Kyrkans GPS. Version 1.0. Manual

Transkript

1 Kyrkans GPS Version 1.0 Manual

2 Innehållsförteckning Installation...3 En användare...3 Fler användare...3 Första gången...4 Inloggning...4 Licensiera programmet...5 Registrera användare...5 Uppdateringar...8 Inställningar...8 Aktiviteter...8 Starttid...8 Aktivitetsordning...9 Lokaler...9 Personer...10 Registrera ny aktivitet...12 Aktivitet - Schema...12 Personer i tjänst...14 Kollektändamål...14 Kollektandel...15 Anteckningar...15 Dubblettkontroll...15 Spara aktivitet...16 Aktivitet Registrera...16 Visa aktiviteter...17 Visa...17 Ta bort...17 Rapporter...18 Filter...19 Från och till...19 År...19 Kyrkoåret...19 Aktivitetstyp...20 Plats...20 Ändamål...21 Personal...21 Teckensnitt...22 Inställningar...23 Statistik...24 Filterresultat...25 Utskrift...25 Stapeldiagram...26 Cirkeldiagram...26 Exportera...27 Schema...28 Årsredovisning...30

3 Installation En användare Programmet skall bara användas på en dator. På CD-skivan finner du tre program.net MDAC Kyrkans GPS Kör dessa program i denna ordning. Fler användare Programmet kan köras från flera datorer i ett nätverk, dock ENDAST EN ANVÄNDARE I TAGET. Om flera användare sparar samtidigt kan fel i databasen uppstå. På CD-skivan finner du tre program.net MDAC Kyrkans GPS Kör dessa program i denna ordning. I installationskatalogen finns en fil som heter GPS.mdb. Det är själva databasen. Antingen kan du ha databasen i din dator eller lägga den på en datorn som oftast är på, t ex en server eller kanslistens dator. Tänk dock på att katalogen måste vara utdelad till alla som ska kunna jobba i programmet. Om du är osäker så fråga din datatekniker. Du kan flytta databasen vid ett senare tillfälle. Själva programmet måste installeras på varje dator som skall använda det. Kopplingen till databasen sker vid varje uppstart.

4 Första gången Inloggning När du startar programmet med ikonen på skrivbordet får du upp inloggningsrutan. Se till att sökvägen till databasen är korrekt. Om inte klicka på knappen till höger och leta fram rätt enhet och katalog. Användarnamn: sysadm Löseord: 123 Byt gärna lösenordet i Inställningar Användare, dock du får inte slarva bort det nya lösenordet för då kommer du inte in igen. Gör gärna flera användare och lägg en lista i ett kuvert i arkivet. Eftersom det är första gången du loggar in får du veta att programmet körs i DEMO-läge. Du har 10 inloggningsdagar på dig att utvärdera programmet. Hela programmet fungerar, dock står det DEMO på alla utskrifter och exportmöjligheten till andra program är låsta. Du bör redan nu skriva av eller skicka oss ett mejl med det DatorID som beskrivs i nästa avsnitt. Med hjälp av det DatorID gör vi efter din beställning en licence-fil som berättigar dig till användning av programmet.

5 Licensiera programmet Om du vill köpa programmet skall du göra följande innan du använder programmet den 10 gången:: I Huvudmenyn klicka på INTÄLLNINGAR Klicka på fliken Licensiering. Markera siffrorna under DatorID och skicka det i ett mejl till per@pnkab.se. Efter några dagar får du tillbaka en licensfil som skall kopieras till samma katalog som programmet ligger i (som standard c:\program\kyrkans GPS). Denna procedur måste göras för varje dator som skall kunna köra Kyrkans GPS. Registrera användare I INSTÄLLNINGAR har du möjlighet att lägga in nya användare. Markera Lägg till

6 Skriv in förnamnet på den nya användaren. Tryck på OK och ange lösenordet 2 gånger. Som du ser kan den nya användaren bara läsa och titta i programmet. Markera namnet och klicka på Ändra. Här har Per fått Inmatarens behörighet. OBS! Efternamnet i användarnamnet har tagits bort. Som systemansvarig kan du ändra och göra allt i programmet. Inmataren kommer inte åt Inställningar. Övrig kan bara titta och inte spara eller ändra på någonting. Alltså: Systemansvarig den som skall bestämma vilka som får använda programmet och göra vissa uppdateringar. Inmatare: både de som planerar och de som registrerar t ex antal besökare i gudstjänsterna kan vara kyrkoherde, vaktmästare och kanslipersonal

7 Övrig: Övriga anställda och ev några kyrkorådsmedlemmar. Lösenord kan bara Systemansvarig byta i denna version.

8 Uppdateringar Under denna flik i Inställningar döljer sig en möjlighet att koppla datum till kyrkliga helgdagar. Denna uppdateringsfil kommer från pnkab i god tid före du skall göra nästa års planering och ingår i supportavtalet. För att uppdatera gör så här: Klicka på Bläddra och leta reda på en fil som heter Årtal.gsu. Vid installationen läggs den i programkatalogen och dit kan du även kopiera filen som du får av oss via e-post för nästa år. Klicka därefter på Uppdatera, OK i den lilla dialogen och ett datum kommer upp i fältet. Detta talar om hur långt fram det finns kopplingar mellan datum och helgdagar. Mer om detta när du skall registrera en ny aktivitet. Inställningar Utöver Licensiering, Användare och Uppdateringar finns det två flikar i denna avdelning: Aktiviteter och Lokaler Aktiviteter Här finns alla aktiviteter som skall redovisas i Årsstatistiken till SCB. I denna ruta har du möjlighet att göra två saker. Ställa in normal starttid för en aktivitet samt att ändra ordningen aktiviteterna visas i vid registrering av nya aktiviteter. Starttid Markera en aktivitet och skriv in den normala starttiden för aktiviteten. Formatet är hh:mm Klicka på Ange så att du ser tiden inne i tabellen. När du är klar klickar du på Spara innan du stänger fönstret. Denna inställning förenklar arbetet senare.

9 Aktivitetsordning De aktiviteter som är vanligast kan man lägga högst upp i listan för att förenkla registreringen av nya aktiviteter. Markera en aktivitet och använd dig av Upp resp Ner kanpparna. När du är klar med förändringarna klickar du på Spara innan du stänger fönstret. Lokaler För att kunna lägga in nya lokaler (platser) klickar du på Lokaler i huvudmenyn eller i Registrera aktivitet ner till höger. Klicka på Ny och ange ett namn i dialogrutan som kommer fram. Tryck därefter på OK

10 I fönstret på föregående sida har vi lagt in 4 platser. Du har möjlighet att lägga in antalet platser som lokalen rymmer. I version 1.0 har det ingen funktion, men i version 2 kan man få fram ytterligare statistik. Du måste klicka på Ange för att platsantalet skall komma in i tabellen intill. Ordningen i denna lista kommer också att vara den ordning de kommer att visas på andra ställen i programmet. Vill du så kan du genom att markera en lokal och avända dig av Upp resp Ner knapparna ändra deras inbördes ordning. Du kan när som helst göra denna förändring. Personer Innan du börjar registrera nya aktiviteter bör du lägga in de personer som är aktuella för olika tjänster. Klicka på Personer i Huvudmenyn eller på knappen till höger i Registreingsformuläret. Klicka på Ny och skriv in för och efternamn. Namnen kommer att sorteras i bokstavsordning på första bokstaven så vill du ha sortering efter efternamn får du skriva in på formatet efternamn förnamn. Klicka på OK och du kommer tillbaka till formuläret. Klicka på de funktioner denna person kan inneha i er församling och klicka på Spara.

11 Upprepa proceduren för alla personer som kan vara aktuella. Du har möjlighet att lägga till nya personer och lägga till funktioner när som helst under arbetet. Glöm dock inte att Spara varje person.

12 Registrera ny aktivitet Klicka i Huvudmenyn på Registrera ny aktivitet och nedanstående formulär öppnas. Om datumet för senaste registrerade aktivitet ligger fram i tiden visas Schema-delen och om aktivitetsdatumet är passerat visas Registrera-delen. Aktivitet - Schema (Vi förutsätter att du har utfört inställningar enligt de föregående avsnitten.) Tanken med programmet är att man först planerar aktiviteten för att sen i efterhand registrera antalet besökare. Man börjar alltid med översta raden. Klicka på komboboxens lilla pil för att se alla aktiviteterna. De visas i den ordning som finns under Inställninagar. Välj en aktivitet. Om det finns en registrerad Starttid visas den i det tredje fältet, annars får du skriva in den manuellt. Välj nu aktuellt datum för aktiviteten genom att klicka på Välj

13 En kalender visas. Är du inne för första gången visas dagens datum. I annat fall visas det senaste datumet du har planerat för. Välj rätt År (Year) med hjälp av pilarna till höger om årtalet. Därefter väljer du rätt månad med hjälp av pilarna högst upp och till sist markerar du datumet och klickar OK. Nu skall namnet på helgen visas i det fjärde fältet. Om inte, uppdatera. Välj så till slut aktuell plats. Du har nu angett Aktivitet, Datum och Plats, resten har programmet lagt in om du har lagt in starttid och uppdaterat kalendern. Nu kommer vi till personerna. Personer i tjänst Klicka på pilen under kategori och du får fram listan över tillgängliga personer. Saknas någon får du klicka på Personer-knappen till höger och registrera den och dennes funktion. Du kan klicka för flera personer i samma kategori, men en kommer att ha en bock framför sig och denna markering medför huvudansvarig och all statistik räknas på denna person. Vidare i utskrift av schema kommer denna person vara i fetstil.

14 Tips! Kyrkans olika körer kan vara en person under musikerna. Då kan du lätt plocka fram ett körschema genom rapportdelen. Kollektändamål I Kyrkans GPS kan man även registrera kollekter och få ut statistik för dem. Församlingskollekten är ju en uppgift som skall redovisas i samband med årsstatistiken. Du kan ange ändamål, fördelning mellan olika ändamål och om det är en Riks, Stift eller en lokal församlingskollekt. Om du tidigare inte har angett några ändamål får du Klicka på Ändamåls-knappen. Klicka på Lägg till Skriv in ett kollektändamål

15 Nu har du några ändamål och kan trycka på pilen i komboboxen och då kommer de registrerade ändamålen fram. Välj ett av dessa. Kollektandel Ofta delas kollekter mellan olika ändamål och här ges nu en möjlighet att ange hur kollekten delas mellan ändamålen. Om det bara är ett ändamål klickar du bara på OK Om det delas lika mellan ändamålen klicka bara på OK Om ett ändamål har en större andel av kollekten t ex hälften medan de två övriga får dela på den andra halvan skall den ha 2 andelar medan de övriga får var sin andel (2+1+1 dvs procent). Om kollekten delas med en procentsats kan du ange den för varje ändamål t ex Anteckningar Här kan du skriva in vad som helst. Fältet är i Version 1.0 inte sökbart. Dubblettkontroll För att undvika att samma aktivitet skrivs in två gånger för samma kan man med hjälp av dubblettkontroll se vilka aktiviteter som finns en viss dag i en viss lokal. Resultatet visas i ett extra fönster när Visa är förbockat. Vill du ha den på ett visst ställe väljer du fast och med hjälp av radioknapparna vilken sida du vill ha fönstret. Spara aktivitet Oberoende av vilken knapp du klickar på i nedre högra hörnet kan du spara aktuella värden. Spara Sparar enbart Ny Sparar och tömmer alla fälten Stäng Frågar om du vill spara innan det stängs Om du inte har ändrat något stängs formuläret givetvis utan att fråga. Aktivitet Registrera Det är bara mellandelen i formuläret som ser annorlunda ut. Det som är unikt för aktiviteten visas högst upp.

16 I denna del av programmet skall antalet besökare registreras. Vissa församlingar vill kunna se hur många anställda i tjänst, externa musiker eller körsångare, konfirmander och övriga. Här gäller det att man från början av året bestämmer sig för vilken noggrannhet man vill ha. Det enda man är skyldig att räkna är ju det totala antalet samt kommunikanter. I detta läge kan du arbeta med enbart tangentbordet om du vill. Tryck Tab mellan varje värde och Enter på OK-knappen så kommer du till sist till Spara-knappen och kan trycka Enter.

17 Visa aktiviteter I det stora fältet visas samtliga registrerade aktiviteter, årsvis. Med hjälp av filtret kan du välja ut en viss månad, vis typ av aktiviteter eller aktiviteter för en viss plats. Du kan filtrera på alla tre typerna om du så skulle önska. Det tar dock lite längre tid att få fram resultatet. Men vi pratar sekunder. Visa Om du bubbelklickar på en aktivitet kommer du till Aktivitets-formuläret. Har aktiviteten ännu inte varit hamnar du i Schema-delen. Om aktiviteten redan har varit kommer du till Registrera-delen av formuläret. Det går lika bra att markera en aktivitet och klicka på Visa-knappen till höger. Ta bort Markera en aktivitet och klicka på Ta bort-knappen. Du får en sista chans att låta bli att ta bort aktiviteten. Därefter är den ohjälpligt borta. Endast en säkerhetskopia på databasfilen kan rädda tillbaka den. Alternativet är att skriva in den på nytt

18 Rapporter - Nu kommer vi till det roliga eller här kommer belöningen för allt nerlagt arbete. Med hjälp av denna del kan du i princip få ut vilken statistik som helst. Allt från användbar statistik typ: Antal besökare på högmässor Hur många temagudstjänster en viss präst har Hur mycket insamlade medel som har gått till SKM Antalet aktiviteter i en viss lokal Antalet förrättningar en kantor skall ha eller har haft Jämförande besöksstatisk årsvis (var det fler i kyrkan förra adventstiden eller inte) Till helt onyttig statistik av typen Antal besökare då en viss person var i tjänst Insamlade medel under en period och då en kyrkvärd var i tjänst Kommunikanter de gudstjänster då kollekten gick till stiftsgårdarna Vidare kan man få ut scheman för en viss lokal eller välja ut ett tjänstgöringsschema för en person. Filter Om inget är förbockat och ändrat kommer alla aktiviteter att räknas med när du begär Statistik, Schema eller SCB-sammanställning. Du bör ta för vana att antingen begränsa året, datumet och/eller kyrkoårsmässigt. Eftersom kyrkoåret inte helt är anpassat till det borgerliga året kan man vara tvungen att markera vissa flytande helgdagar inom vissa kalendermånader. Tanken med programmets statistikdel är att man skall kunna

19 ställa följande frågetyper: Hur många var på årets familjegudstjänst på Mikaelidagen? Vad blev kollekterna till SKM under julinsamlingen? Hur många högmässor har vi i församlingen under trefaldighetstiden? Dessa frågor bygger på att man filtrerar på kyrkoåret, med dess flytande helgdagar. Frågor som går över kalendern kan ju slå lite tokigt när man jämför olika år. Ta t ex 1 söndagen i advent om du filtrerar från 1 december. Ibland med ibland inte. Från och till Här begränsar du urvalet till en viss kalenderperiod. Klicka på Från eller Till och Ändra-knappen blir svart. Bakom den gömmer sig en kalender liknande den i Registrera aktivitet. År Då du vill jobba med enbart ett år t ex då du lägger schema bör du bocka i denna ruta och välja aktuellt år. Kyrkoåret Boka i Från och med och/eller Till och med så blir komboboxarna åtkomliga. Markera första helgdagen och den sista i Till och med. Bocka därefter i ev flytande helgdagar du vill ha med i statistiken eller schemat. Aktivitetstyp Markera de aktivitetstyper som du vill ha med i filtret. Om du inte markera Aktivitetstyper i filterdelen kommer alla aktiviteter att tas med.,

20 Här har alla mässor markerats. Plats Markera den eller de platser du vill få fram uppgifter om. Ändamål Här kan du filtrera fram ett eller flera kollektändamål. Markera de du vill ha med,

21 Personal Här kan du filtrera fram en eller flera personer. Välj funktionsgrupp och markera de du vill ha med. OBS! Endast de gånger personen är huvudansvarig kommer att plockas fram om du inte tar bort bocken i nedre vänstra hörnet. Detta är för att statistikuppgifterna bara skall räknas en gång. Vid framtagning av tjänstgöringsschema skall denna bock plockas bort, annars kommer inte alla arbetstillfällen att komma med. Teckensnitt Här anger du utseendet på dina rapporter både för statistik och schema. Standardvärdena är bara 8 punkter och det är väldigt smått.

22 Det är tre storlekar som skall bestämmas, Rubrik, Tabellrubrik och Värde Inställningar Bakom knappen inställningar (under Statistikknappen) döljer sig detta fönster. Många av rapporterna och scheman gör sig bäst i liggande format. Du får pröva dig fram till det du tycker är bra.

23 Statistik Statistikfliken anger vad som skall visas i diagrammen. Kategori anger typen på den vågräta axeln i stapeldiagrammet (X-axeln). Värde anger vad som skall beräknas och visas på den lodräta axeln (Y-axeln). Om du har angett olika typer av deltagarna kan du filtrera fram en eller flera typer. När du har filtrerat det du vill ha fram är det bara att klicka på Statisik. Filterresultat

24 Här får du en första blick över hur filtreringen har slagit. Gör alltid en rimlighetsbedömning innan du går vidare. Det är inte säkert att programmet räknar fel Det kan vara skit framför tangenterna också. Välj någon av knappar till höger för att gå vidare. Utskrift Skriv ut och du ser följande förslag till utskrift

25 Stapeldiagram Stapeldiagram ger denna bild på nästa sida. Du kan dra och slita i fönstrets kanter liksom ändra zoomningen uppe till höger. Cirkeldiagram Exportera Med denna funktion kan du sända filtrerad statistik till olika kalkylprogram t ex Excel. Formatet är CSV dvs ett kommateckenavskiljande format.

26 Skriv in ett lämpligt namn. I Excel begär du öppna, välj filformatet CSV så öppnas detta fönster. Klicka på nästa och markera Komma och sen på Slutför

27 Vill du lära dig mer Excel är du välkommen på kurs. Schema För att komma till Schema klickar du på fliken upp till höger. Bocka av de rubriker du INTE vill ha med. Kolumnbredden kan du justera om du vill att någon skall vara större än några andra. Det handlar om delar av pappersbredden. Om du inte vill ha dem lika så bör du höja alla värden. Exempel: den största kolumnen till 3 och de andra till 2. Pröva så får du se. När du har filtrerat fram det du vill ha är det bara att trycka på Schema-knappen. Ser det trångt ut kan du ändra i Inställningar till Liggande format. Är det ändå trångt får du plocka bort en kolumn.

28 Stående Liggande

29 Årsredovisning Välj rätt år och tryck på knappen. Här får du all gudstjänststatistik. För att få fram summa församlingskollekter får du filtrera enligt följande: Tryck på Statistik.

30 Lättare än så blir det inte i Kyrkans GPS version 1.0