Hogia Administration AB bedriver kontinuerlig utveckling av programmen och reserverar sig för avvikelse mellan program och handbok.

Transkript

1 Innehållsförteckning Systemkrav Val av installation Behörigheter InstallationsCD Nyinstallation av ekonomisystemet Installation Tilläggsprodukter Nätverksinstallation Installera på nytt Uppdatering Uppgradera databasstruktur Arbetsgång för Administratören Starta ekonomisystemet Installera Order-Lagersystemet Installera Order/Lagersystemet Hogia Administration AB bedriver kontinuerlig utveckling av programmen och reserverar sig för avvikelse mellan program och handbok. Hogia Ekonomisystem Hogia Administration, november 2007.

2 1 Stenungsund november 2007 Välkommen som Hogia-kund. Vi hoppas att ekonomisystemet ska vara till er belåtenhet. Leveransen sker på CD. På följande sidor får du installationsanvisningar för programmet. OBS! Programmet är utvecklat för de operativsystem som specificeras i bifogade Systemkrav. I denna installationsanvisning benämner vi alla typer av SQL installationer som SQL. I systemkraven kan ni läsa om vilka SQL-versioner programmet kan köras på. Installerar du på annat operativsystem kan Hogia inte garantera att ekonomisystemet kommer att fungera eller att andra program på datorn kommer att fungera efter installation. En sådan installation görs på egen risk.

3 2 Kontrollera innehållet i förpackningen Din förpackning ska förutom installationsanvisningen innehålla följande: CD som innehåller program, hjälpfil och handböcker i PDF-format CD med guide över Admin-verktyget (Hogia Admin). Licensavtal Licensnyckel Starthandbok På CD:n finns alla handböcker i s k Pdf-format. Hur du hanterar Pdffilerna finns beskrivet lite längre fram. Licensnyckeln är den kod du behöver för att kunna starta programmet. Programmet har tvingade serviceabonnemang vilket innebär att nyckeln har en datumbegränsning. Licensnyckeln upphör att gälla ett antal månader efter det att serviceabonnemanget löpt ut. När betalning för en ny period kommit oss tillhanda skickar vi en ny licensnyckel. Den nya licensnyckeln kan du lägga in så snart du har fått den. Observera att du måste skriva in uppgifterna exakt som det står på papperet. Du måste vara noga med versaler och gemener (stora och små bokstäver), med att rätt rutor är förbockade och att du skriver in rätt datum. Har vi missuppfattat någon uppgift, t ex företagets namn, måste du ändå mata in uppgifterna enligt licensnyckeln. Meddela oss de rätta uppgifterna och du får en ny licensnyckel. Observera att licensnyckeln är en värdehandling och bör förvaras som en sådan. Saknar du något, kontakta din återförsäljare eller ring Hogia, och tala med leveransavdelningen. Leverans Programmet levereras på CD.

4 3 Val av installation Systemkrav för både klient och server måste vara uppfyllda innan installationen påbörjas. Du kan välja mellan olika typer av installation när du installerar ekonomisystemet. Innan du sätter igång så bör du läsa igenom de olika installationsalternativen. Alternativen är Nyinstallation och Uppdatering. Behörigheter För att använda programmet måste du ha läs- och körbehörighet till programmappen och System32. I registret ska du även ha fullständig behörighet till mappen Ekonomisystem (eller Hogia Affärssystem) under HKEY_CURRENT_USER\Software\Hogia och HKEY_LOCAL_MASKIN\Software\Hogia i registret Skrivrättigheter ska också finnas till x:\documents and Settings\Användare\Local Settings\Application Data\Reports Hogia Ekonomisystem/Affärssystem i Citrix- och Terminalserver-miljö Ett tips om programmet fungerar lokalt men inte fungerar via Citrix eller Terminalserver, är att du lägger upp ett nytt användarkonto på Citrix/TSservern. Fungerar den nya användaren beror problemet på behörigheterna i Citrix/Terminalserver. Programkatalogerna ligger i C:\Program\Hogia\Ekonomisystem C:\Program\Hogia\EkonomiAdmin Kan du starta Hogia Ekonomisystem/Affärssystem lokalt på servern och det då fungerar, är det en fråga gällande miljön och inte programmet.

5 4 InstallationsCD Databasmotor SQL Server 2005 Express Ska vid nätverksinstallation installeras på servern om SQL inte finns installerat tidigare eller om Hogias programinställningar skiljer sig från dem som finns i den tidigare installationen. Vid installation av enanvändararbetsplats ska databasmotorn installeras på den egna datorn om SQL inte finns installerat tidigare eller du har ett annat program som kräver andra inställningar än Hogias. Hogia kräver collation (språkhantering) FI/SW. Administratörsprogram Administratörsverktyget Hogia Admin hjälper administratören på ert företag att bland annat skapa nya företag och räkenskapsår, lägga upp användare och deras behörigheter. Det är också i Hogia Admin som du väljer att Uppgradera databaserna i samband med att en senare version av programmet har installerats. Detta ska installeras hos den/eller de användare som ska fungera som administratör/er. Om administratören ska arbeta på servern installeras administratörsprogrammet där. Vid installation av enanvändararbetsplats ska Administratörsprogrammet installeras på den egna datorn. Ekonomisystemet Ska installeras på klientdatorerna / den egna datorn. Observera att varken administratörsprogrammet, Hogia Admin, eller ekonomisystemet måste ligga på servern, men att SQL Server 2005 Express inte går att installera på en maskin utan att även Hogia Admin eller ekonomisystemet installeras där. Tilläggsprodukter När installationen av Databasmotor, Administratörsprogram och Ekonomiprogram är klar kommer du att få möjlighet att installera tilläggsprogram bl a Acrobat Reader och Klientuppdatering på servern.

6 Nyinstallation av ekonomisystemet 5 Nyinstallation av ekonomisystemet När du sätter in CD:n i CD-facket ska installationsprogrammet starta automatiskt. Sker inte detta kan du klicka på Den här datorn" på skrivbordet. Välj CD-enheten och gå till Program\Install och klicka på filen Install.exe. Enanvändarversion Enanvändarinstallation innebär att en enda person kan vara inne i programmet åt gången. I en enanvändarinstallation har du programmet och databasen på samma dator. I det här fallet ska även Administratörsprogrammet installeras på den egna datorn. Observera att uppläggning av användare, företag, räkenskapsår m m sker från Administratörsprogrammet Hogia Admin. Har du installerat Databasmotorn, Adminprogrammet och ekonomisystemet på din egen dator är det beteckningen på denna dator du ska ange som Servernamn vid inloggning i ekonomisystemet. Fleranvändarversion Fleranvändarversion innebär att ni har databasen och administratörsprogrammet på en server och eventuellt administratörsprogrammet och ekonomisystemet installerat på flera olika datorer. Flera personer kan alltså vara inne i programmet på samma gång. Fleranvändarversionen av programmet bör installeras av en nätverkskunnig person.

7 6 Nyinstallation av ekonomisystemet Installation Om du inte har.net Framework installerat på din dator kommer detta först att installeras. När denna installation är klar kommer installationsprogrammet för ekonomisystemet att starta och du kommer till fönstret Välkommen till Hogia Installationsguide. Klicka på Nästa och du kommer till fönstret nedan: Installationsprogrammet installerar Databasmotor, Administratörsprogram och Ekonomisystemet/Affärssystemet. När denna installation är klar kommer du också att kunna installera olika tilläggsprogram. Klicka på Nästa för att fortsätta installationen. Under installationen får du välja vad som ska installeras genom att klicka i en av radioknapparna och därefter klicka på Nästa. Klickar du på Avsluta lämnar du installationen utan att någon del av programmet installerats.

8 Nyinstallation av ekonomisystemet 7 Databasmotorn Vill du läsa mer information om databasmotorn klickar du på knappen Mer info. Har du inte tidigare någon databasmotor installerad markerar du Ja installera databasmotorn och klickar på Nästa.

9 8 Nyinstallation av ekonomisystemet Du måste här ange ett lösenord för sa och som kontroll bekräfta lösenordet. Klicka på Nästa för att gå vidare i installationen. Du kommer nu till ett fönster där de uppgifter du registrerat visas och där du kan välja att göra en utskrift. Denna utskift ska du sedan spara.

10 Nyinstallation av ekonomisystemet 9 Om du redan har en SQL-server Har du sedan tidigare en installation av SQL och väljer Ja installera databasmotorn kommer installationsprogrammet att skapa en ny instans. Ny instans betyder att det skapas en helt ny fristående SQL-server på din dator. Detta kan vara nödvändigt att göra om du har ett annat program som kräver andra inställningar än Hogias. Hogia kräver collation (språkhantering) FI/SW. Registrera in Användarnamn och Lösenord och klicka på Nästa (se föregående sida). Instansen som skapas kommer att få namnet HOGIAEKOBAS. Eftersom en ny instans skapas kan du här ange att nytt lösenord och behöver inte använda det som den tidigare databasmotorn hade. Även detta måste du komma ihåg då det måste anges då du startar programmet. Du får också möjlighet att skriva ut dessa uppgifter. Om du klickar för Nej installera inte databasmotorn kommer den befintliga databasmotorn att användas för ekonomisystemet. Du kommer att få upp nedanstående varning.

11 10 Nyinstallation av ekonomisystemet Administratörsprogrammet När du gjort inställningarna för Databasmotorn och klickar på Nästa kommer du till fönstret nedan: Ska Administratörsprogrammet installeras på den här datorn (server eller hos den person som ska fungera som administratör) klickar du i Ja, installera administratörsprogrammet. Väljer du att inte installera kommer du när du går vidare med Nästa att få upp en informationsruta enligt bilden till höger.

12 Nyinstallation av ekonomisystemet 11 Ekonomisystemet När du gjort ditt val går du vidare med Nästa och kommer till frågan om du vill installera Ekonomisystemet. Klicka i Ja, installera ekonomisystemet och klicka på Nästa.

13 12 Nyinstallation av ekonomisystemet Programmet föreslår en katalog för installationen. Normalt finns ingen anledning att ändra detta. Ska installationen läggas i en annan katalog klickar du på Bläddra och markerar den katalog där installationen ska läggas.

14 Nyinstallation av ekonomisystemet 13 Klicka på Nästa. För att starta installationen klicka på Installera. Installationen startar och du får under tiden möjlighet att läsa om de nyheter och förändringar som är inlagda i programmet sedan föregående version. När installationen är klar kommer du till fönstret på nästa sida.

15 14 Nyinstallation av ekonomisystemet Du kan nu välja att avsluta installationen eller också att installera Tillläggsprodukter genom att markera radioknappen för detta. För installation av Order-Lager-Inköp se separat installationsanvisning.

16 Nyinstallation av ekonomisystemet 15 Tilläggsprodukter Här markerar du vilken av tilläggsprodukterna du vill installera och klickar sedan på Installera. När installationen är klar kommer du tillbaka till fönstret ovan och kan välja att installera fler tilläggsprodukter. Klientuppdatering på servern (automatisk uppdatering) Det finns en möjlighet att se till att alla klienter som kör mot en server hålls uppdaterade med senaste versionen av ekonomiprogrammet. Det gör du genom att installera tillägget Klientuppdatering från servern på din server. Om ni använder er av den här funktionen så måste detta tilläggsprogram installeras varje gång en ny version installeras.

17 16 Nyinstallation av ekonomisystemet Då installationen är klar går du in i utforskaren och delar ut den mapp där du installerat tillägget så att klienterna kommer åt att läsa från den. Gå därefter in i Hogia Admin under Arkiv - Uppgradera - Klientuppdatering och ställ in nätverkssökvägen till den utdelade mapp där du lagt klientuppdateringen.

18 Nyinstallation av ekonomisystemet 17 Nu är alla inställningar gjorda. Då installationen på servern uppdateras till ny version kommer de som startar ekonomiprogrammen på klienterna (användarna) att få en fråga om de vill uppdatera och de måste svara Ja för att kunna starta ekonomiprogrammet. Då de svarat Ja uppdateras ekonomisystemet på deras datorer till samma version som finns på servern och de kan fortsätta att arbeta i ekonomisystemet. Om ni använder er av den här funktionen så måste detta tilläggsprogram installeras varje gång en ny version installeras. OBS! Hogia Admin (administratörsverktyget) måste finnas installerat på någon dator i nätverket för att du ska få möjlighet att installera tillläggsprodukten "Klientinstallation från server". Det krävs att mappen där tillläggsprodukten ligger är utdelad och att sökvägen du anger är en nätverkssökväg (inte en lokal sökväg på datorn). Acrobat Reader För att kunna läsa de manualer som finns med på skivan behöver du Acrobat Reader. Har du inte Acrobat Reader installerat på din dator kan du välja att göra installationen härifrån. När du är klar med alla önskade installationer klickar du på Avsluta.

19 18 Nyinstallation av ekonomisystemet Fleranvändarinstallation Fleranvändarversion innebär att ni har databasen (och eventuellt administratörsverktyget eller ekonomisystemet) på en server. Ni kan sedan ha administratörsverktyget och ekonomisystemet installerat på flera olika datorer. Flera personer kan alltså vara inne i programmet på samma gång. Fleranvändarversionen av programmet bör installeras av en nätverkskunnig person. På en dator, servern, behöver du en databasmotor (t ex SQL Server 2005 Express, SQL Server). Har du redan en databasmotor kan du installera Administratörsverktyget på den datorn eller på en annan dator för att administrera våra databaser. Kopplingen till databasmotorn görs vid inloggningen. Du kan ha flera Administratörsverktyg kopplade till samma databasmotor och flera Ekonomiprogram kopplade till samma databasmotor. En normal installation i ett nätverk innebär att du installerar SQL och eventuellt Administratörsverktyget på servern och på klientmaskinerna installerar du Ekonomiprogrammet/Affärssystemet. Ofta står servern i ett låst kylrum där man inte har tillgång till telefon vilket gör att det kan vara skönt att installera Administratörsverktyget även på en annan dator. OBS! Se bifogade Systemkrav för krav på SQL, brandväggar och portar!

20 Installera på nytt 19 Installera på nytt Sätter du in CD-skivan igen kommer följande fönster att visas: Här kan du välja om du vill Installera igen (gör en komplett installation), Komplettera installationen (ger dig möjlighet att välja vilka delar du vill installera på nytt) eller installera Tilläggsprodukter.

21 20 Uppgradering Uppgradering OBS! Se till att ta en back-up av dina databaser innan du göra en uppgradering! När du ska göra uppgradering av ditt ekononomisystem/affärssystem och någon användare är inne i systemet kommer du att få upp fönstret här nedan: Här kan du se vilka användare som är inne och kan be dem att gå ur programmet innan uppgraderingen görs.

22 Uppgradering 21 Har du en befintlig installation av ekonomiprogrammet kommer fönstret att se ut så här: Du kan markera Uppgradera tidigare installerat som uppdaterar ditt befintliga program eller Välj på nytt som gör en nyinstallation av programmet. När du klickar på Nästa startar installationen och när den är klar får du välja om du vill Avsluta eller installera Tillläggsprogram. OBS! Har du valt att använda funktionen Klientuppdatering från servern så måste du installera detta tilläggsprogram varje gång en ny version installeras.

23 22 Uppgradera databasstruktur Uppgradera databasstruktur I denna version är databasstrukturen omgjord så att varje företag består av en databas. I Hogia Admin finns en rutin för att uppgradera dina gamla databaser. Denna rutin startas automatiskt när du startar administratörsmodulen. Titta gärna på den bifogade CD-skivan som innehåller en guide över databaskonverteringen. OBS! Innan du gör uppgraderingen - Ta en backup av dina företag! Uppgradering av databasstruktur ska endast göras en gång! Till version gjorde vi en så kallad "databasomskrivning". Vilket innebar att versionen ni hade innan hade en databas för varje räkenskapsår ni hade upplagt. Databasomskrivningen konverterar dessa databaser till en enda databas och det är så det i framtiden kommer att vara. Vi vill göra er uppmärksamma på att ni endast ska uppgradera er databasstruktur en gång om det inte finns någon särskild anledning att göra det ytterligare en gång. Skulle ni göra uppgraderingen ytterligare en gång innebär det att ni läser över det ni registrerat sedan förra gången ni gjorde uppgraderingen. Vi kommer framöver att prata om gamla och nya databaser. De gamla databaserna är de databaser som passar version av Hogia Ekonomi och tidigare versioner, exempelvis , , osv. De nya databaserna passar enbart senare versioner, t ex , osv. Observera att de nya databaserna skapas på den plats där SQLs masterdatabas ligger.

24 Uppgradera databasstruktur 23 Om programmet bara hittar gamla databaser på servern får du följande dialog: Svarar du Ja startar uppgraderingen av de generella databaserna. Dessa måste uppgraderas och det är det första uppgraderingsverktyget kommer att genomföra. I nästa steg kommer uppgraderingsverktyget att automatiskt uppgradera dina företag (om du har färre än 5 företag och dessa har rätt skriptversion). Har du fler än 5 företag kommer du in i uppgraderingsrutinen där du får uppgradera företagen i den takt du anser lämpligt. Svarar du Nej lämnar du Admin-verktyget. Om programmet hittar både gamla och nya databaser kommer fönstret att se lite annorlunda ut. Svarar du Ja kommer du in i uppgraderingsverktyget där du kan fortsätta att uppgradera dina företag om du inte gjorde det redan vid första tillfället. Observera att du kan bocka för att du inte vill visa denna dialog igen.

25 24 Uppgradera databasstruktur Kom ihåg att så länge som gamla databaser finns på servern kommer ovanstående dialog att visas och uppgraderingsverktyget kommer även att vara tillgängligt ifrån Admin-verktyget (Arkiv - Uppgradera - Databasstruktur). Observera att de ursprungliga databaserna ligger kvar och kan nås med äldre versioner av programmet. Om ni har fler än en dator uppkopplad mot databasen är det därför möjligt att genomföra en provuppgradering från den ena datorn och ha kvar tidigare version av programmet på en annan dator. Svarar du Nej får du följande meddelande: Om databasservern enbart innehåller databaser som redan är uppgraderade får du reda på detta. Viktigt! Denna version befattar sig enbart med nya databaser. Du kan starta uppgradering från Adminprogrammet. Det gör du från Arkiv - Uppgradera - Databasstruktur.

26 Uppgradera databasstruktur 25 Du kan få reda på mer om respektive företag om du markerar detta och klickar på knappen Information. I de olika flikarna hittar du information om de olika databaser som finns för varje företag. Programmet kontrollerar att databaserna är uppgraderade till rätt skriptversion. Om så inte är fallet informerar programmet om detta.

27 26 Uppgradera databasstruktur Bakom flikarna kan du kontrollera vilken version som varje databas har. Om versionen på källdatabaserna är för låg (det står då felaktig version) måste dessa uppdateras till rätt skript. Markera företaget i listan och klicka på knappen Uppdatera.

28 Uppgradera databasstruktur 27 Företagets databas kommer nu att uppdateras till rätt skriptversion och du får upp fönstret nedan som visar vad som händer: Du får upp ett fönster som visar hur uppgraderingen framskrider: När uppgraderingen är genomförd kan du titta i loggfilen vad som har hänt. Klicka på Visa loggfiler och välj den loggfil som är aktuell. I bilderna och texten ovan används termer som källdatabas och måldatabas. Källdatabasen/erna är de gamla databaserna. HogiaArt_Red10001, HogiaArt_Red20001, HogiaArt_Rest_0001. Måldatabasen är den nya ihopslagna databasen där samtliga räkenskapsår finns.

29 28 Uppgradera databasstruktur Det kan även förekomma att källdatabaserna som programmet ska uppgradera från innehåller felaktigheter. Då avbryts uppgraderingen och du får möjlighet att kontrollera och eventuellt justera eller komplettera. Ta bort gammal databas När uppgraderingen är klar måste du kontrollera att det går att komma in i den uppgraderade databasen. Detta gör du med den nya versionen av Ekonomiprogrammet. När du har sett att detta fungerar bra kan du från uppgraderingsprogrammet du ta bort de gamla databaserna för det företag som har uppgraderats till den nya databasen. Då försvinner den gamla databasen, men den nyskapade blir kvar. Observera att så länge du har kvar de gamla databaserna kommer du att komma in i uppgraderingsverktyget varje gång du startar Hogia Admin. För att arbeta vidare i Hogia Admin stänger du bara ner uppgraderingsverktyget.

30 Uppgradera databasstruktur 29 Koppla ihop fristående Hogia Anläggning med Ekonomisystemet I uppgraderingsprogrammet finns en funktion som gör att du kan koppla ihop en databas för anläggningsredovisning som körts fristående från ekonomisystemet. Denna kan knytas till företagets ekonomidatabas och därefter uppgraderas till senaste versionen av integrerad programvara för Ekonomi/anläggningsredovisning. Backup Om ni inte använder er av Backuprutinerna i Hogia Admin utan har externa backuprutiner är det viktigt att ni ser över dessa efter uppgradering till den nya versionen. Alla företagsinformation lagras efter uppgraderingen i databaser med namnet HogiaEconomy_???? där frågetecknen motsvarar idnumret på företaget.

31 30 Arbetsgång för Administratören Arbetsgång för Administratören Hur du ska arbeta med administratörsprogrammet beskrivs i Starthandboken och hjälptexten (tangent F1) i programmet. Nedanstående punkter är en kortfattad starthjälp. 1. Starta Administratörsprogrammet. Ange ett användarnamn och lösenord. Den användare du anger första gången du loggar in kommer att läggas upp med administratörsbehörighet i Administratörsprogrammet. Klicka på knappen Avancerat. Ange den server som databaserna (företag m m) ska läggas på, ange systemadministratören och dennes lösenord och klicka på OK. Nu kommer nödvändiga databaser att skapas. Det kan ta en stund. Du kommer också att få en fråga om övningsföretaget ska skapas. När allt är klart kommer du in i programmet.

32 Arbetsgång för Administratören Lägg därefter in er licensnyckel exakt så som den är registrerad, med kundnummer, kundnamn, moduler och bransch (om det är förbockat) samt Demoeller Giltighetsdatum. OBS! Rutan för Extended version finns fr o m version Börja med att lägga upp profiler om ni ska använda sådana. 4. Lägg därefter upp användare. Observera att minst en användare måste vara markerad med "Övergripande rätttigheter" för att kunna lägga till användare, tilldela behörigheter, skapa företag och skapa räkenskapsår. Dessa Övergripande rätttigheter gäller alltså enbart administratörsprogrammet. För information om hur du lägger upp användare med övergripande rättigheter i ekonomisystem se avsnittet om Admin i Starthandboken. 5. Lägg upp företag.

33 32 Starta ekonomisystemet Starta ekonomisystemet Klicka på ikonen på skrivbordet och du kommer till inloggningen. Första gången du startar programmet måste du skriva in namnet på servern du ska arbeta mot (namnet på den dator där företagen är upplagda). Namnet kommer att ligga kvar när du startar programmet nästa gång. Ska du arbeta lokalt på din egen dator är det alltså namnet på denna du ska ange. Har du installerat SQL Server 2005 Express på en instans måste du lägga till instansnamnet. Dessa uppgifter finns på det dokument du skrev ut i samband med installationen av SQL Server 2005 Express. Under Företagsbyte väljer du vilket företag och räkenskapsår du ska arbeta med. Det är endast de företag du har behörighet till som visas. Företaget du arbetade med senast kommer att visas som förslag. Vill du arbeta med detta kan du klicka OK direkt efter du skrivit in

34 Starta ekonomisystemet 33 ditt lösenord. Byta Lösenord Vill du byta lösenord går du till menyn Verktyg och väljer Byt lösenord efter att du har skrivit in ditt nuvarande lösenord. I bilden du får upp skriver du in det nya lösenordet och bekräfta det genom att skriva in det ytterligare en gång på raden nedanför.