen får tydliga namn (förslagsvis Initialt, Avslut, Uppföljning). Det är dags för en sammanställning. Döp nu om bladet Initialt till Resultat Ini-Uppf, så det blir riktigt tydligt vad det ska visa. Nu är det viktigt att MCEID finns i kolumn A. Ta därför bort kolumnen CENTREID i alla kalkylbladen. Enklast gör du det genom att högerklicka på kolumnetiketten (A) och välja Ta bort. Manual till Excelrapport K Östlund/EP

3 Flera moment i Excel förutsätter att det inte finns helt tomma rader eller kolumner i dataområdet. Skanna gärna genom dataområdet och säkerställ att så inte är fallet. Det är flera kolumner som bör tas bort, eftersom de saknar betydelse i det här sammanhanget. Det kan vara CJ-DJ på Initialt och AF-BF på övriga blad. För att ta bort dem på ett rationellt sätt, så kan du första markera exv. CJ, därefter Skift-klicka på DJ, så markeras hela området CJ-DJ. Högerklicka sedan i det markerade området och välj Ta bort. För att kunna göra beräkningar, så måste all data vara angivna som tal. Med normala svenska inställningar (i Windows) gäller då att decimaltecken ska vara komma (,). I de exporterade arken används istället punkt (.). Du gör på följande sätt för att rätta till detta: Stå i valfri cell, som innehåller data och tryck Ctrl+a. Då markeras hela området. Välj därefter Redigera, Ersätt (gäller Excel ) respektive Sök och markera, Ersätt (Excel ). Sök efter. (punkt) och Ersätt med, (komma) och därefter Ersätt alla. Bilden visar Excel Manual till Excelrapport K Östlund/EP

4 Bilden visar Excel När du nu ska utföra beräkningar med hjälp av en funktion, så är det mycket lämpligt att döpa bladets data till ett namn. Det gör du på följande sätt: Stå i en cell, som innehåller data. Klicka Ctrl+a. Då markeras hela dataområdet. Klicka därefter i Namnrutan (till vänster om Formelfältet strax ovanför kalkylbladet) och skriv ett lämpligt namn, till exempel Uppföljning. Du måste bekräfta namnet genom att trycka på Enter! Alla namngivna områden i arbetsboken kommer att visas, när du klickar på den lilla nedåtriktdade triangeln omedelbart till höger om Namnrutan. Nu ska du arbeta i bladet Resultat Ini-Uppf, eftersom det är härifrån du ska jämföra data. Gå till den kolumn med de data, som du först vill jämföra med, exempelvis MPI delskala 1 initialt (ini_mpi_1). Infoga en tom kolumn till höger om den, och ge den ett lämpligt namn, till exempel fol_mpi_1. Manual till Excelrapport K Östlund/EP

5 Markera den översta tomma cellen i den nya kolumnen. Välj Infoga funktion (enklast genom att klicka på fx-knappen omedelbart till vänster om formelfältet). Välj Kategori: Leta upp och referens och välj därefter funktionen LETARAD (i tidiga Excel 2010-versioner hette den VTSÖK). Letauppvärde: Markera den översta värdecellen i kolumnen MCEID. Tabba till Tabellmatris: Tryck F3 och välj namnet Uppföljning. Bekräfta med OK. De går förstås också att skriva in namnet, bara du stavar precis rätt. Tabba vidare. Kolumnindex: Skriv in rumret på den kolumn som data ska infogas från. Om detta är kolumn 2 räknat från vänster, så ska 2 skrivas som kolumnindex. Tabba. Manual till Excelrapport K Östlund/EP

6 Ungefärlig: Här ska du skriva FALSKT (om din Excel-version använder VTSÖK ska du skriva FALSK). Bekräfta med OK. Beräkna skillnaden mellan indata och utdata Infoga en ny kolumn till höger om fol_mpi_1. Ge den ett lämpligt namn. Ställ dig i den översta tomma cellen i den nya kolumnen och Skriv = (likhetstecken) Markera översta värdecellen i kolumnen ini_mpi_1 (varvid cellreferensen kommer in i formeln du skriver) Skriv (minus) Markera översta värdecellen i kolumnen fol_mpi_1. Bekräfta med Enter. Ställ dig i cellen du just gjort formeln i. Ta tag i fyllningshandtaget och dra nedåt till dataområdets slut. Du har nu möjlighet att både filtrera och sortera bland beräknade värden. Gör så här: Klicka i en cell i dataområdet. Välj Data, Filtrera, Autofilter (Excel : Start, Sortera och filtrera, Filter, se bild!). Då kommer du att få en listpil vid varje kolumnrubrik och kan därefter t.ex. sortera i fallande ordning. Du kommer också att se alla värdefel och saknade värden. För att se kolumnens medelvärde, så ska du markera alla värdena och titta i statusfältet längst ned i fönstret. Som standard står där Summa (i Excel står det också Medel och Antal) och du kan högerklicka för att få fram exempelvis Medel, Max eller Min. Metod B: Manuell jämförelse mellan två dataset Här kan du klistra in den andra metoden. OBS: Om du ska föra över data till SPSS, spara i Excel version (xls), annars kommer flertalet variabler fortfarande att behandlas som string-variabler. Manual till Excelrapport K Östlund/EP